Arkivsaksnr.: 17/ Dato:

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler Anne Synnøve Horten Arkiv: 033 : Arkivsaksnr.: 17/ Dato: Sak 41/17 Styringsdokument fase 3 INNSTILLING TIL: Fellesnemnda Rådmennenes forslag til vedtak: 1. Det legges til to nye prosjekter i styringsdokumentet; P3 «Regional posisjon» og AP8 «Nye oppgaver fra stat og fylkeskommune» 2. Vedtak fra om oppgaveutvalg som arbeidsform for AP 6.2 utgår 3. Prosjektrådmann utarbeider og ferdigstiller forslag til organisering, mandater og fremdriftsplan for prosjektet P3 og alle AP og A-prosjektene i 2018, etter tiltredelse 4. Organisering, mandater og framdrift for prosjekt P1 vedtas, det innbefatter; a. Framdriftsplan: P 1 POLITISK ORGANISERING Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 P 1.1 Utarbeide forslag til politisk utvalgsstruktur ( ) P 1.2 Utarbeide forslag til delegeringsreglement ( ) P 1.3 Utarbeide forslag til politisk reglement ( ) P 1.4 Utarbeide forslag til andre råd og utvalg ( ) P 1.5 Utarbeide forslag til lokaldemokratiske ordninger (PP) b. Organisering for P 1.1-P 1.4: Fellesnemnda utgjør arbeidsgruppa Fellesnemnda diskuterer saksutredninger fra administrasjonene, og innstiller deretter til de tre kommunestyrene c. Mandat for P 1.1-P 1.4: Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til: Politisk utvalgsstruktur Delegeringsreglement

2 Politisk reglement og øvrige reglement Andre råd og utvalg d. Organisering for P 1.5: Fellesnemnda nedsetter arbeidsgruppe med inntil 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og minimum 1 fra fellesnemnda (inntil 1 fra hver kommune) Kommunestyrene involveres gjennom workshop, temamøter, i arbeidsgrupper eller annet Fellesnemnda inviteres til å delta på befaringer/studieturer Innbyggere involveres i arbeidet Det lages samarbeidsarenaer med AP 2.1 (Stedsutvikling; flerkjernet senterstruktur) e. Mandat for P 1.5: Gjeldende lovverk og den politiske plattformen skal legges til grunn for arbeidet. Før arbeidet starter opp skal arbeidsgruppa presentere hvordan innbyggere og andre vil involveres i prosessen. 1. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til en Lokaldemokratistrategi, som skal inneholde: Verktøy for bruker- og innbyggermedvirkning Arenaer for bruker- og innbyggerinvolvering Rammer for samskaping Nærdemokratiordning som sikrer at kommunen kontinuerlig gir innbyggerne mulighet til å forme utviklingen i den nye kommunen 2. Arbeidsgruppa skal underveis, i 2018 og 2019: Samarbeide med arbeidsgruppene som arbeider med stedsutvikling (AP2) Følge utprøvingene av alternative lokaldemokratimodeller og bruke erfaringene inn i arbeidet med Lokaldemokratistrategien Arbeidsgruppa rapporterer til fellesnemnda 5. Organisering, mandater og framdrift for prosjekt P2 vedtas, det innbefatter; a. Framdriftsplan: P 2 P 2.1 P 2.2 P 2.3 IDENTITET, SYMBOLER OG FELLES KULTUR Utarbeide forslag til nytt kommunevåpen (PP) Utarbeide forslag til nytt ordførerkjede og andre symboler for den nye kommunen (PP) Utarbeide forslag til aktiviteter og arenaer for utvikling av felles kultur for innbyggere i den nye Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

