Mandat for prosjektstyrene. A1/1, A1/2, A1/3, A1/4, A1/5 og A6. Arbeid knyttet til harmonisering og kulturbygging

Transkript

1 Mandat for prosjektstyrene A1/1, A1/2, A1/3, A1/4, A1/5 og A6 Arbeid knyttet til harmonisering og kulturbygging Utkast pr. 15. mars

2 1. INNLEDNING Dette mandatet gjelder for prosjektstyrene for de administrative delprosjektene Administrasjon og ledelse (A1/1), Oppvekst (A1/2), Velferd (A1/3), Samfunnstjenester (A1/5 og A6), Samfunnsutvikling (A1/5) og Medborgerskap (A1/4). Mandatet er utarbeidet av programledelsen, og har til hensikt å gi en tydelig beskrivelse av prosjektstyrenes oppdrag i perioden frem til ny toppledergruppe er etablert Kommunereformen Som en del av den nasjonale kommunereformen vedtok kommunestyrene i Hurum, Røyken og Asker i juni 2016 å søke om kommunesammenslåing fra 1. januar De overordnede målsetningene for kommunereformen er: Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Helhetlige og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati 1.2. Intensjonsavtalen Som grunnlag for kommunestyrenes vedtak, ble det 12. mai 2016 inngått en intensjonsavtale mellom de tre kommunene. Avtalen legger til grunn at den nye kommunen skal etableres på bakgrunn av et likeverdig samarbeid mellom de tre kommunene. Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt skal prege samarbeidet om sammenslåing Prosjektenes leveranser i fase 1 De administrative delprosjektene har i fase 1 av kommunesammenslåingen utarbeidet følgende i tråd med mandatene: Kunnskapsgrunnlag (ståstedsanalyse) Grunnlagsdokument (forslag til satsingsområder, mål og strategier for tjenesteutviklingen) Organisasjonsplan (forslag til administrativ organisering) Dette dannet grunnlag for prosjektrådmannens vurdering og innstilling, og deretter fellesnemndas vedtak 23. februar 2018 knyttet til overordnet administrativ organisering. 2

3 2. PROSJEKTSTYRENES OPPDRAG 2.1. Oppdragsbeskrivelse Nye Asker kommune skal tilby likeverdige tjenester til alle innbyggere. Dette vil kreve en harmonisering og tilpasning av tjenestetilbudene i de tre eksisterende kommunene. Videre er det viktig at man frem mot sammenslåingen har fokus på å etablere felles kultur på tvers av de tre kommunene. Prosjektstyrene får i oppdrag å utarbeide et notat som skal være et innspill til forarbeidene til handlingsprogramprosessen 2020, samt videre harmoniseringsarbeid innen tjenesteområdene. Det skal for hvert tjenesteområde utarbeides et notat med vedlegg (bruk vedlagte maler) om følgende temaer: 1. Harmonisering: Beskrive likheter og ulikheter mellom kommunene knyttet til de brukerrettede tjenestene innen tjenesteområdet. Likheter og ulikheter kan være knyttet til omfang, kvalitet, prioritering, brukerbetalinger, kommunale tilskudd mv. Det skal videre utarbeides forslag til harmonisering av tjenestene på kort sikt (Handlingsprogram 2020) og lang sikt (videre planprosesser). Prioriterte områder skal fremkomme tydelig. 2. Finansieringsmodell: Beskrive hvilken modell/prinsipper som i dag legges til grunn for finansiering av tjenestene, samt vurdere og anbefale finansieringsmodell for nye Asker kommune. Punktet er mest relevant for tjenesteområdene Oppvekst og Velferd, men bes vurderes av alle prosjektstyrer. 3. Reglementer: Utarbeide en oversikt over hvilke reglementer de tre kommunene har i dag innen tjenesteområdet. Videre skal det utarbeides en oversikt over hvilke reglementer det er behov for i nye Asker kommune, hvilke av disse som må behandles politisk og hvilke som kan vedtas administrativt. Det må spesifiseres hvilke reglementer som må være ferdigstilt før 1. januar 2020, herunder hvilke som eventuelt må vedtas politisk høsten Arbeidet må sees i sammenheng med arbeidet i prosjekt P1. 4. Samarbeidsavtaler: Kartlegge hvilke samarbeidsavtaler (NB: ikke innkjøpsavtaler) som er inngått mellom kommunene og eksterne samarbeidspartnere (inklusiv frivilligheten). Videre skal det fremkomme hvilke av disse samarbeidsavtalene som må revideres/reforhandles innen Arbeidet avgrenses til avtaler som er inngått på ordfører-, rådmann- eller direktørnivå. 5. Felles kultur: Utarbeide forslag til og initiere tiltak for å sikre god og felles kultur for den nye kommunen, herunder fysiske og digitale løsninger for kommunikasjon. Prosjektstyret for tjenesteområde Samfunnstjenester får i tillegg følgende oppdrag: 6. Tinglysning: Planlegge en prosess for tinglysning av eiendom, inkludert ansvar og fremdrift. 3

4 2.2. Organisering, ansvar og ressurser Som en følge av fellesnemndas vedtak om overordnet administrativ organisering, er det ikke lenger fullt ut samsvar mellom prosjektstyrenes opprinnelige fagområder og de nye tjenesteområdene. Tabellen under viser hvilke prosjektstyrer som har ansvar for de nye tjenesteområdene, jf. oppdraget i punkt 2.1. Tjenesteområde Ansvarlig(e) prosjektstyre(r) Administrasjon og ledelse A1/1 (økonomi og organisasjon) Oppvekst A1/2 Velferd A1/3 Samfunnstjenester Samfunnsutvikling A1/5 og A6 A1/5 (med bidrag fra A1/1) Medborgerskap A1/4 Prosjektstyrene skal i forbindelse med oppdraget benytte faglige ressurser fra linjeorganisasjonen i de tre kommunene. I tillegg vil det være relevant med bistand fra økonomi- og stabsavdelingene. Prosjektkontoret kan eventuelt bistå i et begrenset omfang (opp mot 10 prosent) Tidsplan for arbeidet Det er utarbeidet følgende overordnede fremdriftsplan for det videre arbeidet med kommunesammenslåingen. 4

5 Prosjektstyrenes oppdrag skal gjennomføres som en del av fase 2 i den overordnede fremdriftsplanen. Oppdraget ferdigstilles innen 1. september 2018 og oversendes programledelsen. Programledelsen vil legge til rette for dialog med prosjektstyrene underveis. 5