Prosjektplan A1.3 HR

Transkript

1 Prosjektplan A1.3 HR Programleder: Elisabeth Enger Prosjektleder: Delprosjektleder: Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1

2 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Dokument opprettet Marit Nielsen DISTRIBUSJONSLOGG Versjon distribuert Dato Navn Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 2

3 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for delprosjektet Prosjektets mål og mandat Mandat kommunikasjon med Berørte aktører Rammebetingelser Strategi for gjennomføring Prosjektets leveranser Prosjektets avhengigheter og forutsetninger Organisering Fremdriftsplan ROS - analyse Rapportering... 8 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 3

4 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR DELPROSJEKTET Prosjektets bakgrunn, formål og begrunnelse er beskrevet i den politiske plattformen. Prosjektets styringsdokument (dette dokumentet) beskriver en overordnet plan for prosjektets gjennomføring, herunder mål, hovedprodukter, interessenter, rammebetingelser, organisering, gjennomføringsstrategi, samt overordnet prosjektplan. 2. PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT Prosjektets mål er å ivareta at HR i Nye Drammen har et godt utgangspunkt for det videre arbeid. HR arbeidet i de tre kommunene er noe ulikt organisert og praktisert.. Prosjektet er organisert i en rekke administrative undergrupperinger: - Rekruttering - Lærlinger - HMS - Sykefravær - Kompetansekartlegging - HR analyse - Lederutvikling - Reglementer - Tiltak for felles kulturbygging for ansatte - Etablering av samarbeidsfora (AMU / HMS grupper; Drøftingsarena(er) For å sikre god kommunikasjon på tvers etableres det et fora for lederen av hvert av disse administrative undergrupper. I tillegg til de som representerer gruppene som er nevnt over så møter også lederen for gruppen som jobber med lønn- arbeids og pensjonsvilkår 2.1. Mandat Delprosjektet har følgende mandat: Kartlegge HR området i henhold til detaljert plan Utarbeide rutiner og retningslinjer for Nye Drammen for områder som ikke er lovregulerte Planlegge og gjennomføre kultur byggende tiltak for ansatte Planlegge og etablere samarbeidsfora Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 4

5 3. KOMMUNIKASJON MED BERØRTE AKTØRER Berørte aktører Arbeidsgiver Medarbeidere via Tillitsvalgte og Vernetjenesten Mål med kommunikasjonen Godt informert om forslag til harmonisering Godt informert om fremdrift og forslag til harmonisering Budskap Harmonisering forslagene Harmonisering forslagene Kommunikasj onsform Notater Involvering i arbeidsgrupper etter behov Delta i gruppearbeidet Når? / Ved milepæl? Kontinuerlig Kontinuerlig Ansvarlig Gruppeleder ne Gruppeleder ne 4. RAMMEBETINGELSER Rammebetingelsene er de samme som for HR i en driftsorganisasjon. Arbeidsmiljøloven, hovedtariffavtalen og hovedavtalen er førende for arbeidet. 5. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING For alle områder er det etablert arbeidsgrupper med en ansvarlig gruppeleder. Etter hvert som kartlegging er ferdig og arbeidet med å utarbeide rutiner og prosesser for nye Drammen er igangsatt vil også tillitsvalgte og vernetjenesten bli involvert i gruppenes arbeid. For å sikre god kommunikasjon på tvers av gruppene etableres det et gruppeleder fora der spørsmål som går på tvers av flere gruppen kan avklares raskt. Alle gruppene skal ta i bruk O365 og benytte felles sharepoint område til lagring av dokumenter. Bygging av felles kultur skjer fortløpende. I 2018 er det lagt vekt på å etablere fora for ledere, tillitsvalgte og fagmiljøer slik at de kan bli kjent med hverandre og starte samhandlingen. I 2019 vil det bli lagt opp til prosesser for å definere felles verdier og beskrivelser av felles kultur for Nye Drammen Prosjektets leveranser HR prosesser og rutinebeskrivelser Etablerte samarbeidsfora Prosesser for etablering av felles verdier og kulturer. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 5

6 6. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Kort beskrivelse av avhengighet Omfattende innbyrdes avhengighet på tvers av arbeidsgruppene Avhengighet mot delprosjektet på virksomhetsoverdragelse spesielt i forhold til etablering av formelle fora Avhengighet mot øvrige prosjekter ift ressursbruk Avhengighet mot A1.1.3 organisering av stab. Ledelse innen HR identifiseres i prosjektperioden. Det kan føre til endringer i planer / prioriteringer Avhengighet mot IKT prosjekter fordi en del av HR prosessene er understøttet av IKT systemer. Spesielt gjelder det for alle grunndata som benyttes i ulike prosesser Håndtering av avhengighet Fora der gruppelederne samles og ser på grensesnitt / felles utfordringer Samme prosjektleder Rapportering av behov inn til programkoordinator Tett samarbeid med ny leder. Tidlig forankring. Gjensidig oppdatering via programkoordinator 7. ORGANISERING Rolle Programleder Prosjektleder Rekruttering Lærlinger HMS Sykefravær Kompetansekartlegging HR Analyse Lederutvikling Navn Elisabeth Enger Marit Nielsen Benedikte Zapffe Dag Amundsen Lars Andre Wallumrød Benedikte Zapffe Lill-Ann Kulberg Knutsen Janne Arkley Camilla S Amdi Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 6

7 Reglementer (ikke HMS) Tiltak for kulturbygging for ansatte Etablering av samhandlingsfora (AMU / HTV) Katarina Hevesi Bakke Marit Nielsen (Odd Myklebust) Marit Nielsen 8. FREMDRIFTSPLAN Detaljert fremdriftsplan utarbeides i separat mal og oppdateres fortløpende. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 7

8 9. ROS - ANALYSE Hver gruppe lager en egen ROS analyse. På overordnet nivå er risikoen først og fremst knyttet til overbelastning på nøkkelressurser. 10. RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til en av følgende: Prosjektrådmannen via programkoordinatoren Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 8