Levanger kommune. Sluttrapport

Transkript

1 Levanger kommune Forprosjekt Forberedelse av innføring av elektonisk meldingsutvekling mellom pleie og omsorgstjenesten i kommunen, legetjenesten og sykehus

2 Godkjent av: Øystein Sende Side 2 av 2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 8

3 Godkjent av: Øystein Sende Side 3 av 3 Samspill kommunen skal i en sluttrapport gi en samlet framstilling av hvordan forprosjektet er gjennomført i egen kommune og hvilke resultater som er oppnådd. I tillegg skal det beskrives erfaringer med å være en samspillkommune og å være en del av et større prosjekt. Rapporten vil gi viktige innspill i videre arbeid med 30 nye samspill kommuner. 1. Sammendrag Kommunens mål om å arbeide med å utvikle god kvalitet på de tjenester kommunen leverer har vært drivkraften for forprosjektet. Samarbeid med Verdal kommune ble gjennomført der det har vært naturlig. I forprosjektperioden har det vært et mål å utrede hvilke tekniske løsninger som er nødvendig for å forberede innføring av elektronisk meldingsutvekling mellom pleie og omsorgstjenesten i kommunen, legetjenesten og sykehus. Likeledes avklare finansieringsplan og tidsrammer som er mulig å ha for hovedprosjektet. I forprosjektperioden har det vært et mål å arbeide med opplærings og innføringsprogram i kommunen. Utprøving av meldingsutveksling i forprosjektet ble i forkant oppstart diskutert, men dette ble primært bestemt å høre til hovedprosjektet. Fokuset for forprosjektet har vært å legge til rette for iverksetting av elektronisk meldingsutveksling Dette ved å utarbeide en prosjektplan for hovedprosjektet der elektronisk meldingsutveksling skal innføres. Medgått tid er i forprosjektperioden dokumentert og sammen med den månedlige fremdriftsrapporteringen rapportert inn til sykepleieforbundet. En fullstendig oversikt over brukt tid er vanskelig da det er brukt tid som ikke klart har vært avsatt til emnet, men som har gitt grunnlag for arbeidet i forprosjektet. Det har etter at Elin-k ble satt på kartet i kommunen flere ganger vært nyttige diskusjoner som har kommet opp i forhold til behovet for sikker, god og riktig meldingsutveksling. Oppstarten til forprosjektet var en 2 dagers samling med informasjonsutveksling fra pilotkommunene og samspill 20 kommunene. Dette ga et grunnlag for det videre arbeidet som var meget viktig. Videre var det en 1 dags samling i mars som ga en del nyttige og nødvendige avklaringer. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen 1. Skrive forprosjektplan - forprosjektplanen ble skrevet og ligger til grunn for prosjektet 2. Gjøre avtaler om nødvendige tekniske IT løsninger - I samarbeide med prosjektdeltager fra IT-avdelingen er det meldt inn et behov for oppkobling til Norsk Helsenett og det er fra IT avdelingens side vært gjort avklaringer med Visma Uniqe om de programvarene som vil være nødvendige når løsningene for elektronisk meldingsutveksling er godkjent. Det er pr dags dato ikke gjort konkret skriftlig avtale om tilknytning til Norsk Helsenett. Det er fra IT avdelingens side bedt om å få et tilbud om tilknytning av Samkommunen med kommunene Levanger og Verdal. Tilbake melding på dette fra Norsk Helsenett mangler.

4 Godkjent av: Øystein Sende Side 4 av 4 3. Lage oversikt over hvilke organisatoriske tiltak som må gjøres internt i kommunen for å kunne samhandle elektronisk, deriblant utarbeid rutiner og retningslinjer i forbindelse med elektronisk samhandling - Dette punktet har vært tidkrevende i forhold til å avklare hva som er nødvendige tiltak i kommunen. Det har her vært innhentet materiell fra pilotkommunene for å kunne bruke de erfaringene som finnes. 4. Planlegge tiltak som gjør at overgang til elektronisk samhandling mellom fastleger og Levanger kommune forankres på alle nivå i organisasjonen Har hatt møte/informasjon med representanter for Helse /Rehabiliterings-enheten i kommunen, samarbeidsutvalget for legene i kommunen og skal i mai møte i allmennlegeutvalget i kommunen. Det er da med dette dannet et godt grunnlag for at informasjon er nådd ut til legene. Responsen er så langt positiv i forhold til den meldingsutvekslingen som planlegges. 5. Inngå avtale med fastlege /legesenter om elektronisk samhandling Det er positive leger til prosjektet som det er planlagt å gjøre konkrete avtaler med i hovedprosjektet. 6. Utarbeide rutiner for bruk av meldingene internt i kommunen og rutiner for avvikshåndtering det er innhentet materiell på dette temaet fra pilotkommunene i forhold til videre arbeide i hovedprosjektet. Dette er det også jobbet med sammen med Verdal kommune for å utveksle ideer og tanker. Ser at de to kommunene er ulikt strukturelt oppbygd og det vil da velges noe ulike løsninger for rutiner. 7. Planlegge omfang av opplæring for de ansatte og utarbeide opplæringsplan arbeidet for dette er startet, men man har konkludert med at dette er noe som må fortsettes å jobbe med i hovedprosjektet. 10. Skrive hovedprosjektplan - under arbeid 11. Lage plan for opplæring og opplæringsinnhold for hovedprosjektet under arbeid 12. forprosjekt ferdigstilles 3. Målrealisering Hovedmålet for forprosjektet var å legge grunnlaget for oppstart av elektronisk meldingsutveksling mellom pleie og omsorgstjenestene og legetjenesten, og mellom kommunale pleie og omsorgstjenester og sykehus. Det var et ønske å benytte forprosjektperioden til å få utarbeidet en prosjektplan for hovedprosjektet for innføring av ønsket elektronisk samhandling. Det skulle medføre å utarbeide interne prosedyrer /retningsliner, samt inngå avtaler internt, interkommunalt og eksternt mot helseforetaket, slik at grunnlaget for elektronisk samhandling mellom de forskjellige fagsystemene og samarbeidsparter ble gjort klare. Et ønske var også om mulig å sørge for å få på plass de tekniske løsingene som trengs.

