DATO: SAKSHANDSAMAR: Kjell Inge Solhaug SAKA GJELD: Internrevisjon - Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "DATO: SAKSHANDSAMAR: Kjell Inge Solhaug SAKA GJELD: Internrevisjon - Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt"

Gustav Holen
7 år siden
Visninger:

1 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Førde HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Kjell Inge Solhaug SAKA GJELD: Internrevisjon - Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt ARKIVSAK: 2016/1349 STYRESAK: 048/2016 STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK 1. Rapporten frå internrevisjonen blir teken til vitande. 2. Handlingsplan for oppfølging av tilråding i rapporten blir godkjend 3. Status på handlingsplan skal rapporterast til Helse Vest. Styret i Helse Førde skal haldast orienterte om denne rapporteringa.

2 Oppsummering Formålet med revisjonen har vore å stadfeste at planlegginga Helse Førde gjer av nye sjukehusbygg er tilstrekkeleg og formålstenleg for å kunne realisere venta gevinstar. Revisjonen omfatta to prosjekt, prehospitalt bygg og konseptfase arealplan FSS. Dei undersøkte prosjekta synleggjer at Helse Førde har vore gode på brukarinvolvering. Dette er vesentleg for å kunne hauste nytte. Det er vidare revisjonen si vurdering at Helse Førde må fokusere på å konkretisere og skriftleggjere planlagde vinstar, samt plan for oppfølging av dei i det pågåande og framtidige byggeprosjektet. Revisjonsrapporten konkluderte med følgjande tilråding: 1. Helse Vest bør vurdere å utarbeide ein felles policy for korleis føretaka skal drive gevinstrealisering, for å legge eit enda betre grunnlag for felles forankring og lik gjennomføring av denne typen investeringsprosjekt. 2. Føretaka bør arbeide systematisk for å gjere gevinstar meir konkrete, involvere brukarane tidleg og la organisasjonsutvikling bli ein integrert del av korleis byggeprosjekt blir styrt og utvikla. 3. Føretaka bør sikre at det blir gjennomført systematiske evalueringar og dokumentert kva ein har oppnådd og korleis det har skjedd. Helse Førde har utarbeidd ein handlingsplan med fire tiltak knytt til tilrådingane i rapporten, og denne handlingsplanen blir følgt opp i vidare dialogar mot Helse Vest. Fakta Helse Vest har gjennomført internrevisjon i alle føretaka, og det ligg føre ein sluttrapport datert juni Administrerande direktør i Helse Førde har ansvar for at rapporten blir lagt fram for styret i føretaket. Styresaka skal innehalde ein handlingsplan frå administrerande direktør for oppfølging av dei tilrådingane som kjem fram av revisjonsrapporten. Vedteken handlingsplan skal sendast internrevisjonen etter behandling i styret. Helse Vest vil følgje opp etter ei tid med førespurnad om status på gjennomføring av handlingsplanen. Ein legg til grunn at administrerande direktør har tilsvarande rapportering til styret i helseføretaket. Metodisk har internrevisjonen nytta intervju og dokumentgransking, og det er fokusert på tre problemstillingar: 1. Korleis vert gevinstrealisering handtert i føretaksgruppa? 2. I kva grad etterlever føretaksgruppa tilrådd praksis for handtering av gevinstrealisering? 3. Er det område innanfor gevinstrealisering føretaksgruppa bør prioritere i sitt forbetringsarbeid? For Helse Førde omfatta revisjonen gjennomgang av følgjande prosjekt: Prehospitalt Bygg Ombygging av hovedbygg/arealplan FSS Dei undersøkte prosjekta synleggjer at Helse Førde har vore gode på brukarinvolvering. Dette er vesentleg for å kunne hauste vinstar. Det er vidare revisjonens vurdering at Helse 2

