Kurs i prosjekt- og prosessledelse i Møre og Romsdal fylkeskommune. Program over 2 samlinger: januar og februar 2019

Transkript

1 Kurs i prosjekt- og prosessledelse i Møre og Romsdal fylkeskommune Program over 2 samlinger: januar og februar 2019 Kursledere: Milda Lunde Stene Steinar Gynnild Scandic Seilet, Molde

2 Målsetting for opplæringen Kompetansehevende tiltak/ kurs i prosess- og prosjektledelse. I kurset vil deltakerne arbeide med egne prosjekter og vil derfor ha noe ulikt utgangspunkt. Etter opplæringen skal hver deltaker sitte igjen med: Økt kunnskap om prosjekt som arbeidsform Økt kunnskap om utviklingsprosjekt; fra idéfase til ferdig rigget prosjekt Økt kunnskap om og trygghet i prosjektlederrollen Økt forståelse for hvilke prosesser som må til for å oppnå ønsket effekt i sine prosjekt Opplæringen vil i tillegg bidra til å skape en felles prosjektkultur i fylkeskommunens organisasjon, på tvers av alle avdelingene

3 Kurssamlingene - dagsplan Introduksjon til dagen og oppstart Lunsj Avslutting/ Oppsummering Er fravær i løpet av kursdagene helt nødvendig, skal det gis melding til MRFK kursstab

4 Kurssamling 1: januar 2019 Dag 1 Introduksjon =========================== Hva er et prosjekt? Hva er en prosess? Prosjekteier- og prosjektlederrollene Presentasjon egne prosjekter (1) Prosjektmodellen Prosjektbegrunnelsen Prosjektets mål Dag 2 Prosjektbegrunnelsen/ Styringsdokumentet Prosjektmodellen Prosjektets ulike faser - fra oppstart til avslutting Prosjektets organisering Prosjektets interessenter Prosjektets mål =========================== Oppsummere og introdusere hjemmeoppgave i neste samling Begge dager: Arbeide med eget prosjekt

5

6

7 Hva er et prosjekt? Et prosjekt er en midlertidig organisasjon etablert med den hensikt å levere ett eller flere sluttprodukter som bidrar til å realisere en idé som anses å ha potensiell verdi for virksomheten. Et prosjekt består av en serie med aktiviteter, med et klart definert mål og eksakte avgrensede rammer i forhold til tid, økonomi og ressursbruk Unikt Verdiskapende arbeid Entydig målsetting Midlertidig organisasjon Tverrfaglig arbeid Begrenset ressurstilgang Bestemt start og slutt Innebærer både risiko og muligheter

8 Hva er prosjektledelse? Planlegging, delegering, overvåking og styring av alle aspekter av prosjektet. Prosjektledelsen handler om å lede en fasedelt utviklingsprosess. Dette inkluderer å motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets målsetting innenfor definerte krav og forventninger knyttet til tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet

9 Art Visjon Kontekst-varhet Ledelse som praksis Science Teori Analyse Craft Erfaring Verktøy

10 Mens teori og empiri utvikles med utgangspunkt i det generelle, i det som gjentar seg over tid, er lederen i sin praksis til stadighet utlevert til det unike, tilfeldige og særegne. Paul Otto Brunstad, Beslutningsvegring et ledelsesproblem

11 Generisk prosjektmodell Linje: Eierstyring Prosjektets gevinst måles i den effekten som sluttproduktet gir organisasjonen Ide/ Behov Oppstart Utrede B Forberede B Gjennomføre B Realisering/ ny praksis Avslutte og evaluere Prosjekt: Prosjektledelse og -styring Utføre aktiviteter ihht plan Styre produktleveranser X Sluttprodukt

12 Deltakernes prosjekter Presentasjon for gruppa Nå vil vi at dere deler informasjon med hverandre i gruppa. Velg ut et prosjekt som du enten deltar i nå, eller som du nettopp har deltatt i, eller som du snart skal starte opp med: 1. Hva heter prosjektet? 2. Hva er din rolle i prosjektet? 3. Hva er det dette prosjektet handler om? Hva skal skapes gjennom prosjektet/hva er målsettingen? 4. Hvordan ble det besluttet at prosjektet skulle igangsettes? 5. Når startet/starter det opp, og når forventes det at det skal være avsluttet?

