Mandat for intitiativ A2.21

Transkript

1 Mandat for intitiativ A2.21 Tilhører prosjekt: Delprosjektnavn: Delprosjektleder: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Behandlet av programledelsen (dato): Godkjent av prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: Programledelsen/ Organisasjon, personal og stab Lokaliseringsplan for arbeidsplasser og tjenester Prosjekteier A2 Kjell A. Kristiansen Marianne Tronstad, prosjektleder A2 9.november november 2018 (etter behandling i fellesnemnda 27.november 2018) Leveranse 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet/delprosjektet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Ny kommune er lokalisert i henhold til de prinsipper føringer og kriterier som politisk og administrativ ledelse har vedtatt: Fellesnemnda 23.juni 2017: Prinsipper for sammenslåing Fellesnemnda 30.januar 2018: overordnet styringsdokument Fellesnemnda 29.mai 2018: Grunnlagsdokumentet Programleder xx november 2018: Administrativ organisasjonstruktur Fellesnemnda 27.november: Sak om lokalisering av arbeidsplasser og tjenester 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Mål for arbeidet: Utarbeide forslag til Lokaliseringsplan for arbeidsplasser og tjenester som berøres av sammenslåing God forankring i administrativ og politisk ledelse, samt god involvering av tillitsvalgte, vernetjenesten. Åpenhet i arbeidet, og at berørte ansatte og ledere blir informert om prosess og resultat 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

2 Innbyggere og samarbeidsparntere blir involvert og informert 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal delprosjektet levere? Arbeidet består av følgende leveranser: A Sak til Fellesnemnda 27.november 2018 Saken til fellesnemnda inneholder programleders forslag til rammer for videre arbeid. Det gjelder Lokaliseringer på Tangvall og Nodeland Lokaliseringer i Kvadraturen Prinsipper for fordeling av øvrige arbeidsplasser og tjenester Beskrivelse av organisering og foreløpig framdriftsplan A Lokaliseringsplan for arbeidsplasser og tjenester Leveranse vil bestå av flere oppdrag: Utarbeide kriterisettt basert på prinsipper vedtatt av fellesnemnda 27.november 2018 Kartlegge omfang av fagmiljø og tjenester i dagens administrasjonsbygg som allerede er bestemt i sak til fellesnemnda 27.november 2018 Kartlegge hvilke fagmiljø som vil/kan bli berørt av sammenslåing og som kan vurderes lokalisert på annen plass enn nå Gi bestillinger til delprosjekt A9.3 om hvilke arbeidsplasser som trenger å kartlegges Kartlegge disse fagmiljøenes behov for lokalisering basert på felles maler Involvere aktuelle ledere for å få innspill vedr. dimensjonering av fagmiljø, kategorisering av hvilke tjenester som bør gis desentralt og hvilke de ev. bør samlokaliseres med Utarbeide et forslag til lokalisering med tilhørende logistikkplan for godkjenning av programledelsen. Gjennomføre ROS-analyser, interessentanalyse og utarbeide kommunikasjonsplan Informere ansatte og ledere om prosess, lokaliseringsvalg og begrunnelser. Sikre at brukere, innbyggere og samarbeidspartnere involveres eller informers i den grad de berøres av endringer Bygg og lokaler som inngår avklares fortløpende med delprosjekt A9.3 A Flytteplan, godkjenning av lokaler og flytting Delprosjekt Flytting (A9.3), ledet av Kjell Sverre Langenes leder arbeidet i denne fasen. Delprosjekt A9.3 sørger for oppdaterte og godkjente plankart og oversikt over tilgjengelige lokaler med tilhørende fasiliteter, samt praktisk gjennomføring av selve flyttingen Dette delprosjektet skal da formelt ha avsluttet sin rolle, men kan tre sammen hvis det oppstår uklarheter eller behov for endringer når flyttingen er i gang. 2.2 Tidsrammer Senest dato for oppstart: Senest dato for avslutning: Viktige datoer 9.november 2018 Begrunnelse: Lokaliseringsarbeidet bør starte tidligst mulig 1.mai 2019 Begrunnelse: Lokaliseringsplanen må være klar i tide for at den praktiske flytteplanen skal få nok tid til å planlegge selve flyttingen

