MODUL A Prosjektledelse Oversikt og Innsikt Dag 3 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

Transkript

1 MODUL A Prosjektledelse Oversikt og Innsikt Dag 3 Morten A. Torp Version

2 Gjennomføringsplan Dag 1: Dag 3: 1. Prosjekter & prosjektledelse 2. Kunde og leverandør 3. Organisering 4. Eierstyring Introduksjon til elæring og utdeling av Caseoppgave 9. Kostnadsestimering 10. Fremdriftsoppfølging 11. Endringshåndtering 12. Prosjektavslutning Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Dag 2: 5. Prosjektmål 6. Oppstart 7. Arbeidsomfang 8. Tidsplanlegging Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Dag 4: 13. Kvalitet i prosjekter 14. Usikkerhet 15. Kontrakt & innkjøp 16. Interessenter 17. Kommunikasjon og Samarbeid Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Side 2

3 9. Kostnadsestimering Side 3

4 WBS-en er utgangspunktet (igjen!) 1 Prosjekt Olabil 1.1 Prosjektledelse 1.2 Design 1.3 Innkjøp 1.4 Bygg 1.5 Test Ramme Montere ramme Montere dekk/styring Overbygg Montere sidevegger Montere sete/instrumenter

5 Summering av kostnader i regneark Direktekost Nødvendig informasjon (ressursbruk, rater og priser) hentes fra KTR-arkene for hver aktivitet Side 5

6 Kostnadsestimat og Budsjett KUNDE Disponeres av PE Endringsbudsjett LEVERANDØR PLs budsjett Påslag for usikkerhet Kostnadsestimat= Direktekost+ Felleskost Eies av PE PLs budsjett Fortjeneste Påslag for usikkerhet Kostnadsestimat Direktekost+ Felleskost Kostnadsramme Kontraktspris Side 6

7 Eksempel på Kostnadsestimat. Side 7

8 «Vill» gjetting? Side 8

9 Bruk tid på Planlegging! Aktivitetsnivå Execution Initiation Planning Tid Project Start Project Finish Side 9

10 10. Fremdriftsoppfølging Side 10

11 Gjennomføring Gevinstplan, Prosjektplan Gevinstplan, Overlevering Statusrapportering Linjens ansvar B2 B3 Prosjektets ansvar Planlegging Gjennomføring TID Avslutning KOST OMFANG (UTFØRT ARBEID) Side 11

12 Hva sikrer god Fremdriftsoppfølging? Dyktig og synlig prosjekteier med eierskap til gevinstplanen Dyktig prosjektleder som sørger for en åpen prosjektkultur Kompetente prosjektdeltagere med tilstrekkelig kapasitet og vilje Entydig og klart mandat Realistiske estimater Retningslinjer for rapporteringer Faste tider for statusmøter Avvik identifiseres og forebygges tidlig God usikkerhetstyring God prosess for endringshåndtering som følges Jevnlig oppdatering av planverket Side 12

13 Inntjent Verdi KA= Kostnadsavvik TA= Tidsavvik Side 13

14 Konsekvens Prosjekt Transisjon Desktop Forrige periode Leveranser: Kickoff migreringsteam Kickoff neste fase Avvik: Ingen Neste periode Leveranser Kostnadsestimat Ruler Kartleggingsportal Utfordringer: Ingen Eskaleringer: Ingen Milepæler Risiko Navn Dato Prognose Plan for etablering av pilot Usikkerhet 1. Utilstrekkelig involvering fra kunde i analysearbeide 3. Kartlegging (tid/kvalitet) 3 1 Start pilot Tiltak: 1. Forankring og hyppig oppfølging 3. Kvalitetssikring, kontakt med kunde 2 Ut av listen: 2. Tilgang til nøkkelpersonell hos leverandør Sannsynlighet 14

15 Statusmøter Viktig arena for å få frem avvik og etablere tiltak På agendaen: - Prosjektstatus (omfang, tid, kost, ressurser) - Avvik - Usikkerhet - Tiltaksplan - Eventuelt. Viktig å ikke drive «saksbehandling», men avtale egne møter for dette Side 15

16 Eksempel på Statusgjennomgang Side 16

17 Prosjektleders Ansvar Ha kontinuerlig oversikt over hvor langt man er kommet i prosjektet, og ikke minst hvor mye av arbeidet som er gjenstående Følge opp at arbeidet gjennomføres i hht. krav Innkalling og gjennomføring av statusmøter Problemløsning, delegere gjennomføring av avvikstiltak Ledelse (lagånd, involvering, ros.) Rapportere status til Prosjekteier (også utenom status- og styringsgruppemøter Side 17