13 Anerkjente standarder Vi står på kjempers skuldre.. Ulike standarder bygd over gode erfaringer Gir felles språk Gir gjenkjenning og letter arbeidet i prosjektet Har ulik tilnærming Kulturforskjeller kommer til uttrykk i prosjektstandardene, eksempelvis kan USA og Europa ha ulik prosjektkultur

14 Ulike standarder for prosjektledelse

15

16

17

18

19 Hva tenker du når du hører begrepet prosess? Hvordan kopler du begrepet prosess med prosjektarbeid?

20 Eksempel: Hovedprosesser i et OU-prosjekt Workshop Undersøkelser Intervjuer Arbeidsgrupper Oppfølgingsmøter

21 Ulike former for delprosesser på veien mellom «input» og «output».

22 Prinsipp: Definerte roller og ansvar

23 Prosjektorganisasjonen (minimum) Eierstyring Prosjekteier Disse to rollene må som minimum være etablert for at man kan si at et arbeid er organisert som et prosjekt Prosjektledelse og -styring Prosjektleder

24 Prosjekteierstyring Myndighet til å sette i gang prosjektet Myndighet til å avslutte prosjektet Avklaring av grensesnitt mellom linje og prosjekt Styring og kontroll fra eiers side gjennom hele prosjektets levetid, slik at prosjektet forblir levedyktig Beslutninger fra eiers side ved hver faseovergang og ved prosjektavslutning Myndighet til å levere prosjektets sluttprodukt til linja Ansvar for å måle at de ønskede effektene oppnås ved å etablere videre planer og følge opp disse

25 Prosjektledelse og -styring Prosjektleders oppgaver Daglig ledelse av prosjektet. Prosjektleder får sine "rammer" fra prosjekteier og skal organisere og lede selve prosjektarbeidet innenfor disse. Oppgaver: Planlegge prosjektets organisering og arbeidsmåte (hvem gjør hva og på hvilken måte) Lede og følge opp prosjektarbeidet Ta beslutninger innenfor prosjektets myndighetsområde Informere oppover, nedover og på tvers i prosjektorganisasjonen Utføre naturlige lederoppgaver innenfor prosjektets rammer Motivere prosjektets deltakere Prosjektleder bør være utpekt og trukket inn i arbeidet allerede i prosjektplanleggingen, dvs. i fasen Oppstart.

26 Prinsipp: Fokus på prosjektets produkter

27 Prosjektets produkter Et vellykket prosjekt er fokusert på prosjektets leveranser, definert som produkter, og ikke på aktivitetene alene. Alle aktivitetene skal være tydelig knyttet opp til et produkt som skal leveres. Fokus må være på å forstå hvilke produkter som skal leveres og hvilke forventninger som skal innfris. Avtalte produkter definerer arbeidsomfanget og gir grunnlaget for planlegging og prosjektoppfølging. I alle prosjektets faser leveres det produkter. Alle produktene som leveres underveis er vesentlige for prosjektets sluttprodukt og dets kvalitet. Sluttprodukt: Beskrivelse/ tegning/ modell av en fysisk ting, en definert organisasjon, et system, en tjeneste etc. Dokumentprodukter: Planer, rapporter, analyser osv. som brukes underveis i prosjektet og som er et resultat av en prosess

28 Prinsipp: Kontinuerlig strategisk forankring

29 Prosjektets begrunnelse Forankringen av et prosjekt skal alltid være i organisasjonens strategi. Prosjektets begrunnelse handler om å vise hvordan dette bidrar til å realisere forhold som strategien omhandler, og hvordan organisasjonen kan ta ut effekter av sluttproduktet som bidrar til å realisere gevinster som strategien sier er viktige for organisasjonen å oppnå. Uten en slik begrunnelse må ingen prosjekter startes opp. Hvis den strategiske forankringen tapes av syne mens prosjektet pågår, skal prosjektet stoppes eller endres. Prosjektet starter med en ide som anses å ha en potensiell verdi for virksomheten. Ideen utvikles til et bærekraftig prosjektforslag for virksomheten, og blir prosjektets målsetting. Prosjektledelsen skal løpende holde fokus på at det underveis leveres produkter som bidrar til at målsettingen med prosjektet nås.

