KRAVSPESIFIKASJON FOR SYSTEM FOR VIRKSOMHETSSTYRING BILAG 1A TIL KONKURRANSEGRUNNLAG

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON FOR SYSTEM FOR VIRKSOMHETSSTYRING BILAG 1A TIL KONKURRANSEGRUNNLAG

2 Innhold 1. Bakgrunn og formål Overordnet beskrivelse av behov Eksisterende organisering av virksomhetsstyringen Veiledning til kravspesifikasjon 4 KRAVSPESIFIKASJON 2

3 1. Bakgrunn og formål 1.1. Overordnet beskrivelse av behov Stortingets administrasjon ønsker et styringssystem som enkelt tilgjengeliggjør styringsinformasjonen i administrasjonens vedtatte hierarki for styrende dokumenter, begreper og nivåer og virksomhetens organisasjon. Figur 1 Hierarki over styrende dokumenter i Stortingets administrasjon Styringsverktøyet må legge til rette for operasjonalisering av strategi og mål ned til delmål/resultatmål, styringsparametere/ resultatindikatorer og tiltak med tilhørende risiko. Stortingets administrasjon ser for seg at verktøyet som anskaffes skal være det sentrale verktøyet for virksomhetsplanlegging, -styring og -rapportering, herunder å styre på strategi, budsjett og HR (herunder årsverk og sykefravær) både på overordnet direktørnivå og for den enkelte leder/ansatt. I tillegg skal systemet kunne håndtere rapportering på eller kobling mot andre områder det styres på, f.eks. innkjøp/anskaffelser og prosjekter. Videre må systemet sørge for at underliggende detaljer enkelt kan hentes frem for analyse eller avviksforklaring. Administrasjonen benytter Agresso økonomisystem gjennom DFØ. I tillegg har vi Agresso lønn og personal, WinTid for tidsregistrering, Contempus invoice for fakturabehandling og Contempus archive for avtaleforvaltning som vi drifter selv. Dette er de viktigste systemene det nye systemet skal integreres med. I tillegg er det mye manuell datainnlegging på området mål-, resultat- og tiltaksstyring. Stortingets administrasjon har svært ulike avdelinger (størrelse, tilknytting og antall ansatte) og enheter med veldig ulikt styringsbehov. Det forutsettes at løsningen er fleksibel nok til å ivareta dette på en god måte Eksisterende organisering av virksomhetsstyringen Etter at Statsbudsjettet legges frem om høsten mottar avdelingene i administrasjonen foreløpige disponeringsskriv fra Direktøren. Dette legger rammene for planleggingen av kommende år i avdelingsvise virksomhetsplaner. Her henvises det til årlige prioriteringer KRAVSPESIFIKASJON 3

4 innenfor strategien, satsningsområder beskrevet i den årlige budsjettproposisjonen og øvrige føringer fra direktøren. På bakgrunn av dette skal avdelingene utarbeide virksomhetsplaner. Virksomhetsplanene utarbeides i Excel-filer som er utarbeidet av seksjon for økonomi og styring. Det er en felles mal, og per 2014 inneholder planene følgende områder/fliker: Overordnet vurdering av strategi Overordnet risikovurdering Utviklingsoppgaver (som følges opp på direktør-nivå) Avdelingsoppgaver (som følges opp av den enkelte avdelingsdirektør) Budsjett Anskaffelser og avtaler HR Prosjekter Excel-filen er tilrettelagt slik at det kan brukes både til virksomhetsplanleggingen høsten før, styring gjennom året og til de tre tertialvise rapporteringene. Filene ferdigstilles med avdelingsspesifikk informasjon og tilrettelegges i eget arbeidsrom i Sharepoint på administrasjonens intranett. Avdelingene utarbeider så virksomhetsplaner med utgangspunkt i strategien, men med et stort innslag av tiltak og aktiviteter. Det er ekstra oppmerksomhet rundt planlegging av anskaffelser for å få realistisk budsjettering og planlegging og riktig og effektive anskaffelsesprosesser. Etter flere behandlinger i avdelingene og i direktørens ledermøte blir planene vedtatt og grunnlag for direktørens endelige disponeringsskriv i januar. Det er oppnevnt koordinatorer i avdelingene som skal sørge for gode prosesser internt i den enkelte avdeling. Seksjon for økonomi og styring ivaretar det faglige ansvaret, tilrettelegging, rådgivning og koordinering av prosessen opp mot direktøren. Tertialrapporteringen gjøres i de samme filene. Det er tilrettelagt med egne kolonner og felt der rapporteringen foregår. Avdelingene reviderer også planen i de samme filene. Det er lagt vekt på at det allerede ved planleggingen er klart hva det skal styres og rapporteres på og at det oppfordres til at planene oppdateres gjennom året for at man alltid skal ha riktig styringsinformasjon. Det at alle avdelinger har like maler forenkler sammenstillingen ved rapportering. I en stor og kompleks organisasjon er dette avgjørende for at forberedelsene til behandlingen av rapporteringen skal være så effektiv og lite tidkrevende som mulig. Det skal være enkelt å se hvilke forhold som behøver ekstra oppmerksomhet av direktørens ledergruppe. Det har vært mye arbeid i organisasjonen for å lande hva ledelsen mener det er riktig å styre på og etter. Det nye systemet må dekke de områdene det styres på i dag samt være fleksibelt nok til å kunne ivareta ulikheter i organisering samt ivareta utvikling Veiledning til kravspesifikasjon Krav til løsningen er markert med «A», «B» eller «-». Kravene merket med «A» tillegges mer vekt enn krav merket med «B». Tilbud som ikke oppfyller A-kravene vil kunne avvises. Krav merket med «B» tillegges mer vekt enn krav merket med «-». For alle krav skal det leveres en kort beskrivelse av hvordan kravet oppfylles i kolonnen Leverandørens beskrivelse. Besvarelsen av kravspesifikasjonen skal være tilstrekkelig til at Stortingets administrasjon kan evaluere alle krav, men leverandøren står fritt til å legge ved utdyping av svar. Det må da henvises til aktuelt krav. Vi oppfordrer til at skjermbilder som KRAVSPESIFIKASJON 4

5 illustrerer hvordan løsningen dekker kravet legges ved, enten direkte i tabellen eller i eget vedlegg. Ingen eller mangelfull informasjon vil gi et dårligere evalueringsgrunnlag, og dermed en dårligere relativ evaluering. Alle krav skal besvares med ett av følgende svar: «Ja» = Tilbudt løsning dekker kravet som standard «Nei» = Tilbudt løsning dekker ikke kravet «Delvis» = Tilbudt løsning dekker delvis kravet eller det må gjøres tilpasninger for å dekke kravet. Med tilpasninger menes eventuell konfigurering eller programmering som må utføres for at funksjonaliteten skal være tilgjengelig som beskrevet av leverandøren Alle eventuelle tilpasninger knyttet til krav som er besvart "Delvis" skal kort beskrives ift hva som må gjøres og hvordan dette da dekker kravet i besvarelsen av kravspesifikasjonen. I tillegg skal det i prisarket gis en fastpris for alle tilpasninger med henvisning til aktuelt krav. Dersom tilpasninger ikke beskrives og prissettes, vurderes kravet som ikke oppfylt. Kravmatrisen finnes i vedlagte Excel-ark. KRAVSPESIFIKASJON 5