3 P 2.4 kommunen (PP) Utarbeide grafisk profil for den nye kommunen b. Organisering: Fellesnemnda nedsetter arbeidsgruppe med inntil 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og minimum 1 fra fellesnemnda (inntil 1 fra hver kommune) c. Mandat: Gjeldende lovverk og den politiske plattformen skal legges til grunn for arbeidet. 1. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til: Prinsipper/basis/grunnlag for symboler og grafisk profil Nytt kommunevåpen Nytt ordførerkjede og andre symboler Grafisk profil for den nye kommunen Arbeidet skal involvere og engasjere innbyggere, og gjennomføres i samråd med profesjonelle. Før arbeidet starter opp skal arbeidsgruppa presentere hvordan innbyggere og andre vil involveres i prosessen. Prinsipper for symboler og grafisk profil skal fremmes for behandling i fellesnemnda, og vil danne grunnlaget for det videre arbeidet. 2. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til aktiviteter og arenaer for utvikling av felles kultur for innbyggere i den nye kommunen Arbeidsgruppa rapporterer til fellesnemnda 6. Arbeidsgruppe for prosjekt P 1.5 (Lokaldemokrati) vedtas. Arbeidsgruppa består av: For fellesnemnda, fra Drammen: For fellesnemnda, fra Nedre Eiker: For fellesnemnda, fra Svelvik: Leder for arbeidsgruppa er:

4 7. Arbeidsgruppe for prosjekt P2 (Identitet, symboler og felles kultur) vedtas. Arbeidsgruppa består av: For fellesnemnda, fra Drammen: For fellesnemnda, fra Nedre Eiker: For fellesnemnda, fra Svelvik: Leder for arbeidsgruppa er: Trond Julin Truls Hvitstein Leif-Arne Steingrimsen rådmann rådmann rådmann Drammen Nedre Eiker Svelvik

5 Sak 41/17 Styringsdokument fase 3 Bakgrunn Fellesnemnda skal vedta et styringsdokument. Dette gjøres i flere faser, for å sikre forankring i kommunen og partene i trepartssamarbeidet. I september vedtok fellesnemnda hvilke prosjekter som skal definere arbeidet med å etablere nye Drammen, i oktober ble det fattet vedtak om organisering, roller og ansvar og nå, i tredje og siste fase, skal det nedsettes arbeidsgrupper og styringsdokumentet skal ferdigstilles. For at prosjektrådmann skal kunne legge til rette for en effektiv framdrift for sammenslåingsprosessen, er det foreslått at P3, AP og A-prosjektene ferdigstilles i 2018, etter at prosjektrådmann har tiltrådt. Fellesnemnda bes derfor, i møtet 23.11, å behandle framdrift, organisering og mandater for prosjektene P1 og P2, samt nedsette arbeidsgrupper for P 1.1-P 1.4, P 1.5 og P2. Saksutredning Nye prosjekter i styringsdokumentet Den politiske plattformen omhandler punkter knyttet til regional posisjon og å være pådriver for å få nye oppgaver til den nye kommunen, fra stat og fylkeskommune, jf politisk plattform; Den nye kommunen ønsker flere oppgaver fra både stat og fylkeskommunen. Dette gjelder spesielt videregående opplæring, ansvar for samferdsel og kollektivtilbud, barnevern, rus og psykiatri. (s. 4, 1b) Den nye kommunen skal være regionhovedstad vest for Oslo med Drammen som sentrum. Den skal ha en konkurransekraft og en regional posisjon som gjør den til et naturlig valg for plassering av attraktive arbeidsplasser, både innen privat næringsliv og for offentlige institusjoner. (s. 4, 1a) På bakgrunn av diskusjon i fellesnemnda 9.11, er det foreslått å legge inn to nye prosjekter; P3 «Regional posisjon» og AP8 «Nye oppgaver fra stat og fylkeskommune». Det er foreslått å

