Om Statsbygg Anskaffelse av nytt digitalt FM verktøy Prosessen Kravspesifikasjon Kriterier for valg Noen viktige erfaringer!

Transkript

1 FM KONFERANSE 2012 Anskaffelse av nytt digitalt FM verktøy Steinar Olsen, Statsbygg AGENDA Om Statsbygg Anskaffelse av nytt digitalt FM verktøy Prosessen Kravspesifikasjon Kriterier for valg Noen viktige erfaringer!

2 STATSBYGG Hovedkontor i Oslo Regionskontorer i Oslo, Bergen, Porsgrunn, Trondheim og Tromsø 830 ansatte 475 i eiendomsforvaltning Eiendomsgigant Nasjonsbygger 190 år i statens tjeneste Fra Antarktis i sør til Arktis i nord og fra Beijing i øst til San Francisco i vest Statlig forvaltningsbedrift som: bygger forvalter utvikler kjøper og selger rådgir Svalbard globale frøhvelv. Foto: Jaro Hollan. Arkitekt: Barlindhaug Consult EIENDOMSFORVALTNING I STATSBYGG 600 eiendomskompleks 2350 bygninger totalt 178 bygninger i utlandet Areal: 2,7 millioner m 2 Husleieinntekt: 3,5 mrd kr Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Ambassaden i Berlin. Arkitekt: Snøhetta Foto: Jaro Hollan

3 BAKGRUNN OG BEHOV - FORPROSJEKT Programvare Datakvalitet Styringsinformasjon Mer prosessorientert Tydeligere roller og ansvar Moderne IKT-verktøy Ekstern samhandling VISJON OG MÅL VISJON: SMARTERE EIENDOMSFORVALTNING HOVEDMÅL: Vi leverer effektiv eiendomsforvaltning til avtalt kvalitet og med fokus på samfunn og kunde. DELMÅL: Vi legger til rette for digital samhandler med eksterne aktører Vi har helhetlige arbeidsprosesser med effektive arbeidsrutiner Vi tar samfunnsansvar, og leger til rette for tilgjengeliggjøring av informasjon om UU, Miljø, Energi og Kulturminnevern mm. Vi tilbyr god faglig IKT- understøttelse til våre medarbeidere Vi har enkel tilgang på pålitelig styrings- og ledelsesinformasjon

4 Forprosjekt FASEPLAN Mandat hovedprosjekt Faser Tilbudsperiode Konkurransegrunnlag Prekvalifisering Evaluering Forhandling og Kontrakt august.09 april.10 mai des Arbeidsprosesser - nå og ønsket GAP analyse Kost nytte Mandat Prosjektplan Om Eiendomsforvaltning Arbeidsprosesser Kravspesifikasjon Avtalegrunnlag Besvare spørsmål Evaluering og vekting Reduksjon Case presentasjon Forhandling Referansebesøk Kontrakts dokument ANSKAFFELSEN Prekvalifisering: 11 firma meldte seg på 7 får delta i konkurransen Konkurranse med forhandling tilbudsperiode Tilbudsfrist 1.september 7 tilbud Evaluering og utvelgelse av 4 til Case november Evaluering av Case og utvelgelse av 3 til forhandling Forhandlinger - 2 runder Referansebesøk 2 referanser for hver av de 3 Valg av leverandør og kontraktsinngåelse 29-februar -12

5 KONKURRANSEGRUNNLAGET Tilbudsinvitasjonen og tilbudsskjema Tilpasningsavtalen, standardsystem og tilpasninger (SSA-T), med følgende bilag: Kundens kravspesifikasjon: Kravtabell Masterbygg Om Statsbygg Prosjektoversikt og tiltak.. Rammeavtale for IKT Kundens krav til leveranser Vedlikeholdsavtalen Avtale om vedlikehold og service av utstyr og programvare KRAVSPESIFIKASJONEN Avtaler som skal inngå Et system for hele eiendomsforvaltningen Konsept integrasjon med fellessystem Hovedprosessene Spesialområder Tekniske krav Ekstern samhandling «Nye områder» Masterbygg Mobile enheter Prosessorientert løsning Vi tenkte ikke bare standard FDV system, men var åpen for andre løsninger.

6 KONSEPT Kunde Leverandør Andre eksterne: Tilsynsmyndigheter Offentlig registre Statsbygg portal Økonomisystem Dokumenthåndtering Arbeidsprosess Forvaltning Organisering Eiendomsregistre Kontrakts forvaltning Arealforvaltning Styringsinformasjon Kundeoppfølging Kjøp og slag Arbeidsprosess Drift Behovsregistrering Planlegging og budsjett Internkontroll Driftsoppgaver Avvikshåndtering Mobile enheter Arbeidsprosess Vedlikehold Tilstandsregistrering Planlegging Budsjettering Porteføljeplan Vedlikeholdstiltak Dokumentering SHA Arbeidsprosess Utvikling Kundeprosjekt Oppgraderinger Prosjektplaner Gjennomføring Dokumentasjon SHA KRITERIER FOR VALG - TILDELINGSKRITERIER Pris (30 %) Tilpassingsavtalen Rammeavtale Vedlikeholdsavtale Tilbudt løsning (50 %) Kvalitet Funksjonalitet Brukervennlighet Prosjektgjennomføring (20 %) Kompetanse og sammensetning av tilbudt konsulentteam Fremdriftsplan

7 SAMLET VURDERING OG INNSTILLING 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Pris Løsning Prosjektgjennomføring TOTAL PRIS 10-ÅRS PERSPEKTIV - ESTIMERT Kostnadskomponenter i et 10 års perspektiv Reisekostnader Rammeavtale over 4 år Prosjektgjennomføring Kurs og opplæring Vedlikehold og support i 10 år Programvare

8 LØSNING Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Fagområder satsinger Felleskrav og brukervennlighet Teknologiplattform GJENNOMFØRING Prosjektleder FDVU / Eiendomsfaglig kompetanse Implementeringserfaring og kompetanse Teknisk kompetanse og erfaring

9 NOEN VIKTIGE ERFARINGER Forprosjekt behovet, omfang, anskaffelsen, målsetting og gevinster. Fokus på arbeidsprosesser og datakvalitet Hva er FDVU og Eiendomsforvaltning i Statsbygg Brukervennlighet Helhetlig fagsystem med integrasjoner til fellessystem Case presentasjon i tilbudsevalueringen Referansebesøk FRA HYLLEVARE TIL SESAM-LØSNINGEN

10 HVA HAR VI KJØPT AVTALEN MED ICECONSULT MM Grunnsystem innehold og funksjonalitet for bl.a: Eiendomsdata Interaktive tegninger (2D), dokumenter og bilder Driftsplan og oppgave administrasjon (arbeidsordre) Vedlikeholdsplanlegging og tiltak Ressursplanlegging, mine oppgaver og timeregistrering Avvikshåndtering og mulighet for kunde å melde behov Facility GIS (interaktiv karttjeneste) Serviceavtale (administrasjon) Rapportering (gode muligheter for alle nivå og roller) MM Prosjekt Masterplan MM AppsWO (Android smartphone og Iphone) MM Prosess (Fleksibel arbeidsflyt med grafisk grensesnitt) OPSJONER I AVTALEN MM Energi MM Livtidsmodell for vedlikehold MM Kvalitets handbok MM Kunstverk /utstyr MM Spørreskjema MM Husleie MM BIM MM Servicekontrakt II MM IT Helpdesk

11 Takk for meg!