Å bygge en ny kommune Fra skissebord til kranselag. Lars Bjerke, rådmann

Transkript

1 Å bygge en ny kommune Fra skissebord til kranselag Lars Bjerke, rådmann

2 Nye Asker kommune - intensjonsavtalen Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt, skal prege samarbeidet om sammenslåing. Den nye kommunen skal drives og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de nåværende kommunenes unike natur- og kulturkvaliteter, tradisjoner, ressurser og utfordringer. Et levende lokaldemokrati med gode nærdemokratiske ordninger skal ha høy prioritet. Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær innbyggerne som mulig. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne

3 Nye Asker innbyggere hytter km strandlinje - Asker 59 km - Røyken 30 km - Hurum 63 km Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 3

4 Fellesnemnda nye Asker Ledelse og styring Strategi og utvikling Helhet og koordinering Forankring og dialogarena basert på konsensus Eget delegeringsreglement, 45 saker til behandling, 20 mill i budsjett, ansatt prosjektrådmann ansatt 10 årsverk, styrer 18 hovedprosjekter 76 folkevalgte deltar aktivt i politisk utvalgsstruktur Ny fase når Kg.r foreligger Medio oktober 4

5 Prosjektkontoret Fellesnemda prosjekt teamet Prosjektrådmann Programleder / sekretariat Rådgiver prosjekt & tjenestedesign Rådgiver kommunikasjon 6 prosjektledere = 10 årsverk *I tillegg er 3 (4) rådmenn og 25 personer avsatt til å følge de politiske arbeidsutvalg. Asker sentrum,

6 Oppleves litt som å skifte hjul i fart 6

7 Det handler om mennesker «360 grader» 7

8 Å bygge en ny kommune Et gigantisk prosjekt 103 til 55 folkevalgte, 6 mrd. i budsjett, ansatte, 64 selskaper/-interkommunale samarbeid, 106 x 3 ikt systemer, 300 innkjøpsavtaler, ulik økonomi og tjenestetilbud, ulike gebyrer/avgifter, ulike lønn, arbeidsvilkår, pensjonsordninger og vi skal sammen sørge for gode tjenester til innbyggere fra vugge til grav før og etter

9 Økonomiske tilskudd Kommunereform støtte: 15 mill regiontilskudd (2016) 5 mill digitalisering (2016) 30 mill engangstilskudd (2018) 40 mill inndelingstilskudd (2020) 90 mill totalt 9

10 Økonomiske handlingsregler for nye Asker Netto driftsresultat < 1,75 1,75 3,0 > 3,0 Utarbeide en felles økonomisk politikk for nye Asker i tre faser: Disponible fond < 7 % 7 10 % > 10 % Gjeldsgrad > 100 % % < 80 % a. Gjeldende fra 2018: Utarbeide felles handlingsregler b. Gjeldende fra 2019: Utarbeide skyggebudsjett c. Gjeldende fra 2020: Utarbeide budsjett og handlingsprogram for nye Asker 10

11 Et bilde på nye muligheter

12 Hvilket fotavtrykk skal vi ha Kontakt Statsministeren kontor /UD/KS FN Habitat «New Urban Agenda» UNICEF - barnefattigdom Akademia, fag og konsulentmiljøer Rapport om metode og konsept

13 Plan for gevinstrealisering KS KMD INTERG «Kattegatt programmet» Demokrati og medvirkning Samfunnsutvikling Klima, miljø og bærekraft Tjenesteutvikling Økonomi Arbeidsgiverutvikling Innovasjon og utvikling Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

14

15 Digitalt løft vs digitalt kaos Fra digital administrasjon Til digital tjenesteproduksjon Fra lineær digital vekst Til eksponentiell digital vekst «En 7 åring har mer datakraft i lommen enn NASA hadde da de sende Apollo til månen» 15

16

17 Likeverd, gjensidighet og respekt for hverandres ståsted Størrelse og jevnbyrdighet Organisasjonskulturer Tillit mellom sentrale interessenter og ledere

18 åpenhet nysgjerrighet motivasjon divergens kreativitet mot struktur disiplin fokus utholdenhet endringsledelse

19 Kultur ikke siloer Identifisere og jobbe for å bygge ned barrierer

20 Innovasjon og tjenestedesign Ledelse Arena Metodikk Nettverk Struktur Måling

21 Kommunikasjon er viktig Nettside / portal Prosjektstyringsverktøy Sosiale medier Delingsportal Asker Magasin 2020 Brosjyre Servicetorgene Kommunikasjonsrådgiver Budsjett 2018 «Kraftfull satsning» 21

