Delprosjektnavn: Eierskap og samarbeid, A3.1 Oppdrag A3.1.2 Koordinering av samarbeid etter kommunelovens 27 og 28 og IKS er

Transkript

1 Mandat for oppdrag Tilhører prosjekt: Økonomi og eierskap Delprosjektnavn: Eierskap og samarbeid, A3.1 Oppdrag A3.1.2 Koordinering av samarbeid etter kommunelovens 27 og 28 og IKS er Delprosjektleder: Nina Hauge Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av prosjektstyret (dato): Godkjent av programleder (dato): Nina Hauge, prosjektleder økonomi og eierskap ) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet/delprosjektet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Det enkelte samarbeid må vurderes i forhold til effektmål. Generelt kan disse målene nevnes: Sikre at tjenestene er samordnet, tilgjengelig og har god kvalitet Fremme helhetlig samfunnsutvikling og samarbeid på sentrale utviklingsområder Ta initiativ til og deltar aktivt i forsknings-, innovasjons- og utviklingsarbeid regionalt, nasjonalt og internasjonalt Være attraktiv vertskommune for regionale og nasjonale funksjoner Være klar og aktiv i å overta ansvar for regionale og nasjonale oppdrag og oppgaver Være pådriver for innkjøpssamarbeid med andre kommuner når det har økonomisk eller samfunnsmessige gevinster Utøve aktivt eierskap og strategisk eiendomsforvaltning Prioritere strategisk og målretta interkommunalt samarbeid Har forvaltnings- og organisasjonsmodeller som fremmer effektiv drift og gode tjenester Målene er hentet fra overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda ) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

2 Det enkelte samarbeid er gjennomgått, vurdert og behandlet. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal delprosjektet levere? Utarbeide en samlet oversikt med anbefalinger til hvilke samarbeid og IKS er som skal avsluttes, hvilke som skal videreføres, og hvilke som kan avklares nærmere på et senere tidspunkt. Dette må gjøres i nært samarbeid med de prosjektstyrene som har det faglige ansvaret for de respektive tjenestene. Videre selskapsform på samarbeidene og IKS ene skal inkluderes i vurderingen. Oversikten skal også vise konsekvenser av kommunereformen og forslag til oppfølging og fremdriftsplan for hvert samarbeid og IKS. Prosjektstyret legger fram en samlet innstilling til programleder. Oppfølgingen og det videre arbeidet vil sannsynligvis være forholdsvis omfattende og tidkrevende.

3 2.2 Tidsrammer Viktige datoer Senest dato for oppstart: Begrunnelse: Tidkrevende oppgave og frister i forhold til evt. oppsigelser og administrativ og politisk behandling. Senest dato for avslutning: Begrunnelse: Kan påvirke budsjettprosess og bemanningsplan, oppsigelsesfrister, forutsigbarhet for ansatte/brukere/andre. Beslutningspunkter Dato for beslutningspunkt: April 2018 beslutte mal og mandat, fordele samarbeidene og IKS ene og informere de aktuelle prosjektstyrene vurdere de faglige og økonomiske vurderingene fra alle oppdragene levere oversikt i henhold til pkt Programleder beslutter videre oppfølging i forhold til oversikten. Ved behov utarbeides nytt mandat for oppfølgingen av det videre arbeidet. Videre oppfølging vil involvere både ansatte og eksterne aktører. 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet med delprosjektet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene for delprosjektet? Ingen kjente pr ) Delprosjektets kompleksitet Sett et X for om delprosjektet er komplekst eller ikke-komplekst. Et ikke-komplekst delprosjekt har et omfang som er lett oversiktlig og en tydelig/klar leveranse. Ofte er de uten mange avhengigheter, da avhengigheter per automatikk gjør delprosjektet mer komplekst. Et ikke-komplekst delprosjekt kalles et «forenklet delprosjekt». Er prosjektet komplekst eller ikke-komplekst? Komplekst Ikke-komplekst x

