Å bygge en ny kommune Fra skissebord til kranselag. Lars Bjerke, rådmann

Transkript

1 Å bygge en ny kommune Fra skissebord til kranselag Lars Bjerke, rådmann

2 Nye Asker kommune - intensjonsavtalen Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt, skal prege samarbeidet om sammenslåing. Den nye kommunen skal drives og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de nåværende kommunenes unike natur- og kulturkvaliteter, tradisjoner, ressurser og utfordringer. Et levende lokaldemokrati med gode nærdemokratiske ordninger skal ha høy prioritet. Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær innbyggerne som mulig. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne

3 Fellesnemnda nye Asker Ledelse og styring Strategi og utvikling Helhet og koordinering Forankring og dialogarena basert på konsensus 45 saker til behandling 20 mill. i budsjett ansatt prosjektrådmann styrer 17 hovedprosjekter 3

4 Det handler om mennesker «360 grader» 4

5 Å bygge en ny kommune Et gigantisk prosjekt 103 til 55 folkevalgte, 6 mrd. i budsjett, ansatte, 64 selskaper/-interkommunale samarbeid, 106 x 3 ikt systemer, 300 innkjøpsavtaler, ulik økonomi og tjenestetilbud, ulike gebyrer/avgifter, ulike lønn, arbeidsvilkår, pensjonsordninger og vi skal sammen sørge for gode tjenester til innbyggere fra vugge til grav før og etter

6 Ny internett portal

7 Kommunikasjon er viktig Nettside / portal Prosjektstyringsverktøy Sosiale medier Delingsportal Asker Magasin 2020 Brosjyre Servicetorgene Kommunikasjonsrådgiver Budsjett 2018 «Kraftfull satsning» 7

8 Økonomiske tilskudd Kommunereform støtte: 15 mill regiontilskudd (2016) 5 mill digitalisering (2016) 30 mill engangstilskudd (2018) 40 mill inndelingstilskudd (2020) 90 mill totalt 8

9 Økonomiske handlingsregler for nye Asker Netto driftsresultat < 1,75 1,75 3,0 > 3,0 Lånefinansiering > 70 % % < 50 % Disponible fond < 7 % 7 10 % > 10 % Utarbeide en felles økonomisk politikk for nye Asker i tre faser: a. Gjeldende fra 2018: Utarbeide felles handlingsregler b. Gjeldende fra 2019: Utarbeide skyggebudsjett c. Gjeldende fra 2020: Utarbeide budsjett og handlingsprogram for nye Asker 9

10 Et bilde på nye muligheter

11 Hvilket fotavtrykk skal vi ha Rapport om metode og status Kontakt Statsministeren kontor /UD/KS FN Habitat «New Urban Agenda» UNICEF - barnefattigdom Fag og konsulentmiljøer

12 Plan for gevinstrealisering Demokrati og medvirkning Samfunnsutvikling Klima, miljø og bærekraft Tjenesteutvikling Økonomi Arbeidsgiverutvikling Innovasjon og utvikling Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

13 Digitalt løft vs digitalt kaos Fra digital administrasjon Til digital tjenesteproduksjon Fra lineær digital vekst Til eksponentiell digital vekst «En 7 åring har mer datakraft i lommen enn NASA hadde da de sende Apollo til månen» 13

14

15

16 Oppleves litt som å skifte hjul i fart 16

17 Likeverd, gjensidighet og respekt for hverandres ståsted Størrelse, jevnbyrdighet og partnerskap Organisasjonskulturer Tillit mellom sentrale interessenter og ledere

18 åpenhet nysgjerrighet motivasjon divergens kreativitet mot struktur disiplin fokus utholdenhet endringsledelse

19 Kultur ikke siloer Identifisere og jobbe for å bygge ned barrierer

20 Innovasjon og tjenestedesign Ledelse Arena Metodikk Nettverk Struktur Måling

21 Tillit og kontroll den viktige balansen

22 Medbestemmelse, involvering og informasjon Partssammensatt utvalg (PSU) for nye Asker kommune har vedtatt omstillingsavtalen Omstillingsutvalg etablert for å følge opp avtalen og redusere overtallighet Avtalen skal sikre en forutsigbarhet i omstillingsprosessen for alle kommunenes ansatte Sikrer nødvendig kapasitet og kompetanse til tjenestene under omstillingsprosessen Sikrer at forpliktelser i arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen overholdes. Sikrer ansatte skal få tilstrekkelig og nødvendig informasjon gjennom hele omstillingsprosessen Personal politiske virkemidler som sikrer riktig kapasitet og kompetanse fra i nye Asker 37 saker til behandling 22

