MØTE I ARBEIDSUTVALGET,

Transkript

1 MØTE I ARBEIDSUTVALGET,

2 ORIENTERING STATUS JANUAR 2018 Mye er gjort og enda mer gjenstår. Alle nasjonale vedtak er på plass (utenom Ombo) Prosjektorganisasjonen etableres: Fellesnemnda, arbeidsutvalget og partssammensatt utvalg har gjennomført flere møter. Prosjektrådmann, prosjektstab (kommunikasjonsrådgiver, prosjektmedarbeidere og prosjektdirektør) og prosjektleder IT-migrering ansatt. Prosjektkontorlokale Ett prosjekt er i gang Lokaldemokrati og politisk organisering. Omstillingsavtale er vedtatt og blir praktisert. Arbeider nå med å tydeliggjøre mål, roller, ansvar og myndighet - prosjektplanlegging og ressursplanlegging. Foto: Jon Ingemundsen Foto: RA Dagsavisen

3 Prosjekt Lokaldemokrati og politisk organisering

4 Vedtak i fellesnemnda 1. Forslag til prosjektmandat «Lokaldemokrati og politisk organisering» godkjennes. 2. Arbeidsutvalgets medlemmer skal være styringsgruppe for prosjektet. 3. Det oppnevnes et valgstyre med følgende medlemmer: Christine Sagen Helgø (leder), Jostein Eiane og Henrik Halleland. 4. Valgstyret legger frem forslag til fellesnemnda om oppnevnelse av medlemmer og leder i prosjekt «Lokaldemokrati og politisk organisering» og andre prosjekt der folkevalgte skal være deltakende. 5. Valgstyret skal undersøke hvilke folkevalgte i de tre kommunene som er interessert i å delta som medlemmer/leder i slike prosjekter.

5 Prosjektets leveranser 1. Forslag til politisk organisering for Nye Stavanger. Prosjektet skal utrede a) komite - og utvalgsmodell b) aktuelle komiteer eller utvalg og beskrivelse av ansvar og fullmakter/ myndighet for disse. c) sammensetning/størrelse på komiteene/utvalgene d) organisering av by - og /eller kommunedelsutvalg med beskrivelse av ansvar og fullmakter/myndighet. 2. Forslag til øvrige tiltak for å styrke lokaldemokratiet og politikerrollen. 3. Vurdere økonomiske og administrative konsekvenser av løsningene.

6 Framdrift Oppstart og utarbeidelse av prosjektplan Prosjektgruppen velges av Fellesnemnda Kartlegging og utredning av forslag Februar oktober 2018 Fellessamling 11. april Fremleggelse av forslag og sluttrapportering Oktober 2018

7 Prosjektets arbeidsform Prosjektet skal utføre sitt oppdrag innen rammen av felles mål og føringer for kommunesammenslåingen og vedtatt prosjektmandat. Prosjektet skal koordinere sin aktivitet med øvrige prosjekter i etableringen av Nye Stavanger Prosjektrådmannen har ansvar for å bidra til gjennomføringen av politiske prosjekter med tilretteleggings- og sekretariatsfunksjoner Prosjektrådmannen kan bistå med å kartlegge, utrede og utarbeide beslutningsunderlag mm. Intensjonen med arbeidsformen for politiske prosjekter er at disse prosjektene er av en slik karakter at de bør eies og styres av folkevalgte gjennom en mer aktiv rolle i gjennomføringen av prosjektet.

8 Arbeidsutvalget, EN NY KOMMUNE BLIR TIL Organiseringen av arbeidet og mål for prosessen

9 HVA ER UTGANGSPUNKTET? Oppdraget å gjennomføre vedtatt kommunesammenslåing. Tre samfunn og tre politiske og administrative organisasjoner skal bli en kommune. Sammenslåingen påvirker innbyggere, næringsliv, frivillige organisasjoner, politiske partier/politikere, ansatte. Etableringen av en ny kommune omhandler minimumskrav til hva som må gjøres og ambisjoner for kan/bør gjøres og forbedres. Sammenslåingen omhandler identitet, kultur og strukturer/systemer. HVA SKAL KJENNETEGNE PROSESSEN? Åpenhet Respekt Tillit Involvering og medvirkning Etterprøvbarhet Det er etablert en midlertidig prosjektorganisasjon med ansvar for oppdraget. 9