3 Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Foreløpig milepælsplan. En mer detaljert framdriftsplan vil bli utarbeidet : Milepæl Okt Nov Des Jan Feb Mars April Mai Juni Juni Aug sept Mandat 9 behandles i programledelsen Rammer vedtas i 27 Fellesnemnda Kriterier vedtas i 13? programledelsen Kartlegge fagmiljø, samarbeidsbehov Beslutte lokaliseringer utfra kriterier Kartlegging alle relevante lokaler (A9.3) Vedtak /orientering fellesnemnda Flytteplan klar (A9.3) Flytting (A9.3) 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: 0 Finansiering: Kommentar: Internt Tidsbruken dekkes internt av den enkelte kommune og ved bruk av personale som allerede er frikjøpt i programmet nye Kristiansand 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet?

4 Ja X Kommentar til svaret: Nei Det vil bli behov for flere risikoanalyser, både på prosjektet som helhet, og underveis i prosessen 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette delprosjektet og hvilke andre delprosjekter/prosjekter som er avhengig at dette delprosjektet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette delprosjektet? - Servicetorv noen av tjenestene vil høre til i servicetorvene, og må derfor planlegges i samarbeid med dette prosjektet. - Innspill/ønsker fra hvert prosjekt knyttet til organisering av enheter, staber og støttetjenester - Hvert prosjekt må ha klar dimensjonering av fagmiljø og personalgrupper som skal sitte sammen. - Flytteprosjekt ledet av Kjell Sverre Langenes: godkjenning av bygg, både av verneombud, midlertidig AMU og eventuelle bruksendringer (iht lov) av arbeidstilsynet. Hvilke andre delprosjekter/prosjekter er avhengig av dette delprosjektet og dets leveranser? - Flytteprosjektet er avhengig av forslagene fra dette prosjektet - Kulturbygging i de ulike fagmiljøene som skal slå seg sammen vil i stor avhenge av at lokalisering er avklart og gjennomført - Andre delprosjekt som skal jobbe med å finne løsninger for tverrfaglig og tverrsektorielt samarbeid avhenger av om lokalisering kan være et virkemiddel 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for prosjektet. Det skal lages interessentanalyse, med tilhørende kommunikasjonsplan Eksempler på interessenter: Alle ansatte Ledere Innbyggere Samarbeidspartnere for kommunens ledelse og for tjenestene 6) Organisering, roller og ansvar 6.1. Styringsgruppe og prosjekteier Programledelsen (rådmannens ledergruppe) vil ha rolle som styringsgruppe for arbeidet sammen med to tillitsvalgte og en fra vernetjenesten. Prosjekteierskap blir lagt til direktør for organisasjon, personal og stab. Prosjekteier skal rapportere direkte til programeier.

