Underoppdrag til A Bakgrunnen for initiativet: Nye Kristiansand må ha en hovedbankforbindelse. Avtale inngås etter anskaffelseskonkurranse.

Transkript

1 Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: Navn på initiativ: Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap A Hovedbankavtale Arne Henrik Lukashaugen Nina Hauge, prosjektleder Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap (A3) Underoppdrag til A3.7.1 Bakgrunnen for initiativet: Nye må ha en hovedbankforbindelse. Avtale inngås etter anskaffelseskonkurranse. Det må først inngås en avtale med en konsulent/rådgiver som kan bistå med anskaffelsen. På grunn av rådgivningsavtalens verdi tas det direkte kontakt med en leverandør man har brukt i gamle og vært godt fornøyd med. Selv om man bruker ekstern rådgiver er det en fordel å ha med en fra innkjøpstjenesten inn i arbeidsgruppen. Vedkommende trenger ikke å sette av mye tid, men denne bistår med praktisk oppfølging i forhold til Mercell, signering, og annen innkjøpsfaglig kompetanse.

2 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Fra overordnet politisk styringsdokument for etablering av nye : Nye skal - ha en innkjøpspraksis som fremmer etisk handel, klimavennlige løsninger, innovasjon og leverandørutvikling - være en foregangskommune når det gjelder utvikling og bruk av digitale løsninger 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Ha en bankavtale som ivaretar daglige, effektive driftsrutiner og tilrettelegger for digitale løsninger i samsvar med den funksjonalitet som økonomisystemet kan levere. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Bankavtale/kommunens dagligbankforbindelse og betalingsformidler. Avtale for kredittkort 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

3 2.2 Tidsrammer Senest dato for oppstart: Senest dato for avslutning: Viktige datoer Begrunnelse: Begrunnelse: Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Oppstartsmøte med innkjøpstjenesten Behandling av mandat i prosjektrådet Behandling av mandat i programledelsen Prosjekteier godkjenner mandat Avtale med ekstern rådgiver for bistand med anskaffelseskonkurransen Ferdig kravspesifikasjon for anskaffelse Ca Ca Valgt hovedbank og inngått avtale Ca Kontoavtaler, kontonummer, oppsett i nettbank osv. klart Bankinformasjon (kontonummer osv) ferdig registrert i Visma Ca Ca Datoen er avhengig av annen registrering i Visma og kan utsettes noe ved behov.

4 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Finansiering: ,- som gjelder betaling til ekstern rådgiver ,- som gjelder møter, reise- og oppholdskostnader for ekstern rådgiver Til sammen ,- (drift) Kommentar: 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja x Nei Kommentar til svaret: Utarbeides ROS-analyse men ikke egen for dette underoppdraget. Inngår i A3.7 der det utarbeides ROS-analyse på overordnet nivå.

5 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? A3.7 ERP system A3.7 ERP-system 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Utarbeidet en interessentanalyse for A3.7 ERP-system som gjelder alle oppdrag og underoppdrag. Denne evalueres regelmessig og tar hensyn til tilhørende og nye oppdrag. 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Ansvarlig Rådgivende deltaker Regnskapssjef, Regnskapssjef, Songdalen Rådgiver, regnskapstjenesten Innkjøpsrådgiver, innkjøpstjenesten Rådgiver, regnskapstjenesten Rådgiver, økonomi Songdalen Søgne velger å ikke stille med ressurser inn i oppdraget. 6.2 Tillitsvalgte 20 timer Arne Henrik Lukashaugen 20 timer Olav Y. Espelid 10 timer Dagfinn Øyulvstad 10 timer 20 timer Reidun Bru Loland 20 timer Svein Lohne Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Ja x Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei

6 Kommentar til svaret: Tillitsvalgte og verneombud er allerede med i A Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres brukere i arbeidet? Ja Nei x Kommentar til svaret: Ikke aktuelt