PROSJEKTDIREKTIV FOR. Forprosjekt med konsekvensutredning EKHO. Dokumentkontroll Utfylt av Attestert av Godkjent av

Transkript

1 PROSJEKTDIREKTIV FOR Forprosjekt med konsekvensutredning EKHO Dokumentkontroll Utfylt av Attestert av Godkjent av Distribusjonsliste Tittel Navn Institusjon Styringsgruppeleder Programkontor Endringslogg Versjon Dato Endring Utgave til PEF møte 15. mai Oppdatert utgave med kommentarer fra PEF møte Oppdatert for publisering på NIKT nett sted Side 1 av 11

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. MÅL/HENSIKT MED PROSJEKTET EIERSKAP OG ORGANISERING BAKGRUNN PÅVIRKNING PÅ NIKTS PORTEFØLJE INNOVASJON INTERESSENTANALYSE MÅL OPPGAVER OG AVGRENSNINGER HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE AVGRENSNINGER RESSURSBEHOV BUDSJETTRAMMER KOST-NYTTE VURDERING RISIKOVURDERING PROSJEKTPLAN RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER GODKJENNING Side 2 av 11

3 1. Mål/Hensikt med prosjektet Fakta Beskriv Kommentar Hva skal prosjektet oppnå? Dette direktivet beskriver et forprosjekt som vil resultere i en rapport som skisserer et konkret løsningsforslag for implementering av ny sykmelding innenfor RHF. Rapporten skal danne grunnlaget for et prioritert NUIT tiltak og et implementeringsprosjekt i regi av Nasjonal IKT. Når er forventet oppstart? Mai 2014 Mandat anbefalt godkjent i PEF møte 15. mai. Når er forventet sluttleveranse? Innen 31. desember 2014 Hvor stort er ressursbehovet? <Fylles inn når bemanningen er besluttet..> Se også kapittel 7 for nærmere beskrivelse av mål i prosjektet. 2. EIERSKAP OG ORGANISERING Initiativtaker til prosjektet er Arbeids- og velferdsdirektoratet og eies av Nasjonal IKT HF. Prosjektet organiseres med prosjektansvarlig, styringsgruppe, prosjektleder og prosjektgruppe. Prosjektleder leder prosjektet og har ansvar for framdrift og leveranse. Prosjektet kan støttes av en referansegruppe. Involvering av referansegruppen vil bli vurdert etter hensiktsmessighet. Noen deler av referansegruppen kommer og deltar på fysiske møter/workshops mens andre involveres via videokonferanse og/eller høringsuttalelser. Styringsgruppen har mandat til å beslutte ting som naturlig faller inn under prosjektets mandat. Beslutninger i prosjektet som vil påvirke andre utover prosjektet skal forankres og besluttes hos relevante aktører. Eksempelvis vil vesentlig endring av sykemeldingspraksis måtte forankres hos relevante fagmiljø. Oversikt over prosjektorganiseringen er gitt i bilde og tabellen under. Side 3 av 11

4 Styringsgruppe Referansegruppe Prosjektgruppe m/prosjektleder Rolle Navn Enhet Telefon E-post Prosjektansvarlig F.eks. Helse Sør- NIKT SG Øst Medl. styringsgr. F.eks. Helse Vest NIKT SG Medl. styringsgr. F.eks. Helse Nord Fagdirektør RHF Medl. styringsgr. Repr. Arbeidsmarkedsseksjonen Representant Arbeids- og velferdsdirektoratet eller NAV (Sykefraværskontoret v/ekhoprosjektet) Prosjektgruppe Prosjektleder 60% Ekstern prosjektleder (NAV) Yngve Holte Olsen Medl. prosjektgr. 40 % Virksomhetsarkitekt NIKT Fagforum arkitektur Medl. prosjektgr. 20 % NIKT Fagforum Klinisk IKT Medl. prosjektgr. 20 % NIKT Systemeierforum Medl. prosjektgr. 20 % Representant NAV Medl. prosjektgr. 10 % Lege (Helse Midt) Medl. prosjektgr. 10 % Lege (Helse Sør-Øst) Medl. prosjektgr. 10 % Fagdirektør HF (Helse Vest) Medl. prosjektgr. 10 % Administrativ klinisk leder (Nivå 2 eller 3) (Helse Nord) Referansegruppe Referansegr. Opp til 5% Legeforeningen Referansegr. Opp til 5% Pasientorganisasjoner Referansegr. Opp til 5% Leder NIKT Fagforum arkitektur Referansegr. Opp til 5% Leder NIKT Systemeierforum Referansegr. Opp til 5% Leder NIKT Fagforum Klinisk IKT Referansegr. Opp til 5% Dips ASA/Siemens Referansegr. Opp til 5% Nasjonalt fagdirektørmøte Referansegr. Opp til 5% NAV IKT 3. BAKGRUNN Side 4 av 11

