Elin-k Elektronisk informasjonsutveksling mellom fastleger og helse- og omsorgstjenester. Prosjektbeskrivelse Forprosjekt.

Transkript

1 Elin-k Elektronisk informasjonsutveksling mellom fastleger og helse- og omsorgstjenester Prosjektbeskrivelse Forprosjekt Randaberg kommune

2 Side 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning Bakgrunn Forankring i strategier/planer Forprosjektets mål og ramme Hovedmål Delmål Avgrensing i prosjektet Gjennomføring Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektansvarlig Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppen Budsjett og finansieringsplan Timerapportering Milepælsplan Planlegging, oppfølging og statusrapportering Rettigheter og taushetserklæringer Signatur Referanser

3 Side 3 av Innledning 1.1 Bakgrunn I Randaberg kommunes IKT strategi er det lagt vekt på at den digitale dialogen skal styrkes, og kommunen skal bli en ledende e-kommune. For å tilrettelegge e-informasjon til ansatte og kunden, må systemer seg i mellom bli tettere integrert, slik at informasjonen kan sendes raskt. Dette gjelder mellom interne systemer, men ikke minst mellom kommunens systemer og samarbeidspartnere som kommunen har. Randaberg kommune ønsker å komme i gang med elektroniske meldingsutvekslinger mellom fastlege og pleie- og omsorgstjenesten for å -effektivisere kommunikasjonen mellom samhandlingsaktørene -sikre kvaliteten av data i samhandling mellom lege/omsorg. Randaberg kommune startet opp med Gerica som EPJ-system i Dagens situasjon - Deltjenestene bruker elektronisk pasientjournal -Fagsystemet Gerica: brukes i dag som dokumentasjonsprogram av alt personell på sykehjem, hjemmetjenesten, miljøtjenesten, psykiatriske tjenester, ergoterapi-/fysioterapitjenesten, og i all saksbehandling av stjenester hos mottakskontoret. Legekontorene bruker forskjellige fagprogram, WinMed, InfoDoc og ProfDoc. To legekontor er knyttet til Norsk Helsenett, det siste arbeider med det. Utfordringer med dagens situasjon og behov for endring Omsorgstjenestene bruker i dag mye tid på manuell håndtering av informasjon til og fra legekontor. Informasjon om medisinering, informasjon om ny behandling, epikrisenotat, bestilling av resepter og overføring av medisinansvar må avtales over telefon, pr post eller ved oppmøte på legekontoret. Det er ekstra arbeid for begge parter, og krever dobbelregistrering med de feilkilder dette gir. Siden det ofte er behov for raske avklaringer, blir informasjon gjerne utvekslet over telefon, og det gir dårligere kvalitetssikring av informasjonen. Det er et behov for å få sikkert og effektivt få utvekslet informasjon av denne typen på en raskere og mer hensiktsmessig måte. Forhold til organisasjonens mål og strategi Randaberg kommune arbeider aktivt med kvalitetssikring av tjenestene som tilbys, og elektronisk meldingsutveksling vil være en del av dette arbeidet. Det er et mål å effektivisere de administrative rutinene, slik at mindre tid går til indirekte brukerkontakt. Dette er i tråd med kommunens IKT- strategi, som kort beskrevet ovenfor. 3

4 Side 4 av Forankring i strategier/planer Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren følger opp S@mspill Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid ligger til grunn. Strategien er basert på videreføring av eksisterende og påbegynt arbeid. Satsing på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning videreføres. Samspill 2.0 er forankret i Nasjonal helseplan ( ) NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankret i NSF sin ehelsestrategi Overordnet mål i strategien er at ehelse understøtter et helhetlig pasientforløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanse- og kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handler om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesten, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengelig for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlige elektroniske samhandlingsløsninger er utviklet og implementert i hele helsetjenesten. KS ekommune 2012 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der et av tiltakene er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2012 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. Statlig strategi , S@mspill Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål At vi har lagt til rette for elektronisk informasjonsutveksling mellom et avgrenset antall aktører i helsetjenesten, og har oversikt over kommunens behov og aktiviteter for å nå dette. 4

5 Side 5 av Delmål ADMINISTRATIVE At innledende statusrapport er utarbeidet At prosjektplan for gjennomføring av forprosjektet er utarbeidet At prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjektet er utarbeidet At sluttrapport er utarbeidet TEKNISKE Elin-k løsninger er anskaffet fra Gerica og klar til installering Det er inngått avtale med Norsk Helsenett Adresseringsnivå for meldinger er bestemt PERSONELLMESSIGE Det er nedsatt arbeidsgruppe som følger utførelsen av prosjektet Det er utarbeidet opplæringsplan for ansatte i aktuelle deltjenester Det er avklart samarbeid om opplæring ved legekontor ORGANISATORISKE Det er utarbeidet oversikt over økonomiske kostnader for de tekniske delene Det er inngått avtale med samarbeidsaktører Prosjektet er forankret i egen organisasjon Tiltak som må gjøres internt i kommunen for å ta i bruk løsningene er klargjort Rutiner for avvikshåndtering er utarbeidet 2.3 Avgrensing i prosjektet. Forprosjektet skal ikke starte opp, men klargjøre kommunen for meldingsutveksling mellom utvalgte aktører. Selve uttestingen vil skje i hovedprosjektet. Prosjektet skal ikke omfatte alle deltjenestene i kommunen. 3.0 Gjennomføring ADMINISTRATIVE Statusrapport skal utarbeides i samarbeid med Sola og sendes prosjektledelsen for ELIN-k. Prosjektplan for gjennomføring av forprosjektet skal utarbeides, godkjennes av styringsgruppa og sendes inn i løpet av desember -08 Månedlige telefonmøter gjennomføres gjennom hele prosjektperioden (19.11, 16.12, 13.01, 10.02, Fremdriftsrapporter sendes inn senest dagen før hvert telefonmøte Sluttrapport for forprosjektet er planlagt utarbeidet og godkjent av styringsgruppa innen