22 Ny internett portal

23 Medbestemmelse, involvering og informasjon Partssammensatt utvalg (PSU) for nye Asker kommune har vedtatt omstillingsavtalen Omstillingsutvalg etablert for å følge opp avtalen og redusere overtallighet Avtalen skal sikre en forutsigbarhet i omstillingsprosessen for alle kommunenes ansatte Sikrer nødvendig kapasitet og kompetanse til tjenestene under omstillingsprosessen Sikrer at forpliktelser i arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen overholdes. Sikrer ansatte skal få tilstrekkelig og nødvendig informasjon gjennom hele omstillingsprosessen Personal politiske virkemidler som sikrer riktig kapasitet og kompetanse fra i nye Asker 37 saker til behandling 23

24 Suksesskriteriene for fusjonsprosessen En kompetent programorganisasjon med tydelige roller og mandat Kontroll på sammenslåingsprosessen og dens leveranser Endringsledelse ( politisk og administrativt ) Involvering og kommunikasjon Innovasjon Ressursoptimalisering Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 24

25 Programorganisering Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

26 Overordnet organisering Kommunestyrene Felles gruppelederforum Programeier Fellesnemnda Politisk programstyringsnivå Partssammensatt utvalg Programledelsen Prosjektrådmann Rådmenn i primærkommunene fds Koordinator, kommunikasjonog støttefunksjoner, sekretariatfunksjoner m.m. Administrativt programstyringsnivå Administrative delprosjekter Koordinerte delprosjekter Politiske delprosjekter

27 Jobbe systematisk sammen - faser IDÉ Utredning våren 2016 Planlegging og gjennomføring av sammenslåingsprosessen Nye Asker Metodikken tar utgangspunkt i Prosjektveiviseren fra Difi

28 Viktige milepæler 28

29 Innflytting skjer etter og fastlagt plan Hurum Røyken Asker Interim/ Ny kommune

30 Prosjektporteføljen (18 Hovedprosjekter) Politisk organisering Kultur, identitet og symboler Kommunevalg 2019 Politisk Økonomisk politikk Eierskap og selskaper Kommuneplan Arbeidsgiver Politikk Politisk/Administrativt Adm. og ledelse Oppvekst Helse Kultur Teknikk NAV Kommunik asjon Økonomi Eiendom Digitaliseri ng Ledelse Administrativt Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

31 Bred og inkluderende folkevalgt deltakelse Deltagelse Antall Fellesnemnda 9 Partsammensatt utvalg 9 Gruppelederforum 25 Arbeidsgrupper/arbeidsutvalg 68 Involverte folkevalgte Antall Hurum 21 Røyken 26 Asker 31 Samlet 78* *Av totalt 103 folkevalgte er 76 * invovlert Partier Antall Høyre 26 Ap 19 Venstre 10 Frp 7 MDG 7 SV 3 Krf 3 Sp 2 P 1 Samlet 78* * De minste partiene har flest representanter i forhold til størrelse Politisk utvalg Fellesnemda 12 Partssammensatt samarbeidsutvalg Gruppelederforum 4 Politiske arbeidsutvalg 35 Kommuneplanutvalgene 15 Samlet 70 Antall møter 4

32 De politiske prosjektene Politisk organisering Politisk hovedstruktur, lovpålagte utvalg, underutvalg og arbeidsutvalg. Vurdering av gjennomgående representasjon. Politisk behandling etter plan - og bygningsloven skal vies spesiell oppmerksomhet. Delegering av myndighet fra kommunestyret. Nærdemokratiske ordninger. Ulike former for representativ innbyggerdeltakelse. Folkevalgtes arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring Identitet, kultur og verdier Arbeidsutvalget skal være en merkevareog kultur bygger for nye Asker kommunes identitet. Utarbeide felles kultur- og aktivitetsprogram for den nye kommunen i perioden , samt bidra til gjennomføringen Utarbeide kommunevåpen, ordførerkjede og eventuelle andre symboler. Samordne lokale arrangementer i perioden eksempelvis Tour of Norway 2017, Isfestivalen, Hurum Trebåtfestivalen, m.fl. Kommunevalg 2019 Ikke startet opp

