Prosessarbeid, forankring og programlederrollen

Transkript

1 Prosessarbeid, forankring og programlederrollen Programledersamling Husbanken 10. januar 2014 Susanne Moen Ouff, Else Ragni Yttredal, Marte Giskeødegård

2 Mål for denne arbeidsøkta Vi er bedt om å bidra på tema Prosessarbeid Organisering og forankring av programarbeidet; muligheter og utfordringer Suksessfaktorer for programledere

3 Vårt ønske Har som mål å gi noen begreper, språk og verktøy som kan bidra til å diskusjon rundt programlederrollen I form av faglig påfyll Gjennom praktisk arbeid Gi mulighet til å diskutere utfordringer dere står overfor akkurat nå. Arbeidsøkta er avhengig av aktiv deltakelse, lyttende holdning og kortfattede innlegg ok?

4 Prosessarbeid utfordringer og muligheter Programlederrollen Programorganisering Interessenter og deltakere Lojalitetskonflikter Ressurskontrakter Prosessdesign; faser og verktøy Utvikling av mandat Individ, samspill, produkt målformuleringer og fokus Forankring Forankring som handlingsforberedende aktivitet

5 Programlederen som prosessleder Strukturere arbeidsprosessen Å legge til rette for arbeidet i gruppa Sikre framdrift Sikre gode arenaer for læring Knytte sammen politiske ambisjoner og administrasjonens virkelighetsoppfatning = utvikle mandat i dialog mellom politikk og administrasjon Formidle program som metode

6 Boligsosialt utviklingsprogram Helhet, kunnskap, kæring

7 Positive erfaringer fra evalueringa av BoSo region Øst Overordnet innretning av arbeidet Kunnskapsbasert tilnærming Endrede tenkemåter (og delvis arbeidsmåter) i det boligsosiale arbeidet

8 Utfordringer sett gjennom evalueringa av BoSo region Øst Skapte stor forvirring i begynnelsen (Program- og prosjektgruppe, program- og prosjektleder, skille mellom Boligsosialt utviklingsprogram, Boligsosial handlingsplan og handlingsplan for programmet; Programplan) Konkrete resultater som viser igjen etter ikke altfor lang tid Bolig (gjennomstrømming, tilrettelegging) Bo-oppfølging Utfordringer knyttet til mennesker med rusproblemer og/eller psykiske vansker = Går det an å ha to fugler i hånden?

9 Boligsosialt utviklingsprogram sin plass i det kommunale systemet Kommuneplanens samfunnsdel Kommunal planstrategi Kommuneplan Arealdelen Grov masket Reguleringsplan Områderegulering Kort summeoppgave - Hvor i plansystemet er utviklingsprogrammet plassert hos deg? - Hvilke fordeler har du av den plasseringa? Helse og sosialplan Kommunedelplaner (Eksempel på sektorplaner) Områdeplan Temaplaner Flyktningplan Alt. 1 Plan for boligsosialt utviklingsprogram Alt. 2 Handlingsplan for boligsosialt utviklingsprogram Handlingsplan for rusforebygging Handlingsplan for universell utforming jjj Detaljert Detaljregulering 4 min Gjennomføring Økonomiplan

10 Basisorganisasjon Prosjektorganisasjon Politikerne Rådmann Prosjekteier Etat oppvekst og kultur Etat teknisk drift Etat omsorg Styringsgruppe Skole Barnehage Eiendom Helse Prosjektleder Brattøra skole Lia Barnehage Utbygging Skogen sykehjem Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 10

11 Basisorganisasjon 2 Boligsosialt utviklingsprogram Husbanken region Midt-Norge Avdeling for boligsosialt programarbeid og forskning, HB region Midt-Norge Deltakerkommuner v/ kommunestyre Basisorganisasjon 1 Basisorganisasjon 3 Møreforsking Kommunale styringsgrupper Prosjektorganisasjon 2 Programleder Kommunale arbeidsgrupper Tema-baserte prosjektgrupper Prosjektorganisasjon 1 Boligsosialt utviklingsprogram Referansegrupper/ brukere/ aktører fra frivillig og privat sektor Prosjektorganisasjon 3 11

12 Tverrfaglige utfordringer i prosjekt Kulturforskjell Språk Verdier Forståelsesrammer Lovverk, regler, rutiner Arbeidsmåter og organisering Status og relasjoner Ulike forutsetninger Status Kompetansenivå Personressurser Interessekonflikt Konkurranse om ressurser Ulike mål Annet? 12