10 Organiseringen i gjennomføringsfasen Finnøy, Rennesøy og Stavanger Nye Stavanger Fellesnemnda 33 medlemmer Finnøy kommunestyre Rennesøy kommunestyre Stavanger bystyre Arbeidsutvalget 9 medlemmer Partssammensatt utvalg Rådmann Rådmann Rådmann 15 medlemmer Prosjektrådmannen Per Kristian Vareide Administrasjon Administrasjon Administrasjon Prosjektstab Kjartan Møller Prosjekt Prosjekt Prosjekt 10

11 Myndighet og ressurser Kompetanse, verktøy og løsninger GJENNOMFØRINGSPROSJEKTET NYE STAVANGER 11

12 PROSJEKTORGANISASJON NYE STAVANGER Politisk prosjektstyringsnivå FELLESNEMNDA Prosjekteier PSU AU-FN Saksforberedende, besluttende, styringsgruppe Administrativt prosjektstyringsnivå Prosjektledelse Prosjektrådmann Styringsgruppe Prosjektkoordinering Prosjektdirektør Prosjektstab Administrative prosjekter Politisk-administrative prosjekter Politiske prosjekter

13 NÆRMERE OM FELLESNEMNDAS OG AU S ROLLER OG ANSVAR 1. Fellesnemnda er prosjekteier og har det overordnede ansvaret for gjennomføringen av kommunesammenslåingen. 2. Fellesnemnda behandler og tar beslutning i saker som angår sammenslåingen. 3. Arbeidsutvalget har tre roller; Forberedende organ Besluttende organ Styringsgruppe for politiske prosjekter REFLEKSJON Hva betyr dette i praksis? Hva betyr dette i forhold til kommunestyrene/bystyret hvem bestemmer hva? Behov for å tydeliggjøre når AU opptrer i sine ulike roller? 13

14 Avtaledokumentene den politiske plattformen Ved etableringen av den nye kommunen skal følgende dokumenter og avtalepunkter være styrende: 1. Intensjonsavtalen 2. Tilleggsavtalen Kommunenavn: Stavanger Plassering av rådhus: Stavanger sentrum Antall kommunestyrerepresentanter: 67 Antall formannskapsrepresentanter: Prinsippdokumentet Ved eventuell motstrid eller uklarhet i avtaledokumentene skal intensjonsavtalen og tilleggsavtalen ha forrang foran prinsippdokumentet. 14

15 NASJONALE MÅL FOR KOMMUNEREFORMEN MÅLENE FOR NYE STAVANGER MÅL FOR NY KOMMUNE Intensjonsavtalen Visjon Hovedmål Tilleggsavtalen Prinsippdokumentet Strategier MÅL FOR GJENNOMFØRINGS- PROGRAMMET Programmets mål Effektmål (gevinster) Resultatmål (leveranser) Styringsdokument, kommunikasjonsstrategi og omstillingsavtale Plan for endringsprosess og gevinstrealisering Prosjektmandater

16 Nye Stavanger Finnøy og Rennesøy innlemmes i Stavanger Etablering av en helt ny kommune - «alt nytt» 16

17 EKSEMPEL PÅ MÅL FOR GJENNOMFØRINGSPROSJEKTET OVERORDNET MÅLSETTING Ny kommune Stavanger i drift fra og med med alle avgjørende elementer på plass RESULTATMÅL hva skal sammenslåingsprosjektet levere? En felles visjon og grunnlag for felles identitet og kultur er etablert Arenaer for styrket lokaldemokrati og innbyggerinvolvering er etablert En helhetlig organisasjonsstruktur er etablert Kommunens tjenester og drift er harmonisert Kommunens prosesser er videreutviklet og forbedret (innen valgte satsinger) SUKSESSKRITERIER hva skal til for å lykkes i sammenslåingsprosjektet? Et tydelig felles målbilde for gjennomføring av sammenslåingen En kompetent prosjektorganisasjon med avklarte roller og ansvar Kontroll på sammenslåingsprosessen og dens leveranser Godt samspill og samarbeid Endringsledelse Kommunikasjon og involvering Tilstrekkelig kapasitet og ressursoptimalisering 17

