Vinje kommune. Prosjektbeskrivelse Forprosjekt

Transkript

1 Vinje kommune Prosjektbeskrivelse Forprosjekt

2 Godkjent av: Sissel Bitustøyl Side 2 av 10 Innhald 1.0 Innleiing Bakgrunn Forankring i strategiar/planar Forprosjektets mål og ramme Hovedmål Delmål Avgrensing i prosjektet Gjennomføring Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Styringsgruppe Prosjektleiar Prosjektgruppa Budsjett og finansieringsplan Timerapportering Milepælsplan Planlegging, oppfylgjing og statusrapportering Rettighetar og teieplikt Signatur Referanser

3 Godkjent av: Sissel Bitustøyl Side 3 av Innleiing 1.1 Bakgrunn I forkant av S@mspill 2007 hadde vi i Vinje kommune utarbeidd prosjektplan for å starte opp eit prosjekt for å betre samhandling / informasjonsutveksling innad i kommunehelsetenesta (mellom pleie og omsorgstenesta og legetenesta / legevaktstenesta) og mellom kommunehelsetenesta og helseforetaka. Målet med prosjektet er å sikre rett informasjon til rett person til rett tid. Ved å effektivisere og kvalitetssikre informasjonsflyten, ynskjer vi å redusere faren for avvik og auke kvaliteten på og dokumentasjonen av, helsehjelp til brukarar av omsorgstenester, og med det sikre heilhetleg behandling av våre brukarar gjennom heile omsorgskjeda. Vinje og Tokke kommune samarbeider om legevaktstenesta, og det er difor naturleg å innleie eit samarbeid med nabokommunen Tokke. Då vi gjennom regionalt e helseseminar hausten 2007 vart gjort kjend med mogelegheita til å søke å bli med som S@mspillkommune i det nasjonale prosjektet, såg vi at dette ville vera ei god hjelp for det vidare arbeidet for oss. Det å kunne dra nytte av andres kompetanse, å få drahjelp via det nasjonale prosjektet, vil vere svært nyttig. Vi ynskjer å nytte forprosjektperioden til å få på plass interne prosedyrer / retningsliner, samt inngå avtaler internt, interkommunalt og eksternt mot helseforetaka, slik at grunnlaget for elektronisk samhandling mellom dei forskjellige fagsystem og samhandlingspartar vert klart. Vi vil og i forprosjektperioden syte for å få på plass dei tekniske løysingane som krevst. Prosjekteigar er Vinje kommune ved kommunalsjef Sissel Bitustøyl. Prosjektleiar Kari Dalen Prosjektmedarbeidar Helen S. Mathisen Det vert etablert ei styringsgruppe for prosjektet. Tokke kommune er invitera til å vera med i prosjektet, og har takka ja til det. Når prosjektperioden i S@mspill 2007 er over, fortset Vinje og Tokke i hovudprosjekt, med å implementere og ta i bruk elektronisk meldingsutveksling, for slik å effektivisere og kvalitetssikre informasjonsflyten. I tillegg til dette deltek Vinje i eit Vest Telemarksamarbeid, der dei seks kommunane i regionen samarbeider om å ta i bruk, og utvikle bruken av programvara og kvalitet i dokumentasjon i Profil. Dette arbeidet har pågått sidan 2006 og vil fortsette i

4 Godkjent av: Sissel Bitustøyl Side 4 av 10 Ein ser at det Vinje oppnår i arbeidet med forprosjektet, vil ha overføringsverdi til dei andre kommunane i regionen. Ikkje minst med tanke på at det og er utstrakt samarbeid mellom desse kommunane på IT området. 1.2 Forankring i strategiar/planar Gjennom arbeidet med det kommunale prosjektet, er det god forankring i administrativ og politisk leiing i kommunen. Arbeidet er og forankra i verksemdplanane i dei aktuelle resultateiningane i kommunen. Nasjonalt er ELIN k prosjektet forankra slik: Statlig strategi , S@mspill 2007 S@mspill 2007 er den nasjonale strategien for IT utvikling i helse og sosialsektoren for perioden ( Ein av hovudsatsingane i planen er god informasjonsflyt i sektoren, der ein føresetnad er å styrke informasjonsutvekslinga. NFS IKT strategi Prosjektet er forankra i NSF sin strategi for IKT i sykepleie og helsetjenesten ( Hovedmålet i strategien er å få IKTkompetanse integrert i sjukepleiefaget og i praksis. Delmål 3 i strategien er at sjukepleiarar skal ha elektronisk tilgang til naudsynt informasjon og fagstøtte. KS ekommune 2009 Prosjektet er og forankra i KS IKT strategi ekommune 2009 i pkt. 3 Digital forvaltning Elektronisk samarbeid i helse og sosialsektoren, der eit av tiltaka er; KS vil bidra med utvikling av nødvendige standarder for lagring og utveksling av informasjon i helse og sosialsektoren i samarbeid med andre sentrale aktører. KS: Strategi og handlingsplan for pleie og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er ein delplan til ekommune 2009 og set opp mål for kommunane når det gjeld bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankra i dei regionale helseforetakas overordna IKT strategi utarbeida av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandlar elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. 4