33 Politiske & administrative (Samarbeidsprosjektene) Økonomisk politikk Selskaper og eierskap Ny arbeidsgiverpolitikk Utarbeide en felles økonomisk politikk Utarbeide felles økonomiske handlingsregler Mål om effektivisering og plan for gevinstrealisering. Fastsette rammer for investeringer, finansiering og lånegjeldsutvikling. Utarbeide felles økonomi-, finans- og gebyrreglement. Vurdere politisk organisering og oppfølging av området økonomi og finans. Utarbeide felles politisk årshjul for handlingsprogramprosessen Utarbeide et utfordringsdokument/ faktagrunnlag for eierskap og samarbeid. Utarbeide en ny eierskapspolitikk Det foretas en gjennomgang med hensyn til fremtidig organisering med virkning fra Felles brannvesen - Eiendom - Digitale Asker - Kommunaltekniske tjenester - Kemner Følge opp eventuelle endringer i formelt eierskap knyttet til Brønnøysundregisteret og andre offentlige registre. Utarbeide et utfordringsdokument/ faktagrunnlag for arbeidsgiverpolitikken. Utarbeide en arbeidsgiver politisk strategi for den nye kommunen. Valg av en felles pensjonsordning Omstillingsarbeid og avtaler

34 Kommuneplanen Fellesnemnda kommuneplanutvalg Strategi samfunnsutvikling Kunnskapsgrunnlag Mål strategier Strategi tjenesteutvikling Kunnskapsgrunnlag Mål strategier FN Bærekrafts mål Rammeverk for lokal samfunnsutvikling Areal delen for nye Asker kommune utredes og behandles etter 2020

35 Kommuneplan nye Asker Planprosess fram til ny kommune er etablert Delprosjekt A/P1, fase 1, 2 (og 3) Fase 1 Fase 2 Fase 3 3/17 4/17 1/18 2/18 3/18 4/18 1/19 2/19 3/19 4/19 1/20 2/20 Underprosjekt i delprosjekt A/P1 Politisk ansvar Kunnskapsgrunnlaget KP Gjennomføringsplan KP FNs Bærekraftmål BK / KP / FN Visjon for nye Asker (koordineres med delprosjekt P2) P2 / KP / FN Strategi for tjenesteutvikling TU / KP / FN Strategi for samfunnsutvikling SU / KP / FN Høring Høring Planprogram for kommuneplan KP / FN Høring og varsling Samfunnsdelen med arealstrategi KP / FN Høring Arealdelen med bestemmelser Nye Asker Høring Regionalt samarbeid Nye Asker

36 De administrative prosjektene - 10 Kunnskapsgrunnlag Grunnlagsdokument Organisasjons- plan Helhetlig styringssystem Hvor er vi? Ståstedsanalyse Hvor skal vi? Satsningsområder, mål og strategier Hvordan skal vi organiseres oss? Organisering, lokalisering og dimensjonering Årshjul Virksomhetsstyring Internkontroll Delegeringsreglement Kvalitetssystem ISO-sertifisering Frist 1. juni Frist ca. 15. september Frist 1. februar Frist 1. februar FN 10. november

37 Risiko og sårbarhetsanalyser DEFINERE OVERORDNET MÅLSETTING Avklare effektmål og resultatmål for sammenslåingsprosessen DEFINERE SUKSESSKRITERIER Identifisere kritiske suksessfaktorer for å oppnå effekt- og resultatmålene. IDENTIFISERE OG ANALYSERE RISIKOER SOM PÅVIRKER SUKSESSKRITERIENE a.) Identifisere hendelser som kan påvirke de kritiske suksessfaktorene og måloppnåelsen. b.) Prioritere de identifiserte risikoene etter sannsynlighet og konsekvens. DEFINERE TILTAK Identifisere tiltak for å redusere risikoene som er vurdert i steg 3. Fokus er på de mest vesentlige risikoene. I hvilken grad tiltak er nødvendig å implementere, avhenger av hvor kritiske de identifiserte risikoene er (sannsynlighet x konsekvens) Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 37

38 Oppdatert ROS-matrise pr. 22.august

39 Hvor er vi? Høsten Sommer 2018: Fortsette å jobbe med: ROS-element 2 Mangel på ressurser til å opprettholde god drift. Overvåkes videre. ROS-element 5 Tap av nøkkelpersonell. Tiltak utføres i løpet av ROS-element 7 Manglende felles kultur. Tiltak utføres i løpet av ROS-element 16 Manglende kostnadsoversikt. Tiltak utføres fram mot sommer ROS-element 18 Motkrefter i organisasjonen. Tiltak utføres fram mot sommer ROS-element 19 Manglende involvering av ansatte Tiltak utføres i løpet av

40 nyeasker.no