Prosjektplan AP1 Forberedelser til kommuneplan

Transkript

1 Prosjektplan AP1 Forberedelser til kommuneplan Programleder: Elisabeth Enger Prosjektleder: Hilde Haslum Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1

2 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av styringsdokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 2

3 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Prosjektets mål og mandat Mandat kommunikasjon med Berørte aktører Rammebetingelser... 5 Føringer og prinsipielle spørsmål, avgrensninger eller lignende.. Feil! Bokmerke er ikke definert. 5. Strategi for gjennomføring Prosjektets leveranser Prosjektets avhengigheter og forutsetninger Organisering Fremdriftsplan ROS - analyse Rapportering... 8 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 3

4 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Prosjektets bakgrunn, formål og begrunnelse er beskrevet i den politiske plattformen. Prosjektets styringsdokument (dette dokumentet) beskriver en overordnet plan for prosjektets gjennomføring, herunder mål, hovedprodukter, interessenter, rammebetingelser, organisering, gjennomføringsstrategi, samt overordnet prosjektplan. 2. PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT Prosjektets mål er beskrevet i den politiske plattformen og det overordnede styringsdokumentet. Prosjektet har 3 delprosjekter: AP 1.1 Utarbeide planstrategi (for avklaring før ny kommune) AP 1.2 Kommuneplanens samfunnsdel (forberedelser) AP 1.3 Kommuneplanens arealdel (forberedelser) Arbeid med kommuneplanens samfunnsdel og arealdel vil måtte foregå etter at nytt kommunestyre har behandlet Planstrategi. Forberedelser til arbeid med kommuneplanens samfunnsdel og arealdel inngår som del av arbeid med planstrategi, men vil kunne måtte suppleres etter høring/i forbindelse med behandling av Planstrategi Mandat Delprosjektet har følgende mandat: 3. KOMMUNIKASJON MED BERØRTE AKTØRER [Beskriv kort hvem som blir berørt, mål med kommunikasjon mot interessenten, det mest sentrale budskapet, egnet kommunikasjonsform, viktige milepæler for kommunikasjon og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre tiltaket.] Berørte aktører Mål med kommunikasjonen Budskap Kommunikasj onsform Når? / Ved milepæl? Ansvarlig Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 4

5 4. RAMMEBETINGELSER Med bakgrunn i sammenslåing av de tre kommunene Drammen, Svelvik og Nedre Eiker fra , skal det utarbeides og vedtas et nytt kommuneplanverk for den nye kommunen etter Planog bygningsloven. Styringsdokumentet for Fellesnemnda Nye Drammen, definerer i den forbindelse det administrativt politiske prosjektet AP1 Forberedelser til arbeidet med ny kommuneplan som har tre delprosjekter: AP 1.1 Utarbeide planstrategi (for avklaring før ny kommune) (PP). AP 1.2 Kommuneplanens samfunnsdel (forberedelser). AP 1.3 Kommuneplanens arealdel (forberedelser). Styringsdokumentet beskriver videre sammenheng mellom prosjektet AP1 og andre delprosjekter definert i Styringsdokumentet. Plan og bygningsloven (PBL) stiller krav om at det nye kommunestyret, skal utarbeide og vedta: Planstrategi. Kommuneplanens samfunnsdel med planprogram. Kommuneplanens samfunnsdel vil gi Nye Drammens politikk for samfunnsutvikling (herunder også politikk for utvikling av kommunen som organisasjon, politikk for tjenesteutvikling og stedsutvikling). Kommuneplanens arealdel med planprogram og konsekvensutredning. Kommuneplanens arealdel utgjør kommunens langsiktige, strategiske politikk for areal- og byutvikling, og er samtidig det overordnede styringsverktøy som skal sikre forutsigbarhet, likebehandling og effektivitet i kommunens plan- og byggesaksbehandling. Planstrategi må vedtas (endelig vedtak etter høring mv.) senest ett år etter at det nye kommunestyret er konstituert. Inntil nytt sett kommuneplaner er politisk vedtatt av det nye kommunestyret, vil de gamle kommuneplanene for hver enkelt kommune være gjeldende, også for saksbehandling av planog byggesaker. Kommuneplanprosessen er en politisk og offentlig prosess der politikk utformes på bakgrunn av kunnskapsgrunnlag, gjennom medvirkning og politisk behandling i flere omganger. Denne okan først gjennomføres når den nye kommunen er etablert og nytt kommunestyre er etablert. Kommuneplanen skal bestå av en samfunnsdel og en arealdel. 5. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING 1. Etablere kunnskapsgrunnlag a). Sammenfatte relevant kunnskap og strategier utviklet i andre relaterte delprosjekter definert i politisk plattform og styringsdokumentet (eks. AP3 Stedsutvikling, AP2 Tjenesteutvikling, P1 Lokaldemokrati). > Det som skal sammenfattes er ikke utarbeidet ennå: sammenfatting kan først igangsettes etter at disse strategidokumentene legges ut på høring på nyåret 2019 (men det tenkes på videre arbeid med kommuneplan som følger opp Politisk plattform mens det arbeides med disse dokumentene). Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 5