13 Samarbeidet må sikre balanse mellom Individ Samspill Kommunikasjon Produkt 13

14 Forutsetninger for arbeid i gruppe Arne Sjølund (1985) peker på tre forutsetninger for at kollektiv innsats skal gi bedre resultat enn individuelt arbeid Gruppemedlemmer (gruppesammensetning) Gruppas arbeidsmåte (aktiviteter og mottakelighet) Gruppas mål (grad av enighet) 1. Den sosiale situasjonen må være tilfredsstillende planlagt (= prosessledelse) 2. Det enkelte gruppemedlem må ha innsikt i hva samarbeidet innebærer, og ha vilje og evne til samarbeid (kan trenes opp) 14

15 Forutsetninger for arbeid i gruppe Gruppa må være «passelig» stor Gruppa må ha en gjennomtenkt sammensetning Gruppa må være tilstrekkelig aktiv Alle må komme med sine bidrag Alle må være lydhøre for andres bidrag Gruppa må jobbe i retning av en løsning som innbefatter alles bidrag i en utviklet form 15

16 Øvelse: Talekor

17 Automatiske nei Det har vi prøvd før Min organisasjon er annerledes Det blir for dyrt Det er ikke mitt område Vi har ikke tid Det har aldri vært prøvd før Vi har ikke folk nok Det virker utopisk Det er bare en fiks idé Jo, kanskje det er en god ide men Ledelsen kommer aldri til å gå med på det. Vi danner en komité Det går ikke Kom ikke med det der igjen Det er alt for radikalt Det er ikke med i årsplan eller budsjett Det er umulig Ingen andre gjør det sånn Personalet vil aldri akseptere det Hos oss har vi alltid gjort det på denne måten... Vi er ikke modne for det her Man kan ikke lære en gammel hund å sitte Vi er for mange folk til det Vi er for få folk til det osv, osv 17

18 Tenkestiler til glede og frustrasjon Fantasi Analyse Logikk Matematikk Venstre hjernehalvdel = konvergent Høyre hjernehalvdel = divergent Farge Følelser Musikk Begreper Lukkende Åpnende 18

19 Å finne arbeidsmåter som motvirker = prosessdesign Dele opp arbeidet i faser Se at ulike formål krever ulike talent og innfallsvinkler Avklare mandat og problemstillinger Utnytte begge tenkestilene Utøve tydelige roller

20 Faser i prosessen Utgangspunkt Avklare og definere situasjonen dere ønsker å gjøre noe med Finne alternative problemstillinger = unngå "to jump to conclusions" Velge problemstilling Produsere idéer Velge idéer Handlingsplan Lage handlingsplan

21 Rolle- og ansvarsfordeling Prosessleder (PL) styrer prosessen blander seg ikke i saken avklarer og sorterer skriver alt opp på storark Problemeier (PE) eier problemet kan, vil og er i posisjon til å gjøre noe med problemet bestemmer retningen på løsningen Hjelpere hjelper til med flest mulig idéer uten ansvar for idéenes kvalitet lytter aktivt til problemeier 21

22 Konvergent og divergent tenkestil Analyse Fantasi Logikk Matematikk Begreper Venstre hjernehalvdel = konvergent Høyre hjernehalvdel = divergent Farge Følelser Musikk Lukkende Åpnende 22

23 Ulike verkstedsmetoder Prosesser etter Plan- og bygningsloven - dugnadsmetoden Framtidsverksted Søkekonferanse Open Space - men små deler at verkstedmetodene kan også brukes i miniformat

24 Hva er målet? Diskusjonsmøte, kunnskapsinnhenting, mobilisering, forankring? Hva er ståa akkurat nå? Er virkelighetsoppfatningen lik i hele organisasjonen eller i lokalsamfunnet? Hva er egentlig utfordringa? 24

25 Framtidsverksted 1. Kritikk eller problembeskrivelse 2. Prioritering av viktigste tema 3. Forslag, idéer og løsninger 4. Hvem gjør hva når; plan for iverksetting Oppfølging 25

26 Søkekonferanse Forutsetter informerte og utvalgte deltakere Deltakerne må kjenne situasjonen/bakgrunnen godt Krever aktive og taleføre deltakere Kan bidra til rask opprettelse av en interim-organisasjon som drar arbeidet videre. Asle Farner Strategi og samspill 26

27 Dugnadsmetoden Amdam og Amdam (2000) Seks ulike "bøker" med verksteder for ulike formål Skiller mellom tankestorm og tankevurdering Kan enten brukes sammen eller hver for seg 27

28 Open Space Den som kommer er rett person Når det starter, er rett tid Hva som enn hender er det beste som kan hende Når det er slutt, så er det slutt Lov om bevegelse bruk beina!

29 Verktøy Kreativ problemløsning (KPL) debonos seks tankehatter Verdenskafé Scenario-tenkning Open Space Gjestebud - bedarlag

30 Forankring 1. Hva? 2. Hvorfor? 3. Hvem? 4. Hvordan?

31 Hva er forankring? Forankring av en plan eller et arbeid betyr at de aktørene som skal/må/kan ha ansvar og som en er avhengig av for å gjennomføre planen, tiltak m.m. EIER PLANEN De har vært med på å: Utvikle innholdet, de erkjenner sin rolle som iverksettere og de er i stand til å gjøre noe med feltet.

