A3, Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap

Transkript

1 Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: Navn på initiativ: Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: A3, Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap A3.11 Investeringsinstruks Hans-Christian Gram Nina Hauge, prosjektleder Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap og Hans-Christian Gram, leveranseansvarlig A3.11 Investeringsinstruks Leveranse Bakgrunnen for initiativet: Kristiansand og Songdalen har i dag en investeringsinstruks. Søgne har et eget avsnitt i økonomireglementet som omhandler investeringer. Disse dokumentene brukes som et utgangspunkt for å utarbeide forslag til investeringsinstruks for nye Kristiansand. Det er også behov for å utarbeide overgangsregler for 2019.

2 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Nye Kristiansand skal ha en overordnet og politisk vedtatt investeringsinstruks. Det må sikres forankring og eierskap i toppledelsen i nye Kristiansand slik at alle gjennomføres i henhold til instruksen. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Kartlegging av investeringsinstrukser i dagens kommuner. Forslag til investeringsinstruks for nye Kristiansand. Ulike nødvendige avklaringer vil være en del av arbeidet med instruksen, som for eksempel hvem som har ansvar for søknad om tilskuddsmidler. Overgangsregler gjeldende for Investeringsinstruksen avgrenses slik at det som gjelder finansinvesteringer må inngå i leveranse for A3.9 Finansreglement. 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

3 2.2 Tidsrammer

4 Senest dato for oppstart: Senest dato for avslutning: Viktige datoer Begrunnelse: Begrunnelse: Må ha en vedtatt investeringsinstruks i forbindelse med budsjett/handlingsprogram for > Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Kartlegging og innhenting av gjeldende investeringsinstruks i de tre nåværende kommunene Forslag til mandat Behandling av mandat i prosjektrådet Behandling av mandat i programledelsen Prosjekteier godkjenner mandatet Ferdig forslag til overgangsregler for 2019 Behandling/godkjenning av overgangsregler. Prosjekteier og programledelse Forslaget til investeringsinstruks ferdig til intern høringsrunde Ferdig forslag sak til politisk behandling, gjennomgått og administrativt godkjent av prosjekteier og evt. programleder Investeringsinstruks behandlet og vedtatt i fellesnemnda Ca Ca Ca

5 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Ingen kostnader utover intern tidsbruk. Finansiering: Kommentar: 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja x Nei Kommentar til svaret: Som en standard utarbeides alltid ROS-analyse. ROS-analyse pr fra prosjektportalen. Ved behov oppdateres analysen direkte i portalen:

6 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Organisasjonskart og innplassering av ledere i nye Kristiansand kan påvirke. A3.9 Finansreglement avgrensing. Pågående investeringsprosjekt. Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? Budsjett- /handlingsprogramprosess for >

7 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Interessentoversikt fra portalen pr Interessentoversikten ajourholdes ved behov i portalen. 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i gruppa Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Leveransedeltaker Regnskapssjef, 20 timer Arne Henrik Lukashaugen Kristiansand Leveranseansvarlig Leder, Kristiansand 25 timer Hans-Christian Gram Eiendom, Kristiansand Leveransedeltaker Rådgiver, Kristiansand Eiendom, Kristiansand 20 timer Anna Beathe Nåstad- Jensen Leveransedeltaker Leder, 20 timer Glen Allan Eikeland Ingeniørvesenet, Kristiansand Leveransedeltaker Fungerende rådmann og økonomisjef, Songdalen 20 timer Arild Andresen Søgne velger å ikke ha deltakere inn i denne leveransen. 6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Ja Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei Kommentar til svaret: Avventer tilbakemelding fra tillitsvalgte, verneombud deltar i arbeidet med ROS-analyse og velger ellers å ikke delta i dette arbeidet. 6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet.

8 Kommentar til svaret: Ja Skal det involveres brukere i arbeidet? Ikke aktuelt Nei x