6 b). Beskrivelse av nasjonale og regionale føringer (eks. Buskerudbypakka og Byvekstavtale) som har betydning for planbehovet og planarbeidet. >Beskrivelse bør bestilles fra fagmiljø i kommunene. Det er naturlig at nye ledere involveres i dette når de er på plass. Dette arbeidet igangsettes først da. NB det må avklares hvilken betydning Byvekstavtaler får for kommuner som ikke tidligere har vært omfattet av slike avtaler (Svelvik her tilsvarende Kristiansand) jfr spørsmål i Fellesnemnda c). Kartlegging i forhold til temaet folkehelse. Temaet er forankret i politisk plattform, men er også et krav i Lov om folkehelsearbeid (kapittel 2. Kommunenes ansvar 4 7), hvor 5 beskriver hva som skal inngå som grunnlag for arbeidet med kommunens planstrategi. > Analyse kan utarbeides av prosjektstab/prosjektleder på bakgrunn av innhentet datagrunnlag. Omfang og opplegg for kartlegging/innhenting av data diskuteres med ny direktør når hun er på plass før arbeidet igangsettes. d). Kartlegging av aktuelle problemstillinger knyttet til Klima og miljø jfr. fokus forankret i Politisk plattform. >Bestilles fra fagmiljø i kommunene der det også bes om en drøfting av om det er tema som påvirkes av kommunesammenslåing. I utgangspunktet er dette et obligatorisk tema i kommuneplansammenheng som ikke vurderes å påvirkes av endrede kommunegrenser. e). Gjennomføre kartlegging og analyser som er nødvendig for å vurdere hvilke planer kommunen bør starte opp eller videreføre ut over, eller som input til, kommuneplanens samfunns- og arealdel. Eksempelvis: - En forenklet strategisk analyse som identifiserer de viktigste interne og eksterne faktorer som vil påvirke den nye kommunens mulighet til å nå sine mål, og hvilken betydning dette har for planbehovet. Det foreslås at det i dette arbeidet tas utgangspunkt i mål og visjoner definert i Politisk plattform. >Koordineres med / evt. gjennomføres i regi av evt. forberedende arbeid med Strategisk næringsplan i regi av P3 Regional posisjon. Foreløpig skisse til opplegg til diskusjon i P3 er at P3 gjennomfører besøksrunde/innhenting av innspill fra næringsdrivende i oktober, arbeidet med å beskrive og anskaffe bistand til utarbeidelse av ståstedsanalyse utføres av prosjektstaben i november, drøftes med relevante nye ledere og P3, før konsulent-utredningsarbeid utføres i desember/januar. Risiko- og sårbarhetsanalyse (eventuelt utført sammen med strategisk analyse beskrevet ovenfor) Analyse av prognoser for befolkningsutvikling og sammensetning i den nye kommunen som helhet og innenfor aktuelle inntaksområder (helse, skole) i kommunene i dag sett opp mot tjeneste- og planbehov. >Analser på makro/kommunenivå gjennomføres først. Områdeprognoser kan først skje etter første avklaring (full prosess) av inntaksområder og tjenesteorganisering (etter påske 2019). f). Sammenstilling de gjeldende arealdelene i den enkelte kommunene og erfaringer med saksbehandling etter dem. Kartlegging av temaer/krav som er håndtert ulikt i de tre kommunenes Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 6

7 arealplaner, som utgangspunkt for diskusjoner om evt. tilpasninger eller harmonisering gjennom arbeid med ny felles arealdel. >Det er forskjeller i hvordan de tre arealdelene er utformet som saksbehandlingsverktøy og det er forskjeller i hvordan (i hvilken grad) de er utformet som strategiske styringsverktøy. Dette er et arbeid som bør gjennomføres i tett samarbeid med fagmiljøene i kommunene. Arbeidet med ulike erfaring med saksbehandlingsverktøyene kunne vært igangsatt nå, men det skader ikke å vente til nyåret Prosjektets leveranser Utvikle kunnskapsgrunnlag jfr. sak til Fellesnemnda innen første kvartal 2019 Legge fram sak for Fellesnemnda om aktuelle problemstillinger for Planstrategi andre kvartal 2019 Utarbeide utkast til planstrategi fjerde kvartal PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Kort beskrivelse av avhengighet Håndtering av avhengighet 7. ORGANISERING Prosjektet har ingen annen organisasjon enn at prosjektleder produserer det det er hensiktsmessig at prosjektleder produserer, og at produksjon av annet materiale koordineres med, eller utføres av andre der det er mer hensiktsmessig enten av hensyn til kapasitet, eierskap eller annet. Rolle Programleder Prosjektleder Navn Elisabeth Enger Hilde Haslum Politiker representant Politiker representant Medarbeiderrepresentant Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 7

8 Medarbeiderrepresentant Representant fra prosjektrådmannen Xxx Xxx 8. FREMDRIFTSPLAN AP 1 FORBEREDELSE TIL ARBEIDET MED NY KOMMUNEPLAN Q 1 Q Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 AP 1.1 Utarbeide planstrategi (for avklaring før ny kommune) AP 1.2 AP 1.3 Kommuneplanens samfunnsdel (forberedelser) Kommuneplanens arealdel (forberedelser) Prosjektet omfatter forberedelser i tiden fram til etablering av ny kommune. Framdrift i tiden etter etablering av ny kommune (på lysegrønn bakgrunn) er her kun illustrert som mulighet. For mer detaljert / bedre forklart framdriftsplan, se egen sak. Detaljert fremdriftsplan utarbeides i separat mal og oppdateres fortløpende. 9. ROS - ANALYSE Prosjektet utarbeider en ROS-analyse som oppdateres fortløpende. Det er utarbeidet en separat mal som skal benyttes. Det er ikke vurdert å være behov for egen ROS-analyse for AP RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til en av følgende: Prosjektorganisasjonen (ukentlig på felles rapporteringsmal samt mal for ROS-analyse) Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 8

9 Fellesnemnda (etter nærmere avtale) Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 9