Nye Asker kommune. Godt nytt år. velkommen til informasjonsmøte!

Transkript

1 Nye Asker kommune Godt nytt år og velkommen til informasjonsmøte!

2 Program Asker Velkommen v/ Lars Bjerke, rådmann Veien fram til Nye Asker kommune politisk prosess og presentasjon av fellesnemnda v/ Lene Conradi, ordfører Asker og leder fellesnemnda Å bygge en ny kommune sammen medbestemmelse og samarbeid v/ Lars Bjerke, rådmann Styring og ledelse av prosessen fram til Omstilling Kommunikasjon og involvering Ansattes behov, rettigheter og tillitsvalgtes rolle v/ Anders Fosen, hovedtillitsvalgt Mulighet for spørsmål Felles nettside for Nye Asker:

3 1. Veien fram til Nye Asker kommune Politisk prosess og presentasjon av fellesnemda v/ ordfører

4 Status i kommunereformen 143 kommuner har vedtatt at de ønsker sammenslåing: 88 kommuner har gjensidige vedtak 55 kommuner ønsker sammenslåing uten at det er enighet om sammenslåing Fra 428 til 376 kommuner

5 Mål for ny kommunestruktur 1. Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging 2. Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling gjennom 3 likeverdige kommuner 3. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse 4. Styrket lokaldemokrati Nytenkning, raushet 5. Behov Bred for involvering, mer kompetanse åpen og tilnærming kapasitet i kommunene i fremtiden Benytte det beste fra hver kommune 6. Kommuner som i større grad sammenfaller med samfunnsutfordringene Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Organisering Analysedel Plandel Implementeringsdel «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Hva må være på plass, hva kan vente?

6 Oppsummering og status Utfordrende og krevende prosess Et godt forhandlingsklima preget av gjensidig respekt, tillitt og lojalitet Intensjonsavtalen et godt utgangspunkt for det videre arbeidet

7 Intensjonsavtalen 1. Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt, skal prege samarbeidet om sammenslåing. Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: 3. Kommunen Organisering skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne. Analysedel Plandel 4. Kommunen skal praktisere åpenhet og meroffentlighet, og det skal Implementeringsdel etableres døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig. «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» 5. Den nye kommunen skal gjøre hverdagen enklere for innbyggerne, Hva samtidig må være som innbyggerne på plass, skal hva delta kan som aktive vente medspillere? for å videreutvikle kommunen og lokalsamfunnet. 2. Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær innbyggerne som mulig. 6. Kommunen er en foregangskommune for lavutslippssamfunnet som jobber mot nullutslipp og et grønt skifte.

8 Tiden frem til 1. januar 2020 Vi har et vedtak nå starter jobben! «Likeverd, raushet og forståelse» Krever politisk lederskap Fellesnemnd Politisk forankring Bred politisk involvering Arbeidsutvalg Åpenhet Komme raskt i gang Felles prosess Felles visjon og verdier

9 Nemda og fusjonsprosessen Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Organisering Analysedel Plandel Implementeringsdel «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Hva må være på plass, hva kan vente?

10 Hva vi skal oppnå sammen Begeistring over en felles visjon Foredle våre unike naturområder og kystlinje Spennende tettstedsutvikling i hele den nye kommunen Spennende nærdemokratiske ordninger Levere kvalitativt gode tjenester nært der innbyggerne bor Stimulere til næringsutvikling Gode og NYE samferdselsløsninger Være en foregangskommune for klima- og miljøpolitikk Satse stort på partnerskap med frivillighet og næringsliv

11 Forventninger Viktige elementer for å lykkes: Godt samarbeid og dialog mellom politikere og administrasjon God planlegging Godt lederskap Tillitsvalgte må være med Ansatte må informeres og involveres

12 Felles PSU Hurum, Røyken og Asker kommuner har sine egne partssammensatte utvalg (PSU). Disse utvalgene skal bestå i perioden frem til sammenslåing. Et felles PSU er i tillegg etablert og består av arbeidsgiverrepresentanter for de 3 kommunene arbeidstakerrepresentanter for de 3 kommunene.

13 Skape felles identitet felles røtter

14 begynnelse bli med skjærgård alt skog ski seile

15 Asker sentrum Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Organisering Analysedel Plandel Implementeringsdel «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Hva må være på plass, hva kan vente?

16

17 Nærhet til sjøen Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Palmer, hvit sand og Organisering turkisgrønn sjø Analysedel Plandel Implementeringsdel «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Hva må være på plass, hva kan vente?

