VERDAL KOMMUNE. Prosjektbeskrivelse forprosjekt - Innføring av elektronisk meldingsutveksling (ELIN-k) i Verdal kommune

Transkript

1 VERDAL KOMMUNE Prosjektbeskrivelse forprosjekt - Innføring av elektronisk meldingsutveksling (ELIN-k) i Verdal kommune

2 Godkjent av: Tone Haugan Side 2 av 8 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning Bakgrunn Forankring i strategier/planer Forprosjektets mål og ramme Hovedmål Delmål Avgrensing i prosjektet Gjennomføring Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektansvarlig Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppen Budsjett og finansieringsplan Timerapportering Milepælsplan Planlegging, oppfølging og statusrapportering Rettigheter og taushetserklæringer Signatur Referanser... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2

3 Godkjent av: Tone Haugan Side 3 av Innledning 1.1 Bakgrunn Verdal kommune ønsker å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling som et ledd i kvalitetssikring av data mellom de ulike samhandlingspartene. Det å innføre elektronisk meldingsutveksling vil også ha en økonomisk betydning ved at det brukes mindre administrativ tid på meldingsutveksling når det gjøres elektronisk. Dagens situasjon: Verdal kommune har siden 2005 benyttet seg av fagsystemet PROFIL fra Wisma Unique som elektronisk dokumentasjonssystem. PROFIL brukes innenfor hele pleie og omsorgstjenesten i Verdal kommune med noen få unntak (bl.a helsestasjon og deler av rustjenesten). Legene i kommunen har andre fagsystemer. EPJ standarden ble aktivert Mesteparten av dokumentasjon foregår i dag i PROFIL. Daglig dokumentasjon i forhold til bruker, tiltaksplaner (noen avdelinger har kommet lenger en andre i bruken av pleieplaner) og saksbehandling. Medikamentmodulen er ikke tatt i bruk enda men er under innføring på noen utvalgte avdelinger. Diagnoser er så langt ikke registrert på alle brukere. Her prøver kommunen å få til et samarbeid med legene for utlevering av ICPC koder. All utgående saksbehandling foregår i PROFIL. Inngående post eks. epikriser, søknader o.l blir oppbevart i papirjournal da det så langt ikke er utarbeidet rutiner for innscanning av dokumenter i PROFIL. Muligheten for å scanne inngående dokumenter inn i fagsystemet foreligger men er ikke tatt i bruk. Initiativtaker-Prosjekteier I forbindelse med gjennomgang av organisering og effektivisering innen for omsorg- og velferd i kommunen blev det satt fokus på dette med elektronisk meldingsutveksling. Det var stor enighet om at elektronisk meldingsutveksling i tillegg til kvalitetssikring også kan ha en økonomisk effekt ved at det brukes mindre administrativ tid til manuell meldingsutveksling. Dette er ledelsen i kommunen positiv til og derfor er prosjekteier kommunalsjef for omsorgog velferd. Forhold til andre prosjekter: Verdal kommune er med i et prosjekt i regi av det digitale Trøndelag som går ut på å innføre mobil profil, s.k bærbare enheter eller PDA. To hjemmetjeneste distrikt inkludert en avdeling for tiltak funksjonshemmede som er med som piloter i kommunen og som er i startfasen for å innføre dette. Målet er å innføre bærbare enheter i alle hjemmetjenestene i kommunen i løpet av år Forankring i strategier/planer Statlig strategi , S@mspill 2007 S@mspill 2007 er den nasjonale strategien for IT-utvikling i helse- og sosialsektoren for perioden ( En av hovedsatsingene i 3

4 Godkjent av: Tone Haugan Side 4 av 8 planen er god informasjonsflyt i sektoren, hvor en av forutsetningene er å styrke informasjonsutvekslingen. NFS IKT-strategi Prosjektet er forankret i NSF sin strategi for IKT i sykepleie og helsetjenesten ( Hovedmålet i strategien er å få IKT-kompetanse integrert i sykepleiefaget og i praksis. Delmål 3 i strategien er at sykepleiere skal ha elektronisk tilgang til nødvendig informasjon og fagstøtte. KS ekommune 2009 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2009 i pkt. 3 Digital forvaltning Elektronisk samarbeid i helse- og sosialsektoren, der et av tiltakene er; KS vil bidra med utvikling av nødvendige standarder for lagring og utveksling av informasjon i helse- og sosialsektoren i samarbeid med andre sentrale aktører. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2009 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. Verdal kommune: Prosjektet er godt forankret i administrasjon og delvis også politisk. Økonomiplan som er under behandling omfatter bla. effektivisering gjennom databaserte løsninger 2.0 Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Forprosjektet har som hovedmål at det skal legges til rette for elektronisk meldingsutveksling mellom omsorg- og velferd og fastlege/tilsynslege i kommunen. 2.2 Delmål Prosjektet har definert følgende delmål: - godkjent prosjektplan - få på plass de tekniske løsningene som muliggjør elektronisk meldingsutveksling - utarbeide rutiner og ansvarsforhold i forhold til elektronisk meldingsutveksling - utarbeide å ha på plass samarbeidsavtaler - kartlagt og planlegge opplæring 4

