Å bygge en ny kommune

Transkript

1 Å bygge en ny kommune Lars bjerke prosjektrådmann juni 2018

2 Hva vi skal oppnå sammen Begeistring over en felles visjon Foredle våre unike naturområder og kystlinje Spennende tettstedsutvikling i hele den nye kommunen Spennende nærdemokratiske ordninger Levere kvalitativt gode tjenester nært der innbyggerne bor Bedre effektivitet, innovasjon og endringskapasitet Stimulere til næringsutvikling Gode og NYE samferdselsløsninger Være en foregangskommune for klima- og miljøpolitikk Satse stort på partnerskap med frivillighet og næringsliv 2

3 Foreløpig administrativ plan Fase 1 Forberedelser Kunnskapsgrunnlag Grunnlagsdokument Organisasjonsplan Selskapene Fase 2 Rekruttering Toppledergruppe Selskapene Innbyggertorg Finansieringssystem Reglementer Gevinstrealisering Fase 3 Effektuering - Intern organisering - Innplassering ledere - Organisering HR - Nye lokaler - Kvalitetssystem - Harmonisering -Tjenestebeskrivelser Fase 4 Ny drift og avvikling Innplassering ansatte Økonomiplan Innflytting IKT-implementering Avvikling IKT utfordringsbilde - ros IKT arkitektur og infrastruktur IKT implementering Ikt leveranse modell IKT strategi IKT drift 3

4 Innovasjonssystemet.. Tenke globalt Handle lokalt! Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 4

5 Formål: Mer velferd Det fastsettes krav til effektivisering og produktivitet i tjenesteproduksjonen gjennom årlig måling og sammenligning basert på KOSTRA-tall Nye bemanningsplaner / tjenesteområde adm. og ledelse. Ansettelsesstopp - gevinstrealisering 5

6 Smart kommune Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 6

7 Bygge kultur ikke siloer Identifisere og jobbe for å bygge ned barrierer

8 Lokalisering Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 8

9 Nye Asker innbyggertorg Livework London Oslo Rotterdam São Paulo

10 Organisering av tjenesteområdene

11 Tre partssamarbeid vi finner løsninger sammen Lov og avtaleverk ( roller ansvar prosesskrav) Omstillingsavtale Omstillingsveileder Drøftingsmøter Dialogmøter Frikjøp Informasjonsstrategi / ressurser Informasjonskanal(er) Samordning felles løsninger - legitimitet 11

12 Omstillingsavtale og veileder Gjelder for nye Asker Virksomhetsoverdragelse av ansatte fra: -3 kommuner -VIVA iks -REAS/REU as Egen kommunikasjonsplan for prosessen Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 12

13 Selskaper - oppfølging Tilsynet for spredte avløp 13

14 Nye Asker kommune - organisering Rådmann Lars Bjerke Økonomi Randi Sandli Organisasjon Lars J Tveit Oppvekst Velferd Samfunnstjenester Samfunnsutvikling Medborgerskap Kai E Lund Aud Hansen Ragnar S Fuglum Per Morstad Kristin M Felde Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 14

15

16 Føringer for administrativ organisering LOS-dokumentet 1. Den administrative strukturen skal samsvare med den politiske strukturen 2. Flat struktur med to organisasjons- og fullmaktsnivåer 3. Geografisk inndeling i samsvar med tettstedsstrukturen 4. Tjenestene skal i hovedsak organiseres innenfor basisorganisasjonen 5. Målgruppeorganisering og helhetlig tjenesteyting 6. Optimalisering av ressursbruken 7. Skille mellom forvaltning og tjenesteytelse 8. Felles møtearena for innovasjon og kompetanseutvikling 9. God medbestemmelse og partssamarbeid 10. Konkurranseeksponering (bestiller/utfører) 16

17 Kommunen en kompleks organisasjon Kommunen er en kompleks organisasjon, både med tanke på bredden i oppgaver, størrelse, faglig spesialisering, grad av lovregulering mv. Organisering handler om måten arbeidsoppgavene deles opp på, grupperes og koordineres på. Organisering er ett av flere virkemidler for å håndtere kompleksiteten. Andre virkemidler kan være: Arbeidsprosesser og rutiner Faglige nettverk Møteplasser Team og prosjektorganisering Kommunikasjon Ledelse Lokalisering og samlokalisering 17

18 Virksomhetsledere / seksjonsledere Kvalifikasjonskrav Har relevant universitets- eller høyskoleutdanning Har relevant ledererfaring fra offentlig og/eller privat virksomhet på tilsvarende organisasjonsnivå Har relevant erfaring fra omstillings- og utviklingsarbeid med dokumenterte resultater Har god forståelse for forholdet mellom politikk og administrasjon Har gode strategiske og analytiske egenskaper Har god forståelse for økonomi og rammebetingelser Har gode kommunikasjons- og samhandlingsevner Har gjennomføringsevne, er tydelig og beslutningsdyktig Er utviklings- og endringsorientert Er tillitsskapende med høy integritet 18