18 Tettsteder ved fjorden Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Organisering Analysedel Plandel Implementeringsdel «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Hva må være på plass, hva kan vente?

19 Et bilde på nye muligheter FNs bærekraftsmål

20 Vi ser frem til nye Asker kommune Foto Hvalstrand bad

21 2. Å bygge ny kommune sammen - «medbestemmelse og samarbeid» v/ rådmannen

22 Å bygge en ny kommune Et gigantisk prosjekt 376 km, 153 km strandlinje, 6 mrd. i budsjett, ansatte, 106 ikt systemer, 50 selskaper/- interkommunalt samarbeid, 300 innkjøpsavtaler, ulike pensjonsordninger og vi skal først og fremst levere gode tjenester til innbyggere fra vugge til grav fra

23 Viser vei til Nye Asker

24 Ekteskapet - generasjonsperspektiv

25 Bygge en ny kommune kommune Fra beste til neste praksis

26 Samspill politikk adm.

27 3. Styringsdokumentet

28 Viktige suksess faktorer Dette er et politisk prosjekt å bygge nye asker kommune Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Begynn planleggingen med det samme 2020 er ikke lenge til Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Ta hensyn Bred til kompleksiteten involvering, i omstillingsprosessen åpen tilnærming fra starten av Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Lev opp til prinsippet om likeverdighet, raushet, og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt i alle Organisering faser av prosessen Analysedel Plandel Sikre god Implementeringsdel og samtidig informasjon til ledere, medarbeidere, innbyggere og næringsliv «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Lytt til erfaringene fra andre kommuner Hva må være på plass, hva kan vente?

29 Styringsdokument for Nye Asker kommune Asker, Hurum og Røyken har utarbeidet et overordnet styringsdokument for arbeidet med å bygge en ny kommune. Inneholder tre hovedelementer: Prosjektplan (mandater, mål, beskrivelse av hoved/delprosjekter, fremdrift/faser, milepæler/ beslutningspunkter og avhengigheter mm) Prosjektorganisering (politisk/administrativ) Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for sammenslåingsprosessen Styringsdokumentet er utarbeidet i et samarbeid mellom prosjektgruppen (en representant fra hver av de tre kommunene) og ekstern leverandør (Deloitte og Telemarksforsking) Det er også utarbeidet en egen kommunikasjonsstrategi Forankret i Intensjonsavtalen, vedtatt av Fellesnemnda desember 2016 og behandlet i felles PSU.

30 Mål og suksesskriterier

31 Risiko og sårbarhetsanalyser Før tiltak Etter tiltak

32 Hvor er vi nå? Tidlig i planleggingsfasen ROS- analysen er en av flere aktiviteter som gjennomføres her Utredning våren 2016 Planlegging og gjennomføring av sammenslåingsprosessen Nye Asker Metodikken tar utgangspunkt i Prosjektveiviseren fra Difi.

33 Faseinndeling Fase 1: Planlegging Fram til kongelig resolusjon høsten 2017 Fase 2: Gjennomføring del 1 Fra kongelig resolusjon til sommeren 2018 Fase 3: Gjennomføring del 2 Produksjons- og leveransefase for programmet, sommeren 2018 sommeren 2019 Fase 4: Avslutning Overgangen fra tre kommuner til en høsten

34 Viktige milepæler Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Ansette rådmann for nye Asker M1 Utrede og vedta politisk struktur for nye Asker M2 Utrede og vedta administrativ struktur for nye Asker M3 Ansette toppledergruppe nye Asker M4 Etablere programorganisasjon M5 Detaljplanlegging i det enkelte delprosjekt i.h.t mandat og avhengigheter M6 Gjennomføring av det enkelte delprosjekt i.h.t mandat og avhengigheter M7 Siste forberedelser til sammenslåing M8

35 Alt skjer ikke samtidig gradvis tilpasning Hurum Røyken Asker Interim/ Ny kommune

36

37 1

38 2

39 3 Organisering administrative delprosjekt Fellesnemnda Delprosjektene rapporterer til programleder, og må koordinere sin aktivitet med Programledelse de øvrige aktivitetene i programmet Programkoordinering A1 Sektor og temaplaner A2 Organisering og tjenesteutvikling A3 Kommunikasjon A4 Digitalisering A5 Styring, økonomi, anskaffelser A6 Eiendom Arbeidsgrupper

40 Å bygge en kommune Prosjektmandat Prosjektforslag Styringsdokument Avslutningsanbefaling Sluttrapport Visjonsgevinster Strategiske Gevinster Effektmål av resultatmål Gevinstrealiseringsplan Nullpunktsmåling Gevinstmåling Korrigerende tiltak Gevinstmåling Korrigerende tiltak Gevinstmåling Avslutte