5 Godkjent av: Sissel Bitustøyl Side 5 av Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Gjennom forprosjektet skal vi, for Vinje og Tokke kommunar: Legge grunnlaget for oppstart av elektronisk meldingsutveksling mellom pleie og omsorgstenesta og legetenesta, og mellom kommunale pleie og omsorgstenester og sjukehusa. Dette skal vi nå gjennom delmåla beskrive i punkt Delmål Godkjent prosjektplan Ta i bruk alle delar av den elektroniske pasientjournalen i Profil Få på plass oppkopling mot Norsk Helsenett Få installert naudsynt programvare for kommunikasjon via fagsystem Få på plass avtale med kommunehelsetenesta og legevakta for Tokke og Vinje Godkjent prosjektplan for hovudprosjektet 2.3 Avgrensing i prosjektet Vi skal ikkje starte opp meldingsutveksling i perioden. Fokuset er retta mot å legge på plass grunnlaget for iverksetjing. Iverksetjing skal skje i hovudprosjekt frå hausten * Her er det ein parallell prosess der eit eige utval arbeider med avtaler med sjukehusa. Vi ser det som eit meir langsiktig arbeid å få dette på plass. Kommune og stat går ikkje heilt hand i hand i utviklinga på dette området, og vi reknar difor med at denne delen tek lengre tid enn det vi kan nå gjennom forprosjektperioden. Dette vert difor ein del av det ein må jobbe vidare med i det lokale prosjektet og. 3.0 Gjennomføring Dette kapittelet syner delmåla med tilhøyrande aktivitetar slik vi ser det i dag. Det vil truleg dukke opp nye postar eller ting som må endrast på undervegs. Dette vil vi 5

6 Godkjent av: Sissel Bitustøyl Side 6 av 10 synleggjere ved å lage ein eigen milepælsplan/aktivitetsplan som vert revidert framom kvart statusmøte dvs. ein gong i månaden. Godkjent prosjektplan Lage utkast til prosjektplan Godkjenning av prosjektplan i styringsgruppa Sikre at prosjektet får prioritet og naudsynte ressursar i kommunane. Når alle delar av den elektroniske pasientjournalen er tatt i bruk: Utarbeide opplæringsplan for dei ulike gruppene helsepersonell som vert involvera i elektronisk samhandling. Når oppkopling mot Norsk helsenett er på plass Inngå avtale om oppkopling mot Norsk Helsenett inn til kommunane Vinje og Tokke Linja er levert i kommunesamarbeidet. Adresseringsnivå er avklart Etablere dokumentasjonssystem jamfør Norm for informasjonssikkerhet, herunder og avvikshandteringssystem. Etablere forpliktande samarbeid med IT avdelingane med faste møtepunkt. Når avtaler med kommunehelsetenesta og med legevakt for Tokke og Vinje er inngått: Lage skriftlege avtaler for samarbeidet. Når leverandør av fagsystem og kommunen har innstallert naudsynt programvare for kommunikasjon: Avtale om kjøp av Profilkom og Unique link, og tidspunkt for innstallasjon Avtale om driftsavtaler for kommunane Installasjon av kommunikasjonsmodul Klargjering av valde meldingstyper Legge inn kommunikasjonspartar Når kommunen har utarbeida godkjent prosjektplan for hovudprosjektet Fastsetje vidare innføringsplan for elektronisk samhandling Etablere rutinar for korleis samhandlinga skal skje vidare 6

