Stjørdal og Selbu Kommuner. Sluttrapport forprosjekt. Elin-k samspillprosjektet

Transkript

1 Stjørdal og Selbu Kommuner Sluttrapport forprosjekt Elin-k samspillprosjektet

2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 7 Vedlegg... Feil! Bokmerke er ikke definert.

3 1. Sammendrag Stjørdal og Selbu kommuner er en del av det regionale IKT- samarbeidet i Værnesregionen, som består av kommunene, Malvik, Frosta, Stjørdal, Meråker, Selbu, og Tydal kommuner. Dette er først og fremst ett samarbeid som omfatter felles drift og samkjøring av IKT løsninger, med driftssenter i Stjørdal kommune. Aktuelt i dette prosjektet er at samtlige kommuner har i dag felles løsning for Pleie, rehabilitering omsorgtjenestene. Dette gir mulighet til å utvikle felles kompetanse, ved samla kjøp av tjenester, utvikling av intern kompetanse og dermed gir ett reelt løft når det gjelder å ta i bruk flere funksjoner i fagløsningen. Dette prosjektet har bidratt til felleskjøp av tjenester. I prinsippet er det slik at vi løfter i lag, ved at tjenester kjøpes av Værnesregion og så fordeles kostnadene per kommune. Dette har redusert tjenestekjøp betraktelig, men samtidig bidratt til en mer kostnadseffektiv kompetanseoppbygging. Eksempler på dette er samkjøring ifht opplæring EPJ, dokumentasjon og administrering av medikamenter i fagløsningen. Bakgrunn og strategi for dette er at jo flere elementer som tas i bruk i fagløsningen, jo mer nytte vil en ha av å samhandler via helsenett. Ett element vi vil prioritere er at PRO løsningen ville kunne brukes ved tilsyn av lege i sykehjem, og da også ved foreskrivning og videre administrering av medikamenter. Dialog meldinger vil også bidra til kvalitetssikring av kommunikasjon. Samtlige kommuner er per i dag koblet mot helsenett, også kommunale PRO tjenester. Dette har vært en tung vei å gå, i og med at NHN har hatt liten kompetanse på organisering av kommunale helsetjenester som helhet, samt at en følge av dette at NHN`s tekniske løsning ikke har vært egnet for interkommunalt samarbeid som VR har lagt opp til med felles installasjon av EPJ, der databasen er delt i instanser mot hver kommunes pasientregister. Etter lengre dialog og utvikling alternativ teknisk struktur, er dette nå på plass testet og fungerer. Det ideelle hadde vært å benytte en og samme fagløsning alle faggrupper, men vi ser at det er det ikke rutinemessig eller funksjonelt grunnlag for verken organisatorisk eller funksjonelt i fagløsningene per i dag. Derfor vil helsenett gi en mulighet for at meldinger sendes via helsenett fra løsning som er etablert på ett tjenestested. Dvs. at ved tilsyn på sykehjemmet vil legen kunne sende epikrise eller dokumenter til eget fagsystem som da er i stand til å sende motta via helsenettet. Prosjekter som kjernejournal etter oppfattning første steg på veien mot en felles journal for de elementer som er definert skal være samlet ett sted. Lokale installasjoner av fagløsninger myntet på hver faggruppe ser en for seg vil være historie i løpet av inntil 10 år. Men inntil da får vi bruke elektroniske primitive postløsninger. Problemstillinga med samarbeid med legetjenestene er fortsatt vegring for deltagelse. Antar det fortsatt er usikkerhet ifht refusjonsordninger mot elektronisk kommunikasjon. Dette til tross for at dette er bekreftet vil fungere på samme måte og med samme takster som ved manuelle rutiner. Refusjonstakster er endatil bekreftet i eget brev fra legeforeningen. Så langt har vi ikke klart å få ett legesenter på Stjørdal med i prosjektet, da de også mener er at tida de i prosjektmøter ikke kompenseres tilstrekkelig. I Selbu er dette ett ikke problem da legetjenesten er kommunal. Der er gitt tilgang til felles fagløsning, og det dokumenteres ved for eksempel tilsynsbesøk på sykehjemmet. Ved at vi tilrettelegger for kommunikasjon og så viser til faktisk funksjonalitet i elektronisk samhandling, ved synliggjøring av faktisk nytteverdi, vil være mulig å få med legetjenesten i ett elektronisk og etter hvert bedre faglig samarbeid. For å sikre og samkjøre utvikling av IKT verktøy/organisasjonsutvikling er ansatt egen Prosjektrådgiver i Værnesregionen.