32

33

34 God forankring betyr dermed at personer som er involvert i tiltaket ikke bare har deltatt i utviklingen av tiltaket, den såkalte forankringsprosessen, men at de har en aktiv og positiv holdning til tiltaket.

35 Hvorfor? Etablere brei kunnskap om feltet Skaffe medspillere Hindre motstand = Få et bedre resultat

36 Hos hvem og hvor bør plan og tiltak forankres?

37 Interessentanalyse er å finne ut hvem som har Ressurser Penger Tid Utstyr Interesse Makt og myndighet Posisjon Egeninteresse Ressurser Kompetanse Interesse Kompetanse Faglig, lokal-, prosess- og hvem har vi lyst til å samarbeide med? hvem bør vi ha med på laget for å minske motstanden? 37

38 Planer og supergode boligsosiale tjenester må forankres Hos I planverk I Hos Hos I Hos Hos

39 Jobbe top-down? Ordfører Rådmann Resten av administrasjonen Utetjenesten Brukere

40 Eller bottom-up? Helst begge deler! Ordfører Rådmann Resten av administrasjonen Utetjenesten Brukere

41 Ordfører

42 Bystyre og ordfører Formannskap 42

43 Høythengende frukter eller nedfallsfrukt?

44 Hvordan Involvering, involvering, involvering De rette folka Til rett tid På rett måte Kontinuerlig prosess Bytte av politikere eller personell Omorganisering Nye tiltak Ny kunnskap Nye situasjoner

45 Programlederen som prosessleder Strukturere arbeidsprosessen Å legge til rette for arbeidet i gruppa Sikre framdrift Sikre gode arenaer for læring Knytte sammen politiske ambisjoner og administrasjonens virkelighetsoppfatning = utvikle mandat i dialog mellom politikk og administrasjon Formidle program som metode

46 Prosessdesign = et forståelig bilde av Hvem er interessentene / aktørene / de berørte? Hvilke roller / funksjon / ansvar / myndighet har de i prosessen/samspillet? Hvordan mobilisere dem / få dem til å delta / bidra? Innen hvilke gitte eller selvvalgte rammer skal det gjøres? Hva skal være ferdig når (rekkefølge/avhengigheter) og med hvilke ressurser, hvorfra kommer disse når? Når agerer/samspiller deltakerne, hvor og i hvilke faser deltar de? Hvordan samspiller/agerer deltakerne, hvilke arbeidsformer skal brukes, hvordan organisere, lede prosessen? Asle Farner Strategi og samspill 46

47 Gruppearbeid 1. Formuler en problemstilling du opplever å stå overfor i programarbeidet akkurat nå "hvordan kan jeg (vi)?" 2. Ta pause 15 minutter

48 Roller i denne fasen Problemeier (PE) skal gi prosessleder og hjelpere et bilde av situasjonen, bakgrunnen for den og ønsker for resultatet = synliggjøre fakta Hjelpere spør for å finne ut mest mulig og for å sette seg inn i problemeiers behov. Prosessleder (PL) noterer fakta. 48

49 Den som har problemstillinga forteller gruppa Hva ser du som problemet? Hvordan har det oppstått? Hvorfor er det viktig for deg å få gjort noe med det? Hva ser du som største hindringa? Hva har du forsøkt hittil? og hvordan gikk det? Hva ville være en drømmeløsning for deg? 49

50 Roller i åpnefasen Prosessleder Skriv! Alle idéer skrives opp Håndhev spillereglene Gi ros, oppmuntring, tilrop! Ressurspersoner Følg spillereglene. Kast fram idéer! - Notere hvis du må vente Konsentrer deg vær aktiv hele tida Problemeier Følg spillereglene Gi ros, oppmuntring, tilrop! Slapp av 50

51 Vi skal reformulere problemstillinga ved å Konkretisere Operasjonalisere Åpne for mangfold Tenke muligheter Adressere det virkelige problemet Framgangsmåte Hvordan kan (PE)..? 1. Individuelt arbeid: Noter dine tanker som stikkord på gule lapper med stor tusj (5 min) 2. Runde i gruppa: Presentere tankene uten diskusjon, klistre på store ark (5 min) 3. Fylle på videre i plenum: nye, andre, bygge på eksisterende (20 min) 51

52 Lukkefase prioritere, begrense, begrunne Hvilken av problemstillingene beskriver best utfordringa slik du ser det? Ekspertpanelet gir råd Hvis det var jeg Alle får tre klistremerker å dele ut til den formuleringa de mener er mest dekkende; vandrerunde Kort begrunnelse for valg PE velger sin endelige formulering