Dyrøy Kommune. Sluttrapport. Elin K i Dyrøy

Transkript

1 Dyrøy Kommune Sluttrapport Elin K i Dyrøy Karl Johan Olsen

2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Hittil Avslutning...7

3 1. Sammendrag Etter å ha blitt gjort oppmerksom på Elin K prosjektet under et E-helseseminar i Harstad høsten 2007, tok kommunen kontakt med prosjektleder Sissel Skarsgaard og ytret ønske om å være med. Fikk etter hvert tilsagn om deltagelse og ble tatt opp som halehengkommune. Prosjektperioden skulle vare fra 1/ til 30/4 2008, men ble utvidet med en måned på grunn av forsinkelser i oppstarten. Første nettverkssamling var på Gardermoen 12/ Innleggene dreide seg om elektronisk pasientjournal, helsenett, samarbeid med leverandør, utarbeidelse av retningslinjer og samarbeid/avtaler med samhandlingsaktør/legekontor. Siste del av nettverkssamlingen bestod av en kafèdialog der det var fordelt diskusjonstema ved de forskjellige bordene. Deltagere gikk fra bord til bord og fikk drøfte de forskjellige temaene. På denne måten bedrev vi en utstrakt erfaringsutveksling og knyttet forbindelser. Denne nettverkssamlingen gav også oss i prosjektet lokalt bedre innsikt i hvilke utfordringer som ventet oss i prosjektet. Blant annet ble vi i Dyrøy klar over at den tilkoblingen vi har hatt til det gamle Nord Norsk Helsenett måtte konverteres til en ny plattform i det nye Norsk Helsenett. Forprosjektplanen fikk vi godkjent i januar. Den inneholder beskrivelse av hvordan vi planlegger innføringen av Elin K. Utarbeidelse av avtale med legekontor, informasjon til sykepleierne, vurdering av retningslinjer kontakt med leverandører og månedlige telefonmøter med prosjektleder Sissel Skarsgaard ble arbeidsoppgavene videre. Det viste seg at leverandørene av programvarene ikke fikk godkjent sine meldingsmaler i forprosjektperioden, dette har bremset litt på fremdriftsplanen. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Lag en kort beskrivelse av hvordan hovedaktivitetene er utført i forhold til prosjektplanen. I forprosjektbeskrivelsen ble det satt opp en milepælsplan som beskriver de ulike Hovedaktivitetene som skulle utføres i perioden. Disse vil bli kort beskrevet og evaluert her. Opprettelse av Styringsgruppe og Prosjektgruppe Prosjektet ble forankret på rådmannsnivå, der kommunen står som eier av prosjektet. Styringsgruppen ble oppnevnt slik at den har beslutningsmyndighet (Rådmann, Enhetsleder og Fagleder i Pleie/Omsorg, prosjektansvarlig som også er superbruker i EPJ). I tillegg ble det oppnevnt en prosjektgruppe som består av styringsgruppe uten rådmann, samt representant fra legekontor og IT. Styringsgruppen som organ ble i hovedsak brukt til å godkjenne budsjett og fremdriftsplan. Medlemmene er underveis blitt informert og forespurt fortløpende i fremdriften av forprosjektet. Prosjektgruppen blir brukt som høringsorgan i forhold til utarbeidelse av avtaler og rutiner. ITeksperten er blitt brukt i forhold til avtaler og kommunikasjon med leverandør og helsenett. Kostnader og Budsjett Tar dette med som eget punkt fordi det ble noe omfattende. Som halehengkommune fikk vi et tilskudd som gjorde at vi som en liten kommune kunne forsvare å gå inn i dette prosjektet. Tidligere undersøkelser i forhold til leverandør hadde gitt oss et bilde på kostnader i forhold til innkjøp av programvare. Etter å ha innhentet nye tilbud viste det seg at disse kostnadene ble fordoblet. Når vi så i tillegg skulle øremerke tilnærmet 20% stilling og gjøre frikjøp av personell ble dette en dyr affære for kommunen. Tilskuddet blir brukt til fysiske innkjøp av programvare, samt nettverkssamlinger og relevante kurs. Kommunen dekker så det resterende gjennom omdisponering av personell. Avtale med Legekontor I vår kommune har vi en litt spesiell situasjon fordi legen i tillegg til Winmed har tilgang til vårt system (Profil). Det betyr at han etter visitt sitter på sitt kontor og skriver notat på winmed og kopierer det over til konsultasjonsdialogen i Profil. I tillegg kan han da kikke på de medisinlistene som vi har