4 I arbeid med sikkerhet og struktur for avvik er det ifbm Mobil Omsorg etablering levert en rapport fra KITH som anbefaler rutiner for rapportering av avvik. Vi tar i bruk anbefalte elementer her og vil bygge det inn i hovedprosjektplan for videre implementering av meldingsutveksling over i driftsfase. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Anskaffelse av programvare Anskaffelse av programvare med tjenester ble kontraktsfesta per Anskaffelse av teknisk utstyr. Teknisk utstyr fra NHN er på plass. Serverkapasitet er avsatt for installasjon av Unique Link og ProfilKomm. Etablering av intern prosjektgruppe i hver kommune. Reetableres ifbm med prosjektstart Avtale med Hegra sone og sektor HS i Selbu kommune. Etablert. Avtale med ett legesenter Stjørdal. Ikke etablert. Avtale med leger i kommunalt ansatte i Selbu kommune. Etablert. Avtale og levering av tjenester fra leverandør, som delprosjektledelse, opplæring. Avtalt i kontrakt. Informasjon til ansatte, ledelse og politiske råd og utvalg. Utført, oppdateres når endelig prosjektplan for innføring er definert. Oppsett av teknisk arkitektur. Utført, mangler to elementer fra Visma Unique. På plass i løpet av november Gjelder Unique Link og ProfilKomm. Installasjon av programvare. Kommentert over. Etablering av testmiljø, opplæring og testing. November Evaluering med anbefaling om videre drift og utrulling i samtlige kommuner. Planlegges på prosjektmøte Prosjektbudsjett samlet og fordelt på hver kommune. Lagt inn i budsjett for VR IKT-samarbeidet for 2008/ Målrealisering Hovedmål Etablering og drift av elektronisk kommunikasjon og meldingsutveksling mellom samtlige faggrupper som leverer tjenester mot brukere som mottar dette etter vedtak etter lov om sosiale tjenester, kommunalhelsetjenesteloven, eller der det er tjenester kommunen utover dette har vedtatt skal leveres/ytes til befolkningen. Delmål Hegra sone etablerer ett testmiljø for meldingsutveksling mellom PRO sektor, fastlegen til brukerne og spesialisthelsetjenesten i Midt Norge.

5 Avgrensing i prosjektet Prosjektet omfatter kun Hegra sone i Stjørdal kommune og hjemmetjenesten og sykehjemmet i Selbu kommune. Øvrige kommuner må avvente inntil prosjektrapport med anbefaling foreligger etter test/forsøksdrift. Samtlige etablerte meldinger skal testes. 4. Prosjektorganisering Prosjektgruppe Stjørdal kommune bestående av: Iver O. Sunnset Prosjektleder Geir Almli sykepleier/nestleder Hegra sone Stjørdal kommune. Sølvi Nymo systemansvarlig Unique Profil Stjørdal kommune. Bodil Dyrstad kommuneoverlege Stjørdal kommune. Geir Aurheim IKT konsulent/teknisk ansvarlig. Prosjektgruppe Selbu kommune: Iver O. Sunnset prosjektleder. Elin Mikalsen kommuneoverlege. Olaug Dyrdal Rådgiver Sektor Helse og Sosial. Nina Nervik sykepleier hjemmetjenesten Heidi Aas fagleder sykehjemmet. 4.1 Prosjektansvarlig Prosjektrådgiver Iver O. Sunnset 4.2 Styringsgruppe Prosjektrådgiver Iver O. Sunnset Kommuneoverlege Bodil Dyrstad. Systemansvarlig Sølvi Nymo. Rådgiver Olaug Dyrdal. Representant fra leverandøren møter ved behov. 5.3 Prosjektleder Prosjektleders ansvar i prosessen er: Anskaffelse av programvare o Utført Anskaffelse av teknisk utstyr. Etablering av intern prosjektgruppe i hver kommune. Avtale med Hegra sone og sektor HS i Selbu kommune. Avtale med ett legesenter Stjørdal. o Ikke utført. Avtrale med leger i kommunalt ansatte i Selbu kommune. Avtale og levering av tjenester fra leverandør, som delprosjektledelse, opplæring.