41 4. Kommunikasjon

42 Overordnete mål og strategier Kommunikasjonsarbeidet bidrar til at innbyggere, ansatte og folkevalgte er informerte om sammenslåingen har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Dette oppnås gjennom: åpen og aktiv kommunikasjon samkjørt informasjon tilgjengelig og forståelig budskap for dem det gjelder oppdatert og jevnlig informasjon i prioriterte og aktuelle kanaler Internt og eksternt

43 Intern kommunikasjon > Kommunikasjon = et nødvendig virkemiddel i endringsprosesser. > Ansatte har behov for å vite hva som skal skje, når det skal skje, hvorfor og hvordan dette berører den enkelte. > Forutsigbarhet, riktig informasjon til rett tid i riktig kanal er avgjørende. > Informasjon som først og fremst angår ansatte skal kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler.

44 Internkommunikasjon = lederansvar > Ledere på alle nivåer har ansvar for å bidra til at ansatte har tilgang på nødvendig informasjon til riktig tid på rett sted. > Ansatte har samtidig ansvar for å holde seg orientert gjennom de kanaler som opprettes. > Ulike virksomheter i kommunene blir berørt på ulikt vis underveis i sammenslåingsprosessen noen mer direkte, andreindirekte. > Tillitsvalgte/ vernetjenesten spiller en viktig rolle i det interne kommunikasjonsarbeidet.

45 Hovedkanal = felles nettside :

46 5. Omstilling og omstillingsavtale

47 Likeverd, gjensidig respekt og respekt for hverandres ståsted Størrelsen: noen blir «spist» vs. Jevnbyrdige partnerskap Organisasjonskultur Graden av tillit mellom sentrale interessenter og ledere

48 Forankring og eierskap

49 «Alle må med»

50 Fremmedgjøring

51 Endring går ikke over

52 Omstillingsdokument

53 Omstilling og endring - to ulike tilnærminger Vil for mange representere nye muligheter ny læring nye oppgaver nye utfordringer og erfaringer nye relasjoner Kan bli en tapsopplevelse og oppleves som en trussel tilhørighet - relasjoner trygghet forutsigbarhet - egenverd

54 Formål med omstillingsavtalen Sikre en forutsigbar omstillingsprosess for alle kommunenes ansatte som kjennetegnes av god medvirkning fra ansattes representanter og samhandling mellom partene Omstillingsarbeidet skal gjennomføres i samsvar med de forpliktelser partene har etter arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen og andre overordnede føringer. Avtalen skal sikre kompetanse slik at kommunen kan levere gode tjenester til innbyggerne i omstillingsperioden. Ansatte skal gjennom hele omstillingsprosessen gis den informasjon som er nødvendig for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, jf. arbeidsmiljølovens Avtalen forutsettes drøftet gjennom en åpen og god dialog mellom partene, og at man søker å skape forutsigbarhet og ivareta rettigheter til de ansatte i de tre kommunene.

55 Avtalen bør blant annet inneholde Ingen skal sies opp pga kommunesammenslåing Etablering av et omstillingsutvalg Avgrense hvilke stillingskategorier som omstillingsdokumentet gjelder for. De tre kommunene bør ikke utlyse nøkkelstillinger før dette er behandlet i omstillingsutvalget, for å forebygge overtallighet. Drøfte bruk av midlertidig tilsetting og permisjoner for også å redusere overtallighet. Bemanningsplan og overtallighet Rettskrav og fortrinnsrett Kompensasjon for skifte av arbeidssted Kompetansetiltak Sluttvederlag Særavtaler Lønns- og arbeidsvilkår Kommunesammenslåingen er en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens regler

56 6. Ansattes behov, rettigheter og tillitsvalgtes rolle v/ Anders Fosen, hovedtillitsvalgt Asker

57 Arbeidstagers rettigheter/plikter Hovedavtalen AML, særlig kapittel 16 Intensjonsavtalen Omstillingsavtalen Hva med deg og dine spørsmål / behov?

58 Tillitsvalgte/ansattrepresentanter Hvem er vi? Hvordan er vi organisert Representerer alle, men hvor langt strekker det seg? Tillitsvalgte etter Hovedavtalen vs Vernetjenesten (AML)

59 Kommunikasjonsplattform Kommunikasjonsplattform og form Vedtatt kommunikasjonsstrategi Arbeidsplassen blir kontaktet i rett tid Nettsider, nyhetsbrev, Facebook etc