5 Godkjent av: Øystein Sende Side 5 av 5 Delmål: Godkjent forprosjektplan - gjennomført Få på plass nødvendig utvidet oppkopling mot Norsk Helsenett under arbeid se pkt Få installert nødvendig programvare for kommunikasjon via fagsystemet profil Unique Link, HSkom, ProfilKom under arbeid se pkt Infrastruktur for elektonisk meldingsutveksling til og fra pleie og omsorg i kommunen fastlegges arbeidet med, videreføring av arbeidet i hovedprosjektet. Rutiner for bruk av ELIN-k meldinger utarbeides - arbeidet med, videreføring av arbeidet i hovedprosjektet. Utarbeide avtaleverk og få på plass nødvendige avtaler med legetjenesten. arbeidet med se pkt og 2.5. Spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen - arbeidet med, må følges opp i hovedprosjektet utarbeidet - gjennomført Aktivitet Godkjent prosjektplan 1. mnd November 2. mmd Desember Gjennomført i januar 3. mnd Januar 4. mnd Februar 5.mnd Mars Gjøre avtaler om og anskaffe programvare Oppstartet Ikke sluttført 6. mnd April Oppgradering/tilkobling Norsk Helsenett utført Ikke sluttført Forankring av ELIN-k politisk Gjennomført Utarbeidede rutiner for bruk av elektronisk samhandling, utarbeidede retningslinjer for bruk av meldingstyper utarbeidede adresseringsnivå i kommunen, - autorisasjon, tilganger, utarbeidede rutiner for avvikshåndtering Arbeidet oppstartet, videreføres i hovedprosjekt Utarbeidet og inngått samarbeidsavtale med leger Ikke sluttført, gjennomføres i hovedprosjekt Utarbeide opplæringsplan personell Ikke sluttført, gjennomføres i hovedprosjekt Utarbeidet prosjektplan hovedprosjekt Gjennomført Gjennomført

6 Godkjent av: Øystein Sende Side 6 av 6 4. Prosjektorganisering Prosjektet er konkret forankret i den administrative ledelsen. Prosjektet er politisk forankring i driftskomiteen.. Prosjektansvarlig er kommunalsjef Helse, Øystein Sende. Styringsgruppen har bestått av Øystein Sende, Lars Kverkild og Bodil Skotnes. Prosjektleder er avdelingsleder Kristin Haugdahl Nøst. Prosjektgruppen har bestått av : Kristin Haugdahl Nøst Monika Fjerdingen - DSY Jørgen Worum DNF Øyvind Lorentsen - DS Magne Okkenhaug IKT Det ble tidlig i forprosjektperioden bestemt å utvide prosjektgruppen med Øyvind Lorentsen som representant fra det 3 pleie og omsorgsdistriktet. Dette for å få en bredere forankring og en mere detaljert oversikt over kommunens struktur, rutine og opplæringsbehov. Etter å ha endret prosjektgruppen har prosjektorganisertingen dekt behovet for kompetanse og forankring/ansvar. 5. Erfaringer som samspill kommune Oppstarten til forprosjektet var en 2 dagers samling med informasjonsutveksling fra pilotkommunene og samspill 20 kommunene. Dette ga et grunnlag for det videre arbeidet som var meget viktig. Videre var det en 1 dags samling i mars som ga en del nyttige og nødvendige avklaringer. Dette var et godt tidspunkt for en ny mulighet til å kunne få konkrete innspill på hvordan de ulike kommunene jobbet og utveksling av erfaringer som hadde overføringsnytte. Likeledes var det bra med en direkte tilbakemelding fra prosjektledelsen. Telefonmøtene har vært en god arena for nødvendig tilbakemelding og utveksling av informasjon. Telefonmøtene har vært nyttig for å holde fokus på framdrift og statusvurdering. I forhold til tidsbruk synes de samlingene som har vært å være nok. Informasjon via telefonmøter, e-post og NSF sin prosjektside har ellers gitt mye nyttig informasjon. Det å kunne ha tilgang til kontaktinformasjon til pilotkommunene og samspill 20 kommunene for å opprette en dialog om erfaringer og tidligere arbeid var bra. Sammen med Verdal kommune har vi benyttet oss av denne muligheten. It avdelingen har erfart at NHN har skjema og søknadspapirer som synes for omfattende. Likeledes tar avklaringene om avtale tid. Det har under arbeidet med forprosjektet fra ulike hold kommet fram positive forventninger til elektronisk meldingsutvekling. Det er et godt grunnlag for å jobbe videre med hovedprosjektet. Når man nå går i gang med hovedprosjektet synes det ønskelig med oppfølging fra prosjektledelsen for Elin-k. Det er f..eks. behov for informasjon om når løsninger er godkjent, utveksling av nyttig