4 registrert på den enkelte pasient. Det samme kan han gjøre i forhold til hjemmetjenestens pasienter. Det er i forhold til hjemmetjenestens pasienter at vi behøver en rutineendring: Når legen har en pasient inn på sitt kontor skal han få opp på sin skjerm om pasienten er innskrevet hjemmetjenesten. Dersom det er momenter hjemmetjenesten skal vite om, må legen sende en elektronisk melding til hjemmetjenesten med de vurderinger som legen har gjort. Når så hjemmetjenesten får meldingen, kvitteres den for og endringer iverksettes. Det samme vil gjelde andre opplysninger som bør formidles til hjemmetjenesten. Hjemmetjenesten på sin side skal fortløpende kunne sende av gårde forespørsel om konsultasjon til legen for de pasienter som det skulle være aktuelt for. På denne måten vil hjemmetjenesten unngå fysisk oppmøte hos legen, og legen kan vurdere disse forespørslene fortløpende. Avtalen ble tidlig formulert, for legekontoret vil det bety en endring i rutinene men selve meldingsutvekslingen benytter de allerede mot sykehus. Her vil hjemmetjenesten være den organisasjonen som får store omveltninger. Skriftlige rutiner Utarbeidelse av skriftlige rutiner for meldingsutvekslingen er gjort i tråd med de som Stavanger benytter. De er omarbeidet til lokale forhold. Disse inneholder beskrivelse av når meldinger skal sendes og hvem som tar imot meldinger og hvem som skal ha dem. Videre er det og en beskrivelse av hva som skal gjøres dersom en melding blir feilsendt. At avsender blir gjort oppmerksom på dette og at meldingen ikke blir sendt videre. Disse skriftlige rutinene vil hele tiden være i endring og tilpasses de utfordringer vi til enhver tid står overfor. Helsenett Under den første nettverkssamlingen ble det klart at vår Nordnorsk helsenett tilkobling måtte endres til en norsk helsenett tilkobling. Dette skulle være uproblematisk ble det sagt. Men det viste seg at Norsk helsenett måtte inngå avtale med bredbåndsfylket. Det tok sin tid. Deretter ble kommunen tilbudt å være pilot på dette prosjektet. Vi ble så koblet opp ved hjelp av den nye plattformen. Noen endringer måtte gjøres i de enkelte arbeidsstasjonene og etter ca 2 mnd fungerer det. I tillegg skal det opprettes en EDI-adresse og en digital signatur. Opplæring Prosjektgruppa har blitt enige om at hele sykepleiergruppa skal være brukere av meldingsutveksling. Vi kan ikke binde dette mot et fåtall personer på grunn av at hele gruppa er involvert både mot åpen omsorg og institusjon i forhold til bakvakter på netter, i helger og ferier. Dette betyr at hele gruppa skal ha opplæring, men foreløpig er det bare informasjon som er gitt. Her har vi benyttet oss av sykepleiermøter på dag og kveldstid. På disse møtene er også avtalen med legekontor lagt frem og forslag til endringer er etterspurt. Det som sees som den reelle løsning er at vi når vi får inn programvaren kan benytte testbasen til å sende meldinger. Programvare Før vi visste om dette prosjektet hadde vi undersøkt med leverandør om muligheter for denne typen meldingsutveksling. Det viste seg at av de to modulene vi trenger kunne den ene erstattes av et tilbud fra en konkurrent. Der kunne vi spare en del penger men da måtte vi forholde oss til to leverandører, og dersom svikt i systemet ville det være usikkert hvor ansvaret skulle plasseres. Dette gav et visst forhandlingsgrunnlag og resulterte i et noe bedre tilbud på installasjonen. Leverandør kunne i prinsippet levere nokså fort, men på grunn av at meldingsstandarden ikke er godkjent for bruk før etter sommeren er det kun installeringen som iverksettes på våren. Dette medfører at installasjonen vil foregå i juni, mens selve opplæringen blir utsatt til etter ferien når standardene er klar.