4 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette delprosjektet og hvilke andre delprosjekter/prosjekter som er avhengig at dette delprosjektet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette delprosjektet? Leveranser inn fra oppdragene under: Økonomi og eierskap Kultur, idrett og fritid Teknisk, klima, miljø og eiendom Oppvekst og utdanning Administrasjon og ledelse Helse, omsorg og forvaltning Helse, sosial og NAV Hvilke andre delprosjekter/prosjekter er avhengig av dette delprosjektet og dets leveranser? Følgende prosjekt i nye Kristiansand vil få tildelt samarbeid og IKS er som må vurderes innen : Økonomi og eierskap Kultur, idrett og fritid Teknisk, klima, miljø og eiendom Oppvekst og utdanning Administrasjon og ledelse Helse, omsorg og forvaltning Helse, sosial og NAV Utover dette påvirkes: Bemanning generelt Budsjettarbeid Arbeid i Valg og honorarkomiteen, politisk prosjekt med Anne Lise Holand Aabø som sekretær. Noen av samarbeidene vil påvirke eksterne aktører. 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for prosjektet. Kommune-/by styrene i de gamle kommunene. Fellesnemnda Ansatte i de tre kommunene Ansatte i IKS ene Ansatte i samarbeidene Deltakende kommuner/fylkeskommuner 6) Organisering, roller og ansvar Angi hvem som er prosjekteier/organisatorisk og forankring for delprosjektet. Beskriv forventet størrelse og sammensetning av delprosjektgruppen. Beskriv de ulike rollene med tilhørende ansvar, ønsket kompetanse samt ressursbehov og i hvilket omfang de skal bidra inn i delprosjektet. Hvert prosjektstyre nedsetter arbeidsgrupper for hvert oppdrag. Disse skal vurdere hvert enkelt samarbeid og IKS. Arbeidsgruppene vil få ulik sammensetning og det vil sannsynligvis være stor forskjell på omfang, kompetanse- og ressursbehov for de ulike vurderingene. Hvert oppdrag organiseres på denne måten. Kommuneadvokaten har vært konsultert i perioden Saken har vært drøfta i møte med programleder. Fordeling av samarbeidene er godkjent av kommunalsjefer på økonomi og programleder.

5 Fordelingen og vurderingsmal er gjennomgått på koordineringsmøte i programmet der programleder og prosjektledere er tilstede. Det har vært presentasjoner for programstyret og fellesnemnda. Viser til referat fra prosjektstyremøte nr. 5, torsdag , sak nr. 8: «Samarbeid etter kommunelovens 27 og 28. Det er til sammen nærmere 40 slike samarbeid i de tre kommunene. De fleste er Kristiansand vertskommune for. Det kan se ut som samtlige må gjennom en saksbehandling. For noen samarbeid gjelder bare formaliteter, mens det for andre vil være nødvendig med mer omfattende vurderinger. Vedtak: Anne Dorthea Skjebstad i Kristiansand kommune jobber videre med samarbeidene. Vertskommunen må ta et ansvar for sine samarbeid, men kan bruke det som utarbeides for Kristiansand som mal» Presentasjon for programstyre som blant annet viste denne: Videre arbeid i Nye Kristiansand Ta stilling til hvilke samarbeid som skal avsluttes, hvilke som skal videreføres, og hvilke samarbeid som kan avklares nærmere på et senere tidspunkt. Kost/nytte vurdering av å beholde små kommuner i regionen i samarbeid Faglig vurdering av samarbeidene bør foretas i prosjektgruppene Videre selskapsform på samarbeidene bør inkluderes i vurderingen Hva må vi gjøre og hva kan vi gjøre i første omgang Den nye kommunen vil ha behov for å ha en eierskapspolitikk og eierstrategier på plass så raskt som mulig for å utøve eierskap og følge opp selskaper og interkommunale samarbeid Etablere prinsipper for etablering av selskaper Innspill til fremtidige prioriteringer 1. Gjennomgang av 27- og 28-samarbeid, samt interkommunale selskap, i prosjektgruppene. Bør avklares innen utgangen av Presentasjon i fellesnemnda : Oppgave Frist Kommentarer Gjennomgang av 27- og 28-samarbeid, samt interkommunale selskap, i prosjektgruppene. Innen utgangen av 2018 Vurderes av prosjektgruppene før vedtak i fellesnemda. 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i delprosjektet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i delprosjektet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Delprosjektleder Prosjektleder, økonomi og eierskap, nye Kristiansand 80 timer Nina Hauge

6 Delprosjektdeltaker Delprosjektdeltaker Delprosjektdeltaker økonomirådgiver, Kristiansand økonomirådgiver, Søgne Rådgiver økonomi, Songdalen 50 timer Anne Dorthea Skjebstad 10 timer Nina Årdal 10 timer Svein Lohne