Velkommen til dialogmøte fellesnemndene nye Drammen og nye Asker. Fredag 13. oktober 2017

Transkript

1 Velkommen til dialogmøte fellesnemndene nye Drammen og nye Asker Fredag 13. oktober 2017

2 Status fellesnemnda nye Drammen

3 Elisabeth Enger blir prosjektrådmann, med oppstart fra 2. januar Hun overtar deretter som rådmann i nye Drammen Prosjektkontor Gamle Kirkeplass 7

4 Fellesnemnda Arbeidsform To møter i måneden; ett diskusjonsmøte om sakene (politisk verksted), ett vedtaksmøte, med drøfting i PSU av relevante saker Saker som er behandlet: Prosjektstruktur Ansatt prosjektrådmann Felles personvernrådgiver Budsjett for fellesnemnda Handlingsregler for budsjettarbeidet i de tre kommunene Utredning felles pensjonsordning Utredning Landbruksforvaltning Kommunikasjonsstrategi Informasjon og kommunikasjon Nettside Sakspapirer publiseres i Innsyn (Drammen) Prosjektportal Filming av møtene i fellesnemnda Månedlige nyhetsbrev til ansatte Informasjonsmøter (ledersamlinger, drøftingsmøter, AMU, )

5 Overordnet prosjektorganisering Kommunestyrene Nedre Eiker Svelvik, Drammen Fellesnemnda Prosjekteier PSU Prosjektrådmann P 1 Politisk organisering P 2 Identitet, symboler og felles kultur AP 1 Overordnede planer AP 2 Stedsutvikling AP 3 Arbeidsgiverpolitikk AP 4 Interkommunale samarbeid og eierskap A 1 Administrativ organisering, ledelse og tjenesteutvikling A 1 Eiendom A 3 Kommunikasjon A 4 IKT, arkiv, matrikkel Prosjektstab Prosjektledere Koordinering og støtte AP 5 Økonomisk politikk og handlingsregler A 5 Økonomi og anskaffelser Politiske prosjekter Administrative prosjekter med behov for politisk forankring Administrative prosjekter AP 6 Innovasjon og digitalisering AP 7 Kommunevalg 2019

6 Nye Asker Lene W. Conradi, leder av fellesnemnda

7 7

8 Nye Asker innbyggere hytter km strandlinje - Asker 59 km - Røyken 30 km - Hurum 63 km Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 8

9 Nye Asker kommune - intensjonsavtalen Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt, skal prege samarbeidet om sammenslåing. Den nye kommunen skal drives og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de nåværende kommunenes unike natur- og kulturkvaliteter, tradisjoner, ressurser og utfordringer. Et levende lokaldemokrati med gode nærdemokratiske ordninger skal ha høy prioritet. Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær innbyggerne som mulig. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne

10 Å bygge en ny kommune Et gigantisk prosjekt 103 til 55 folkevalgte, 6 mrd. i budsjett, ansatte, 64 selskaper/-interkommunale samarbeid, 106 x 3 ikt systemer, 300 innkjøpsavtaler, ulik økonomi og tjenestetilbud, ulike gebyrer/avgifter, ulike lønn, arbeidsvilkår, pensjonsordninger og vi skal sammen sørge for gode tjenester til innbyggere fra vugge til grav før og etter

11 Plan for gevinstrealisering Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

12 Overordnet organisering Kommunestyrene Felles gruppelederforum Programeier Fellesnemnda Politisk programstyringsnivå Partssammensatt utvalg Programledelsen Prosjektrådmann Rådmenn i primærkommunene fds Koordinator, kommunikasjonog støttefunksjoner, sekretariatfunksjoner m.m. Administrativt programstyringsnivå Administrative delprosjekter Koordinerte delprosjekter Politiske delprosjekter