6 avvente avklaringer om organisering, mandat og framdrift til 2018, når prosjektrådmann har tiltrådt. Endring av arbeidsform for AP 6.2 «Innovasjonsstrategi» Fellesnemnda vedtok i møte å benytte oppgaveutvalg som arbeidsform både for AP 6.1 «Digitaliseringsstrategi» og AP 6.2 «Innovasjonsstrategi». I møtet 09/11 ble det trukket fram at innovasjonsstrategi i stor grad omhandler intern arbeidsform og dermed er lite relevant for innbyggere. Oppgaveutvalg ble derfor foreslått fjernet som arbeidsform for AP 6.2. Avklaring av arbeidsformen til AP 6.2 avventes til prosjektrådmann tiltrer i Videre arbeid med styringsdokumentet Fellesnemnda har vedtatt en prosess for styringsdokumentet, bestående av tre faser og som inneholder både organisering, mandat og framdrift for alle prosjektene som inngår (politiske prosjekter, administrative prosjekter med behov for politisk forankring og administrative prosjekter). Prosessen inneholder også rom for politisk og administrativ involvering underveis i arbeidet. Det vil være vesentlig at prosjektrådmann preger styringsdokumentet i fht hvordan hun vil bygge den nye kommunen sammen med fellesnemnda. Hun tiltrer , og det vurderes derfor hensiktsmessig å endre vedtatte prosess. I saken foreslås det å ferdigstille og vedta de politiske prosjektene P1 og P2 nå, mens organisering, mandater og fremdriftsplan for prosjektet P3 og alle AP og A-prosjektene avventes til 2018, og utarbeides/ferdigstilles når prosjektrådmann har tiltrådt. Organisering, mandater og framdrift for prosjekt P1 Fellesnemnda vedtok i møte 21.9 å dele P1 inn i to delprosjekter; P1.1-P1.4 og P1.5 Organisering: Fellesnemnda vedtok i møte å opprette arbeidsgruppe for hvert delprosjekt; P1.1-P1.4: Fellesnemnda utgjør arbeidsgruppa Fellesnemnda diskuterer saksutredninger fra administrasjonene og innstiller deretter til de tre kommunestyrene P1.5: Fellesnemnda nedsetter arbeidsgruppe med inntil 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og minimum 1 fra fellesnemnda (inntil 1 fra hver kommune) Kommunestyrene involveres gjennom workshop, temamøter, i arbeidsgrupper eller annet Fellesnemnda inviteres til å delta på befaringer/studieturer Innbyggere involveres i arbeidet Det lages samarbeidsarenaer med AP 2.1 (Stedsutvikling; flerkjernet senterstruktur) Mandat: P1.1-P1.4: Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til: Politisk utvalgsstruktur Delegeringsreglement Politisk reglement og øvrige reglement Andre råd og utvalg

7 P1.5: Gjeldende lovverk og den politiske plattformen skal legges til grunn for arbeidet. Før arbeidet starter opp skal arbeidsgruppa presentere hvordan innbyggere og andre vil involveres i prosessen for å utarbeide forslag til en Lokaldemokratistrategi. 1. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til en Lokaldemokratistrategi, som skal inneholde: Verktøy for bruker- og innbyggermedvirkning Arenaer for bruker- og innbyggerinvolvering Rammer for samskaping Nærdemokratiordning som sikrer at kommunen kontinuerlig gir innbyggerne mulighet til å forme utviklingen i den nye kommunen 2. Arbeidsgruppa skal underveis, i 2018 og 2019: Samarbeide med arbeidsgruppene som arbeider med hhv stedsutvikling (AP2) Følge utprøvingene av alternative lokaldemokratimodeller og bruke erfaringene inn i arbeidet med Lokaldemokratistrategien Arbeidsgruppa rapporterer til fellesnemnda Framdrift: De gule rombene markerer milepæler for politisk prinsippavklaring, og de røde er beslutningspunkter P 1 POLITISK ORGANISERING Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 P 1.1 Utarbeide forslag til politisk utvalgsstruktur ( ) P 1.2 Utarbeide forslag til delegeringsreglement ( ) P 1.3 Utarbeide forslag til politisk reglement ( ) P 1.4 Utarbeide forslag til andre råd og utvalg ( ) P 1.5 Utarbeide forslag til lokaldemokratiske ordninger (PP) I en rekke overordnede spørsmål er det kommunestyret som skal fatte avgjørelsene, som for eksempel utvalgsstruktur. I nye kommuner er det enten kommunestyret i den nye kommunen som fatter vedtak, eller kommunestyrene i de kommuner som skal slå seg sammen som fatter like vedtak. Nedsetting av faste utvalg og komiteer skjer etter kommunelovens 10: Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette faste utvalg for kommunale og fylkeskommunale formål eller for deler av den kommunale eller fylkeskommunale virksomhet.