5 Arbeids- og velferdsdirektoratet har fremmet behov og igangsatt et prosjekt (EKHO) for revisjon og videreutvikling av dagens «Vurdering av arbeidsmulighet / Sykmelding». Ny sykmelding er en revisjon av dagens sykmelding og endrer ikke sykmelders rolle i forhold til dagens sykefraværsoppfølgingen. For å videreutvikle allerede etablerte elektroniske kanaler mellom NAV og sykmelder har NAV lagt til rette for en modernisert og faglig oppdatert informasjons og samhandlingsløsning. Dette skal bidra til en mer målrettet og arbeidsrettet informasjonsinnhenting av helseopplysninger. Løsningen skal være fleksibel i forhold til endringer som følge av politiske føringer. Videre skal løsningen være et godt verktøy for sykmelder og pasienten i sykefraværsoppfølgingen. Allerede etablerte dialogmeldinger skal tas i bruk og sykmelder skal kunne motta oppfølgingsplan elektronisk fra arbeidsgiver. Dette forutsetter IT-utvikling hos leverandørene av elektroniske pasientjournaler (EPJ-leverandørene). Utviklingen av EKHO tiltaket gjøres i to faser: 1. Utvikling hos EPJ leverandører til fastleger og sykmelder utenfor RHF 2. Utvikling hos RHF EPJ leverandører Fase 1 er igangsatt gjennom en tilskuddsordning hvor de fire største EPJ-leverandørene utenfor RHF har meldt seg på. Deres EPJ-systemer sender inn ca. 85% av dagens sykmeldinger. Disse 4 leverandørene utvikler og vil fullføre pilotering og ha startet bredding innen nyttår 2014/2015. Prosjektet foreslått i dette prosjektdirektivet er starten på Fase 2. Statistikken viser at andelen sykmeldinger fra RHF er i underkant av 6%. Hvilket utgjør om lag sykmeldinger pr. år. NAV ønsker at EPJ-leverandørene innenfor RHF utvikler den samme løsningen som EPJleverandørene utenfor RHF (spesifisert i utlysning for tilskuddsordning på +Tekniske+spesifikasjoner cms). Kostnadsestimater som er mottatt viser at løsningen ikke er spesielt omfattende, og det er fra leverandørene sin side ikke blitt påpekt noen tekniske utfordringer. NAV vil være i stand til å motta både gammel og ny elektronisk sykmelding i parallell over en begrenset tidsperiode. Årsaken til dette er en teknisk utfordring i å bredde revidert sykmelding på et definert tidspunkt hos alle aktører samtidig. NAV vil dermed være i stand til å motta flere versjoner både elektronisk og papirbasert. Det er ønskelig at tidsperioden blir så kort som mulig av forvaltningshensyn. Prosjektets status i NUIT er at tiltaket p.t. behandles utenom prioritert liste. Følgende er vedtatt i NUIT møte den 27. februar 2014: 1. Utvalget gir sin tilslutning til at EKHO-tiltaket standardiseres slik det er fremlagt og utvikles hos EPJ leverandører til fastleger og sykmelder utenfor RHF. 2. NAV må ta ansvar for at standardiseringsarbeidet gjøres i samarbeid med Helsedirektoratet 3. NAV må ta ansvar for at løsningen for HF konsekvensutredes i samarbeid med Nasjonal IKT. 4. EKHO-tiltaket legges til listen over prioriterte NUIT- tiltak for 2013/2014 og «Sykmelding fra HF til NAV» tas ut av tiltakslisten til NUIT. 5. NUIT bemerker at arbeidsgiversiden burde vært ivaretatt i dette prosjektet. Side 5 av 11