7 Godkjent av: Øystein Sende Side 7 av 7 informasjon andre kommuner gjør med adressering og avvik og andre ting som sikkert dukker opp i hovedprosjektet. Nasjonalt skal jo dette utvikles til å bli et godt og gjennomarbeid system. Det vil da være hensiktsmessig at det blir sett samlet og ledet. 6. Viktige erfaringer Utviklingsarbeide med tekniske løsninger kan være en utfordring i forhold til tidsplan. Ser som erfaring at tidsaspektet i forprosjektet ikke holdt i forhold til de tekniske løsningene. I prosjektet har vi sett at Levanger kommune har hatt en stor fordel med at fagsystemet er godt forankret i pleie og omsorgsavdelingene. Avdelingene sammen med IT avdelingen har tidligere lagt et grunnlag for å ta i bruk Elin-k løsningene. Andre samspillkommuner har hatt en del utfordringer og utviklingsarbeide å gjøre som allerede erfares å være gjort i Levanger kommune. Levanger kommune har samarbeidet med Verdal kommune i løpet av forprosjektet. Kommunene er ulike i organisering og har ulik utvikling av arbeidet med forprosjektet og hovedprosjektet, men det har vært nyttig med samarbeid. IT avdelingen er felles og det er grunnlag for samarbeide. I arbeidet med utvikling opp mot et hovedprosjekt har det å ha et breiere forum å diskutere i vært nyttig. 7. Regnskap Budsjett og finansieringsplan ble satt opp i forhold til anslag. I løpet av forprosjektperioden er det ikke investert i tekniske løsninger. Det arbeides med å tegne avtale om pris på løsning i forhold til Norsk Helsenett, se pkt 2.2 gjennomføring. Nødvendige løsninger fra Visma Unique er ikke anskaffet men en dialog om anskaffelse når løsningene er godkjent og klare til bruk er opprettet. Kostnadene kommunen har hatt med forprosjektet så langt er i forhold til arbeidsinnsats og møtevirksomhet. De anslåtte utgiftene til investeringer vil komme som en følge av forprosjektet og budsjett og finansieringsplan synes å være godt grunnlag for regnskapet. Investeringer: Innkjøp av programvarer (Unique Link, HSkom, ProfilKom) inkl. installering: ca kr ,- Oppgradering Norsk Helsenett: ca kr ,- Arbeidsinnsats: 20% prosjektleder stilling ca kr ,- Nøkkelpersonellinnsats IKT ca. kr ,- Personellinnsats prosjektgruppemedlemmer ca. kr ,- Tiskudd legekontor ca. kr ,- Stimuleringstilskudd til kommunen kr ,- Egeninnsats kr ,- ca. kr ,- kr ,-

8 Godkjent av: Øystein Sende Side 8 av 8 8. Avslutning Planen for hovedprosjektet er under arbeid og vil bli ferdigstilt Det vil i hovedprosjektets første del være viktig å få på plass de tekniske løsningene. Videre vil fortsatt fokus være samarbeidet med legene i kommunen for å gi god forankring og forpliktende samarbeidsavtaler. Når de tekniske løsningene foreligger og retningslinjene for adressering og håndteringer av meldingene er ferdig utarbeidet vil en forsiktig testing av meldinger være starten på full utnyttelse av muligheten for elektronisk meldingsutvekling. I hovedprosjektet vil det være en stor utfordring å videreutvikle en god plan og gi nødvendig opplæring til de ansatte. Det har under arbeidet med forprosjektet fra ulike hold kommet fram positive forventninger til elektronisk meldingsutvekling. Det er et godt grunnlag for å jobbe videre med hovedprosjektet.