30 Prosjektmål Effektmål Effektmålene er knyttet til prosjektets langsiktige virkninger for organisasjonen, gjerne en ønsket endring fra dagens situasjon, og er uttrykt i form av en verdiskapning eller en gevinst. Effektmålet angir hvorfor prosjektet skal settes i gang. Effektmålene har følgende kjennetegn: Prosjektets effektmål eies av prosjekteier og det er dermed prosjekteier som er ansvarlig for at dette/disse nås Effektmål er en beskrivelse av de langsiktige effekter eller gevinster virksomheten søker å oppnå ved å nyttiggjøre seg det resultatet (sluttproduktet) som prosjektet har skapt. Det er normalt at effektmålet nås og måles etter at prosjektet er avsluttet Effektmål skal være konkrete og målbare

31 Prosjektmål Resultatmål Resultatmålene er knyttet til sluttproduktet: Produktets omfang/kvalitet, samt kostnad og tid for å fremskaffe det; dvs. løsningen som prosjektet skal frembringe innenfor prosjektperioden. Resultatmål har følgende kjennetegn: Prosjektets resultatmål eies av prosjektleder og det er dermed prosjektleder som er ansvarlig for at disse nås Resultatmålene utarbeides med utgangspunkt i prosjektets effektmål og de tids- og kostnadsrammene som etableres tidlig i prosjektet. Resultatmålene beskriver hva som skal være oppnådd når prosjektet er ferdig. Resultatmål oppnås i løpet av prosjektets livssyklus Resultatmål skal være konkrete og målbare Målene må være SMART (Spesifikke-Målbare-Akseptable- Realistiske-Tidfestet) Hva? Når? Hvor mye?

32 Prosjektbegrunnelsen

33 Bestilling til leverandør av oppdraget «Kompetanseheving i prosjekt- og prosessledelse» Møre og Romsdal fylkeskommune benytter i økende grad prosjekt som arbeidsform, og har behov for å styrke ansattes kompetanse på prosjekt- og prosessledelse. Kompetanseutviklingen innen prosjekt- og prosessledelse skal særlig rettes inn mot ulike utviklingsprosjekt (til forskjell fra investeringsprosjekt eller leveranseprosjekt), som for eksempel næringsutvikling, organisasjonsutvikling, planprosesser, forskingsprosjekter eller andre prosjekt der det er usikkerhet knyttet til resultat og effekt. Kunnskapen skal brukes både til å øke kvaliteten på egne utviklingsprosjekt og bistå med råd inn mot eksterne aktører og samarbeidsparter som også driver utviklingsprosjekt av ulik art. Prosjektet omfatter følgende: - Gjennomføre kurs eller annen type opplæring som en «pilot» for 20 personer i prosjekt- og prosesslederrollen - Utvikle håndbok eller lignende, som skal fungere som et enkelt oppslagsverk for prosjektleder og prosjektmedarbeidere Prosjektet starter opp oktober 2017 og skal være avsluttet

34 Dag 2

35 Oppgave Repetisjon av Prinsippene Hva forstår dere med dette prinsippet? Hvorfor er det viktig? Gruppe 1: Gruppe 2: Gruppe 3: Gruppe 4: Gruppe 5: En fasedelt prosjektmodell Definerte roller og ansvar Fokus på prosjektets produkter Prosjektbegrunnelse Kontinuerlig strategisk forankring Presenter dette etterpå for resten av deltakerne

36 Generisk prosjektmodell Linje Eierstyring Avklare bestilling Ide/ Behov Oppstart Avstemme og forstå oppgaven Utrede Prosjekt Prosjektledelse Utrede løsning og løsningssmåte B Forberede B Gjennomføre Produsere Utføre aktiviteter ihht plan Styre produktleveranser Resultatet/ effekten av prosjektets sluttprodukt Gevinsten for virksomheten B X Overta Drifte Realisering Ny praksis Avslutte Overlevere og evaluere Avslutte Evaluere Sluttprodukt

