Oslo kommune. Sluttrapport. ElinK-fase 1 Meldingsutveksling PLO-fastlegene

Transkript

1 Oslo kommune Sluttrapport ElinK-fase 1 Meldingsutveksling PLO-fastlegene

2 Samspillkommuneprosjekt 30 Sluttrapport Versjon 1.1 Forfatter: Kirsti Pedersen Dato Godkjent av: Styringsgruppa Side 2 av 2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 7

3 1. Sammendrag Hovedmålet for forprosjektfasen har vært å gjennomføre et forprosjekt som definerer mål og tiltak for hovedprosjektet for innføring av elektronisk samhandling mellom bydel/sykehjem og fastlegene i Oslo, og utarbeide en prosjektplan for dette. Oslo har gjennom forprosjektet kommet godt i gang med forberedelsene til å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling. Vi har i denne fasen jobbet mye med informasjonsspredning til alle ledernivå i kommunen. Videre har vi kartlagt hva som må være på plass for å kunne starte med teknisk og funksjonell test av løsningen. Oslo kommune er stor og sammensatt og det er nødvendig å gjennomføre et grundig testløp, selv om løsningen og meldingene godkjennes av det sentrale prosjektet. Vi har valgt piloter, og startet på arbeidet med å utarbeide rutiner. Vi har pr d. d ikke inngått avtale med en kommunikasjonspartner, men vil bruke tiden frem til oppstart av hovedprosjekt til å få på plass dette. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Aktivitet November Desember Januar Februar Mars April Prosjektplan utarbeidet og godkjent av kommunen Statusrapport oppstart utarbeidet Prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjekt utarbeidet og godkjent av kommunen Sluttrapport forprosjekt ferdigstilt Teknisk løsning fra systemleverandører anskaffet og implementert Opplæringsbehov er definert og planlagt for hovedprosjekt Når rutiner og avvikshåndtering for bruk av meldinger internt i kommunen er godkjent Samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med minimum 2 samhandlingsaktører er etablert Det er gitt informasjon om elektronisk samhandling til alle ledernivå i kommunen Oslo kommune fikk godkjent sin forprosjektplan hos oppdragsgiver, Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester, i desember Det har i løpet av forprosjektperioden vært avholdt 2 møter i styringsgruppa. Styringsgruppa vil også ta stilling til gjennomføring av hovedprosjektet. Teknisk løsning er foreløpig ikke anskaffet, men er regulert i egen avtale mellom Oslo kommune og systemleverandør. Prosjektgruppa har fått demonstrert løsningen, og det er gjennomført et teknisk oppstartsmøte mellom ulike aktører for å få på plass nødvendig infrastruktur.