7 Godkjent av: Sissel Bitustøyl Side 7 av Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektet er organisert slik: Vinje kommune er prosjekteigar, med kommunalsjef Sissel Bitustøyl som prosjektansvarleg. Kari Dalen er prosjektleiar, med ansvaret for at dei aktivitetar som er beskrive i forprosjektplanen vert gjennomførd. Helen S. Mathisen arbeider som prosjektmedarbeidar. Prosjektleiar og prosjektmedarbeidar er og involvera i Vest Telemark prosjektet og kommunens eige prosjekt. Det er vald ei styringsgruppe for prosjektet. Denne består av leiarar frå dei ulike involverte einingane. For å få til ein mest mogeleg effektiv arbeidsform, vel ein i tillegg å trekke inn fagpersonar frå dei ulike aktuelle fagområda etter kvart, for å få til ei mest mogeleg effektiv framdrift, utan unødige kostnader til frikaup av tid. IT avdelingane i både kommunane vil vere involvert gjennom heile prosessen. 4.2 Styringsgruppe Styringsgruppa er relativt stor. Dette er eit bevisst val, då prosjektet femnar om to kommunar Styringsgruppa har desse medlemmene: Kari Dalen, institusjonssjef Vinje, prosjektleiar Helen S. Mathisen, avdelingsleiar heimetenestene, Vinje, prosjektmedarbeidar Niina Laaksonen,Tokke,pleie og omsorgsleiar Ann Wraa, helsesjef Vinje Lars Eriksen, Tokke, kommunelege 1 Johanna Heiberg Johansen,Vinje, Kommunelege 1 Vinje Asmund Kroken, IT medarbeidar Vinje Grunde Seltveit, IT leiar Tokke Oppgåver og ansvar: godkjenning av prosjektplan og milepælsplan. Sikre tilstrekkeleg framdrift i prosjektet, og syte for forankring i organisasjonen. 4.3 Prosjektleiar; Prosjektleiar er Kari Dalen, Vinje kommune. 7

8 Godkjent av: Sissel Bitustøyl Side 8 av 10 Oppgåver og ansvar: koordinering og framdrift i forprosjektet. Sikre at aktivitetar vert gjennomførd, og i tråd med avtalt framdriftsplan. Oppfylle rapporteringskrav mv. Økonomisk ansvar 4.4 Prosjektgruppa Vi har i prosjektperioden vald å organisere oss med ein prosjektmedarbeider. I tillegg til aktivitetane i styringsgruppa, vel vi å kalle inn aktuelle fagpersonar til kortare møter innom dei ulike aktuelle arbeidsfelta, sjå organisasjonskart. Prosjektansvarleg Kommunalsjef Sissel Bitustøyl Prosjektleiar Kari Dalen Fagperson PROFIL Tokke og Vinje Helen S. Mathisen Niina Laaksonen Fagperson PROFDOC Helsesjef + MFR Inger Opsahl Gunvor Mandt IT Aasmund Kroken Grunde Seltveit Kontaktperson PROFIL Tormod Bekken Kontaktperson PROFDOC Jo Erik Hesthagen Helse Blefjell STHF Systemansvarleg Randi Juvik Helen S. Mathisen Det er utarbeidd møteplan for prosjektperioden. 5.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektplanen. 5.1 Timerapportering Prosjektleiar og prosjektdeltakarar skal dokumentere timar nytta i prosjektet. T imerapportering sendast til elin k@sykepleierforbundet.no den 10. i kvar månad. 8

9 Godkjent av: Sissel Bitustøyl Side 9 av Milepælsplan aktivitet framdrift i forprosjektet Når prosjektplanen er godkjend. Nov. 07 Des 07 Jan. 08 Febr. 08 Mars 08 April 08 Mai 08 Når alle delar av den elektroniske pasientjournalen er teke i bruk Når kommunen er kopla opp mot Norsk Helsenett med felles knutepunkt for Vinje og Tokke Når Profilkom og Unique link er installert med felles knutepunkt for Vinje og Tokke Når avtaler med kommunehelsetenesta og legevakt for Tokke og Vinje er inngått. Når prosjektplan for hovudprosjektet er godkjend 7.0 Planlegging, oppfylgjing og statusrapportering Statusrapport ved oppstart vert å levere prosjektleiar ELIN k seinast 1 mnd etter prosjektstart. Månadleg statusrapport skal leverast prosjektleiar ELIN k seinast dagen før avtala telefonmøte. Sluttrapport skal leverast prosjektleiar ELIN k seinast 1 veke etter prosjektslutt. 7.1 Rettighetar og teieplikt Alle partar som deltek i prosjektet pliktar å overhalde dei restriksjonar som gjeld ved tilgang til informasjon som felle inn under teieplikt og dokumentasjon som er beskytta av rettighetar. Resultat frå prosjektet skal vere ope tilgjengeleg for alle interesserte. 9

10 Godkjent av: Sissel Bitustøyl Side 10 av Signatur et er gått gjennom og er godkjent av kommunalsjef Vinje kommune, Sissel Jacobsen Bitustøyl. Stad, dato Sissel Jakobsen Bitustøyl Kommunalsjef Vinje kommune 9. Referanser ELIN-k samspillkommuner Prosjektplan Elektronisk samhandling mellom legetenesta, omsorgstenesta og brukarar (Vinje og Tokke) 10