5 6.2. Delprosjektgruppe Det er etablert en delprosjektgruppe som har bistått i utarbeidelse av dette saksframlegget og med mandat for videre arbeid. Delprosjektgruppen skal framover bistå prosjekteier med å utarbeide felles og samlet lokaliseringsplan. Delprosjektgruppen består av: Hvilken rolle vil ressursen ha i delprosjektet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i delprosjektet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Delprosjektleder Prosjekteier OPS 10 Kjell A. Kristiansen Prosjektmedarbeider Rådgiver Kristiansand 15 Åse Førland Velle Prosjektmedarbeider Rådgiver Søgne 10 Kenneth Fedog Prosjektmedarbeider Rådgiver Songdalen 10 Sonja Haukaas Ass. delprosjektleder Prosjektleder OPS 15 Marianne Tronstad Prosjektmedarbeider Rådgiver nye Kr.sand 15 Anne Karen Aunevik Prosjektmedarbeider HTV, Søgne 10 Are Herdlevær Prosjektmedarbeider HTV, Songdalen 10 Janne Slotte Prosjektmedarbeider HTV, Kristiansand 10 Pål Tjøm Prosjektmedarbeider VO, Søgne 10 Maigret Nilsen Prosjektmedarbeider VO, Songdalen 10 Anne Brattås Steen Prosjektmedarbeider VO, Kristiansand 10 Bjarne Lauvås 6.3. Arbeidsgruppe Programleder har oppnevnt en arbeidsgruppe som skal ha det operative ansvaret med å planlegge prosessen, lage maler for kartlegginger, og utarbeide beslutningsgrunnlag basert på felles prinsipper og kriterier. Arbeidsgruppen skal rapportere til prosjektgruppen som gir sin anbefaling til styringsgruppen. Det vil bli gjennomgående representasjon mellom disse gruppene. Arbeidsgruppen skal knytte til seg fagkompetanse ved behov, for eksempel fra vernetjenesten, bistand til ulike prosesser som ROS, interessentanalyser, informasjon/ kommunikasjon med videre. Arbeidsgruppen består av: Hvilken rolle vil ressursen ha i delprosjektet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i delprosjektet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Oppdragsleder Oppdragsmedarbeider, sektretariat Oppdragsmedarbeider, kontaktperson utad? Representerer delprosjekt A9.3 og deltar ved behov. Representerer delprosjekt A9.3 og deltar ved behov. Rådgiver, oppvekstsektor Kristiansand Rådgiver organisasjonssektor, Kr.sand Kommunalsjef teknisk i Søgne og programsekretariatet nye Krs Programsekretariatet, ellers Songdalen Songdalen kommune Leder delprosjekt A9.3 10%? Svein Tore Kvernes, Kr.sand 50% Åse Førland Velle 20% Torkjell Tofte Kjell Sverre Langenes Harald Hinna 6.4. Involvering direktørområder Prosjektlederne: Alle de administrative prosjektene har en dedikert prosjektleder fram til juni Innen hvert direktørområde pågår det allerede kartlegginger og vurderinger av hvordan ulike fagmiljø skal dimensjoneres i mange delprosjekt. Prosjektlederne koordinerer dette arbeidet på vegne av sin prosjekteier/direktør, og vet hvilke delprosjekt som bør

6 involveres i lokaliseringsarbeidet. Dermed får de en sentral rolle som samarbeidspartnere for arbeidsgruppa. Prosjektrådene for hvert direktørområde vil få ansvar for forankring og kvalitetssikring av behovskartlegginger. Her er ledere i dagens kommuner representert, samt tillitsvalgte og vernetjenesten. De kan bidra med kunnskap og gi sin prosjekteier råd om ulike tjenesters behov Ledere på nivå to og tre skal være på plass innen 1.februar Den foreslåtte framdriftsplanen tilrettelegger for at disse lederne kan involveres før det tas endelige beslutninger Tillitsvalgte og verneombud Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Kommentar til svaret: Tillitsvalgte og vernetjeneste vil delta på flere nivi å arbeidet: De har faste representanter i prosjektrådene, og de har representanter i prosjektgruppen i tillegg til Arena for drøfting. Vernetjenesten skal i tillegg tiltre 6.6. Brukere Skal det involveres tillitsvalgte og verneombud i arbeidet? Ja X Innbyggere, brukere av kommunale tjenester Kommentar til svaret: og samarbeidspartnere vil være opptatt av hensiktmessig lokalisering. Innbyggere, brukere og samarbeidspartnere vil bli involvert gjennom de ulike delprosjektene som skal levere behovskartlegginger til dette delprosjektet. Nærhet innnbyggere og forenklet eksternt samarbeid er to av de styrende prinsippene som skal danne grunnlag for kriterier og kartlegging. Det skal lages interessentanalyse for hele prosjektet med tilhørende kommunikasjonsplan. Nei Delprosjektet berører svært mange ansatte Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Ja X Skal det involveres brukere i arbeidet? Nei