4 Arbeidet med å definere og planlegge opplæringsbehovet er påbegynt. En del av prosjektgruppa har sett på de ulike meldingstypene, og startet på en rutinebeskrivelse. Det er så langt ikke jobbet spesifikt med rutiner for avvikshåndtering, men prosjektgruppa har innhentet eksempler på slike rutiner fra noen av de andre samspillkommunene. Det vi har sett så langt er ikke direkte overførbart til Oslo kommune når løsningen skal breddes. Dette vil falle mer på plass gjennom testløp og pilotering. Vi har sendt ut formell henvendelse til alle fastlegene i pilotbydel ifht deltagelse, men har ikke inngått noen formell avtale. Før utsendelse ble det diskutert i styringsgruppa hvorvidt det skulle gies økonomisk kompensasjon for deltagelse. Det ble besluttet å dekke utgifter til møtevirksomhet og opplæring, men ikke til et eventuelt behov for oppgradering av fastlegesystemet Det er gitt informasjon om ElinK i møte med alle bydelsdirektørene, (tilsvarende16 rådmenn i mellomstore kommuner) i 2 møter med ledere innen PRO-området, alle systemkoordinatorene og i møte med bydelsoverlegene. I tillegg har det vært gjennomført eget -14 møte med hovedorganisasjonene. Vi har også informert om prosjektet gjennom kommunens intranettsider. 3. Målrealisering Følgende delmål ble definert: Etablere nødvendig infrastruktur for meldingsutveksling mellom bydel/sykehjem og fastleger: Gjennom det tekniske oppstartsmøte ble det skissert ulike løsninger for å få dette på plass. Oslo kommune er allerede tilknyttet Norsk Helsenett, og har fått egen postkasse til produksjon og test. Vi vil derfor benytte oppsettet via Norsk Helsenett i en testfase. Kommunen har bestilt en egen EDI-server som settes opp hos driftsleverandør for kommunens linjer og infrastruktur. Oslo kommune vil her installere eget virksomhetssertifikat for PRO-området. I påvente av formell samarbeidsavtale med kommunikasjonspartner vil man teste sendingene mellom 2 Gerica- installasjoner. Etablere avtaleverk om meldingsutveksling med fastlegene i kommunen og bidra til at fastlegene i kommunen samhandler elektronisk med bydel/sykehjem: Siden det sentrale prosjektet er forsinket, har vi ikke prioritert å bruke mye tid på å få etablert en formell samarbeidsavtale med en kommunikasjonspartner. Vi vil frem mot oppstart av hovedprosjekt jobbe med å få dette på plass. Definere nødvendig tilgang og rettigheter til de ulike yrkesgruppene for hver enkelt melding: Ved demonstrasjon av løsningen fra systemleverandør ble det avdekket at det ikke er mulig i dagens versjon av Gerica, å kunne skilles på hvem som har adgang til å lese eller behandle hver enkelt meldingstype. Ved gjennomgang av den enkelte melding og rutinebeskrivelse vil vi se på hvordan dette må tilrettelegges før løsningen kan breddes. Oslo kommune vil følge opp systemleverandør ifht dette. Spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen: På informasjonsmøtene som har vært avholdt har vi lagt vekt på å tilpasse informasjonen til hver enkelt gruppe, sett i sammenheng med ansvar og myndighet. Tilbakemeldinger viser at det er et sterkt ønske om å ta i bruk elektronisk samhandling på alle nivåer innen kommunens pleie, rehabilitering - og omsorgstjeneste. I tillegg til å skape entusiasme ifht elektronisk samhandling, har vi også ønsket å formidle noe om de ekstra utfordringene dette gir oss.

