Anskaffelse av verktøy for virksomhetsstyring ved Politihøgskolen - BAR

Transkript

1 Anskaffelse av verktøy for virksomhetsstyring ved Politihøgskolen - BAR Nøkkeltall for PHS Bakgrunn prosjektet og organisering av prosjektet Nødvendige avklaringer Behovsforespørsel Anskaffelse Erfaringer Implementering og tilpasning av budsjettløsning Side 1

2 Nøkkeltall/informasjon for PHS 2015 Budsjett 2015 Utgifter 572 mill. kr Inntektskrav på 32 mill. kr Mål og oppgaver 5 strategiske mål, 16 virksomhetsmål 20 oppdrag/oppgaver + 5 mulige oppdrag/oppgaver Studenter/Forskning Opptak av bachelorstudenter 720 Antall 2160 bachelorstudenter 2000 studenter inne på etter- og videreutdanning årlig Forskningsavdeling som utfører egen forskning, oppdrag fra POD samt forskning i regi av EU og forsknigsrådet Side 2

3 Side 3

4 Bakgrunn for prosjektet Politihøgskolens virksomhet mer enn doblet seg fra 2006 til Fra 360 studenter i 2006 til 720 studenter i 2010 Behov for system som erstatter manuelle rutiner for å få bedre kontroll og kvalitet på budsjett og virksomhetsstyringen, Det var behov for et sentrale planleggings- og oppfølgingsverktøy for å lette og sikre kvaliteten i oppfølgingen Side 4

5 Organisering av prosjektet BAR første fase I 2012 fikk Plan og økonomiseksjonen ansvar for prosjektet Anskaffelsen ble etablert som et prosjekt Ledergruppen styringsgruppe Økonomisjefen var prosjektleder Prosjektstart var tenkt å starte Prosjektslutt ble planlagt Prosjektplan Prosjektdirektiv Effektmål og resultatmål Prosjektbudsjett - Egeninnsats i form av dagsverk ble beregnet til Kr Programvare/implementering Kr Milepælsplan ble satt opp Side 5

6 Fortsettelse: Prosjektet skulle gjennomføres i to faser: Første fase: Utarbeidelse av kravspesifikasjon og valg av leverandør Deltakere fra seksjonen som hadde fått prosjektansvaret Deltagelse fra brukerne i høgskolens avdelinger Forslag til kravspesifikasjon utarbeides i samarbeid med brukerne Deltagelse fra anskaffelse Utlysning på dofin og valg av leverandør Andre fase: Implementering Deltakere fra seksjonen som eide prosjektet Deltagelse fra IKT Pilotgroppe/brukergruppe Side 6

7 Nødvendige avklaringer PHS må be om be om tillatelse fra POD for å få gå ut på anbud for å anskaffe verktøy. Behov for avklaring om overføring av regnskapsdata fra PD-nettet til skolenettet: Side 7

8 Utleggelse av behovsforespørsel Politihøgskolen sender en forespørsel til aktørene i markedet for å få i stand en uforpliktende dialog om PHSs behov for en mulig anskaffelse av et IKT-verktøy for virksomhetsplanlegging og virksomhetsstyring. Gjennom møte med potensielle leverandører fikk vi et bilde av økonomisk omfang og ønsket funksjonalitet i et fremtidig system Etter gjennomføring av behovsforespørselen ble det utformet ny prosjektplan og ny kravspesifikasjonen vinteren/våren Side 8

9 Aksept og finansiering av BAR Organisert som et prosjekt i Avdeling for strategi og virksomhetsstyring der Økonomisjefen ble gitt prosjektlederansvar. Behovsforespørsel i markedet viste at avsatt beløp ikke var tilstrekkelig. Ny prosjektplan med budsjettbehov, effektmål og resultatmål illustrerte nytten av prosjektet Behov for styringsinformasjon på alle nivå, øke servisenivået Forbedre datakvalitet, sammenstilling av data fra flere kilder og automatisering Fikk ledergruppen til å prioritere prosjektet innenfor avsetningen for investeringer i Side 9

10 03/ / / Forprosjekt Hovedprosjekt Pilot Implementering/innføring Styringsgruppe for hele prosjektperioden Prosjektgruppe Driftsansvarlig Referansegruppe Driftsansvarlig Prosjekt Drift Side 10

11 Anskaffelse ved konkurransepreget dialog Anskaffelsen ble lagt ut på doffin fra juni til august 2014 Høsten 2014 ble gjennomført to dialogmøte og et referansebesøk med: RAV Norge/IBM Det Norske Veritas Affekto Fugro Arena/Stratsys- Voss Kommune Evry (Unit4/Agresso) - Mattilsynet Corporater - Helsedirektoratet To leverandører kunne ikke innfri krav til lagring og ble avvist. Løsningsbeskrivelse med estimert pris ble levert til første dialogmøte Endelig tilbud med endelige priser ble gitt etter avsluttet dialog Side 11

12 Valg av leverandør 27. oktober 2014 får leverandørene melding om hvem som er valgt som leverandør. Tilbudene ble vurdert etter de oppgitte tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget som bestod av: Referansemøter 20% Dialogmøter 30 % Pris 50% Kontrakt med leverandør ble signert Side 12

13 Erfaringer fase 1 Hva var det lureste vi gjorde i denne fasen Behovsforespørsel Leverandørpresentasjoner Referansebesøkene (med sluttbrukere) Knyttet innkjøp i hele første fase Tett dialog med IKT er viktig også i første fase Hva burde vi gjort annerledes Det er vanskelig å være kombinere å være Økonomisjef og Prosjektleder Det burde vært satt av mer interne ressurser for å holde oppe fremdriften Prøvd å engasjert sluttbrukerne mer Fått på plass eksterne avklaringer før prosjektet startet Side 13

14 Andre fase tilpassing og implementering av budsjettløsning: Leverandør bygde første budsjettløsning på krav i kravspesifikasjonen I midten av april 2015 ble budsjettløsningen langt inn hos PHS. Prosjektgruppen testet og fagbrukere i Pilot «avdeling» testet løsningen Vanskelig å få konkrete tilbakemeldinger fra fagbruker Testingen ble mer eller mindre ivaretatt prosjektgruppen Nye og forbedrede versjoner ble utviklet og tester. Opplæring av sluttbrukere (ca. 50) i mai og oppfriskning i september I oktober startet budsjetteringen for 2016 budsjettmodulen Side 14

15 Side 15

16 Side 16

17 Side 17

18 Side 18

19 Side 19

20 Side 20

21 Side 21

22 Erfaringer fase 2 Innføring av nytt system og opprettholdelse av løpende oppgaver er utfordrende i forhold til tid og ressurser Det har vært lokale utfordringer for å få lastet regnskapsdata inn i systemet Vanskelig å få alle ledere til å ta del i opplæringen Kompenseres med opplæring en til en De som har benyttet verktøyet er fornøyd Verktøyet er enkelt å bruke for sluttbrukerne Side 22

23 Styringssystemet om 3 år?? Videreutvikling av verktøyet Side 23

24 Side 24

25 Side 25