23 Suksesskriteriene for fusjonsprosessen En kompetent programorganisasjon med tydelige roller og mandat Kontroll på sammenslåingsprosessen og dens leveranser Endringsledelse Involvering og kommunikasjon Innovasjon Ressursoptimalisering Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 23

24 Prosjektkontor Fellesnemda prosjektteamet Nye Asker Asker sentrum,

25 Programorganisering Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

26 Overordnet organisering Kommunestyrene Felles gruppelederforum Programeier Fellesnemnda Politisk programstyringsnivå Partssammensatt utvalg Programledelsen Prosjektrådmann Rådmenn i primærkommunene fds Koordinator, kommunikasjonog støttefunksjoner, sekretariatfunksjoner m.m. Administrativt programstyringsnivå Administrative delprosjekter Koordinerte delprosjekter Politiske delprosjekter

27 Jobbe systematisk sammen IDÉ Utredning våren 2016 Planlegging og gjennomføring av sammenslåingsprosessen Nye Asker Metodikken tar utgangspunkt i Prosjektveiviseren fra Difi

28 Viktige milepæler Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Ansette rådmann for nye Asker M1 Utrede og vedta politisk struktur for nye Asker M2 Utrede og vedta administrativ struktur for nye Asker M3 Ansette toppledergruppe nye Asker M4 Etablere programorganisasjon M5 Detaljplanlegging i det enkelte delprosjekt i.h.t mandat og avhengigheter M6 Gjennomføring av det enkelte delprosjekt i.h.t mandat og avhengigheter M7 Siste forberedelser til sammenslåing M8

29 Prosjektportal

30 Prosjektmandatene Prosjektmandat Prosjektforslag Styringsdokument Avslutningsanbefaling Sluttrapport Visjonsgevinster Strategiske Gevinster Effektmål av resultatmål Gevinstrealiseringsplan Nullpunktsmåling Gevinstmåling Korrigerende tiltak Gevinstmåling Korrigerende tiltak Gevinstmåling Avslutte

31 Prosjektporteføljen Kultur, identitet og symboler Politisk organisering Kommunevalg 2019 Politisk Økonomisk politikk Eierskap og selskaper Kommuneplan Arbeidsgiver politikk Politisk/Administrativt Adm. og ledelse Oppvekst Helse Kultur Teknikk Kommunika sjon Økonomi Eiendom Digitaliserin g Ledelse Administrativt Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

32 Risiko- og sårbarhetsanalyse DEFINERE OVERORDNET MÅLSETTING Avklare effektmål og resultatmål for sammenslåingsprosessen DEFINERE SUKSESSKRITERIER Identifisere kritiske suksessfaktorer for å oppnå effekt- og resultatmålene. IDENTIFISERE OG ANALYSERE RISIKOER SOM PÅVIRKER SUKSESSKRITERIENE a.) Identifisere hendelser som kan påvirke de kritiske suksessfaktorene og måloppnåelsen. b.) Prioritere de identifiserte risikoene etter sannsynlighet og konsekvens. DEFINERE TILTAK Identifisere tiltak for å redusere risikoene som er vurdert i steg 3. Fokus er på de mest vesentlige risikoene. I hvilken grad tiltak er nødvendig å implementere, avhenger av hvor kritiske de identifiserte risikoene er (sannsynlighet x konsekvens) 32

33 Oppdatert ROS-matrise pr. 22.august

34 Hvor er vi? Høsten Sommer 2018: Fortsette å jobbe med: ROS-element 2 Mangel på ressurser til å opprettholde god drift. Overvåkes videre. ROS-element 5 Tap av nøkkelpersonell. Tiltak utføres i løpet av ROS-element 7 Manglende felles kultur. Tiltak utføres i løpet av ROS-element 16 Manglende kostnadsoversikt. Tiltak utføres fram mot sommer ROS-element 18 Motkrefter i organisasjonen. Tiltak utføres fram mot sommer ROS-element 19 Manglende involvering av ansatte Tiltak utføres i løpet av

35 Innflytting skjer etter og fastlagt plan Hurum Røyken Asker Interim/ Ny kommune

36 nyeasker.no