5 4. Prosjektorganisering Prosjekteier har vært Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester v/kommunaldirektør. Forprosjektet har vært ledet av Prosit i Helse og velferdsetaten, på oppdrag fra Byrådsavdelingen. Styringsgruppen har bestått av: Åse Snåre Seksjonssjef byrådsavdelingen Stein Schatvet Fagsjef byrådsavdelingen Martin Fjordholm Rådgiver byrådsavdelingen Odd Viggo Larsen Avdelingsdirektør fagsystemavdelingen Helse og Velferdsetaten Henning Mørland Bydelsoverlege bydel Sagene Prosjektgruppen har bestått av: Kirsti Pedersen Prosit- Helse og velferdsetaten (leder) Hildegunn Haugum- Prosit- Helse og velferdsetaten Camilla Holm- systemkoordinator bydel Bjerke Trond Rønning - systemkoordinator SYE (sykehjemsetaten) I tillegg har vi hatt kontakt med en allerede etablert prosjektgruppe i regi av bydel Bjerke. Gruppen har etablert et kvalitetsprosjekt med hovedmål «rett informasjon til rett tid.» (ikke elektronisk) Prosjektet har representanter fra ulike tjenestesteder (søknadsavdeling, hjemmetjeneste og sykehjem) som samhandler rundt den enkelte bruker opp mot 2 fastleger og Aker universitetssykehus. Erfaringer med prosjektorganiseringen: Prosjektet har vært forankret hos kommunaldirektør, som er bydelenes og sykehjemsetatens overordnede. Prosjektets styringsgruppe har hatt medlemmer som arbeider i stab hos kommunaldirektøren. For å understreke ovenfor bydelene og sykehjemsetaten at dette er forankret på toppnivå i kommunen, har brev og innkalling til møter i hovedsak blitt sendt ut fra byrådsavdelingen. Dette har fungert hensiktsmessig. Når det gjelder ansvar for kommunens infrastruktur «eies» denne av en annen etat som er underlagt egen byrådsavdeling som ikke har vært representert i styringsgruppa. I forprosjektet har ikke dette hindret oss i framdriften. Den lokale kvalitetsprosjektgruppa i bydel Bjerke har som tidligere beskrevet et eget samhandlingsprosjekt (ikke elektronisk) med 2 fastleger og Aker sykehus. Disse har hatt fokus på meldinger som ligger til fase 2 av Elin-k, og har således ikke bidratt som forventet i forprosjektet. Bydel Bjerke og Lilleborg sykehjem er valgt ut som piloter til ElinK hovedprosjekt. Parallelt med møter vedr. tekniske løsninger, har en arbeidsgruppe bestående av prosjektmedarbeider i Prosit, systemkoordinator i bydel Bjerke og systemkoordinator i sykehjemsetaten jobbet med en rutinebeskrivelse for håndtering av de ulike Elin-k-meldingene i Gerica. Møtene har fungert godt og en rutinebeskrivelse er langt på vei ferdig til testing. 5. Erfaringer som samspill kommune Det har vært svært inspirerende å være samspillkommune og oppleve at man er en del av et nasjonalt prosjekt. Nettverksamlingene har vært nyttige ifht å høre erfaringene fra pilotene og de andre samspillkommunene. På andre samling var det flere fra første samling som hadde innlegg på nytt. Det var positivt å erfare at vi nå er på samme sted som de var på i den første samlingen, og at de hadde tatt et steg videre. Dette betyr at vi vil ha nytte av det de har erfart også i videre framdrift.

6 Spesielt etter første samling hadde vi mye kontakt med de andre kommunene som brukte Gerica og fikk raskt svar på alle henvendelser. Villigheten til å dele informasjon og erfaringer oppleves også som veldig positivt. Maler og eksempler på ulike rapporter har gjort det lettere å gå i gang med de administrative oppgavene. Telefonmøtene har vært greie, og bidratt til noen nyttige tips. På første nettverkssamling ble det gitt rom for å delta på telefonmøte til den kommunen som hadde møte før oss. Dette kunne kanskje vært utnyttet enda bedre ved at man inviterte til et telefonmøte hvor flere kommuner deltok samtidig. Å følge kommunene videre i en eller annen form tror vi er viktig for å holde framdrift, og dra nytte av hverandres erfaringer. Både nettverksamlinger og felles telefonmøte med 3-4 kommuner hadde vært ønskelig. Ellers synes vi at omlegging av NSF's nettside i starten på hovedprosjektet var lite heldig. Linken til ElinK ble tatt ut som snarvei i november og man måtte søke opp ElinK manuelt i søkefeltet før man kom inn på riktig side. Våre samarbeidspartnere har gitt tilbakemelding på at de ikke fant informasjon de lette etter på NSF sine nettsider og at de måtte ringe til prosjektmedarbeiderne for å finne fram. Oslo kommune var på forhånd tilknyttet Norsk Helsenett, og bestilling av postkasser gikk veldig raskt. Utviklings og kompetanseetaten som bistår oss med oppsett av infrastruktur og annen nødvendig programvare har i løpet av en 3-ukersperiode prøvd å komme i kontakt med Norsk Helsenett uten å lykkes. Dette er noe vi må følge opp videre. Når det gjelder systemleverandør har vi fått en demonstrasjon av løsningen for prosjektgruppa. Vi har fått en kontaktperson, og Tieto har deltatt på et teknisk oppstartsmøte for å skissere tekniske krav til sin løsning. Når vi etter hvert får satt opp et testmiljø vil vi måtte jobbe tett opp mot leverandøren ifht behov for systemtilpasninger. Oslo kommunes deltagelse i ElinK har bidratt til at vi har fremskyndet planene om å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling med ca et halvt år. Prosjektet har også bidratt til at vi nå går i gang med pilotering av mottak av epikrise fra sykehus. 6. Viktige erfaringer En kritisk suksessfaktor vil alltid være at prosjektet er forankret i toppledelsen. Erfaring fra andre prosjekter viser at det er like viktig at dette formidles nedover i organisasjonen gjennom alle ledernivåer. I Oslo kommune som er såpass stor kan dette være en stor utfordring. Vi har derfor lagt vekt på å gjenta informasjonen i flere fora. Om dette er tilfredsstillende gjennomført er vanskelig å være sikker på. Ulike kulturer og ulikt fokus i bydelene og på sykehjemmene gjør at noen vil ta informasjonen innover seg, mens andre trenger en gjentagelse. Dette vil vi ta hensyn til i videre arbeid. Fastlegene har tradisjonelt sett vært vanskelig å få med på prosjekter som går utover daglig drift. De ønsker at mest mulig skal være tilrettelagt før de går i gang med ny funksjonalitet. For Oslo kommune som sannsynligvis vil ha behov for programmessige endringer i sitt fagsystem er det viktig å få godt grep om dette før man setter press på fastlegene. Flere fastleger og tilsynsleger på sykehjemmene ønsker imidlertid å ta i bruk elektronisk samhandling når alt er tilrettelagt. For å kunne forplikte fastlegene bør det inn som et punkt i rammeavtalen med kommunen. Oslo kommune har i dag ca 450 fastleger noe som betyr at bredding av løsningen vil ta noe tid. En stor utfordring vil også bli å få alle til å følge de samme samhandlingsrutinene.