19 Utvalgskrets (er) I forbindelse med arbeidet med å definere utvalgskrets og innplassere virksomhetsledere/seksjonsledere i nye Asker kommune, er det nødvendig å innhente oppdatert og korrekte HR-data på personnivå fra de tre kommunene. I tillegg må Hurum og Røyken ta kontakt med sine selskaper og få tilsvarende informasjon om eventuelle ledere på «virksomhetsnivå» som skal virksomhetsoverdras til nye Asker kommune. Kommunene kan ha ulik praksis på hva en virksomhetsleder er og har av oppgaver og fullmakter. Jeg ber dere likevel om å vurdere dette ut fra følgende kriterier: En virksomhetsleder har normalt personalansvar (ansettelsesmyndighet mm), økonomiansvar (budsjett- og anvisningsmyndighet), faglig ansvar (eventuelt vedtaksmyndighet). I tillegg har en virksomhetsleder normalt underliggende avdelinger. Kun de som er fast ansatte som virksomhetsledere skal innrapporteres. Rapporten skal også inkludere seksjonsledere (eller tilsvarende) innen Administrasjon og ledelse, sett opp mot de kriteriene som er nevnt over. Alle data skal være basert på HR-data pr. 1. juli Det bes om at dere benytter vedlagte mal/skjema for innrapportering. Frist for innrapportering er 10. august.

20 Ledernivå 2 : Antall seksjoner og virksomheter økonomi organisasjon oppvekst velferd samfunnstjenes ter samfunnsutvikli ng medborgerskap Totalt ( ) Utvalgskrets virksomhet/seksjonsledere i de tre kommunene: o Hurum: 13 o Røyken: 20 o Asker: 28 o Overtallige 14 o Selskaper 2 o Sum = 77 Organisasjonsplanen for nye Asker legger opp til at vi til sammen får 85 virksomheter fordelt slik på tjenesteområdene: o Økonomi: 3 o Organisasjon: 5 o Oppvekst: 14 (40) o Velferd: 9 o Samfunnstjenester: 6 o Samfunnsutvikling: 3 o Medborgerskap: 5 o Sum = = 47 Dette gir en differanse på 30. VIVA,egen prosess kommer i tillegg

21 Ledertetthet tjenesteområdene sammenligning Medborgerskap = Kultur, Idrett og frivillighet i 3k Samfunnsutvikling og samfunnstjenester = Klima, miljø, tekniske tjenester og eiendom i 3k Eksklusiv selskaper 21

22 250 Skisse antall ledere pr. tjenesteområde Administrasjon og ledelse Oppvekst Velferd Samfunnstjenester Samfunnsutvikling Medborgerskap Hurum, Røyken, Asker Nye Asker Eksklusiv selskaper

23 Skisse Eksklusiv selskaper

24 Omstillingsveileder nye Asker kommune Drøftelser 8. juni 2018

25 Ny revidert omstillingsavtale Fellesnemnda vedtok forslag til revidert omstillingsavtale for nye Asker, 15. mai Formål er å sikre: forutsigbar omstillingsprosess for alle ansatte god medvirkning fra ansattes representanter God samhandling mellom partene Kapasitet og kompetanse til å levere gode tjenester til innbyggerne i omstillingsperioden God bemanning og kompetanse i nye Asker fra Nytt i revidert utgave: Selskaper som helt eller delvis tilbakeføres til basisorganisasjonen som følge av kommunesammenslåingen inviteres til å tilslutte seg omstillingsavtalen. Ny omstillingsveileder

26 Innledning Bakgrunn Prosessen til nå Utkast til veileder sendt mandag 4. juni 2018 Avgrensning til ledelsesnivå der overtallighet blir aktuelt. Evt fag/rådgiverstillinger. Hensikt Åpen og tillitsvekkende prosess Godt forarbeide med vurderinger, drøftelser og kartlegging Forsøke å få til frivillige løsninger 26

27 Rettslige utgangspunkt Virksomhetsoverdragelse aml. kap. 16 arbeidsforholdene overføres Forsvarlig prosess med saklig innplassering av ansatte etter aml og HTA KS 3.3 Alle blir tilbudt arbeid i nye Asker kommune 27

28 STEG 1 Kommunens foreløpige beslutninger om videre prosess på ledelsesnivå Nytt organisasjonskart Forslag til saklige, begrunnede utvalgskretser, jf. Hovedtariffavtalen for KS 3.3 og stillingskategorier Stillingsbeskrivelser med kompetansekrav på ledelsesnivået Frist rettskrav Foreløpig oversikt annet passende arbeid Tidsplan Informasjonsplan DRØFTINGSMØTE 20 AUGUST 28

29 STEG 2 1. Drøfting med tillitsvalgte Omstillingsavtalen utgangspunkt Drøfte videre prosess basert på steg 1 2. Behandling AMU i august 3. Informasjon til de ansatte DRØFTINGSMØTE 20 AUGUST 29

30 STEG 3 1. Kommunens kartlegging 2. Individuelle kartleggingssamtaler 3. Kommunens beslutning om foreløpig innplassering/utvelgelse 4. Drøfte innplassering med tillitsvalgte 5. Drøfte med ansatte der frivillig løsning ikke oppnås 30

31 STEG 4 1. Beslutning om innplassering 2. Endringsoppsigelser 3. Forhandlingsmøte 4. Eventuelle søksmål 5. Fortrinnsrett 31

32 Takk for oppmerksomheten! ADVOKATFIRMAET HJORT

33 nyeasker.no