6 4. PÅVIRKNING PÅ NIKTs PORTEFØLJE Begrenset i denne fasen. 5. INNOVASJON Ny sykmelding erstatter dagens blankett og blankettbaserte EPJ løsninger for sykmelding. Sykmelder vil med EKHO få et bedre verktøy som vil heve kvaliteten på helseopplysningene. Full EKHO implementering i EPJ gir en løsning som er konfigurerbar for å muliggjøre fleksibilitet for fremtidige regelverksendringer. Slike endringer kan være flytting av tidspunkter i dagens oppfølgingsløp eller endring og innføring av nye utdypende spørsmål. Fleksibiliteten er basert på en definert XML konfigurasjonsfil, som bl.a. spesifiserer felter, ledetekster, hjelpetekster og dynamiske regler. For utskrift og fremvisning av utskrift er det definert visningsfil som løsningen skal benytte. Dette vil si at alle EPJ med implementert EKHO vil produsere tilnærmet lik utskrift. Selv om løsningen i første omgang er begrenset til å gjelde kommunikasjon av helseopplysninger i sykmeldingsperioden, er informasjon og meldingsstruktur lagt opp på en slik måte at den vil kunne støtte opp om en senere utvidelse knyttet til helseopplysninger i forbindelse med arbeidsavklaringspenger og uførepensjon (legeerklæring ved arbeidsuførhet). 6. INTERESSENTANALYSE Interessentanalysen er i forhold til dagens EKHO prosjekt i NAV. Interessent Interesse (H, M, L) Sykmeldere H Sluttbruker av systemløsning for sykmelding. Funksjonalitet. Legeforeningen og andre behandlerforeninger H Interessentområde Påvirkning Metode for forankring (utført i EKHO prosjektet i NAV) Representerer sluttbrukerne. Indirekte gjennom sykmeldernes foreninger. Møter også sykmeldere i møter med EPJleverandørenes brukergrupper og EPJ Løftet. Deltar i referansegruppen til EKHO prosjektet Helseforetakene H Systemeier og har ansvar for EPJ spesifikasjon Gjennom NUIT og NIKT EPJ-leverandører H Utvikler og leverer EPJ løsningene. EPJ innenfor RHF må høres i forprosjektet. IA-partene M Funksjonalitet Deltar i referansegruppen til EKHO prosjektet Pasientorganisasjoner L Ivareta pasientrettigheter Side 6 av 11

7 Arbeidsgivere L Funksjonalitet KS deltaker i referansegruppen til EKHO prosjektet NUIT/Helsedirektoratet M Standardisering av meldingen og prioritering av tiltaket Nasjonal IKT H Anbefale løsning og implementering Arbeids- og velferdsdir. NAV kontor og NAV forvaltning EKHO tiltaket håndteres i henhold til NUIT sine prosesser. Samarbeid om konsekvensutredning for løsning innenfor RHF. H Behovseier Linjen i NAV. L Har interesse av god kvalitet på helseopplysningene og enkel kommunikasjon med sykmelder. Deltatt i arbeidsgruppe i EKHO prosjektet Side 7 av 11

8 7. MÅL Effektmål Effekten av forprosjektet/konsekvensvurderingen vil være: Et bedre grunnlag for beslutning om implementering og bredding av ny sykmelding innenfor RHF. Resultatmål 1 Et anbefalt løsningsforslag for ny sykmelding innenfor RHF med tilhørende risikovurdering. Resultatmål 2 Avklare eventuelle tilpasninger i håndtering av dialogmeldinger og sykmelding innenfor RHF. Resultatmål 3 Anbefalt fremdriftsplan og utkast til prosjektdirektiv for et hovedprosjekt. Side 8 av 11

