Programarbeid; utfordringer og forutsetninger for arbeid i gruppe

Transkript

1 Programarbeid; utfordringer og forutsetninger for arbeid i gruppe Programkommunesamling Husbanken 11. januar 2014 Susanne Moen Ouff, Else Ragni Yttredal, Marte Giskeødegård

2 Arbeid i team 1. Løs oppgaven som dere får utdelt Uten å snakke eller signalisere Det er lov å gi brikker til andre Du må ta imot brikker fra andre Det er ikke lov å ta brikker fra andre 2. Si fra til Susanne når dere har løst oppgaven 2

3 Suksesskriterier for planlegging og forankring Hvordan lykkes som gruppe? Utfordringer i prosjektarbeid Hva er forankring? Hvordan drive godt forankringsarbeid? Forankring og implementering; to sider av samme sak?

4 Samarbeidsnivåer Svarteper-nivå Velgjørenhetsnivå Altruistisk nivå Solidaritetsnivå Organisatoriske forutsetninger 1. Felles plan (helhet) 2. Arbeidsdeling (forstå sin del) 3. Mulighet til å prate om utfordringer 4. Evne til å bistå på andres kompetanseområder Psykologiske forutsetninger 3a) Å ville prate 3b) Å forstå hvordan man samtaler 4a) Evne til å samarbeide, ikke bare ivareta egne interesser 4b) Å virkelig ville hjelpe den/de andre 4

5 Suksesskriterier for å lykkes som gruppe Anerkjenne utfordringene som ligger i programarbeidet Kommunisere tydelig mellom prosjekt- og basisorganisasjon begge veier er like viktige Avklare tidlig forventninger til deltakerne i arbeidsgrupper o.l.

6 Forutsetninger for samarbeid i gruppe Samarbeidet må sikre balanse mellom fokus på Individ Samspill Produkt Hva som er rett balanse er situasjonsbestemt! 6

7 Asle Farner Strategi og samspill Hvordan sikre balansen mellom de ulike delene? Engasjement Individ Mål Produkt Samspill Bli kjent Bidrag Rolle Ansvar Forventninger til resultat = ulike? Til seg sjøl og hverandre = ulike? Resultater Forventninger må synliggjøres for å unngå konflikt! Mål bør formuleres for alle de tre delene. 7

8 Tverrfaglige utfordringer i prosjekt Kulturforskjell Språk Verdier Forståelsesrammer Lovverk, regler, rutiner Arbeidsmåter og organisering Status og relasjoner Ulike forutsetninger Status Kompetansenivå Personressurser Interessekonflikt Konkurranse om ressurser Ulike mål Annet? 8

9 Basisorganisasjon Prosjektorganisasjon Politikerne Rådmann Prosjekteier Etat oppvekst og kultur Etat teknisk drift Etat omsorg Styringsgruppe Skole Barnehage Eiendom Helse Prosjektleder Brattøra skole Lia Barnehage Utbygging Skogen sykehjem Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 9

10 Samspill basis og prosjekt Deltakere Kompetente og med kapasitet Ikke en tilfeldig ledig eller sist ankomne Ressursavtale Mellom basis og prosjektleder Disposisjonsrett Prosjektet må disponere folk etter avtale Omdisponering krever ny forhandling Ved fravær må ressurssituasjonen tas opp 10

11 Forventningsavklaring eller -analyse Forventninger til deg sjøl = de samme som de andre har til deg? Forventninger til de andre og samarbeidet = sammenfallende? Forventninger til resultatet = like? For å kunne hanskes med ulike forventninger (som kan stå i konflikt til hverandre), må de synliggjøres! 11

12 Sherry Arnsteins ladder of citizen power Arnstein definerer borgerdeltakelse som spredning av makt på en måte som gir mulighet for deltakelse for de som i dag er ekskludert fra politiske og økonomiske prosesser, og slik at de er inkludert også i framtida (A Ladder of Citizen Participation: 1969). Selvstyre Innsyn Informasjon Høring Dialog Deltakelse Medbestemmelse Liten - Grad av involvering - Stor 12 Grad av innflytelse

13 Målformulering Effektmål = ønskede konsekvenser = nytte Resultatmål = fastsettes med bakgrunn i effektmålene som for eksempel Økt markedsandel Bedre ressursutnyttelse som for eksempel Nytt organisasjonskart Ny informasjonsstrategi Effektmål kan ikke alltid måles ved prosjektslutt. Resultatmål skal måles ved prosjektslutt. 13

14 Styring og oppfølging av prosjekt * Styringsfunksjoner Målformulering Planlegging Oppfølging Styringsfaktorer Kvalitet Framdrift Ressurser Økonomi Hvordan går det? Hvordan samarbeider vi? Hvordan har du det? * Westhagen m fl

15 Prosjekter "lever" i spennet mellom kontroll og kreativitet Kontroll Tids- og ressursrammer Resultat- og produktorientering Tverrfaglige vurderinger Kreativitet Nye arbeidsformer Nye folk Prosessorientering Flere innfallsvinkler Nytenkning og innovasjon 15

16 Hva er forankring? Forankring av en plan betyr at de aktørene som skal/må/kan ha ansvar og som en er avhengig av for å gjennomføre planen, tiltak m.m. EIER PLANEN De har vært med på å: Utvikle innholdet, de erkjenner sin rolle som iverksettere og de er i stand til å gjøre noe med feltet.

17 Hvorfor? Etablere brei kunnskap om feltet Skaffe medspillere Hindre motstand = Få et bedre resultat

18 Planer og supergode boligsosiale tjenester må forankres I planverk Hos brukere Hos??? Hos frivillige organisasjone r Hos ordfører I økonomiplan Hos rådmann Hos enhetsleder

19 Open Space Deltakernes egne problemstillinger En eller to runder, alt etter tid til rådighet