Lørenskog kommune. Sluttrapport. Forprosjekt Samspillkommune30

Transkript

1 Lørenskog kommune Forprosjekt Samspillkommune30 elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren

2 Godkjent av: Idar H. Simonsen Side 2 av 2 Innhold 1. Sammendrag - forprosjektbeskrivelse Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspillkommune Viktige erfaringer Regnskap kostnader Avslutning... 8 Vedlegg... 9

3 Godkjent av: Idar H. Simonsen Side 3 av 3 1. Sammendrag - forprosjektbeskrivelse Prosjektet ble etablert på bakgrunn av invitasjon fra Elin-K prosjektet om å delta som en av 30 nye samspillkommuner. Lørenskog kommune tok initiativ for å bli invitert til å delta. Ønske om å komme i gang, kunnskap om prosjektet, og muligheten til å ta del i erfaringer og kompetanse var viktig for oss. Prosjektet har sin forankring i følgende strategier og planer: Samspill Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren NFS ehelsestrategi , ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag KS e-kommune 2012 KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Nasjonal IKT. Statlig strategi , S@mspill 2007 Hovedmålet for forprosjektet har vært å beskrive og lage plan for gjennomføring av de aktiviteter av administrativ, teknisk, personalmessig og organisatorisk art som skal til for at vi skal komme i gang med elektronisk samhandling mellom fastleger, Ahus og Lørenskog kommune, og gjennom dette effektivisere informasjonsflyt og øke kvaliteten på utvekslet informasjon. Innføring av elektronisk samhandling mellom fastleger, Ahus og Lørenskog kommune via Norsk Helsenett skal planlegges og implementeres i et hovedprosjekt som starter etter forprosjektet er ferdig. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Innledningsvis ble det utarbeidet en rapport med beskrivelse av kommunens status i forhold til hovedoppgaver knyttet til samspillprosjektet og det ble utarbeidet en forprosjektbeskrivelse. Oppgavene som skulle gjennomføres i prosjektet ble delt opp i fire grupper: 1. Administrative Månedlige statusrapporter (framdrift og timeforbruk) er oversendt Elin-K prosjektet sentralt. Det er gjennomført 4 telefonmøter med ElinK prosjektet og to nettverkssamlinger hvor alle deltakende kommuner og ulike andre aktører har deltatt. Prosjektleder har gjennomført to møter med pleie- og omsorgssjefen som har vært kommunens styringsgruppe i forprosjektet. Prosjektgruppen anbefaler at ansatte med 3-årig høyskoleutdanning og sykehjemslegene er de gruppene som skal ha tilgang til og behandle meldinger som vil bli formidlet elektronisk via Norsk Helsenett. Meldingstjeneren vil primært bli håndtert av prosjektleder, men etter hvert anses det for naturlig at kommunens bestillerenhet betjener denne siden alle brukere skal ha vedtak i Profil.

4 Godkjent av: Idar H. Simonsen Side 4 av 4 Det vil bli gjennomført en testpilot av 2-3 måneders varighet i samarbeid med to av kommunens seks legesentre slik at en får utprøving av elektronisk samhandling mellom pleie- og omsorgsprogrammet og de to ulike programmene som anvendes av legene i Lørenskog kommune. Prosjektplan for hovedprosjektet (framdrift, risikovurdering, økonomisk plan ) vil bli utarbeidet ultimo april Tekniske Lørenskog kommune har inngått kontrakt med Visma om totalleveranse av programvare og tjenester tilknyttet installasjon, oppsett, testing og opplæring i Unique Link og ProfilKom, som er nødvendig for å etablere elektronisk meldingsutveksling via kommunens pleie- og omsorgssystem Profil. Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren angir det nivå som anses nødvendig for å oppnå tilfredsstillende informasjonssikkerhet og er juridisk bindende for de som tilknyttes Norsk Helsenett. Som hovedadresse for meldinger i Adresseregisteret HER foreslås Lørenskog kommune med mulighet for adressering av kommunale enheter på nivået under. Foreløpig ønsker kommunen bare en adresse til pleie- og omsorgstjenesten. PKI-løsning er ikke anskaffet, men prosess for bestilling og kostnader forbundet med anskaffelse av virksomhetssertifikat (PKI) er framskaffet. Alle seks fastlegesentre i Lørenskog er tilknyttet Norsk Helsenett og de anvender fagprogrammene Winmed og Infodoc Plenario, som ifølge leverandørene skal være operative i forhold til elektronisk meldingsutveksling etter installasjon av nødvendig software. Det er planer om å sette i gang med elektronisk samhandling med samtlige legesentre etter en piloteringsperiode på 2-3 måneder mot ett senter som bruker Winmed ( er avtalt ) og ett senter som bruker Infodoc Plenario (avtale gjenstår). Personellmessige Opplæring av personale i forbindelse med å ta i bruk meldingssystemet i Profil er inkludert i kontrakten med Visma. Utarbeidelse av en mer detaljert opplæringsplan vil bli en del av hovedprosjektet. Organisatoriske Prosjektet er forankret i kommunens administrative ledelse med pleie- og omsorgssjefen som prosjektansvarlig. Prosjektet har ikke som planlagt utarbeidet rutiner for avvikshåndtering for bruk av meldingene internt i kommunen. Dette overføres til hovedprosjektet, hvor en vil ta utgangspunkt i KITH rapport 03/09 Implementering av dialogmelding for spørsmål,svar og avviksmelding. Prosjektgruppa mener alle avvik bør meldes prosjektleder etter igangsetting av elektronisk meldingsutvekssling for å få en oversikt over omfang og type avvik. Det er som nevnt inngått avtale med ett legesenter om elektronisk samhandling og en påregner å inngå avtale med ett legesenter til i løpet av kort tid.