5 3. Målrealisering Styringsgruppe og prosjektgruppe etableres. Utført. Kostnader vurdert og godkjent. Oppnådd. Testbase reparert og gjort klar for bruk. Oppnådd Opplæring av personale. Delvis oppnådd. Her avventes videre opplæring til Programpakke og godkjenning er på plass. Har gjennomført Webex/telefonkurs med leverandør og de sykepleiere som kunne stille. Har også brukt sykepleiermøter til å spre informasjon og debattere prosjektet. Har også kommet til enighet om at hele sykepleiergruppen skal være målgruppe for opplæring i systemet. De er også dratt inn i utvikling av avtaler og rutinebeskrivelser. Disse tar for øvrig utgangspunkt i eksisterende rutiner. Avtale med Legekontor. Oppnådd Skriftlige rutiner er skrevet. Her benyttes Stavangers utkast som mal. Men er i endring ut i fra evalueringer som blir gjort. Når programvaren er installert og klar for bruk. Utsatt på grunn av at godkjenninger ikke er på plass. Men den fysiske installering gjøres før sommerferie. Avtale er underskrevet og fremdriftsplan på plass. Utprøving i gang. Ikke oppnådd. Iverksettes etter ferien når meldinger er godkjent. 4. Prosjektorganisering Ved prosjektstart ble Rådmannen, Enhetsleder og Fagleder Pleie og Omsorg involvert og engasjert. Disse i tillegg til Prosjektansvarlig utgjør styringsgruppen. Styringsgruppen er beslutningsdyktig slik at ved behov kan viktige avgjørelser taes i forhold til omdisponering av personell, økonomi etc. Fagleder og enhetsleder er viktige i forhold til innspill om avtaler og rutinebeskrivelser. Oppdateringer av styringsgruppen skjer oftest via e-post. Den tekniske IT- siden er blitt ivaretatt av egen IT person som er en ressurs, på grunn av arbeidsmengde ville ikke hun sitte i styringsgruppen men tok konkrete oppgaver i samspill med prosjektleder. Det dreier seg da om kommunikasjon med helsenett og leverandør omkring tekniske løsninger. Kommunikasjonen utføres via e-post og telefoner. Løpende informasjon blir gitt og tatt imot av begge parter når det er relevant. Underordnet styringsgruppen er prosjektgruppen der rådmannen ikke er med men her er IT person med i tillegg til en legesekretær og resten av styringsgruppen. Denne gruppen er resultatorientert og evaluerer resultater. Legesekretær er kjent med rutinene på legekontoret og gir konkrete tilbakemeldinger på hva som er gjennomførbart på legekontoret. Prosjektleder står for den ukentlige fremdrift, holder oversikt og nøster i tråder. Denne organiseringen er fin. Det som har vært viktig er at lederne er eiere av prosjektet. At alle er klar over nytteverdien. Det har vært perioder med tomrom i fremdriften fordi vi har forhandlet med leverandør og ventet på helsenettet. Fordi vi er en liten organisasjon er forholdene oversiktlige og kommunikasjonen internt er uproblematisk.