18 SKAL AMBISJONSNIVÅET VÆRE LIKT FOR ALLE AKTIVITETER? IKT-systemer/migrasjon? Lokaldemokrati og politisk organisering? 18

19 REFLEKSJONER RUNDT MÅL OG AMBISJONER 1. Innspill til målene for gjennomføringsprosjektet? 2. På hvilke områder skal gjennomføringsprosjektet tilrettelegge for å bygge ny praksis (ny for alle dagens kommuner)? 3. I hvilken grad skal gjennomføringsprosessen tilrettelegge for forbedringer av kommunens prosesser og tjenester fra ? 19

20 FRAMDRIFT HOVEDFASER Etablering av prosjektet Kartlegge status Utrede/utvikle løsninger Iverksetting Avslutting av prosjektet 1. halvår 2. halvår 1. halvår 2. halvår 1. halvår 2. halvår Løpende aktiviteter for overordnet prosjektorganisasjon i hele perioden: Programstyring Endringsledelse Kommunikasjon, håndtering av interessenter Saksutredning, ad-hoc oppgaver Gevinstplanlegging og tilrettelegging for gevinstrealisering 20

21 GJENNOMFØRINGSPROSJEKTET Arbeidsform og hovedoppgaver ETABLERING AV NYE STAVANGER (mål og strategier) PROGRAMLEDELSE Programplanlegging Etablere og følge opp prosjekter Prosjekter Endringsledelse, håndtering av ulike interessentgrupper Gevinstplanlegging og oppfølging Håndtering av saker og adhoc-oppgaver 21

22 STØRRE PLANLAGTE AKTITVITETER I PROGRAMMET, JANUAR-MARS 2018 Programstyring Adhoc-oppgaver og saker Utføre/utøve Prosjekter Utrede/utvikle Endringsprosess og kommunikasjon Etablering av prosjektstab Design av prosjektorganisasjonen Konkretisering av målbildet Overordnet aktivitetsplanlegging Ressursplanlegging ROS-analyse Møtearenaer og møtekalendre Anskaffelse av ekstern bistand Sak om administrativ hovedstruktur Planlegging av studietur for politisk og administrativ prosjektledelse Marine ressurser Ombo avklaring av status Grensejustering Ombo Utvikling av maler og verktøy «Prosjektportalen» - felles samhandlings- og styringsverktøy Kompetanseheving Utarbeide prosjektmandater Oppstart av prosjekter Etablering av prosjektledernettverk Oppstart kommunikasjonsplan Informasjon og forankring i kommunene Verksted for AU fellesnemda, HTV, HVO, prosjektadministrasjonen Felles ledermøte 22

23 Oversikt over prosjekter per januar 2018 Politiske prosjekter Politisk styrt Gjennomføringen blir i stor grad ivaretatt av politikere Administrativ tilrettelegging Alle prosjekter legges frem for fellesnemnda ved oppstart og avslutning. Lokaldemokrati og politisk organisering Symboler, identitet og felles kultur Forberedelse, kommunevalg 2019 Politiske/administrative prosjekter Styrt av både politikere og administrasjon Gjennomføringen ivaretas av administrasjonen Alle prosjekter legges frem for fellesnemnda ved oppstart og avslutning. Planstrategi og planprogram for Nye Stavanger Innbyggerinvolvering og samskaping HØP Interkommunale samarbeid og eierskap Administrative prosjekter Styrt og gjennomført av administrasjonen Alle prosjekter legges frem for fellesnemnda ved oppstart og avslutning. Identitet og felles kultur (organisasjon) Tjenesteutvikling per tjeneste-/fagområde inkl. stab og støtte Nav Nye Stavanger Administrativ organisering Arbeidsgiverstrategi Digitalisering IT-systemer/migrering Matrikkel og gatenavn Nytt ERP-system (?) Eiendomsskatt og taksering 23