3 Førde må fokusere på konkretisering og skriftleggjering av planlagde vinstar, samt plan for oppfølging av dei i det pågåande og framtidige byggeprosjekt. Tilråding frå revisjonen er lik til alle føretaka i Helse Vest: Vi har ikkje sett grunnlag for å trekke fram einskildprosjekt som feil eller dårleg styrte, men lagt vekt på å få fram læringspunkt i frå dei alle. Våre tilrådingar følgjer langs dei same linjene: 1. Helse Vest bør vurdere å utarbeide ein felles policy for korleis føretaka skal drive gevinstrealisering, for å legge eit enda betre grunnlag for felles forankring og lik gjennomføring av denne typen investeringsprosjekt. 2. Føretaka bør arbeide systematisk for å gjere gevinstar meir konkrete, involvere brukarane tidleg og la organisasjonsutvikling bli ein integrert del av korleis byggeprosjekt blir styrt og utvikla. 3. Føretaka bør sikre at det blir gjennomført systematiske evalueringar og dokumentert kva ein har oppnådd og korleis det har skjedd. Kommentarar Gevinstar i prosjekt kan vere både kvalitative og økonomiske. Krav til dokumentasjon av prosess for gevinstrealisering vil auke mogelegheita for å kunne hente ut gevinstar. Det vil vere ulike tilhøve som må dokumenterast i prosjektet, nokon tilhøve i starten av prosjektet og nokon i den vidare gjennomføringa. Sentrale hovudpunkt vil vere: Gevinstar skal identifiserast Gevinstar skal vere konkrete, realistiske og målbare Ansvar for og eigarskap til gevinstar skal plasserast Samspel mellom driftslinje og prosjektorganisasjon kva angår gevinstar skal vere avklart og tydelig Ansvar for oppfølging, evaluering og dokumentasjon av gevinstrealisering skal plasserast. Dokumentasjon på gevinstrealisering skal rapporterast. Helse Førde har gjennom forbetringsprogrammet innarbeidd ein kultur og arbeidsmetodikk der involvering av driftslinja har vore heilt sentral. Metodikken har opp gjennom åra sikra ei god implementering av prosjekta i driftsorganisasjonen med fokus på å oppnå mål, men dokumentasjon av måloppnåing og vegen fram kan betrast. Vidare arbeid med gevinstrealisering må ha ein sentral plass i prosjektarbeidet til Helse Førde, både når det gjeld utforming av styrande dokument og praktisk arbeid i prosjekt. Helse Vests internrevisjon vil vere eit godt bidrag for å få auka fokus på gevinstrealisering i prosjektarbeidet. Konklusjon Helse Førde tek revisjonsrapporten til vitande. Handlingsplan for oppfølging er utarbeidd som ein del av denne konklusjonen og skal følgjast opp i dialogar mot Helse Vest : 3

4 Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt - Handlingsplan for Helse Førde: IR si tilråding AD si vurdering Tiltak Tidsfrist Ansvar Status Nr. 1: Helse Vest bør vurdere å utarbeide ein felles policy for korleis føretaka skal drive gevinstrealisering, for å legge eit endå betre grunnlag for felles forankring og lik gjennomføring av denne typen investeringsprosjekt. Felles policy for alle føretaka i Helse Vest vil vere nyttig. Vi kan arbeide likt slik at vi dreg nytte av erfaringsutveksling og saman vidareutvikle arbeidsmetodikkar knytt til gevinstrealisering. Det vil vere avgjerande at styringsdokument frå Helse Vest, knytt til gevinstrealisering, er kjent for alle som jobbar med prosjekt i Helse Førde Nr. 1: Det skal i vårt kvalitetssikringssystem (EK) etablerast oversyn over alle styrande dokument frå Helse Vest med link til områder der desse er å finne. Styringsdokument for prosjekt og prosjektgjennomføring skal inngå i oversynet Leiar for internkontroll May Helen Vik Nr. 2: Føretaka bør arbeide systematisk for å gjere gevinstar meir konkrete, involvere brukarane tidleg og la organisasjonsutvikling bli ein integrert del av korleis byggeprosjekt blir styrt og utvikla. Nr. 3: Føretaka bør sikre at det blir gjennomført systematiske evalueringar og dokumentert kva som er oppnådd og korleis det har skjedd. Programorganisering med «Pasientens helseteneste» er Helse Førdes oppskrift på korleis vi skal få dette til. Det blir viktig å få til ein god integrasjon mellom drift og prosjekt, og dette må utviklast i samarbeid mellom leiinga, tillitsvalde og verneteneseta. Gevinstrealisering skal vere ein naturleg del av alle våre prosjekt og prosjektplanen skal vere vår plan for gevinstrealisering. Styringsgruppene for prosjekta er sentrale for å sikre overlevering i linja, samt sjå til at gevinstrealisering er evaluert ved avslutning av prosjekt. Eventuell plan, med ansvar for oppfølging i driftsorganisasjonen, skal vere evaluert og godkjende av styringsgruppa i prosjektet. Nr. 2.1: Organisere programmet «Pasientens helseteneste» med klar definisjon av samvirke mellom drift og prosjekt Nr. 2.2: Revidere mal for prosjektmandat slik at gevinstrealisering inngår i alle prosjektmandat Nr. 3: Utarbeide prosedyre/arbeidsskildring for styringsgrupper med fokus på arbeid knytt til gevinstrealisering VAD Vidar Vie 2016 Direktør drift og eigedom Kjell Inge Solhaug 2016 Direktør drift og eigedom Kjell Inge Solhaug 4

5 Vedlegg: Internrevisjons rapport planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt. 5

Like dokumenter

Bård Humberset Internrevisjonen Helse Vest RHF. Jeg viser til mail av 30. august 2017 vedrørende overnevnte.

Bård Humberset Internrevisjonen Helse Vest RHF. Jeg viser til mail av 30. august 2017 vedrørende overnevnte. Fra: Utaaker, Askjell Sendt: 7. september 2017 14:52 Til: Fromreide, Torun Emne: VS: Oppfølging av internrevisjon av «Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt» frå 2016 - saksnr. 2016/2692 Vedlegg: