Prosjektplan AP 2 Strategier for tjenesteutvikling

Transkript

1 Prosjektplan AP 2 Strategier for tjenesteutvikling Programleder: Prosjektleder: Godkjent dato: Elisabeth Enger Parminder Kaur Bisal Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1

2 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal en oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Parminder K. B Formål er beskrevet under Parminder K. B punkt 2.1 Det er innarbeidet et foreløpig utkast til kommunikasjonsplan pkt er korrigert ift Fase Lagt inn nytt budsjett Parminder DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av styringsdokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn Dele Dele Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 2

3 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Prosjektets mål og mandat Mandat for delprosjektene AP 2.1 AP Konkretisering av hvilke tjenester og områder som dekkes av prosjektet kommunikasjon med Berørte aktører Rammebetingelser Strategi for gjennomføring Prosjektets leveranser Prosjektets avhengigheter og forutsetninger Organisering Fremdriftsplan AP2 Strategier for tjenesteutvikling ROS - analyse Rapportering Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 3

4 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Bakgrunn, formål og begrunnelse for prosjektet er beskrevet i den politiske plattformen vedtatt 14. desember Prosjekt AP2 Strategier for tjenesteutvikling er forankret i Styringsdokument for fellesnemnda Nye Drammen. Denne prosjektplanen beskriver en overordnet plan for prosjektets gjennomføring, herunder mål, hovedprodukter, interessenter, rammebetingelser, organisering, gjennomføringsstrategi, samt overordnet fremdriftsplan. 2. PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT Overordnet mandat for de administrative prosjektene med behov for politisk forankring er: Administrative prosjekter med behov for politisk forankring igangsettes av administrasjonen, og er prosjektrådmannens ansvar Alle prosjektene vil innebære politisk involvering, i ulik grad og form Prosjektgrupper nedsettes av prosjektrådmann Prosjektrådmannen innstiller til fellesnemnda For alle AP-prosjekter vil det lages en oversikt som viser når ulike parter vil involveres og hva hensikten med involveringen skal være. Dette for å skape forutsigbarhet både for politikere, administrasjonen/ansatte og innbyggere/andre 2.1. Mandat for delprosjektene AP 2.1 AP 2.7 Formålet med delprosjektene er todelt: 1. Lage et faktagrunnlag som beskriver de kommunale tjenestene. Faktagrunnlaget vil blant annet danne et kunnskapsgrunnlag for videre politikkutvikling og økonomiplanarbeid. Faktagrunnlaget skal kunne brukes som oppslagsverk i alt arbeid i forbindelse med kommunesammenslåingen. 2. Høre fagmiljøenes første forslag til strategi for nødvendig harmonisering og videre utvikling av tjenestene. Hvert delprosjekt skal: 1) Lage en delprosjektplan for sitt tildelte tjenesteområdet. Delprosjektplanen skal godkjennes av prosjektrådmannen. 2) Rapportere til i henhold til rapporteringsplanen under punkt 10 i dette dokumentet. 3) Utarbeide et kunnskapsgrunnlag for sitt tildelte tjenesteområde. Kunnskapsgrunnlaget skal vise fakta om innretning 1, dimensjonering 2, kvalitet 3, finansiering og geografisk fordeling av de ulike tjenestene. 1 Med «innretning» menes hvordan tjenesten er rigget i dag. Som eksempel kan nevnes om man dekker behovet for pleie ved å tilby institusjonsplass eller hjemmetjeneste. Et annet eksempel er om man tilbyr grunnskoleopplæring for voksne på en egen skole, eller om det er del av en videregående skole. 2 Med «dimensjonering» menes kapasitet/dekningsgrad/størrelse med tanke på kapasitet. Er det f. eks full barnehagedekning i alle tre kommuner. 3 Kvalitet beskrives med bakgrunn i kvalitetsindikatorer og/eller brukerundersøkelser. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 4

5 4) Utarbeide fagmiljøenes første forslag til strategi for nødvendig harmonisering 4 og videre utvikling. Nærmiljøperspektivet, dvs hvordan tjenesteutviklingen kan bidra til å styrke lokalmiljøene i samspill med andre faktorer, skal ivaretas. 5) Det skal arrangeres arbeidsverksted for politikere på alle tjenesteområdene. Formålet med arbeidsverkstedene er å få politikernes innspill til utvikling av utdanningspolitikken i Nye Drammen kommune. Delprosjektgruppene avsetter tid til deltagelse og innsats på arbeidsverkstedene på sine respektive tjenesteområder Konkretisering av hvilke tjenester og områder som dekkes av prosjektet Her tas tabellen med inndeling i tjenester etter kostrafunksjon inn 3. KOMMUNIKASJON MED BERØRTE AKTØRER Berørte aktører Mål med kommunikasjonen Budskap Kommuni kasjonsfor m Fase 1: februar august 2018 Fellesnemnda Forankring Politisk sak/muntlig orientering Rådmennene Dele Tillitsvalgte/ Vernetjenesten Fellesnemnda Fellesnemnda Relevante utvalg/ komiteer i kommunene og resten av kommunestyrene delprosjektgruppene Dele Offentlige etater (Fylkesmann, direktorater, Skatteetaten, Vestre Forankring og medvirkning Forankring og medvirkning Forankring og medvirkning Politikkutforming og forankring Politikkutforming og forankring Forankring og medvirkning Drøftinger i fagmiljøene Medvirkning og lokaldemokrati Kulturbyggin g og utvikling Kulturbyggin g og utvikling Møter/skriftl ig og muntlig informasjon Møter/skriftl ig informasjon/ rapportering Fase 2: april september 2018 Arbeidsverk sted og møter/skrifte Arbeidsverk sted Arbeidsverk sted Fase 3: april desember 2018 Kulturbyggin g og utvikling Møter og rapportering Fase 4: januar mars 2019 Tillit, åpenhet, medborgerska p Høring og åpne møter Når? / Ved milepæl? AP april AP april AP mai AP juni AP juni AP august AP september Ansvarlig Programleder Programleder Prosjektleder Programleder og Kommunikasj onsansvarlig og 4 Med harmonisering menes utjevning av eventuelle forskjeller i f. eks brukerbetaling og tilgang til tjenester. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 5

6 Viken, fylkeskommunen med mer) Brukerråd (eldrerådet, rådet for funksjonshemmede, ungdomsråd mm) Lag og foreninger Interesseorganisasjoner Innbyggere generelt Medvirkning og lokaldemokrati Medvirkning og lokaldemokrati Medvirkning og lokaldemokrati Medvirkning og lokaldemokrati Tillit, åpenhet, medborgerska p Tillit, åpenhet, medborgerska p Tillit, åpenhet, medborgerska p Tillit, åpenhet, medborgerska p Høring og åpne møter Høring og åpne møter Høring og åpne møter Høring og åpne møter Fase 5: februar desember 2019 Fellesnemnda Forankring Politikkutfor mingstyringssignal er Kommunestyrene Forankring Politikkutfor mingstyringssignal er Ansatte Forankring Tillit og åpenhet Politisk sak/muntlig orientering Politisk sak/muntlig orientering Kommunikasj onsansvarlig og Kommunikasj onsansvarlig og Kommunikasj onsansvarlig og Kommunikasj onsansvarlig og Programleder Programleder Programleder Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 6

7 4. RAMMEBETINGELSER Den politiske plattformen for Nye Drammen kommune legger generelle føringer som skal følges av alle delprosjektene, og særskilte føringer for det enkelte tjenesteområdet: Generelle føringer i den politiske plattformen Den politiske plattformen legger følgende generelle føringer for tjenestetilbudet og samfunnsutviklingen: Tjenestetilbudet skal opprettholdes lokalt, og være rasjonelt, effektivt og publikumsrettet Gevinster skal tas ut i form av bedre tjenester til innbyggerne. Dette innebærer også at ressurser skal prioriteres til forebyggende arbeid. Tidlig innsats og forebyggende arbeid skal prioriteres. Antall arbeidsplasser og profilen på arbeidsplassene i de opprinnelige kommunene, bestrebes opprettholdt etter at ny kommune er etablert. Lokale fagmiljø bør opprettholdes der lokal tilknytning fremmer kvalitet i tjenesteleveransen. Den nye kommunen skal prioritere folkehelse og arbeide aktivt for å forebygge dårlig helse og usunne livsforhold. I den nye kommunen skal inkludering, mestring og god fysisk og psykisk helse stå i sentrum. Innbyggerne skal kjenne tilhørighet gjennom oppvekst, voksenliv og alderdom. Kommunen skal ha høyt fokus på oppvekstvilkår for barn og unge. Stedsutvikling - Generelle føringer Den politiske plattformen stadfester at utvikling av lokaldemokratiet skal gis høy prioritet i alle deler av kommunen. Nærmiljøperspektivet skal være gjennomgående i alle de syv forslagene til fagmiljøenes første forslag til strategi for videre utvikling av tjenestene. Delprosjektene skal vurdere hvordan tjenesteutviklingen kan bidra til å styrke lokalmiljøene i samspill med andre faktorer, herunder hvordan offentlige bygg kan åpnes opp til bruk av lokalbefolkningen. Skole og oppvekst Den politiske plattformen legger følgende særskilte føringer for skole/oppvekst Nåværende skolestruktur opprettholdes. Det skal legges til rette for et godt oppvekstilbud nær der folk bor. Den nye kommunen skal ha full barnehagedekning der familiene skal tilbys barnehageplass med utgangspunkt i der de bor. Nye barnehager skal tilpasses befolkningsveksten slik at nærhet til tjenestene og effektiv drift sikres. Den nye kommunen skal jobbe for et godt og dekkende tilbud for elever i videregående skole, uavhengig av fylkesgrenser. Den nye kommunen skal sikre en god start i livet. Trygg oppvekst, trygt bomiljø og god overgang til voksenlivet er vesentlig for å forebygge problemer seinere i livet. Et nærmiljø som gir identitet og tilknytning er også positivt forsterkende faktorer. For skolene i den nye kommunen er det et mål å ruste elevene for en framtid i endring. Dette innebærer at skolene har fokus på å utvikle elevenes evne til læring, at elevene kan omsette teori til praksis, grunnleggende ferdigheter og sosial kompetanse. Et trygt og stimulerende opplæringsmiljø med fokus på tilpasset opplæring er en forutsetning for å lykkes. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 7

8 Oppveksttjenestene skal ha som mål å gi gode og sammenhengene tjenester for å fange opp sårbare barn. Det må jobbes tverrfaglig med både forebygging og reparasjon, oppveksttjenesten må pakke inn de familiene som har behov for hjelp fra flere deler av det kommunale hjelpeapparatet slik at de opplever en sømløs og tilgjengelig kommune. Tidlig innsats og forebyggende arbeid skal være et uttalt og gjennomgående satsningsområde i tjenester og planverk. Kultur, idrett og fritid Den politiske plattformen legger følgende særskilte føringer for tjenesteområdene kultur, idrett og fritid Frivillighet er en grunnpilar i kommunen, og både lag, foreninger og privatpersoner skal stimuleres til å delta i frivillig arbeid. Kommunens lag og foreninger sikres økonomiske ressurser og praktisk tilrettelegging slik at lokal aktivitet forsterkes. Intensjonen og innholdet i avtaler med lag og foreninger videreføres i den nye kommunen. Det skal sikres god tilgang på anlegg for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv i hele kommunen. Gratis halleie i kommunale haller, til idrett for barn og ungdom, videreføres. Alle barn og unge skal sikers et godt kulturskoletilbud. Det er et mål å ha et godt kulturtilbud i alle deler av kommunen og ta i bruk de arenaer som eksisterer. Bibliotekene er viktige både som kulturarenaer og som møteplasser for innbyggerne, og skal videreutvikles med dette for øyet. Helse og sosial Den politiske plattformen legger følgende særskilte føringer for tjenesteområdene helse og sosial Systematisk stedsutviklingsarbeid i hele kommunen over tid gir resultater i form av økt tilhørighet til stedet og kommunen, bedre livskvalitet og folkehelse. Det skal tilbys helse- og omsorgstjenester nærmest mulig der folk bor. Pleie og omsorg Den politiske plattformen legger følgende særskilte føringer for tjenesteområdene pleie og omsorg Det skal tilbys sykehjemsplasser, helse- og omsorgstjenester, omsorgsboliger og bo- og servicesenter nærmest mulig der folk bor, for å bevare nærhet til tjenestene og lokal identitet. Hjemmehjelp skal tilbys med et naturlig geografisk utgangspunkt for å sikre en best mulig hjemmehjelpstjeneste. Ved utbygging/fornyelse av tjenestetilbud vil den nye kommunen ivareta helhetlige løsninger som også inkluderer tilrettelegging for demente. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 8

9 Det er et mål at folk kan bo trygt hjemme, lengst mulig. Ny kommune vil legge til rette for dette med hverdagsmestring, bruk av velferdsteknologi og gode dagaktivitetstilbud. Ny kommune skal være en foregangskommune innen bruk av velferdsteknologi for at mennesker som har behov for tjenester skal oppleve trygghet og mestring. Eksisterende tilrettelagte arbeidsplasser som vekst- og attføringsbedrifter, opprettholdes lokalt. Tekniske tjenester Den politiske plattformen legger følgende særskilte føringer for tekniske tjenester Den nye kommunen skal prioritere beredskap. Dette skjer blant annet gjennom oppdaterte beredskapsplaner og øvelser. Kulturlandskapet skal ivaretas, både innenlands, langs vassdrag og ved sjø. Den nye kommunen vil satse på fremtidsrettet og miljøvennlig samferdsel, som bygger kommunen sammen og bidrar til gode transportløsninger internt i kommunen og langs de viktigste pendleraksene. Både buss, bane og vannveien som transportårer må prioriteres, for å sikre gode tilbud i hele den nye kommunen. Den nye kommunen ønsker å overta samferdselsoppgaver fra fylkeskommunen, for å kunne drive helhetlig samfunnsplanlegging med ansvar for både areal, kollektivtilbud og veg. Et fremtidsrettet samferdselsmønster skal ta trafikkvekst ved økt bruk av kollektiv, sykkel og gange. Gang- og sykkelveier skal sy sammen den nye kommunen. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 9

10 5. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING Prosjektets arbeid organiseres i fire faser: Fase 1: Det utarbeides et grunnlag av prosjektrådmannen i samarbeid med rådmennene og fagmiljøene i de tre kommunene, som: gir en beskrivelse av tjenestene, innretning, dimensjonering/dekning, geografisk fordeling, kvalitet og finansiering er fagmiljøenes første forslag til strategi for nødvendig harmonisering og videre utvikling Fase en gjennomføres i perioden februar august. Fase 2: Det arrangeres politiske arbeidsverksteder med bakgrunn i grunnlaget utarbeidet i fase en. Målgruppen er de relevante utvalg/komiteer i kommunene, men arbeidsverkstedene er også åpne for resten av kommunestyrene. Arbeidsverkstedene gjennomføres i perioden april-september Fase 3: Utrednings- og analysearbeid gjennomføres med bakgrunn i tilbakemeldinger fra de politiske arbeidsverkstedene. Det vil bli lagt opp til drøftinger i fagmiljøer og administrativ ledelse, og det utarbeides foreløpige strategier som behandles i fellesnemnda. Fase tre gjennomføres i perioden april desember. Fase 4: Det legges opp til dialog med eksterne interessenter, organisasjoner mv. på grunnlag av fellesnemndas foreløpige strategier. Fase fire gjennomføres i perioden januar mars Fase 5: Bearbeiding i fellesnemnda, før det går til forankring i kommunestyrene, og tilbake til utvalg/komité, evt felles formannskapsmøte. Strategiene legges til grunn for arbeidet med økonomiplan/handlingsprogram. Fase fem gjennomføres i perioden februar desember Prosjektets leveranser Fase Leveranse Frist Fase 1 Prosjektplan AP 2.1 Utdanningspolitikk Frist 19. februar Prosjektplan AP 2.2 Oppvekstpolitikk Frist 19. februar Prosjektplan AP 2.3 Barnevernspolitikk Frist 19. februar Prosjektplan AP 2.4 Pleie- og omsorgspolitikk Frist 19. februar Prosjektplan AP 2.5 Helse- og sosialpolitikk Frist 19. februar Prosjektplan AP 2.6 Kultur-, idrett- og fritidspolitikk Frist 19. februar Prosjektplan AP 2.7 Politikk for tekniske tjenester Frist 19. februar AP 2.3 Barnevernspolitikk skal levere: Frist 16. mars Grunnlagsdokument med: Kunnskapsgrunnlag Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 10

11 Fase 2 Forslag til strategi for nødvendig harmonisering og utvikling AP 2.3 Barnevernspolitikk Prøveforelesning AP 2.2 Oppvekstpolitikk skal levere: Grunnlagsdokument med: Kunnskapsgrunnlag Forslag til strategi for nødvendig harmonisering og utvikling AP 2.2 Oppvekstpolitikk Prøveforelesning AP 2.6 Kultur-, idrett- og fritidspolitikk skal levere: Grunnlagsdokument med: Kunnskapsgrunnlag Forslag til strategi for nødvendig harmonisering og utvikling AP 2.6 Kultur-, idrett-, og fritidspolitikk Prøveforelesning AP 2.5 Helse- og sosialpolitikk skal levere: Grunnlagsdokument med: Kunnskapsgrunnlag Forslag til strategi for nødvendig harmonisering og utvikling AP 2.5 Helse- og sosialpolitikk Prøveforelesning AP 2.7 Politikk for tekniske tjenester skal levere: Grunnlagsdokument med: Kunnskapsgrunnlag Forslag til strategi for nødvendig harmonisering og utvikling AP 2.7 Politikk for tekniske tjenester Prøveforelesning AP 2.1 Utdanningspolitikk skal levere: Grunnlagsdokument med: Kunnskapsgrunnlag Forslag til strategi for nødvendig harmonisering og utvikling AP 2.1 Utdanningspolitikk Prøveforelesning AP 2.4 Pleie- og omsorgspolitikk skal levere: Grunnlagsdokument med: Kunnskapsgrunnlag Forslag til strategi for nødvendig harmonisering og utvikling AP 2.4 Pleie- og omsorgspolitikk Prøveforelesning Delprosjektgruppe Barnevern deltar i politisk arbeidsverksted om barnevernspolitikk Delprosjektgruppe Oppvekst deltar i politisk arbeidsverksted om oppvekstpolitikk 19. mars kl Frist 9. april 16. april kl Frist 4. mai 14. mai kl mai 22. mai kl mai 8. juni kl Frist 6. august 13. august kl august 27. august kl april 26. april Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 11

12 Delprosjektgruppe Kultur, idrett og fritid deltar i politisk arbeidsverksted om kultur-, idretts, og fritidspolitikk Delprosjektgruppe Helse og sosial deltar i politisk arbeidsverksted om helse- og sosialpolitikk Delprosjektgruppe Tekniske tjenester deltar i politisk arbeidsverksted om politikk for tekniske tjenester Delprosjektgruppe Utdanning deltar i politisk arbeidsverksted om utdanningspolitikk Delprosjektgruppe Pleie og omsorg deltar i politisk arbeidsverksted om pleie- og omsorgspolitikk 24. mai 7. juni 14. juni 23. august 6. september Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 12

13 6. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Kort beskrivelse av avhengighet Håndtering av avhengighet 7. ORGANISERING Rolle Programleder Prosjektleder Kommunikasjonsansvarlig Del AP 2.1 Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Utdanningspolitikk Del AP 2.2 Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Oppvekstpolitikk Del AP 2.3 Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Barnevernspolitikk Del AP 2.4 Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Pleie- og omsorgspolitikk Del AP 2.5 Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Helse- og sosialpolitikk Del AP 2.6 Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Kultur-, idrettsog fritidspolitikk Del AP 2.7 Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av tekniske tjenester Navn Elisabeth Enger, Prosjektrådmann Parminder Kaur Bisal, Rådgiver for prosjektrådmann Odd Myklebust, Rådgiver for prosjektrådmann Jan Sivert Jøsendal, Utdanningsdirektør (D) Siri Sørensen, kommunalsjef Oppvekst og kultur (NE) Siri Sørensen, kommunalsjef Oppvekst og kultur (NE) Eva Milde, helse- og sosialdirektør (D) Hege T. Rokke, kommunalsjef Helse og velferd (NE) Eirin Bråten Nygård, kommunalsjef Kultur og byutvikling (S) Bertil Horvli, byutviklingsdirektør (D) Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 13

14 8. FREMDRIFTSPLAN 8.1. AP2 Strategier for tjenesteutvikling Detaljert fremdriftsplan utarbeides i separat mal og oppdateres fortløpende. 9. ROS - ANALYSE Prosjektet utarbeider en ROS-analyse som oppdateres fortløpende. Det er utarbeidet en separat mal som skal benyttes. 10. RAPPORTERING Prosjektets rapporteringsrutiner: Prosjektleder rapporterer til programleder via programkoordinator; o Forenklet rapportering hver 14. dag o Hovedrapportering hver måned Delne rapporterer til ; o Forenklet ukentlig på avvik o Hovedrapportering hver 14. dag Rapporteringsdatoer fremgår av vedlegg x Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 14

15 11. BUDSJETT Budsjettet er kun for fase 1 og fase 2 for AP2 strategier for tjenesteutvikling. Det er ikke budsjettert med kjøp av konsulenttjenester for eventuell utredningsarbeid. Budsjettpost Utgift Leie av lokaler til arbeidsverkstedene inkludert mat 7 kvelder Kunnskapsgrunnlag oppsett mal og 7 rapporter og 7 strategier Trykking kunnskapsgrunnlag (130 x 7) Trykking strategi (130 x 7) 8000 Bevertning prøveforelesning Annet (mulig trykking, layout med mer blir dyrere for de større rapportene) Totalt Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 15