Mandat for delprosjekt

Transkript

1 Mandat for delprosjekt Tilhører prosjekt: Delprosjektnavn: Delprosjektleder: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av prosjektrådet (dato): Godkjent av programleder (dato): A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap A3.12 Internfakturering Arne Henrik Lukashaugen Nina Hauge, prosjektleder Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap og Arne Henrik Lukashaugen, delprosjektleder A3.12 Internfakturering

2 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet/delprosjektet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Nye Kristiansand skal ha en god økonomistyring. Fra overordnet politisk styringsdokument for etableringen av nye Kristiansand pkt. 3.4 En veldreven og utviklingsorientert kommune: - Robust økonomiforvaltning og bærekraftig innkjøpspolitikk - Helhetlig styring og langsiktige løsninger - En digital kommune, herunder bla o Være en pådriver for at interne arbeidsprosesser automatiseres når det kan gi økonomisk og kvalitetsmessige gevinster 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Nye Kristiansand skal ha vedtatte retningslinjer for internfakturering. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal delprosjektet levere? Delprosjektet skal levere en innstilling til programledelsen med forslag til retningslinjer for internfakturering. Utgangspunktet er å ha så lite internfakturering som mulig. For de områdene der det er behov for internfakturering må det begrunnes og beskrives en merverdi. Eventuelle kostnader til for eksempel egne IKT-system og tilpasninger må beskrives. De ulike variantene av internfakturering skal også beskrives og defineres. 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

3 2.2 Tidsrammer Viktige datoer Senest dato for oppstart: Begrunnelse: Senest dato for avslutning: Begrunnelse: Avhengighet mot A3.7 ERPsystem. Internfaktureringsrutiner vil i noen grad styre hvilke løsninger en legger til rette for i oppbygging av økonomisystemet. Dette gjelder spesielt i forhold til såkalte «spesialer». Beslutning i forhold til avslutning eller videreføring av disse vil være avhengig av i hvilken grad en skal ha internfakturering. Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd i et delprosjekt på et gitt tidspunkt. Delprosjektets milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi delprosjektdeltagerne konkrete oppgaver som de skal følge opp i delprosjektet. Milepælene skal hjelpe prosjektleder/delprosjektleder å sikre fremdrift i delprosjektet. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Beskrivelse av Beskrivelse av Beskrivelse av Beskrivelse av Beskrivelse av Godkjent delprosjektmandat i prosjektrådet Godkjent delprosjektmandat i programledelsen Ferdig utarbeidet innstilling fra delprosjektet Innstilling til behandling i prosjektrådet Innstilling til behandling i programledelsen

4 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet med delprosjektet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene for delprosjektet? Ingen kostnader utover intern tidsbruk. 3) Delprosjektets kompleksitet Sett et X for om delprosjektet er komplekst eller ikke-komplekst. Et ikke-komplekst delprosjekt har et omfang som er lett oversiktlig og en tydelig/klar leveranse. Ofte er de uten mange avhengigheter, da avhengigheter per automatikk gjør delprosjektet mer komplekst. Et ikke-komplekst delprosjekt kalles et «forenklet delprosjekt». Er prosjektet komplekst eller ikke-komplekst? Komplekst Ikke-komplekst X 4) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for delprosjektet. Sett et X for det alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja X Nei Som en standard utarbeides alltid ROS-analyse. ROS analysen ajorholdes i portalen. ROS- analysen som vises her er utarbeidet pr ROS analysen vurderes på nytt og justeres da ved behov.

5 5) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette delprosjektet og hvilke andre delprosjekter/prosjekter som er avhengig at dette delprosjektet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette delprosjektet? Hvilke andre delprosjekter/prosjekter er avhengig av dette delprosjektet og dets leveranser? A3.7 ERP-løsning

6 6) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for prosjektet. Interessentanalyse er utarbeidet i portalen. Den vil bli ajourholdt underveis i prosjektet ved behov. Pr gjelder dette: 7) Organisering, roller og ansvar Angi hvem som er prosjekteier/organisatorisk og forankring for delprosjektet. Beskriv forventet størrelse og sammensetning av delprosjektgruppen. Beskriv de ulike rollene med tilhørende ansvar, ønsket kompetanse samt ressursbehov og i hvilket omfang de skal bidra inn i delprosjektet. Prosjekteier er Terje Fjellvang. Delprosjektet etableres som et delprosjekt uten tilhørende oppdrag. Songdalen velger å ikke delta inn i dette delprosjektet. Verneombud Tone B. Andersen skal delta i prosjektet i forhold til ROS-analyse. Se ellers oversikt over delprosjektgruppens deltakere i pkt Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i delprosjektet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i delprosjektet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Delprosjektleder Regnskapssjef, 40 timer Arne Henrik Lukashaugen Kristiansand Delprosjektdeltaker Rådgiver 40 timer Robert Coward regnskapstjenesten, Kristiansand Delprosjektdeltaker Rådgiver regnskap, 40 timer Maren Fossdal Søgne Delprosjektdeltaker Leder, Byggservice 40 timer Bård Kvislabakken drift, Kristiansand Eiendom, Teknisk sektor, Kristiansand Delprosjektdeltaker HTV 10 timer Are Herdlevær Delprosjektdeltaker HTV 10 timer Pål Tjøm 7.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Ja x Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei

7 Kommentar til svaret: Verneombud Tone B. Andersen skal delta i prosjektet når det gjelder utarbeidelse og evaluering av ROS-analyse.