8 Fellesnemnda har ifølge inndelingslova 26 først og fremst en forberedende og koordinerende oppgave. Vedtak og reglement må derfor enten gjøres av kommunestyrene i de tre kommunene, eller Fellesnemnda kan gjøre et forberedende vedtak og fremme en anbefaling til kommunestyret i ny kommune. Da blir det kommunestyret i nye Drammen som formelt fatter vedtak på overordnet nivå. Innstilling til vedtak gjøres av prosjektrådmann om ikke annet er bestemt. Oppgavene P 1.1-P 1.4 må gjennomføres før ny kommune er etablert (oktober 2019), og de krever utarbeidelse i en viss rekkefølge: 1. Utarbeide forslag til politisk utvalgsstruktur P1.1; Utvalgsstrukturen er grunnmuren i det politiske systemet. Først når strukturen er lagt, kan reglement, delegering og videre utvalgsstruktur bestemmes. 2. Utarbeide forslag til politisk reglement P1.3; Det politiske reglementet kan utarbeides parallelt med utvalgs-/komitéstruktur. Arbeidet her kan legges etter to spor, en generell for alle komiteer/utvalg, og en spesiell som gjelder det enkelte utvalg/komité. Disse kan ferdigstilles likt. 3. Utarbeide forslag til andre råd og utvalg P1.2; Når den overordnede strukturen er lagt, og det politiske reglementet ligger som en føring, kan alle andre råd og utvalg opprettes. Da vil både rammer for oppgaver og som ligger i den administrative oppbyggingen kunne være strukturell for videre system 4. Utarbeide forslag til delegeringsreglement P 1.4; For fylle utvalg/komiteer med direkte mandat og vedtaksmakt, må strukturen være lagt, og i den legges en begrunnelse for hvilke fullmakter som blir gitt. Organisering, mandater og framdrift for prosjekt P2 Organisering: Fellesnemnda vedtok i møte at fellesnemnda skal nedsette arbeidsgruppe med inntil 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og minimum 1 fra fellesnemnda (inntil 1 fra hver kommune) Mandat: Gjeldende lovverk og den politiske plattformen skal legges til grunn for arbeidet. 1. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til: Prinsipper/basis/grunnlag for symboler og grafisk profil Nytt kommunevåpen Nytt ordførerkjede og andre symboler Grafisk profil for den nye kommunen Arbeidet skal involvere og engasjere innbyggere, og gjennomføres i samråd med profesjonelle. Før arbeidet starter opp skal arbeidsgruppa presentere hvordan innbyggere og andre vil involveres i prosessen. Prinsipper for symboler og grafisk profil skal fremmes for behandling i fellesnemnda, og vil danne grunnlaget for det videre arbeidet. 2. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til aktiviteter og arenaer for utvikling av felles kultur for innbyggere i den nye kommunen

9 Arbeidsgruppa rapporterer til fellesnemnda Framdrift: De gule rombene markerer milepæler for politisk prinsippavklaring, og de røde er beslutningspunkter P 2 P 2.1 P 2.2 P 2.3 P 2.4 IDENTITET, SYMBOLER OG FELLES KULTUR Utarbeide forslag til nytt kommunevåpen (PP) Utarbeide forslag til nytt ordførerkjede og andre symboler for den nye kommunen (PP) Utarbeide forslag til aktiviteter og arenaer for utvikling av felles kultur for innbyggere i den nye kommunen (PP) Utarbeide grafisk profil for den nye kommunen Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Oppgavene i P2 er ikke lovpålagte, men så sterke og symboltunge at de er viktige ved etableringen av ny kommune. Det er lagt opp til rekkefølge på oppgavene i forhold hvordan de vil påvirke hverandre. Nedsette arbeidsgrupper Fellesnemnda vedtok i møte organisering av P1 og P2, AP2, AP6 og AP7. Det skal i denne saken nedsettes arbeidsgrupper for P1 og P2, som består av følgende: P 1 Politisk organisering P 2 Identitet, symboler og felles kultur P 1.1-P 1.4 Fellesnemnda P 1.5 Inntil 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og minimum 1 fra fellesnemnda P2 Inntil 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og minimum 1 fra fellesnemnda For P 1.1-P 1-4 utgjør fellesnemnda arbeidsgruppe, og det er da ikke behov for å velge deltakere. For P 1.5 skal fellesnemnda nedsette arbeidsgruppe med inntil 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og minimum 1 fra fellesnemnda (inntil 1 fra hver kommune). Det skal også velges leder av arbeidsgruppa. For P2 skal fellesnemnda også nedsette arbeidsgruppe med inntil 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og minimum 1 fra fellesnemnda (inntil 1 fra hver kommune). Det skal også velges leder av arbeidsgruppa.

10 Vedlegg Utkast til styringsdokument fase 3