Alta kommune. Sluttrapport: Samspillkommune 30 Elektronisk informasjonsutveksling i pleie- og omsorgstjenesten i kommunene

Transkript

1 Alta kommune : Samspillkommune 30 Elektronisk informasjonsutveksling i pleie- og omsorgstjenesten i kommunene

2 Godkjent av: Per Prebensen Side 2 av 6 Innhold 1. Bakgrunn for prosjektet Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som Samspillkommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning

3 Godkjent av: Per Prebensen Side 3 av 6 1. Bakgrunn for prosjektet Alta kommune har som målsetning å skape bedre samhandling i helsetjenesten. Som et ledd i å nå dette målet har kommune deltatt i ELIN-k prosjektet, Samspillkommune 30. Formålet med dette prosjektet er å bidra til at kommunene starter opp lokale forprosjekt, og på denne måten gjennomfører de nødvendige forberedelser som må til for å kunne komme i gang med elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren. Prosjektet eies og gjennomføres av Norsk Sykepleierforbund. 2. Sammendrag Alta kommune har i forprosjektet lagt til rette for at kommunen i et hovedprosjekt skal kunne gå i gang med elektronisk meldingsutveksling mellom ulike aktører innenfor helsetjenesten. Prosjektgruppa har kartlagt de tiltak som kreves for å kunne ta i bruk elektronisk meldingsutveksling mellom fastlege og pleie- og omsorgstjenesten. I prosjektet er det gjennomført relevante tiltak fra tidligere utført ROS-analyse (Elektronisk meldingsutveksling over Norsk Helsenett). Prosjektgruppa har også jobbet med å gi informasjon til ledere, ansatte i pleie- og omsorg, fastleger og politikere. Både forprosjektet og det kommende hovedprosjektet er forankret politisk. Hovedutvalget for helse og sosial har vedtatt at kommunen viderefører forprosjektet Samspillkommune 30 i et hovedprosjekt. 3. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Kommunen har i prosjektperioden gjennomført hovedmål og delmål i henhold til forprosjektbeskrivelsen. Delmålet Inngå avtaler med leverandører og samhandlingsaktører ble besluttet å utsette til hovedprosjektet. Prosjektgruppa/styringsgruppa har utsatt dette delmålet med begrunnelse i at ELIN-k løsningene må være godkjent og klar til levering før det er hensiktsmessig å inngå avtaler med leverandører og samhandlingsaktører. Det vil derfor være naturlig å gjennomføre nevnte tiltak i selve hovedprosjektet. Da vil det også være mulig å anslå dato for når løsningene kan settes i drift. 3

4 Godkjent av: Per Prebensen Side 4 av 6 4. Målrealisering Følgende punkter i milepælsplanen ble ikke gjennomført: Når avtale om krypteringsmodul er inngått Når avtale om forsendelsesmodul er inngått Når avtale med samhandlingsaktører(fastleger) er inngått Disse punktene inngikk i delmålet Inngå avtaler med leverandører og samhandlingsaktører og begrunnelsen for utsettelsen står i punkt 3 Gjennomføring i henhold til prosjektplanen, avsnitt 2. De andre milepælspunktene ble gjennomført som planlagt. 5. Prosjektorganisering Prosjektet har vært organisert med følgende deltakere: Prosjektansvarlig: Helse- og sosialsjef Per Prebensen. Styringsgruppe: Helse- og sosialsjef Per Prebensen, leder omsorgsavdelingen Mette Skipperud, kommuneoverlege Kenneth Johansen, leder Kommunale legevakt/sentrum legepraksis Ragna Eikanger. Prosjektleder: Hege Stenbakk, sykepleier. Prosjektgruppe: IKT-rådgiver Tore Mannsverk, IKT-konsulent Vidar Thomassen, kommuneoverlege Kenneth Johansen. Med disse deltakerne har prosjektet hatt den kompetansen vi anser som hensiktsmessig for å ta de strategiske beslutningene og for gjennomføringen av de tiltak som er gjort i prosjektperioden. Prosjektleder er sykepleier i omsorgsavdelinga med god kjennskap til rutiner i pleie- og omsorg, samt EPJ-systemet (Profil) som benyttes. Hun har stått for opplæring og informasjon, samt planlegging, organisering og framdrift i prosjektet. Prosjektgruppa har hatt deltakere fra IKT helse. Med tanke på de ulike tekniske løsninger som skal benyttes, har det vært en fordel med denne kompetansen. De har hatt ansvar for avtaler som skal inngås ift hvilke løsninger som skal benyttes. Kommuneoverlegen har deltatt i prosjektgruppa som et mellomledd til fastlegene ift informasjon og avtaleinngåelse. Styringsgruppa har kommet med strategiske innspill og deltatt på møter. De har i tillegg fått informasjon fra prosjektgruppa via e-post. Det har vært viktig å forankre prosjektet i styringsgruppa, også med tanke på videre framdrift i forhold til et hovedprosjekt. 4