13 Prosjekter i programmet Kultur, identitet og symboler Politisk organisering Kommunevalg 2019 Politiske prosjekter Økonomisk politikk Eierskap og selskaper Kommuneplan Arbeidsgiverpolitikk Politisk/Administrative prosjekter Administrasjon og ledelse Oppvekst, undervisning, kunnskap Helse, sosial, omsorg Kultur, idrett, frivillighet Klima, miljø og tekniske tjenester NAV nye Asker Kommunik asjon Økonomi Eiendom Digitale Asker 2020 Ledelsesut vikling Administrative prosjekter Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

14 De politiske prosjektene Politisk organisering Politisk hovedstruktur, lovpålagte utvalg, underutvalg og arbeidsutvalg. Vurdering av gjennomgående representasjon. Politisk behandling etter plan - og bygningsloven skal vies spesiell oppmerksomhet. Delegering av myndighet fra kommunestyret. Nærdemokratiske ordninger. Ulike former for representativ innbyggerdeltakelse. Folkevalgtes arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring Identitet, kultur og verdier Arbeidsutvalget skal være en merkevareog kultur bygger for nye Asker kommunes identitet. Utarbeide felles kultur- og aktivitetsprogram for den nye kommunen i perioden , samt bidra til gjennomføringen Utarbeide kommunevåpen, ordførerkjede og eventuelle andre symboler. Samordne lokale arrangementer i perioden eksempelvis Tour of Norway 2017, Isfestivalen, Hurum Trebåtfestivalen, m.fl. Kommunevalg 2019 Ikke startet opp

15 Politiske & administrative (Samarbeidsprosjektene) Økonomisk politikk Selskaper og eierskap Ny arbeidsgiverpolitikk Utarbeide en felles økonomisk politikk Utarbeide felles økonomiske handlingsregler Mål om effektivisering og plan for gevinstrealisering. Fastsette rammer for investeringer, finansiering og lånegjeldsutvikling. Utarbeide felles økonomi-, finans- og gebyrreglement. Vurdere politisk organisering og oppfølging av området økonomi og finans. Utarbeide felles politisk årshjul for handlingsprogramprosessen Utarbeide et utfordringsdokument/ faktagrunnlag for eierskap og samarbeid. Utarbeide en ny eierskapspolitikk Det foretas en gjennomgang med hensyn til fremtidig organisering med virkning fra Felles brannvesen - Eiendom - Digitale Asker - Kommunaltekniske tjenester - Kemner Følge opp eventuelle endringer i formelt eierskap knyttet til Brønnøysundregisteret og andre offentlige registre. Utarbeide et utfordringsdokument/ faktagrunnlag for arbeidsgiverpolitikken. Utarbeide en arbeidsgiver politisk strategi for den nye kommunen. Valg av en felles pensjonsordning Omstillingsarbeid og avtaler

16 Kommuneplanen Fellesnemnda kommuneplanutvalg Strategi samfunnsutvikling Kunnskapsgrunnlag Mål strategier Strategi tjenesteutvikling Kunnskapsgrunnlag Mål strategier FN Bærekrafts mål Rammeverk for lokal samfunnsutvikling Areal delen for nye Asker kommune utredes og behandles etter 2020

17 Prosjektkontoret Fellesnemda prosjekt teamet Prosjektrådmann Programleder / sekretariat Rådgiver prosjekt & tjenestedesign Rådgiver kommunikasjon 6 prosjektledere = 10 årsverk *I tillegg er 3 (4) rådmenn og 25 personer avsatt til å følge de politiske arbeidsutvalg. Asker sentrum,

18 De administrative prosjektene - 10 Kunnskapsgrunnlag Grunnlagsdokument Organisasjons- plan Helhetlig styringssystem Hvor er vi? Ståstedsanalyse Hvor skal vi? Satsningsområder, mål og strategier Hvordan skal vi organiseres oss? Organisering, lokalisering og dimensjonering Årshjul Virksomhetsstyring Internkontroll Delegeringsreglement Kvalitetssystem ISO-sertifisering Frist 1. juni Frist ca. 15. september Frist 1. februar Frist 1. februar FN 10. november