7 Når det gjelder tjenestestedene i bydelene og i sykehjemsetaten vil det også bli et omfattende implementeringsløp. Dette har vi imidlertid lang og bred erfaring på i dag. I hver bydel er det en systemkoordinator i full stilling, samt 4 i sykehjemsetaten. Disse har ansvar for at alle tjenestesteder får nødvendig opplæring gjennom sitt superbrukerapparat, og påser at nye rutiner følges lokalt. Systemkoordinatorene får opplæring av sentral enhet i Helse og velferdsetaten, Prosit. Disse personene vil også ivareta behovet for funksjonell brukerstøtte. Mer utfordrende vil det bli å få til et godt og hensiktsmessig system for avvikshåndtering. Dette bør sees på i en større sammenheng. Siden det i Oslo kommune er mange som er involvert i kommunens infrastruktur og driftsmiljø, vil det sannsynligvis være nødvendig å dele det opp i områder. For fagsystemets del vil det også være nødvendig med programmessige endringer. 7. Regnskap Kostnad Antall Pris inkl. mva Møtevirksomhet eksterne aktører 6000 EDI-server (kjøp og lisens) PKI 5000 Utgifter til personell 30 % stilling Totale kostnader Teknisk løsning, elink, fra Tieto er ikke anskaffet pr.d.d, men vil i henhold til avtale koste kr i inneværende år. (elink til pilotering i 2 virksomheter) + utgifter til installasjon, test og opplæring ca Drift av EDI-server kr 7200 pr/måned var ikke budsjettert i forkant. Denne utgiften vil påløpe fra serveren er etablert. 8. Avslutning Før oppstart av hovedprosjekt må vi i hovedsak ha på plass følgende punkter: Etablering av testmiljø, herunder nødvendig infrastruktur Avdekke behov for Oslospesifikke systemtilpassninger Avtale med kommunikasjonspartner Ferdigstille rutinebeskrivelse for bruk av meldingene Lage plan for opplæring Rutiner for avvikshåndtering i pilotperioden