Tilhører prosjekt: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring

Transkript

1 Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring Navn på initiativ: A Budsjetteringssystem (Framsikt) Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: Randi Bentsen Randi Bentsen (oppdragsansvarlig A3.16.3) Kristine Knutsen (delprosjektleder) Oppdrag Bakgrunnen for initiativet: Tidligere leveranse «A3.8 Budsjetteringssystem» er omgjort til et oppdrag under delprosjekt «A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring». Dette mandat har tatt utgangspunkt i mandatet som ble godkjent Nye skal ha et budsjetteringssystem. Ingen av kommunene har avtale som kan videreføres i 2020.

2 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Se mandat for A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Nye har et effektivt og digitalt budsjetteringssystem. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Etablere avtale med leverandør. Lage opplæringsplan. 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

3 2.2 Tidsrammer Viktige datoer Senest dato for oppstart: Begrunnelse: Senest dato for avslutning: Begrunnelse: Systemet skal brukes i budsjettarbeidet for nye. Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Beskrivelse av Behandlet initiativ i prosjektrådet Dato for Beskrivelse av Behandlet initiativ i programledelsen Dato for Beskrivelse av Godkjent av prosjekteier Dato for Umiddelbart etter programledelsens godkjenning Beskrivelse av Avtale signert Dato for

4 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Driftskostnader Framsikt: kommune og nye kommune: - Analysemodul: o kroner per år. - Modul for økonomiplan og modul for årsbudsjett: o Totalt kroner per år. Reguleres ihht konsumprisindeksen fra og med Songdalen kommune: kroner per år (innlesning). Søgne kommune: kroner per år (økonomiplan, årsbudsjett, analysemodul). Bistand til opplæring: Ca kroner (konsulenttimer, Framsikt) Bistand til klargjøring av system, ny kommune: Ca koner (konsulenttimer, Framsikt) Finansiering: Samtlige kostnader i delprosjekt A3.16 med tilhørende oppdrag dekkes i sin helhet av kommune. Kommentar: 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja Kommentar til svaret: Nei Det utarbeides en felles ROS-analyse for delprosjekt A3.16. x

5 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Kontoplan (A3.5) ERP-løsning (A3.7) Eventuelle andre fagsystem innen Helse Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Det utarbeides felles/overordnet interessent-oversikt for delprosjekt A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Oppdragsansvarlig Økonomirådgiver, 20 timer Randi Bentsen Oppdragsdeltaker Økonomirådgiver, 20 timer Anne Dorthea Skjebstad Oppdragsdeltaker Økonomirådgiver, 15 timer Ole Petter Ingvaldsen Oppdragsdeltaker Innkjøpsrådgiver, 8 timer Kristine Knutsen Oppdragsdeltaker Regnskapssjef, 2 timer Arne-Henrik Lukashaugen Oppdragsdeltaker IT-rådgiver, 2 timer Dagfinn Øksendal Oppdragsdeltaker Controller, Søgne 2 timer Gro Heidi Øigarden Oppdragsdeltaker Økonomirådgiver, 2 timer Øyvind Stenvik Andersen Songdalen velger å ikke delta inn i dette arbeidet. 6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Ja Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei

6 Kommentar til svaret: Uavklart. Venter tilbakemelding fra Nina Hauge. 6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres brukere i arbeidet? Ja Nei x Kommentar til svaret: Ikke aktuelt.