A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap

Transkript

1 Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: Navn på initiativ: Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring Kristine Knutsen Magnar Benjaminson (oppdragsansvarlig A og 6) Roger Nodeland, (oppdragsansvarlig A3.16.5) Kristine Knutsen (delprosjektleder og oppdragsansvarlig A og 7) Delprosjekt Bakgrunnen for initiativet: I Overordnet politisk styringsdokument for nye Kristiansand kommune har Fellesnemda etablert flere målsetninger for den nye kommunen. Særlig relevant for virksomhetsstyring er at nye Kristiansand skal være en kvalitetsbevisst og inkluderende kommune (3.1), og en veldreven og utviklingsorientert kommune (3.4). Organisering av virksomhetsstyring som et eget kommunalområde synliggjør behovet for et mer helhetlig fokus på virksomhetsstyring i nye Kristiansand, hvor de ulike styringsprinsippene i større grad ses i sammenheng og utfyller hverandre. Det er derfor nødvendig å beskrive hva virksomhetsstyring i nye Kristiansand kommune innebærer. Herunder definere og tydeliggjøre overordnede prinsipper og føringer for ledelse og styring. En sentral utfordring i virksomhetsstyring er å finne den rette balansen mellom hensynet til effektivitet og kontroll. Derfor er det viktig å få på plass prinsipper som skal bidra til å klargjøre oppgaver, roller og ansvar i virksomhetsstyringen. Det finnes et flertall definisjoner av begrepet virksomhetsstyring. Dette delprosjektet tar utgangspunkt i Kristoffersens 1 definisjon: «Virksomhetsstyring er planlegging, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens aktiviteter i samsvar med visjon, mål og strategi». Oppdrag A har ansvar for å finne endelig definisjon som skal benyttes i Kristiansand kommune. Det er behov for å koordinere og samordne aktivitetene som naturlig hører inn under området, da de aktuelle områdene har gjensidige avhengigheter og grensedragninger som må avklares. Ved å samordne disse i samme prosjekt vil dette kunne håndteres effektivt og smidig. Prosjektorganiseringen vil også kunne speile en potensiell fremtidig faglig organisering av områdene, noe som erfaringsmessig styrker kvaliteten i prosjektleveransene og i driften etter prosjektslutt. 1 Kristoffersen, Trond. Virksomhetsstyring og regnskapsorganisering (2014).

2 En slik prosjektorganisering vil også støtte opp under målsettingen om å skape en helhetlig virksomhetsstyring i Nye Kristiansand. Delprosjektet består av syv oppdrag: Delprosjekt A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring Oppdrag A Overordnet policydokument for helhetlig Kristine Knutsen virksomhetsstyring Oppdrag A Økonomireglement, rapportering og resultatoppfølging Randi Bentsen Oppdrag A Budsjetteringssystem (Framsikt) Randi Bentsen Oppdrag A Internkontroll (inkludert risikostyring) Magnar Benjaminson Oppdrag A System for virksomhetsstyring (Corporater) Roger Nodeland Oppdrag A Kvalitet (EQS) Magnar Benjaminson Oppdrag A Kontinuerlig forbedring inkludert gevinstrealisering Kristine Knutsen De ulike oppdragene har hvert sitt mandat. Informasjon om omfang og detaljer knyttet til det enkelte oppdrag er å finne i det enkelte mandat.

3 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Nye Kristiansand har et rammeverk, rutiner og verktøy som: Legger til rette for at ledere i nye Kristiansand kommune planlegger, gjennomfører og følger opp kommunens aktiviteter på en hensiktsmessig måte som sikrer etterlevelse av visjon, mål og strategi. Muliggjør høy grad av delegasjon og tillitsbasert styring. Sikrer at planlagte gevinster måles og følges opp. Tilrettelegger for kontinuerlig læring, utvikling og forbedring av interne arbeidsprosesser og eksterne tjenester. Sikrer lederopplæring med fokus på helhetlig virksomhetsstyring. Sikrer økonomisk handlefrihet gjennom effektiv ressursbruk. 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 3 Resultatmålene for de enkelte oppdrag er beskrevet i hvert oppdrags mandat. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Oversikt over hva det enkelte oppdrag skal levere er beskrevet i hvert oppdrags mandat. Delprosjekt A3.16 skal isolert sett ikke levere konkrete produkter, men blant annet sikre at opplæringsplanene (for ledere og ansatte) er koordinert på tvers av oppdragene, legge til rette for informasjonsflyt fra programmet og koordinering av avhengigheter på tvers av oppdragene i delprosjektet. 2 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

4 2.2 Tidsrammer Viktige datoer Senest dato for oppstart: Begrunnelse: Senest dato for avslutning: Begrunnelse: De ulike oppdragene vil ha ulike fremdriftsplaner og ulike datoer for avslutning. Se det enkelte oppdrags mandat for informasjon om fremdrift og avslutning. Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Beskrivelse av milepæl: Beskrivelse av milepæl: Beskrivelse av milepæl: Mandat til behandling i prosjektrådet Mandat til behandling i programledelsen Prosjekteier godkjenner mandat Dato for milepæl: Dato for milepæl: Dato for milepæl: Umiddelbart etter programledelsens godkjenning 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Finansiering: Det påløper ikke kostnader på delprosjektnivå utover lønnskostnader til ansatte. Se det enkelte oppdrags mandat for informasjon om eventuelle kostnader på oppdragsnivå. Samtlige kostnader i delprosjekt A3.16 med tilhørende oppdrag dekkes i sin helhet av Kristiansand kommune. Kommentar: - Unntak: Oppdrag A (System for virksomhetsstyring (Corporater)). Her er budsjettet allerede finansiert av programmet gjennom godkjennelse av det opprinnelig prosjektmandatet. 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke.

5 Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja x Nei Kommentar til svaret: Det er utarbeidet felles ROS-analyse for delprosjektet A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring i prosjektportalen. Denne oppdateres underveis i prosjektperioden ved behov.

6 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Avhengigheter er beskrevet i det enket oppdrags mandat. Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Det er utarbeidet felles/overordnet interessent-oversikt for delprosjekt A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring i prosjektportalen. Denne oppdateres underveis i prosjektperioden ved behov. 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Delprosjektleder Deltaker Deltaker Deltaker Innkjøpsrådgiver, Økonomienheten Kristiansand, Rådgiver, økonomienheten, Kristiansand HMS/Kvalitet-rådgiver, organisasjonsdirektørens stab, Kristiansand Økonomirådgiver, Økonomienheten, Kristiansand 40%* Kristine Knutsen <5% Roger Nodeland <5% Magnar Benjaminson <5% Randi Bentsen * Skal arbeide både i delprosjektet (overordnet koordinering, samkjøring etc) og hovedsakelig i to av oppdragene. Det er vanskelig å anslå hvordan fordelingen mellom de ulike oppdragene og delprosjektet vil bli, men det antas å være ca 80-90% stilling totalt. 6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Ja Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei Kommentar til svaret: Uavklart. Venter tilbakemelding fra Nina Hauge.

7 6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres brukere i arbeidet? Ja Nei Kommentar til svaret: Ikke aktuelt på delprosjekt-nivå, men involveres i oppdragene etter behov. x