19 Kommunikasjon er viktig Nettside / portal Prosjektstyringsverktøy Sosiale medier Delingsportal Asker Magasin 2020 Brosjyre Servicetorgene Kommunikasjonsrådgiver Budsjett 2018 «Kraftfull satsning» 19

20 Ny internett portal

21 Eierskap og selskaper felles utfordringer og samarbeid i regionen Nye Drammen

22 Prosjekter som er vedtatt av fellesnemnda

23 Eierstyring og ny kommune Bakgrunn Politisk plattform for den nye kommunen sier følgende om eierskapsstrategi: del B, s. 7: «Fellesnemnda oppretter en administrativ arbeidsgruppe som jobber med eierstrategi for en ny kommune. De demokratiske styringsutfordringene ved ulike eierskap beskrives og vurderes. Strategien vedtas i det nye kommunestyret, eller i de ulike kommunestyrene før ny kommune er opprettet.» del C, s. 11: «I perioden fra søknad er sendt fram til fellesnemnd tiltrer, skal rådmennene i deltagende kommuner prioritere samarbeider vedr.: Felles eierskapsstrategi, vurdering av IKS er, vertskommunesamarbeid og 27- samarbeid»

24 Prosesser innen eierstyring 2017/2018 Juni kartlegging av eierposisjoner fullført September orientering i fellesnemnda om eierstyring; Status, Aktiviteter 2017 og Sentrale problemstillinger Oktober fellesnemndene i nye Asker kommune og nye Drammen møtes Oktober/november møter mellom nye Drammen og nærmeste nabokommunene om eierstyring Informasjonsmøte med selskaper og øvrige kommuner om eierstyring (Presentere overordnede prinsipper for selskapsgjennomgang og organisering av aktuelle tjenester i nye Drammen kommune) 1. kvartal 2018 politisk sak i kommunestyrene i Svelvik, Drammen og Nedre Eiker om eierstrategi for selskap og foretak.

25 Eierposisjoner og felles eierskap Eierskap minst èn kommune Nye Drammen Felles eierskap med Lier kommune Felles eierskap med Øvre Eiker kommune Felles eierskap med Sande kommune Aksjeselskap (AS) Interkommunale selskap (IKS) Interkommunale samarbeid (kom.lov 27)

26 Eierskap og selskaper felles utfordringer og samarbeid i regionen nye Asker 15 september

27 Styrke lokaldemokratiet Klare ansvarslinjer og god rolleavklaring vil kunne styrke det lokalpolitiske engasjementet Interkommunale samarbeid vil føre til en mer kompleks forvaltning, og svekker demokrati, transparens og kontroll ettersom viktige beslutninger flyttes fra folkevalgte organer til interkommunale samarbeid Interkommunale samarbeid kan gjøre samarbeid på tvers av tjenester innad i en kommune vanskeligere Jo flere interkommunale samarbeid, desto større er muligheten for at man ikke ser kommunenes tjenester i sammenheng 27

28 Nye Asker kommune - intensjonsavtalen

29 Eierskapspolitikk for nye Asker Delprosjekt eierskap og interkommunale selskaper skal utarbeide forslag til ny eierskapspolitikk, som legges frem for behandling hos fellesnemnda i 2017 Viktige avklaringer/definisjoner i ny eierskapspolitikk: Hvorfor skal nye Asker eie selskaper? Hva slags selskaper passer til formålet? Hvordan skal selskapene styres (styringsprinsipper)? 29