6 Side 6 av 9 Evaluering av prosessen er planlagt utført innen Prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjektet planlegges utarbeidet og godkjent av styringsgruppa innen Det skal avholdes jevnlige møter i prosjektgruppa, prosjektleder kaller inn til disse. TEKNISKE Bestilling av E-link fra Gerica skal være klar innen utgangen av mars Bestilling av oppkobling til Norsk Helsenett, med datofesting, skal være gjort i løpet av februar 2009 Vurdering av adresseringsnivå for kommunen (en eller flere adresser) skal være gjort i løpet av februar 2009 Anskaffelse av PKI krypteringsnøkkel skal avklares innen utgangen av Februar 2009 Pris på de tekniske løsningene vi må anskaffe oss skal være innhentet i løpet av januar 2009 PERSONELLMESSIGE Opplæring av personell som skal overvåke logg i kommunikasjonsprogram Opplæring av personell som skal ta imot og sende elektroniske meldinger, Samarbeid om opplæring av personell ved legekontor skal avklares innen utgangen av februar ORGANISATORISKE Det skal utarbeides rutiner for bruk av elektroniske meldinger -hvilke meldinger benyttes, til hvem og med hva slags innhold, og hvem har ansvar. Det skal utarbeides rutiner for avvikshåndtering. Det skal klargjøres evt. andre tiltak som må gjøres internt i kommunen for å ta i bruk løsningene. De økonomiske kostnadene ved tilknytning av Norsk Helsenett, og kjøp av modul E-link i Gerica skal være avklart innen utgangen av februar 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Vi samarbeider med Sola kommune i prosjektet, og har valgt å ha en felles styringsgruppe, og en felles prosjektgruppe. Arbeidsgruppe blir nedsatt når samhandlingsaktører er på plass. (legekontor og deltjenester) 4.1 Prosjektansvarlig Rådmannen ved helse- og omsorgssjef 6

7 Side 7 av Styringsgruppe Leder: Vigdis Torjussen, leder for levekår Sola kommune, Helse- og omsorgsjef Randaberg kommune 4.3 Prosjektleder Reidun Moldesæter, Sola kommune Berit, Randaberg kommune Prosjektleder rapporterer til styringsgruppa Prosjektleders ansvar i prosessen er: Holde kontakt med prosjektledelsen sentralt, herunder telefonmøter Sikre fremdrift i prosjektet Koordinere de aktiviteter som skal gjennomføres Etablere prosjektplan, fremdriftsrapporter og sluttrapport. Delta på nettverkssamlinger Sikre at foreliggende informasjon spres til interesserte parter 4.4 Prosjektgruppen Leder: Reidun D. Moldesæter (prosjektleder/sys.ansv. Gerica Sola kommune) Berit (prosjektleder/sys.ansv. Gerica Randaberg kommune) Bjørn André Kaland (IKT, Sola kommune) Ingulf Tou (IKT, Randaberg kommune) Max Nilsen (IKT, Rnadberg kommuen) Reidun V. Ølberg, (virksomhetsleder, Sola Bo og Hjemmetjenester) Elisabeth Berge, repr. fra tillitsvalgte Repr. fra samarbeidsaktør (utvalgt legekontor) Repr. fra samarbeidsaktør (utvalgt deltjeneste) Ved behov: Kommuneoverlege Prosjektgruppen har ansvar for å: Delta i planlegging og utføring av aktivitetene i prosjektet Ivareta virksomhetenes interesse og behov knyttet til rutiner Bidra til spredning av informasjon om prosjektet Bidra med kunnskap som ligger innenfor eget fagfelt Gjennomføre prosjektet slik det er forventet i tråd med prosjektbeskrivelsen 7

8 Side 8 av Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 5.1 Timerapportering (gjelder kun Sola kommune) Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Medgått tid skal dokumenteres og sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no sammen med den månedlige fremdriftsrapporteringen. 6.0 Milepælsplan Aktivitet 1. mnd november 2. mmd desember 3. mnd januar 4. mnd februar 5. mnd mars 6 mnd april Utarbeidet innledende statusrapport Godkjent forprosjektplan Godkjent kostnads- og invisteringsplan Invitasjon sendt til legekontor Avtale med legekontor er inngått Avtale med deltjeneste er inngått Nettverkssamling gjennomført Avtale om tilknytning til Norsk Helsenett underskrevet Adresseringsnivå klarlagt E-link er bestilt fra Gerica PKI krypteringsnøkkel avklart Forslag til rutiner for avvik Retningslinjer for bruk av løsningen er utarbeidet, inkl. håndtering av avvik Opplæringsplan er utarbeidet Sluttrapport er skrevet og godkjent. Godkjent hovedprosjektplan 7.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. 8

9 Elektronisk informasjonsutveksling legepleie og omsorg Versjon 1 Side 9 av 9 Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest og hovedprosjektbeskrivelse senest Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.1 Signatur et er gjennomgått og godkjent av Prosjektansvarlig i Sola kommune, Vigdis Torjussen Prosjektansvarlig i Randaberg kommune, 9. Referanser 9