37 Prinsipp: Styre i faser Hva skjer i fasene?

38 Generisk prosjektmodell Linje: Eierstyring Prosjektets gevinst måles i den effekten som sluttproduktet gir organisasjonen Ide/ Behov B B B Realisering/ ny praksis Oppstart Utrede Forberede Gjennomføre Avslutte og evaluere Prosjekt: Prosjektledelse og -styring Utføre aktiviteter ihht plan Styre produktleveranser X Sluttprodukt

39 Hva skjer i de ulike fasene? Oppstart Formål: Skape en prosjektforpliktelse hos prosjekteier og et arbeidsgrunnlag for prosjektleder Aktiviteter: Klargjøre bakgrunnen for prosjektet. Forankre prosjektet til overordnede mål, strategier. Sette en målsetting for resultatet av prosjektet: hvilken effekt prosjektet skal gi for organisasjonen. Vurdere ulike prosjektalternativer. Fastsette hvilken type prosjekt dette er, omfanget av prosjektet, hvilket format sluttproduktet skal ha og kvalitetskrav som skal oppfylles. Avklare rammene: tid, ressurser, kompetanse. Utarbeide en grov fremdriftsplan Utarbeide et grovt budsjett for hele prosjektet kostnader og finansiering Utforme en overordnet organisering av prosjektet i de ulike fasene. Fastsette prosjektlederens og øvrige parters myndighet, fullmakter og frihetsgrader. Kartlegge interessentene Kartlegge risiko for prosjektet Prosjektleder arbeider videre med dette, og utformer en Prosjektplan Leveranser og produkter i denne fasen: Dokumenter: Prosjektbegrunnelsen og prosjektplan Beslutning (prosjekteier): Godkjenne prosjektplan. Gå videre til neste fase.

40 Hva skjer i de ulike fasene? Utrede Formål: Fremskaffe et kunnskapsgrunnlag tilknyttet prosjektets målsetting og anbefale tiltaksområder som skal føres frem mot sluttproduktet Aktiviteter: Etablere en felles målforståelse i prosjektorganisasjonen gjennom prosjektbegrunnelsen og prosjektplanen. Vurdere og velge hensiktsmessig arbeidsform for den første fasen (møter, workshops, intervjuer, undersøkelser etc.) Gjennomføre analyser som er relevante og nødvendige grunnlag for at sluttproduktet kan bli riktig for organisasjonen. Eksempelvis: Hvor står man i dag? Etablere et bilde av dagens status og analysere denne. Hva har andre gjort på dette området/ i tilsvarende situasjon? Hva er lønnsomheten eller kvaliteten innen området i dag? Hvilke faktorer påvirker god eller dårlig lønnsomhet eller kvalitet? Utforme et begrunnet konsept eller et sett av tiltaksområder som det anbefales å gå videre med i neste fase. Eventuelt utforme en begrunnelse for at det ikke anses som riktig å gå videre. Leveranser og produkter i denne fasen: Dokumenter: 1) Rapport fra utredningen. Beskrivelse av tiltaksområdene 2) Plan for arbeidet i neste fase Beslutning: (Prosjekteier): Godkjenne rapporten: Gå videre til neste fase, eventuelt avslutte.

41 Hva skjer i de ulike fasene? Forberede Formål: Utvikle/ utforme tiltak og løsninger med bakgrunn i kunnskapsgrunnlaget og anbefale det som bør implementeres. Aktiviteter: Utarbeide en oversikt og beskrivelser av aktuelle (relevante) tiltak og løsninger. Prioritere løsninger og tiltak Detaljere/ konkretisere prioriterte løsninger Utarbeide en plan for arbeidet i gjennomføringsfasen Leveranser og produkter i denne fasen: Dokumenter: 1) Rapport fra utviklingsarbeidet m/ beskrivelse av løsningene/ tiltakene. 2) Plan for arbeidet i neste fase Beslutning (Prosjekteier): Godkjenne rapporten: Gå videre til neste fase.