5 Godkjent av: Tone Haugan Side 5 av Avgrensing i prosjektet Prosjektet avgrenser seg til å tilrettelegge for elektronisk meldingsutveksling mellom omsorgog velferd og legesenter/tilsynslege i kommunen. Avgrenser seg til 2 piloter innen for omsorg- og velferd, hjemmetjenesten Øra distrikt og sykehjemspost på Ørmelen Bo- og Helsetun og 1-2 fastleger/tilsynslege. Forprosjektet omfatter ikke elektronisk meldingsutveksling til sykehus. 3.0 Gjennomføring Her beskrives kort aktiviteter knyttet opp mot delmål. Hvis det dukker opp nye oppgaver eller uforutsette ting som medfører revidering av plan vil dette synliggjøres ved statusrapport foran hvert telefonmøte. 1. Godkjent prosjektplan - utarbeidelse av prosjektplan - godkjenning av prosjektplan i styringsgruppen - informasjon til ansatte 2. Anskaffelse av programvarer i Profil 2.1 bestilling og avtale om innkjøp av nødvendig programvare 2.2 installasjon av programvarene 2.3 avtale om ev opplæring 2.4 klargjøring av meldingstyper og kommunikasjonspartnerer 3. Oppgradering/oppkopling mot Norsk Helsenett 3.1 inngå avtale om bestilling/oppgradering av Norsk Helsenett 3.2 linja/oppkopling til Norsk Helsenett er utført 4. Avtale med fast lege(r) 4.1 opprette kontakt med fast legene/tilsynslegene i kommunen og gi informasjon om prosjektet med mål om å få positiv respons på prosjektet 4.2 inngå skriftlig avtale med 1-2 fast leger/tilsynslege om deltakelse i prosjektet 5. Rutiner og ansvar 5.1 utarbeide retningslinjer i forhold til de ulike meldingstypene 5.2 avklare adresseringsnivå i pilotene og legekontor 5.3 utarbeide rutiner i meldingsutvekslingene. 5.4 avvikshåndtering 6. Opplæring - utarbeide plan for opplæring av personell som skal håndtere elektroniske meldinger og avvik. 5

6 Godkjent av: Tone Haugan Side 6 av 8 7. Sluttrapport forprosjekt 8. Prosjektplan hovedprosjekt godkjent 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Ansv. Tone Haugan Styringsgruppe Tone Haugan Per Tore Sandsaunet Kristin Bratseth Prosjektgruppe Prosjektleder: Tony Grägg Magne Okkenhaug IKT Knut Gunnar Brenne Agneta Holmsberg Tanja Skjevik 4.1 Prosjektansvarlig Kommunal sjef for omsorg og velferd, Tone Haugan. 4.2 Styringsgruppe Kommunalsjef Tone Haugan Virksomhetsleder Per Tore Sandsaunet Virksomhetsleder Kristin Bratseth 5.3 Prosjektleder Avdelingssykepleier Tony Grägg Prosjektleders ansvar i prosessen er: Utarbeide prosjektplan som fremlegges styringsgruppa for godkjenning Prosjektleder har ansvar for å kalle inn til møte, sikre fremdrift i prosjektet, i samarbeid med prosjektgruppa planlegge og gjennomføre de aktiviteter som ligger i prosjektet og gi kontinuerlig statusrapportering til Elin-K og styringsgruppa. 6

7 Godkjent av: Tone Haugan Side 7 av Prosjektgruppen Prosjektgruppen har ansvar for å aktivt delta i møter og i fremdriften av prosjektet og i samarbeid med prosjektleder planlegge og gjennomføre relevante praktiske oppgaver. Prosjektgruppa vil bestå av: Avdelingssykepleier Tony Grägg Systemadministrator i Profil Knut Gunnar Brenne IKT medarbeider Magne Okkenhaug Sykepleier Øra distr. Tanja Skjevik (hjemmetjenesten Øra) Sykepleier Vinne/Vuku distr. Agneta Holmsberg (institusjon ØBH) 6.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Timerapportering sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no den 10. i hver måned. 7.0 Milepælsplan AKTIVITET 1 mnd Nov 08 2 mnd Des 08 3 mnd Jan 09 4 mnd Feb 09 5 mnd Mar 09 6 mnd Apr 09 Godkjent prosjektplan 1 Anskaffelse programvare /2.3 Oppgradering/tilkopling Norsk Helsenett Samarbeidsavtale fastlege Rutiner bruk av Elin_k meldinger /5.2 Opplæring personell 6 Sluttrapport 7 Prosjektplan hovedprosjekt 8 7

8 Godkjent av: Tone Haugan Side 8 av Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 uke etter prosjektslutt. 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.6 Signatur et er gjennomgått og godkjent av 8