6 5. Erfaringer som samspill kommune Nettverkssamlingen under oppstarten var lærerik fordi det der ble gjort klart hva som måtte til for å komme i gang. I tillegg var det en bred erfaringsutveksling både gjennom foredrag og i kafedialogen. Som samspillkommune ble vi pålagt å skrive en prosjektplan, noe som gjorde at vi ble oppmerksomme på detaljer som vi ellers kanskje ikke ville ha oppdaget så tidlig i prosessen. Ved å ha kontaktinformasjon til andre kommuner som også er involvert i dette er det lett å ta en telefon, eller sende e-post for å kunne utveksle erfaringer og opplysninger. Dette har vi benyttet oss av. Har hatt kontakt med både Kvæfjord, Sortland, Kåfjord og Tromsø. Disse dialogene ble særlig benyttet under forhandlinger med leverandør. Når det gjelder oppfølging fra prosjektledelsen så er det ikke annet enn positivt å si. Telefonmøtene har gitt en god pekepinn på hva som skal/bør være fokus videre. I tillegg har oppfølgingen i forhold til Prosjektplanen vært god. Det som har skapt litt misforståelse for oss har vært begrepsavklaring i forhold til Forprosjekt og hovedprosjekt. For vår del ble det litt vanskelig å skille mellom forprosjekt og hovedprosjekt. Grunnen til det er liten erfaring med organisert prosjektarbeid. Dette avklart på telefonmøte. Vi hadde fra før tilknytning til Nordnorsk helsenett, at denne tilkoblingen ikke var god nok ble oppdaget ved en tilfeldighet under samtale med representant på nettverkssamlingen. Når dette ble klarlagt, fikk vi iverksatt bestilling på oppgradering fra dem. De måtte på sin side inngå avtale med bredbåndsfylket troms, men det gikk seg til og vi fikk være pilot på den nye tilkoblingen. Vi opplevde noe tull med e-post tilkoblingene og vi opplever at internett tilkoblingen går noe tregere. Når det gjelder leverandør så er det tydelig at de vil selge. Det er også klart at det kan flettes med to forskjellige leverandører men dette ble ikke anbefalt av hovedleverandør. Akkurat disse momentene ble litt vanskelig å ta stilling til, fordi det på den ene siden ville være økonomisk gunstig å trekke inn en tilleggsleverandør, men på den andre siden risikerer vi en mer omstendelig feilsøking dersom det oppstår programfeil i driftssituasjonen. Dette resulterte i at vi valgte en totalleverandør. Samarbeid med legekontoret er greit og problemfritt fordi vi har kun et kontor å forholde oss til foreløpig. Vi tar derimot sikte på å knytte til oss fastleger som holder til i andre kommuner etter hvert. 6. Viktige erfaringer Dette prosjektet er i første omgang rettet mot kommunehelsetjenesten. I småkommunene er det oftest en av helsepersonellet som har superbruker funksjonen. Det er vel oftest denne personen som blir prosjektleder også. På grunn av liten erfaring med å tenke prosjekt så brukes det mye energi på å forstå og korrigere tenkemåten i forhold til hva er forprosjekt, hovedprosjekt, milepæler og hovedmål etc. Det kan være lurt å utarbeide mer detaljerte maler i forhold til prosjektplaner/beskrivelser. I alle fall til småkommuner som ikke har medarbeidere som har erfaring med slike oppdrag. Når det er sagt må det understrekes at å ha et eller to bein i systemet er viktig. Forankringen blant personalet blir god, nytteverdien kan synliggjøres og innføringen vil nok bli mer smertefri på grunn av mer smidig opplæring. Det å ha kommuneledelse og enhetsledere med i prosessen gjør at alt glir lettere, fortløpende informasjon som gis til disse reduserer behovet for møter.

7 7. Regnskap Hittil. Område Budsjett Inntekt Utgifter Personell Reise Programvare Sum Kommentar: Vi har ikke fått registrert alle reiseregninger ennå. Har i tillegg ikke betalt alt av programvare eller konsulenttjenester. I tillegg vil personellbruken øke når vi iverksetter kursing. 8. Avslutning Vi har nå hatt oppstartsmøte med leverandør. Vi har funnet ut at vi må ha en EDI adresse og en digital signatur. Dette er noe som blir avklart med helsenettet. Videre starter vi installasjon av programvare i juni, da skal alt være klart til å iverksette opplæring i forhold til programvare når meldingsstandardene er godkjent hos KITH. Det vil da bli brukt konsulent fra leverandør som skal undervise en kjernegruppe. Denne gruppen formidler så sine kunnskaper videre.