18 11. Endringshåndtering Side 18

19 Endringer & Avvik Endring: Vekst/reduksjon i arbeidsomfang eller justering av tids- og kostnadsrammer Avvik: Forskjellen mellom det som er planlagt og det som faktisk er utført Side 19

20 Avvik i forhold til Plan..vil alltid forekomme! Viktig at avvik håndteres umiddelbart etter at de er oppdaget Side 20

21 Mulige Årsaker til Avvik Estimeringsfeil (f.eks. KTR-estimering) Tekniske problemer Ledelsesproblemer (brist på personlige dyktighet, ressursmangel, organisering av prosjektet) Økonomiske (inflasjon, valutasvingninger) Underleverandører (ledetid på leveranser) Side 21

22 Avvikshåndtering Rapporteres fortløpende til prosjektleder Prosjektleder utarbeider tiltaksplan som gjennomgås på hvert statusmøte inntil avviket er lukket Dersom følgen av avviket får betydning for mandatet rapporterer prosjektleder avvik, tiltaksplan og status til prosjekteier Side 22

23 Nødvendige tiltak ASAP! Side 23

24 Mulige Årsaker til Endringer Utilstrekkelig definisjon av arbeidsomfang Behov for tilleggsinvesteringer i gjennomføringsfasen Endrede krav fra omverdenen (myndigheter, konkurrenter etc.) Ulik forståelse av kontrakt mellom oppdragsgiver og leverandør Side 24

25 Endringshåndtering Prosess for endringshåndtering er en del av organisasjonens prosjektmetodikk («God Praksis») En endringsanmodning kommer (formelt) fra prosjekteier (men initieres ofte fra prosjektet) i form av utfylt standardokument Prosjektet utarbeider konsekvensanalyse (tid/kost) Ved evtl godkjenning oppdateres mandat og prosjektplan (som formelt godkjennes i ny versjon). Arbeidet starter når formell godkjenning av endringsanmodningen er gjort (og IKKE før!) Alle endringer (også de som ikke godkjennes) registreres i egen endringslogg Side 25

26 Roller og ansvar i Endringshåndtering «Scope Creep»: Gradvis økning/endring av arbeidsomfanget uten godkjent endringsanmodning Spesielt viktig med ryddighet mellom kunde og leverandør (felles forståelse for arbeidsomfang og prosess) Side 26

27 Eksempel på Prosess for Endringshåndtering Endringsanmodning Vurdering (prosjekt) Prosjekteier Prosjektleder Prosjektteam Beslut ning OK Gjennomføring Endringsanmodning (godkjent) Avvist Ikke OK Prosjektleder Prosjektteam Side 27

28 Endringsordrene kan bli betydelige.. Side 28

29 12. Prosjektavslutning Side 29

30 Siste Fase! Gevinstplan, Overlevering Erfarings rapport Gevinstrealisering Linjens ansvar B3 B4 Prosjektets ansvar Planlegging Gjennomføring Avslutning Avslutning og opprydding Evaluering - hva har vi lært? Erfaringsrapport Side 30

31 Gevinstrealisering Prosjektleveransene (resultatmålene) er et virkemiddel til å oppnå en ønsket effekt (effektmålet) Prosjektet har ført til at linjens effektmål kan oppnås nå er det linjens ansvar å sørge for Gevinstrealiseringen! Side 31

32 Eksempel på Prosjektevaluering Oppgaven Scope Kost Tid Kvalitet Leveranser Milepæler Verktøy Metodikk Roller Teamregler Synlig del av Prosess Prosjektplan Ansvar Rapportering Gjensidig tillit Følelser Coaching Forventninger Samarbeid Læring Solidaritet Usynlig del av prosess 32

33 Alt skal gjøres ferdig! 33

34 Gjennomføringsplan Dag 1: Dag 3: 1. Prosjekter & prosjektledelse 2. Kunde og leverandør 3. Organisering 4. Eierstyring Introduksjon til elæring og utdeling av Caseoppgave 9. Kostnadsestimering 10. Fremdriftsoppfølging 11. Endringshåndtering 12. Prosjektavslutning Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Dag 2: 5. Prosjektmål 6. Oppstart 7. Arbeidsomfang 8. Tidsplanlegging Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Dag 4: 13. Kvalitet i prosjekter 14. Usikkerhet 15. Kontrakt & innkjøp 16. Interessenter 17. Kommunikasjon og Samarbeid Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Side 34