Toppledelsen prosjektets akilleshæl?

Transkript

1 Realiserer dine gevinster Toppledelsen prosjektets akilleshæl? Timm Sanders Prosjekt- og testledelse i Avenir den fremste samarbeidspartner til å lede og inspirere mennesker til gevinstskapende prosjekter

2 Mål 2

3 Prosjektbeskrivelse Et prosjekt bør ha følgende informasjon som et minimumskrav Prosjektnavn Prosjekteier Styringsgruppeleder Prosjektleder Bakgrunn Visjon Resultat mål Effektmål : Det unike navnet til prosjektet : Øverste ansvarlige oppdragsgiver : Leder for styringsgruppen : Operativ ansvarlig for at prosjektet når sine mål : Kort beskrivelse av bakgrunnen for prosjektet : Overordnet målsetting for prosjektet : Det konkrete, fysiske resultatet som prosjektet skal oppnå : Det langsiktige målet av prosjektet Omfang (org/res/lev.) : Sier noe om hvem/hva som blir påvirket av prosjektet Tilhørighet : Tilhørighet eller avhengighetsforhold til andre prosjekter Rammebetingelser Varighet Økonomi : Sier noe om hvem/hva som er styrende og begrensende for prosjektet : Prosjektets lengde (fra til dato) : Prosjektets budsjett 3

4 Løsning..? Motivasjon (vilje, sammenfallende agenda) Kompetanse (på mål, prosess og interessenter) Mandat (gjennomføringskraft) 4

5 Mental prosess som er en forutsetning for å få til endring Ta ansvar Fremtidig situasjon Handler målrettet Ta ansvar Akseptere Forstå Bearbeider Tar innover seg Involvere Diskutere Informere Nå-situasjon 5

6 Ledere har ansvaret men kan bli propper Ledere kan være de største motstanderne mot endringen prosjektet/prosessen medfører Ledere lar omkamper skje Ledere delegerer for mye av ansvaret i forbindelse med innføringen Ledere underkommuniserer hensikt med endringen og forventninger til organisasjonen Ledere underkommuniserer planenfor gjennomføring av endring Ledere ufarliggjør endringen og glemmer å følge opp 6

7 Overordnet forståelse og fokus Funksjonelt god prosess/løsning Brukernes tidligere erfaringer Prosessen løser riktige problemer Brukerne forstår nytteverdien av endringene Krav til forståelse og kompetanse Lederens fokus på endringene Arbeidsprosesser er tilpasset ny løsning Tydelig ansvars-og oppgavefordeling Avlæring av gamle arbeidsmåter Opplæring i løsning og rutiner.for å kunne realisere gevinster av investeringen 7

8 Hvorfor endringsledelse, gjennomføringsevne? Sikre forutsigbarhet Sikre at interessentgrupper er forberedt på endringene som skal gjennomføres, samt realistiske forventninger Sikre at endringene gjennomføres Sikre realisering av gevinster Sikre at de som skal drive gjennom endringene forstår og kan håndtere dilemmaer og motstand 8

9 Forståelse for Prosessen, krav til eiere/styringsgruppe, for gevinstrealisering Planlegge gevinster Forberede Gevinstrealisering Gjennomføre endringer Innføre løsning Realisere gevinster Går fra den mentale prosess til en systematisk og strukturert plan for gjennomføring. Oppgaver/Teknikker Definere endringsbehov Prosessanalyse Interessentanalyse Etablere målbilde for endringen Gevinstplan Oppgaver/Teknikker Etablere felles forståelse Mobilisere organisasjonen Etablere endringsteam Innføringsplan Opplæringsplan Kommunikasjonsplan Gevinstrealiseringsplan Oppgaver/Teknikker Avklare roller og ansvar Gjennomføre endringer i arbeidsprosesser Utveksle erfaringer Involvere og ansvarliggjøre organisasjonen Trinnvis innføre løsning Gjennomføre opplæring Oppgaver/Teknikker Evaluere Måle effekter og dokumentere gevinster Ta ut gevinster (omdisponere) Innarbeide nye styringsparametre Planlegge og gjennomføre korrigerende tiltak 9

10 Innføringsprosessen trinnvis innføring Møte innføringsteam Rolleforståelse Møte innføringsteam Erfaringsutveksling Møte innføringsteam Erfaringsutveksling Forberedelser ved kontorene Forberedelser i organisasjonsenhetene Bruk av SL Bruk av system Informasjon/ veiledning Oppstartsmøte Opplæring Trening Bistand ved Produksjonsstart Ettervern Evaluering Forbedring 10