9 8. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER 8.1. Hovedoppgave 1 Etablere alternative løsningsforslag innenfor dagens EKHO spesifikasjon. Velge det løsningsforslaget som skal anbefales, og foreta en risikovurdering i forhold til implementering av løsningsforslaget. Avklare eventuelle tilpasninger i håndtering av dialogmeldinger og sykmelding innenfor RHF. Herunder å vurdere om implementering av dialogmeldinger bør avvente en generell utredning om adressering av dialogmeldinger og relatert arbeidsprosess i HF. Løsningsforslaget høres med minst én av EPJ-leverandørene til RHF. I tilbakemelding fra EPJleverandør er det nødvendig med tids- og kostnadsoverslag Hovedoppgave 2 Fastsette eierskap og endringsprosess til kodeverk i meldingen/skjema. Dette for å sikre samordning mellom aktørene ved behov for fremtidige endringer Hovedoppgave 3 Velge strategi/føringer for EPJ skjermdialogen som sikrer at løsningen blir et godt verktøy for sykmeldende leger, og er godt integrert med EPJ systemet. Samtidig ivareta den logiske oppbygningen som ligger i spesifikasjonen Hovedoppgave 4 Utarbeide forslag til overordnet plan for implementering av løsningsforslaget. Dette beskrives i form av et utkast til prosjektdirektiv for et hovedprosjekt for implementering og bredding av ny sykmelding, samt mulige føringer for fremtidig drift og forvaltning Overordnet implementeringsplan legges frem for Prosjektforum for vurdering, og til Nasjonal IKTs styre for beslutning om eventuell igangsettelse Avgrensninger Prosjektet skal ikke vurdere/utrede sykehuslegenes rolle i sykefraværsoppfølgingen. Prosjektet skal heller ikke vurdere/utrede prosesser som ikke er direkte knyttet til sykefraværsoppfølgingen. Side 9 av 11

10 9. Ressursbehov Rolle Kompetanse Tidsbruk Prosjektleder 50 dagsverk Virksomhetsarkitekt Virksomhetsprosesser 40 dagsverk og dokumentasjon Øvrige prosjektgruppemedlemmer 80 dagsverk (samlet) Referansegruppedeltagelse Ekstern ekspertise EPJ- leverandører 4-5 dagsverk Hoveddelen av arbeidet vil foregå i perioden fra medio august til medio desember I tillegg til dette kan det komme ressursbruk knyttet til forankring og høring. 10. BUDSJETTRAMMER Totale budsjettmidler vil fylles inn her basert på bevilgning fra styret i Nasjonal IKT HF. De estimerte budsjettrammer for forprosjektet vises i følgende tabell: Aktivitet Antall timer (t) Kostnad (NOK) Finansiering Ekstern prosjektledelse (basert på 4 mnd., 97,5 timer /mnd.) Egenfinansiering NAV Møtekostnader (lokale, bevertning, leie Nasjonal IKT HF møteromsutstyr med mer) Reisekostnader med overnatting Egenfinansiering NAV/RHF/HF Egne administrasjonskostnader Nasjonal IKT HF Egeninnsats fra NAV/RHF/HF Egenfinansiering NAV/RHF/HF Kostnad teknisk ekspertise EPJ-leverandører 32, Nasjonal IKT HF Sum 1527, Det er tatt utgangspunkt i en estimert timepris på kr for eksterne ressurser. Timeprisen for interne ressurser (ansatte fra NAV/RHF/HF) stipuleres med kr Alle priser i tabellen er eks. mva. Prosjektets varighet er estimert med ca. 4 måneder (medio august 2014 til medio desember 2014). Oppsummering: Sum prosjektkostnader: Sum egeninnsats NAVRHF/HF: NOK NOK NOK 11. KOST-NYTTE VURDERING Forprosjektet vil levere kost-nytte vurdering. Side 10 av 11

11 12. RISIKOVURDERING Forprosjektet vil levere risikovurdering. 13. PROSJEKTPLAN I dette kapitlet presenteres overordnede milepæler som er kjent ved initieringstidspunktet. Milepæler Tidspunkt Aktivitet Ansvarlig M 1 Juni 2014 Prosjektstart, prosjektgruppe etablert. M 2 August 2014 Aktivitet og møteplan etablert. Alternative løsningsforslag etablert med påbegynt vurdering. M 3 September 2014 Løsningsforslag med risikovurdering foreligger. M 4 Oktober 2014 Hovedoppgave 2 og 4 ferdig. EPJ-leverandør vurderer løsning. M 5 Okt/nov 2014 Hovedoppgave 1 ferdig. M 6 November 2014 Leserunde: Utkast Plan for hovedprosjekt og utkast Rapport fra forprosjektet M 7 Desember 2014 Hovedoppgave 4 ferdig. Prosjektet avsluttet. I tillegg beskrives kort prosjektets totale varighet. 14. RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Rettighet til produsert materiale spesifiseres. Ikke relevant. 15. GODKJENNING Prosjektdirektivet er behandlet i Nasjonal IKTs styringsgruppe og godkjent [dato]. Side 11 av 11