30 Delprosjekt Eierskap og interkommunale selskaper Mandat Utarbeide et utfordringsdokument/faktagrunnlag for eierskap og samarbeid. Utarbeide en eierskapspolitikk som blant annet bør beskrive: Politisk eierorgan Prinsipper for eierstyring Styresammensetning og godtgjøringer Økonomiske og eventuelle avgifts- og skattemessige forhold Internkontroll og revisjon Etikk og samfunnsansvar Eventuell utbyttepolitikk for selskaper som driver kommersiell virksomhet Utrede endringer i selskapsstruktur/samarbeid. Kommunene har ulik organisering av den kommunale tjenesteproduksjonen. For tjenester som har en ulik organisering, skal det foretas en gjennomgang med hensyn til fremtidig organisering med virkning fra Følgende områder er aktuelle: Felles brannvesen (egen brannutredning er bestilt) Eiendom IKT Kommunaltekniske tjenester Kemner Følge opp eventuelle endringer i formelt eierskap knyttet til Brønnøysundregisteret og andre offentlige registre. 30

31 Komplisert selskapsstruktur: Samarbeid/Selskaper Antall Kommunale foretak (KF) 3 Avtalebasert samarbeid/vertskommunesamarbeid ( 27, 28 må fornyes innen ) 32 Interkommunale selskaper (IKS) 7 Aksjeselskap (AS) 22 Samlet 64 31

32 Selskapsgjennomgang Ikke alle samarbeid/selskaper kan gjennomgås i interimperioden, før Noen sentrale områder hvor kommunene er organisert ulikt i dag må avklares Det er behov for faglig ekstern vurdering av hensiktsmessig fremtidig or: Brannvesen Kommunaltekniske tjenester (november 2017) Eiendom (november 2017) IKT (november 2017) Fellesnemnda skal behandle sak om prosess og behandling da det er flere parter involvert og lovkrav som må følges i november

33 Sterkere lokaldemokrati Stedsutvikling skal skje i nært samarbeid med lokalbefolkningen på stedet, gjerne organisert i grendeutvalg eller lignende I perioden fra søknad er sendt fram til fellesnemnd tiltrer, skal Rådmennene i deltagende kommuner prioritere samarbeider vedr.: Utprøving av alternative lokaldemokratimodeller, herunder oppgaveutvalg, samt en strategi for bruker- og innbyggerinvolvering Den nye kommunen skal bygge sterkere lokaldemokratiske løsninger gjennom å ta tettstedene og bygdene aktivt i bruk Den nye kommunen skal være innovativ i sin utvikling av gode arenaer for medvirkning Kommunen forplikter seg til å jobbe aktivt med kontinuerlig å utvikle de beste nærdemokratiske løsninger for å gi innbyggerne en mulighet til å være med på å forme utviklingen i ny kommune Publikumskontakt opprettholdes i hver av de tidligere kommunene Den nye kommunen skal raskt utvikle en strategi for innbygger- og brukerinvolvering der samskaping er det bærende elementet I plan- og strategiarbeid som berører det enkelte tettsted og lokalsamfunn jf. vedtatt senterstruktur, skal det legges til rette for lokalmedvirkning og involvering Den nye kommunen skal bygge sterkere lokaldemokratiske løsninger Det skal være enkelt å påvirke og det skal være interessant å delta Det er sentralt og viktig for nye kommunen med bred bruker- og innbyggermedvirkning Fellesnemnda får et spesielt ansvar for å igangsette prosjekter for å utvikle gode nærdemokratiløsninger Fellesnemnda igangsetter et arbeid hvor det sees på: Andre råd og utvalg Ordninger for nærdemokrati og deltagerdemokrati. Oppgaveutvalg etter dansk modell skal utprøves for både oppgaver tilknyttet tjenesteutvikling og lokalsamfunnsutvikling.