5 Godkjent av: Idar H. Simonsen Side 5 av 5 Utarbeidelse av detaljerte retningslinjer for bruk av løsningen med samhandlingsaktørene overføres til hovedprosjektet. Det har ikke vært mulig i forprosjektperioden å få til en dialog med Universitetssykehuset i Akershus (Ahus) vedrørende planlegging av elektronisk samhandling med Lørenskog kommune. 3. Målrealisering Målet med forprosjektet har vært å gjøre tilretteleggelser og forberedelser for hovedprosjektet hvor gjennomføring av elektronisk samhandling vil bli pilotert og satt i verk. Det er inngått avtale med kommunens leverandør av fagprogram, Visma-profil, om installasjon av nødvendig programvare, Unique-Link og ProfilKom, samt konsulentbistand ved installasjon og opplæring av ansatte i håndtering av elektronisk meldingsutveksling. Det er satt en frist for å ta i bruk alle nødvendige funksjoner i Profil som legefunksjonalitet, medisinregistrering og oppgradering til seneste versjon av plan/rapport i løpet av høsten 2009, og påbegynt arbeid med organisering av opplæring av ansatte. Det er innhentet tilbud om oppkopling mot Norsk Helsenett, men kommunen avventer å signere/inngå kontrakt, da det ikke er avklart med Norsk Helsenett når betalingsforpliktelse inntreffer i forhold til tidspunkt for kontraktinngåelse. Lørenskog kommune ønsker ikke å pådra seg kostnader før alt er på plass og klar til bruk. Prosess for bestilling og kostnader forbundet med anskaffelse av virksomhetssertifikat (PKI) er framskaffet. Grunnlaget for elektronisk meldingsutveksling mellom pleie- og omsorgstjenesten og fastlegene synes å være på plass. Grunnlaget for elektronisk meldingsutveksling mellom pleie- og omsorgstjenesten og Ahus har det ikke vært mulig å få på plass. Dette må skyves ut i tid og bli en del av hovedprosjektet. 4. Prosjektorganisering Forprosjektet er gjennomført etter følgende organisering: Styringsgruppe: Idar H. Simonsen, pleie- og omsorgssjef. Prosjektgruppe: Kaj Elkjær Kristensen, leder Karin Fogstad, systemansvarlig Visma Unique-Profil/ erstattet av Beate Thorsen, ny systemansvarlig for Profil Kristian Kolmannskog, fastlege/sykehjemslege Kitt B. Iversen, leder av mottak- og utredningskontoret Mohammad Sanati, nestleder IT-seksjonen May Britt Øyen, avdelingsleder i hjemmetjenesten Emilia Kouneva, sykepleier Rolvsrudhjemmet