24 PROSJEKTER (m/vekt på kartlegging, utredning) TENTATIV OVERSIKT (FØRSTE UTKAST) halvår 2. halvår 1. halvår 2. halvår Lokaldemokrati og politisk organisering (P) Symboler, identitet og felles kultur (P) Forberedelse, kommunevalg 2019 (P) Planstrategi og planprogram (PA) Innbyggerinvolvering og samskaping (PA) HØP (PA) Interkommunale samarbeid og eierskap (PA) Identitet og felles kultur (A) Tjenesteutvikling (A) (6 hovedprosjekter, evt. med delprosjekter) NAV Nye Stavanger (A) Administrativ organisering (A) Arbeidsgiverstrategi (A) Digitalisering (A) IT-systemer/migrering (A) Matrikkel og gatenavn (A) Nytt ERP-system (A) Eiendomsskatt og taksering (A) 24

25 PROSJEKTORGANISASJON Roller og rapporteringslinjer i enkeltprosjekter Politisk prosjektstyringsnivå FELLESNEMNDA PSU AU-FN Styringsgruppe Referansegrupper ved behov (feks. utvalgsledere) Administrativt prosjektstyringsnivå Prosjektledelse Prosjektrådmann Styringsgruppe Styringsgruppe Prosjektkoordinering Prosjektdirektør Prosjektstab Referansegrupper ved behov Prosjektledere Prosjektledere Prosjektledere Administrative prosjekter Politisk-administrative Politiske prosjekter prosjekter

26 ORGANISERING AV ENKELTPROSJEKTER A- OG PA-PROSJEKTER Prosjektledelse FELLESNEMNDA Prosjektrådmann Styringsgruppe Rådmennene og andre ved behov Prosjektkoordinering Prosjektdirektør Prosjektstab Tentativt ressursanslag månedlig heldagssamling ½ dag programstyringsgruppe (rådmenn + PTV) ½ dag styringsgruppe for prosjektene (+ aktuelle fagdir./-sjefer) Tentativt ressursanslag Prosjektleder i % stilling Prosjektmedlemmer i % stilling minimum tre Månedlige møter Ressurser fra prosjektstaben (sekretariatsfunksjoner) Planstrategi og planprogram Oppvekst og utdanning Prosjektgruppe Prosjektleder x % Faglig ledelse/virksomhetsledelse IT-systemer og migrering Barnehage Skole Barnevern Delprosjektgruppe Delprosjektleder x % Prosjektmedlemmer utførende og forankrende rolle. (Frikjøp, fristilling, kjøp?) Delprosjektleder Delprosjektleder Tentativt ressursanslag Delprosjektleder i 100 % stilling Prosjektmedlemmer i % stilling minimum to/tre personer Ukentlige møter

27 REFLEKSJONER RUNDT FRAMDRIFT OG RESSURSPLANLEGGING 1. Hvordan ivareta en samlet ressursmessig prioritering og styring av nødvendig kapasitet og ressurser til: Gjennomføring av enkeltprosjekter Drift i kommunene Langsiktig planlegging- og utviklingsaktiviteter Endringsledelse og kommunikasjon i sammenslåingsprosessen 2. I hvilken grad skal prosjektene være en sentral arena for involvering og utvikling av felles kultur? (Gjelder både politiske og administrative prosjekter) 3. Kan kommunene under sammenslåingsperioden samtidig gjennomføre sine opprinnelige planer og ambisjoner? 27

28 Planlagte aktiviteter/møter for AU-FN og FN Planlagte saker: - Eventuelle overordnede føringer for sammenslåingen - Prosessuelle beslutninger - Prosjektmandater - Prinsipper for lokalisering av tjenester - Overordnet organisering - Orienteringssaker AU-FN AU-FN AU-FN FN Planlagte saker: - Eventuelle overordnede føringer for sammenslåingen - Prosjektmandater - Orienteringssaker FN FN Lokaldemokrati og politisk organisering