42 Hva skjer i de ulike fasene? Gjennomføre Formål: Ferdigstille de løsningene/ tiltakene som er utredet og forberedt i de forrige fasene. Aktiviteter: Ferdigstille sluttproduktet. Eventuelt prøve ut hele eller deler av sluttproduktet underveis i form av piloter/tester Klargjøre strukturer, prosesser og systemer for overgangen til en ny løsning Utarbeide en plan for oppfølging av produktet etter at det er satt i drift Leveranser og produkter fra denne fasen: Dokumenter: 1) Rapport fra gjennomføringsfasen, inkl. rapport fra piloter og evaluering av disse. 2) Beskrivelse av sluttproduktet, eventuelt supplert med modeller/ tegninger etc. 3) Forslag til plan for oppfølging i ordinær drift Beslutning (Prosjekteier): Godkjenne rapporten. Gå over til neste fase (Avslutte og evaluere prosjektet). Overføre sluttproduktet til linjeorganisasjonen.

43 Hva skjer i de ulike fasene? Avslutte og evaluere Formål: Gjennomgå prosjektarbeidet fra start til mål, og evaluere hvordan prosjektorganisasjonen har mestret å utvikle et godt sluttprodukt. Avslutte alle aktiviteter Aktiviteter: Evaluere prosjektets gjennomføring. Gjennomføre evalueringsmøte internt i prosjektet Resultatet/ sluttproduktet Prosjektprosessen Erfaringer/ ny kunnskap Oppsummere sammen med prosjekteier Presentere prosjektgruppens egen evaluering av prosjektet Redegjøre for prosjektets arbeid i forhold til krav knyttet til kvalitet, tid, kostnad Presentere læringspunkter som kan overføres til andre Kvalitetssikre viktig dokumentasjon fra prosjektet og arkivere Leveranser og produkter fra denne fasen: Dokumenter: Evalueringsrapport. Beslutning (Prosjekteier): Godkjenne evalueringsrapporten. Erklære prosjektet som avsluttet.

44 Organisering av prosjektet

45 Prosjektorganisasjonen Prosjekteier Eierstyring Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektledelse og -styring Prosjektleder Prosjektgruppe Referansegruppe Leveranse av produkter underveis Teamleder Produkt A Teamleder Produkt B Teamleder Produkt C

46 Oppgave Lag et kart som viser organiseringen av ditt eget prosjekt Drøft dette også med de andre i gruppa

47 Vurdering av interessenter Hvem har interesse av at prosjektet gjennomføres? Interessegrupper Hvem blir påvirket av prosjektet og prosjektets målsetting? Hvem kan påvirke utfallet eventuelt selve gjennomføringen av prosjektet? Presse/ media Ansatte Strategiske partnere Prosjekteier Leverandører Kunder Kommune Departement Organisasjoner

48 Interessentanalyse - Oversikt Interessent Interesse i prosjektets resultat Innflytelse på prosjektets gjennomføring Holdning Betydning (stor-middels-liten) Strategi for løsning Hvordan få sentrale aktører til å delta aktivt i prosessen til prosjektets beste, med et positivt engasjement?

49 Oppgave Arbeide med effektmål og resultatmål i ditt eget prosjekt Gjør dette sammen med 2-3 av de andre på gruppa Effektmål Effektmålene er knyttet til prosjektets langsiktige virkninger for organisasjonen, gjerne en ønsket endring fra dagens situasjon, og er uttrykt i form av en verdiskapning eller en gevinst. Effektmålet angir hvorfor prosjektet skal settes i gang. Resultatmål Resultatmålene er knyttet til sluttproduktet: Produktets omfang/kvalitet, samt kostnad og tid for å fremskaffe det; dvs. løsningen som prosjektet skal frembringe innenfor prosjektperioden.

50 Hjemmeoppgave 1. Planlegg og gjennomfør to aksjoner i forhold til prosjektet ditt for å gjøre det bedre! Rapporteres i neste samling: Hva har du gjort? Hva er resultatet/forbedringen? Hva har du lært gjennom dette arbeidet? 2. Finn en partner, og avtal tid og sted for en samtale i perioden fram til neste samling. Tema for samtalen: Hjelpe hverandre/coache/veilede i forhold til aksjonene. Andre spørsmål dere er opptatt av i forhold til egne prosjekter.