6 Informasjon til ansatte, ledelse og politiske råd og utvalg. Oppsett av teknisk arkitektur. Installasjon av programvare. o Planlagt ikke gjennomført. Etablering av testmiljø, opplæring og testing. o Planlagt ikke utført. Evaluering med anbefaling om videre drift og utrulling i samtlige kommuner. o Planlegges Prosjektbudsjett samlet og fordelt på hver kommune. o Ikke utført for andre enn Selbu og Stjørdal kommuner. 5.4 Prosjektgruppen Kun prosjektleder og medlemmer i styringsgruppa har så langt vært involvert i prosjektet. Styringsgruppa har prioritert å tilrettelegge de tekniske forhold for å avklare: Var det teknisk mulig å etablere helsenett i vårt driftsmiljø. Testing av teknisk funksjonalitet. Budsjett for anskaffelse av programvare samt tjenester teknisk og faglig. Dette arbeidet har vært prioritert å få på plass. Dette her sin begrunnelse i at vi aldri har vært i tvil om vi skal kommunisere fra EPJ løsningen mot helsenett. Det har hele tida vært behov for tekniske avklaringer for så å ta i bruk meldingsutveksling. Når dette nå er på plass etablereres meldingsutveksling mot fagmiljøet med avklaring av tidsplaner. Den fasen er vi nå inne i og går således i gang med hovedprosjektet implementering. Så langt ser vi at styringsgruppa og prosjektledelsen har nådd sine målsetninger. 5. Erfaringer som samspill kommune Aktuelle spørsmål å svare på her kan være: Var informasjonen fra Elin-k tilfredsstillende? Fortsatt er det slik at hvilke meldinger som kan sende via helsenett er uklart. Dette betyr bare at vi etablerer ett testmiljø, slik at vi dermed skaffe oss erfaring med hva som faktisk er på plass. Enkel grei og pragmatisk metode for å finne ut hva som faktisk fungerer. I dette lengre tids erfaring med uklarhet fra NHN om hva som er ferdig og hva som kan kommuniseres fra de forskjellige leverandører, både i kommunal sektor, men ikke minst ra leverandører i sykehussektoren. Så langt erfart så har Unique Profil vært i forkant av denne utviklinga? men Siemens Doculive ikke har levert? noe som har vært en hindring i Midt Norge? Var innholdet i nettverkssamlingene relevant, eventuelt hva kunne ha vært tema? For så vidt, men igjen som punktet overfor, for lite konkret. Var det nok med 1 dag pr nettverkssamling? Ja hvis budskapet hadde vært tydelig. Ser fra bla Trondheim så har deres prosjekt vært preget av stadige forskyvninger, vet egentlig ikke om de har kommer noe lengre enn VR er i dag, til tross for at de var i fase 1? Oppfølging fra prosjektledelsen med telefonmøter etc. Lite behov, ville heller ha hatt informasjon konkret i møter som beskrevet ovenfor. For eksempel sendes det epikriser i dag? Hvilke kommuner? Er det snakk om reell produksjon? Erfaringer fra samarbeid med helsenettet, leverandører, legekontor eller andre:

7 Helsenett har invitert til seminarer der de vil ha tilbakemeldinger fra kommunal sektor. Dette er vel og bra, men er det kommet noe konkret utav det? Er det en statusrapport som sier noe om at NHN har økt kompetanse på kommunal infrastruktur/samarbeid/omfang av leveranse av helsetjenester? Ett eksempel er at det ble lovet at helsenett skulle ta ansvar for helsepersonell/kontaktregister. Det hadde de tenkt å få fra kommunene. Hva er status på det arbeidet? Har forstått det slik at NHN har fått statlige midler til å legge til rette for det. Det hadde vært ett stort pre og faktisk nødvendig å kunne importere oppdater helsepersonellregister med tjenestested elektronisk Skal dette gjøres i hver kommune, vil dette registeret være historikk når det er på plass, og vil være i praksis umulig å vedlikeholde legene, er fortsatt en hindring for samarbeid mot kommunal sektor. Slik vil det bli inntil de ser kost/nytteverdi for egen virksomhet og inntil de blir lovpålagt å levere tjenester gjennom helsenettet. Leverandøren av fagsystem har så langt møtt våre behov. 6. Viktige erfaringer Viser til kommentarer i pkt.5 7. Regnskap Budsjett og regnskap for forprosjektet. 20% stilling prosjektleder i perioden. 3 ukesverk teknisk ressurs internt. Økning i bruksrett programvare fra driftstart dager opplæring og tekniske tjenester samlet alle VR kommuner. Konkrete utgifter er kontraktsfestet med leverandør og oppgis ikke i kroner. Møter i styringsgruppa er ikke estimert. Reiseutgifter 12 møter med administrativ og politisk ledelse i 6 kommuner. 8. Avslutning Videre framdriften i forhold til eventuelt hovedprosjekt. Hovedprosjektet etableres Her skal vi lage en plan for gradvis implementering i samtlige kommuner i Værnesregion. I første fase Stjørdal og Selbu kommuner. Forhåpentlig testdrift fra Iver O. Sunnset Prosjektleder VR