34 Eldreråd Digitale løsninger Høringer Frivillighet Elevråd Næringsråd Hva demokrati kan være Temamøter / folkemøter FAU Brukerinvolvering Foreninger/lag Brukerundersøkelser Lokalutvalg Ungdommens kommunestyre Fellesskapere Gjestebud Initiativ fra innbyggere Oppgaveutvalg Borgertorg Debattarenaer; ifokus, Usagt ++ Idrettsrådet og Sangog musikkrådet Barnetråkk

35 Eldreråd Digitale løsninger Høringer Frivillighet Næringsråd Lokaldemokratiprosjektet i Svelvik Elevråd Temamøter / folkemøter FAU Brukerinvolvering Foreninger/lag Brukerundersøkelser Lokalutvalg Ungdommens kommunestyre Fellesskapere Gjestebud Til fellesnemnda: Initiativ fra innbyggere Oppgaveutvalg Borgertorg Debattarenaer; ifokus, Usagt ++ For lokalt engasjement og politisk nærhet: Idrettsrådet og Sangog musikkrådet Barnetråkk

36 Nye Drammen 3 studieturer til Danmark Lokaldemokratiundersøkelser Søken etter kunnskap Utprøving Eget delprosjekt om lokaldemokratiske modeller

37 Politisk organisering Demokrati og nærdemokratiske ordninger

38 Nye Asker kommune - intensjonsavtalen Formannskapsmodell Kommunestyret 55 Ikke «bydelsorganisering» Nærdemokratriske ordninger

39 Intensjonsavtalen Intensjonsavtalen vedlegg A Styrke lokaldemokrati Deltakelse Medvirkning Engasjement Lokal identitet Nærhet mellom innbyggere og kommune Nærhet mellom innbyggere og folkevalgte Representativitet Kompetanse Legitimitet Innspill fra alle deler av kommunen Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 39

40 Medborgerskap på nye måter KOMMUNE 1.0 «Formynderkommunen» Kommunen bestemmer «ovenfra-og-ned» KOMMUNE 2.0 «Servicekommunen» Brukeren bestemmer. «Kommunen bærer deg gjennom livet» KOMMUNE 3.0 «Samskapingskommunen» Vi bestemmer sammen. «Hva skal vi få til i fellesskap i dag?»

41 Begrepenes teater. Delingsøkonomi Samstyring & målsøking

42 Skisse til politisk organisering Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 42

43 Utfordringer i videre politiske arbeidet. Hva Hvem Hvorfor Metoder Strukturer Hvilke målgrupper? Hva vil vi oppnå med nærdemokratiske ordninger? Innbyggermedvirkning Facebook Gjestebud Nærmiljøkonferanser Temamøter Oppgaveutvalg Nærmiljøutvalg Innbyggere Ansatte Politikere Sivilsamfunn (næringsliv, lag og foreninger ) Deltakelse Mobilisere samfunnets totale ressurser Partnerskap Medbestemmelse Samskapt politikk Stedsanalyser som grunnlag Styrke sosial kapital i lokalsamfunnene 43

44 Prinsipp modell nærdemokratisk ordning Lokal samfunnsutvalg foreningsmodell Oppgaveutvalg ad hoc utvalg Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 44

45 Suksesskriterier på kommunenivå Forankring i- og kobling til det representative demokratiet. (Innbyggerne som politikernes sparringspartnere) Prosedyrer (hvordan koble medvirkning til det representative demokratiet) Ressurser «demokratiansvarlig». (Dette må jobbes med)

46 Utkast til kart adm. inndeling i nye Asker (basert på intensjonsavtalen) Kunnskap Samfunnsplanlegging Velferdstjenester Nærdemokrati Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 46

47 Innbyggertorg servicetorg konsept Samfunnsdel: Nærdemokratri - medvirkningsordninger - stedsanalyser INNBYGGERTORG SERVICETORG Tettstedene En NY møteplass Hvem (målgruppe )? Hvilke funksjoner (innbyggere) Hvilke tjenester (brukere) Sentralt vs Lokal Digital - video Modulbasert Tjenestedel: målgruppe behov - tjenester Konsulentbistand til «Tjenestedesign og visualisering» 47

48 Lokaldemokrati infrastruktur Nærdemokratiske ordninger Nye medvirkningsformer Nye digitale løsninger Innbyggertorg Felleskaper(e) «Et moderne demokrati med fokus på nye muligheter og utfordringer ved det representativt og deltakende demokrati.» Kolstad 2016

49 nyeasker.no