6 Godkjent av: Idar H. Simonsen Side 6 av 6 Prosjektgruppens sammensetting ble foretatt ut ifra hvilke aktører som naturlig må bidra for at kommunen skal kunne delta i elektronisk samhandling og tanker om hvilke områder som er aktuelle i forhold til pilotering av meldingsutveksling mellom fastleger, kommunens pleie- og omsorgstjenester og Ahus. Her er tenkt først og fremst hjemmetjenesten i forhold til fastlegene og rehabiliteringsavdelingen ved Rolvsrudhjemmet i forhold til Ahus. Det har hatt stor betydning for forprosjektet at det har vært en lege med flere hatter med i prosjektgruppa da han har kunnet bidra med innspill fra flere fronter og vært en støttespiller i kontakten med fastlegene. 5. Erfaringer som samspillkommune Lørenskog kommune har gjennom deltakelse i Samspillkommune30 fått satt elektronisk samhandling innen helse- og omsorgssektoren på kartet, og har hatt stor glede av å kunne dra nytte av de erfaringer som andre kommuner har fått gjennom tidligere prosjekter og erfaringer gjennom Elin-K prosjektet. Prosjektleder har vært i kontakt med flere kommuner vedrørende avklaring av en del spørsmål som oppsto i prosjektperioden og har stort sett fått god hjelp. For prosjektgruppa har det vært litt vanskelig å tilegne seg viten om hvordan elektronisk samspill vil fungere i praksis, men Visma har bidratt positivt i så måte gjennom demonstrasjon av hvordan meldinger framkommer og håndteres i Profil. Informasjon fra Elin-K prosjektet har vært omfattende og det oppleves som krevende å få oversikten over allt arbeid som er foretatt til nå vedrørende elektronisk samhandling. Kanskje det kunne vært en fordel om Elin-K prosjektet kunne vært behjelpelig med å sortere all informasjon i prioritert rekkefølge? Nettverkssamlingene har en opplevd som relevante, men noen gjentakelser har forekommet. Det vurderes ikke nødvendig med ytterligere nettverkssamlinger. Oppfølging fra prosjektledelsen med telefonmøter har en opplevd som relevant og god. Det har vært et veldig godt samarbeid med leverandøren av fagprogrammet, Visma-profil og legekontorene gjennom fellesmøte. Det virker som konsulenttjenesten ved Norsk Helsenett ikke er dimensjonert i forhold til behovet fra potensielle kunder. Saksgangen oppleves som urimelig lang og det har vært vanskelig å få tilbakemelding på konkrete spørsmål, bl.a. vedrørende oversendt kontraktsforslag. Prissettingen for Norsk Helsenetts tjenester oppleves som forholdsvis høyt og det forundrer litt at man stort sett opererer med priser på kr. xx.990,- som uvilkårlig leder tanken hen på en psykologisk prissetting som skal få kunden til å oppleve prisen som lavere. Deltakelse i Samspillkommune-prosjektet har medvirket til å fokusere på og framskynde prosessen med en helhetlig ibruktaking av fagprogrammet Profil i Lørenskog kommune. Lørenskog kommune mener det vil være formålstjenlig med en oppfølging i Samspillkommuneprosjektet av hovedprosjektet så man også framover kan ha etablerte møteplasser for utveksling av erfaringer. Det vil etter vårt syn også være en fordel med en felles prosjektstyring av hensyn til den nødvendige standardiseringen i forhold til meldingsutveksling.

7 Godkjent av: Idar H. Simonsen Side 7 av 7 6. Viktige erfaringer Det er viktig å forankre arbeidet i kommunens ledelse. Prosjektarbeidet har bidratt til en kunnskapsspredning om elektronisk samhandling som har vært nyttig og satt i gang prosesser rundt bruken av fagprogrammet i pleie- og omsorgstjenesten som vil kunne komme brukerne til gode i form av sikrere, raskere og bedre informasjon som er nødvendig for å utøve en god og forsvarlig helse- og omsorgstjeneste. En like viktig faktor er fokusering på sikkerhet rundt opplysninger som utveksles mellom tjenestene, slik at taushetsplikten ivaretas. 7. Regnskap kostnader Kostnads og finansieringsplan Prosjekt Implementering Kostnadsplan Aktiviteter Prosjektledelse delprosjektledelse - eks. IT-avd KOSTNADER i forb.med INVESTERINGER NHN/UNIQUE/PKI Årlig bruks-/medlemsavgift NHN/ProfilKom/UniqueLink Tilrettelegging/Opplæring kommune Tilrettelegging/Opplæring fastlege/pilotlegekontor Reiser, overnatting/kost, div. adm. utg Sum Finansieringsplan Sosial- og helsedirektoratet Kommunens egeninnsats inkl kommunens egeninnsats prosjektledelse i hht avtale: kr Sum

8 Godkjent av: Idar H. Simonsen Side 8 av 8 Visma ( ProfilKom, UniqueLink) etableringskostnader ProfilKom UniqueLink Prosjketbistand 2 dager Fag- og tekniske tjenester, 3,5 dager SUM Visma ( ProfilKom, UniqueLink) løpende driftskostnader pr år ProfilKom UniqueLink SUM Norsk Helsenett etableringskostnader Engangsavgift (router) SUM Norsk Helsenett løpende driftskostnader pr år Medlemsavgift Bruksavgift SUM Virksomhetssertifikat (for eksempel BuyPass) etableringskostnader Engangsavgift (for 3 år) SUM Avslutning Hovedprosjektet vil bli beskrevet i en egen prosjektplan innen utløpet av april måned Organisering av arbeidet vil bli bygget opp rundt samme styringsgruppe og forprosjektets prosjektgruppe vil fortsette inn i hovedprosjektet. Lørenskog kommune vil i løpet av andre halvår 2009 legge forholdene til rette for at fagprogrammet Profil vil bli tatt i bruk slik at grunnlaget for bruk av elektronisk meldingsutveksling skal være lagt ved utgangen av året. Det medfører en ikke ubetydelig oppgave med opplæring av ansatte og å ta i bruk alle deler/funksjonaliteter i Profil. Pilotering av elektronisk samhandling mellom pleie- og omsorgstjenesten og fastlegekontorene planlegges gjennomført i løpet av de første 3-4 måneder i 2010 med antatt full breddekjøring mot alle legesentrene fra ca mai 2010.

9 Godkjent av: Idar H. Simonsen Side 9 av 9 Det er foreløpig noe usikkert når en vil kunne starte opp en pilotering mot Ahus, men det burde være mulig i løpet av første halvår Vedlegg Timeregistrering for prosjektdeltakerne