5 Godkjent av: Per Prebensen Side 5 av 6 6. Erfaringer som Samspillkommune Da vi gikk inn i prosjektet var vi ikke helt inneforstått med hva vi skulle fokusere på. Vi trodde vi skulle få på plass de fleste løsninger i starten av prosjektet og deretter gå direkte i pilot. Vi hadde regnet med at Elin-k løsningene var klare og at vi kunne bestemme oss for kommunikasjonsleverandør. Syntes det ble svært mye informasjon på første nettverkssamling. I starten gikk det mye tid med til å sette seg inn i ulik informasjon, både fra nettsidene til Norsk sykepleierforbund og KITH. Leste også gjennom all presentasjon fra samlinga før ting begynte å falle på plass. Samling nr 2 kunne gjerne vært litt tidligere i perioden, og hatt en varighet på to dager. Muligheten til å samarbeide med andre kommuner hadde vært større, da målet for prosjektet var mye klarere enn i starten. Vi har benyttet rådgivningsgruppa der vi følte vi hadde behov for det, og fikk både gode og raske tilbakemeldinger. Oppfølginga fra prosjektledelsen har òg vært nyttig. Telefonmøtene og statusrapporteringa har hjulpet til med at vi fikk god struktur i arbeidet. I forhold til samhandlingsaktører ser vi at det tar lengre tid enn antatt før vi kommer i gang med opplæring og endelig avtaleinngåelse. Vi har valgt å avvente med dette til hovedprosjektet. Deltakelsen i Samspillkommuneprosjekt 30 har gitt en positiv bieffekt i form av at vi har fått økt fokus på bruken av EPJ-systemet vårt. Vi har prioritert opplæring der det har vært nødvendig. De ansatte i pleie- og omsorg er godt kjent med systemet, og vil være klare til å gå i gang med pilotering når vi går inn i hovedprosjektet. 7. Viktige erfaringer Vi har fått gjennomført de fleste målene vi satte oss i prosjektplanen, men enkelte har blitt utsatt på grunn av forsinkelser. (Godkjenning av Elin-k løsningene). Dette har gjort at vi bevisst har valgt å avvente med opplæringsdelen til vi har en løsning på plass. Det viktigste har likevel vært å få forankret prosjektet politisk og i egen ledelse. Dette med tanke på investeringer og fremtidig drift av Elin-k løsningene. Politisk forankring gjør også at vi er trygg på at dette prosjektet blir videreført i et hovedprosjekt. Vi ser at informasjon og presentasjon av prosjektet har vært viktig for dette utfallet. I tillegg har prosjektgruppas sammensetning også vært avgjørende for gjennomføringa av prosjektet. Vi ville nok samarbeidet mer med andre kommuner i prosjektet hvis man tidligere hadde knyttet kontakter. Dette skjer under nettverkssamlingene, men forutsetningen er at det er avsatt tid til dette. Den siste samlinga kom sent i prosjektperioden, og programmet var tett. Kunne gjerne vært over to dager, slik at man kunne blitt bedre kjent. Det har vært positivt at all informasjon i prosjektet, og rapportene fra Samspill 20 har vært lagt ut på nettsidene. Dette har vært til stor hjelp. I tillegg har muligheten til å benytte rådgivningsgruppa vært bra. Telefonmøtene har også vært nyttige, da de har sikret en god og ryddig framdrift i prosjektet. 5

6 Godkjent av: Per Prebensen Side 6 av 6 8. Regnskap Prosjektet har holdt seg innenfor budsjettet i prosjektplanen. Vi har til nå hatt direkte utgifter til prosjektlederstilling 40 %, frikjøp av interne ressurser, og utgifter til reise / overnatting ifm nettverkssamlingene. 9. Avslutning Fokuset vårt framover vil være å få videreført forprosjektet i et hovedprosjekt. Alle deltakere i forprosjektet er innstilt på dette, og framover jobbes det med finansiering av hovedprosjektet. Vi vil holde oss informert om pilotering/godkjenning av ELIN-k løsningene, og planlegger å gå i gang med hovedprosjektet når dette er klart. 6