SKIEN KOMMUNE SLUTTRAPPORT

Transkript

1 SKIEN KOMMUNE SLUTTRAPPORT Tilrettelegge for meldingsutveksling mellom Skien kommune og Klosterhagen legekontor 18. juni 2008

2 Innhold. 1.0 Sammendrag s Gjennomføring s Målrealisering s Prosjektorganisering s Erfaringer som samspillskommune s Andre viktige erfaringer s Regnskap s Avsluttning s. 6 2

3 1. Sammendrag: Forprosjektet har vært forankret hos rådmannen og hos pleie og omsorgssjefen i Skien kommune samt i kommunens pleie og omsorgsplan. Det ble bevilget penger både til forprosjekt og hovedprosjekt samt et bi prosjekt mellom STHF og kommunen vedrørende meldingsutveksling. Forprosjektet ble organisert med en styringsgruppe, en prosjektgruppa og 2 arbeidsgrupper, en teknisk og en organisatorisk/praktisk. Det ble inngaått sammarbeidsavtale med ALVARA som er leverandør av fagsystemet Prosys som kommunen bruker. Kommunenes IT avdeling har stilt opp og fått på plass nødvendig utstyr samt kvalitetssikret linjer og rutiner for meldingsmotagelse. Arbeidsgruppene har hatt 2 møter og har blant annet vært på studiebesøk i Aalborg Danmark hvor de etablert strukturerte meldinger mellom kommune og sykehus. Her fikk vi med oss nuttig informasjon om hvordan meldingene kunne håndteres i systemet. Det tok lang tid å få etblert linje til Norsk helsenett og Alvara kom noe sent i gang med arbeidet vedrørende håndtering av meldinger i systemet. Det er også etablert et sammarbeid med Medi Link i Konksberg for å bistå oss med protokoller for sendinger av krypterte meldinger i Norsk Helsenett. På grunn av utskiftning av IT kyndig personell på Klosterhagen legesenter fikk vi først på plass en avtale med dem i Mai. De benytter WinMmed og er positivt innstillt på å få dette etablert. Det satses på 3 meldingstyper. Dialogmelding, tverrfaglig epikrise og henvisning?? Dette er de samme meldingstypene vi også skal etablere mot STHF. Forprosjektet er nå så godt som ferdig, men det gjenstår å få testet meldinger i nettet. Dette skal gjøres før sommeren. 2. Gjennomføring I henhold til den framdriftsplanen vi laget har denne stort sett blitt overholt. Problemet har vært å få på plass avtale og samhandling med Legekontoret samt at ALVARA måtte bruke mye tid på å sette seg inn den kravspekken som var utarbeidet. Det meste er nå gjort ferdig og de vil bli kjørt noen meldinger nå i Juni. 3. MålrealiseringHovedmål forprosjekt fase 2. Forprosjektet skulle tilrettelegge, forberede og planlegge elektronisk samhandling med eksterne aktører for å bidra til en kvalitativ forbedring av det helsefaglige og administrative samarbeidet mellom kommunehelsetjenesten, fastlegene og spesialisthelsetjenesten. 3

4 Delmål 1. Inngå samarbeidsavtale med legekontor. 2. Videreutvikle prosedyrene for bruk av Prosys slik at de passer den meldingsstrukturen prosjektet og Alvara legges opp til. 3. Utarbeide en opplæringsplan for personalet i PLO 4. Etablere oppkobling med Norsk helsenett. Endre og utarbeide nye retningslinjer for informasjonssikkerhet. 5. Inngå utviklingsavtale med Alvara. 6. Informasjon til alle enheter i PLO vedrørende meldingsutveksling. Følgende delmål er avklart og gjennomført i forprosjektet. Punktene 1, 2, 4, 5. Når det gjelder punkt 3. Utarbeide en opplæringsplan for personalet i PLO så er arbeidet påbegynt men detaljene gjenstår å utforme inntil vi ser hvordan programvaren vil fungere i sin helhet. Selve opplæringen vil være en del av hovedprosjektet. Når det gjelder p 6. Informasjon til alle enheter i PLO vedrørende meldingsutveksling har vi kun gjennomført informasjon til styringsgruppe og til ledere i pleie og omsorg. Dette punktet vil vi også legge større vekt på i Hovedprosjektet med blant annet jevnlig info over kommunens intranett. 4. Prosjekorganisering Prosjektet ble organisert med en styringsgruppe på toppen bestående av pleie og omsorgs sjefen, IT sjefen, tilitsvalgte og prosjektleder. Under dette var det en prosjektleder med ansvar for en prosjektgruppe bestående av sentrale personer fra organisajonen. Herunder var det nedsatt 3 stk arbeidsgrupper en for teknisk og en for organisatorisk/praktisk arbeid og en som skulle se på gevinstrealisering. Sistnevnte holder fortsatt på med arbeidet og skal fortsette inn i Hovedprosjektet. Gruppen som skulle se på organisasjon og rutiner rundt praktisk arbeid har hatt 2-3 samlinger og de vol også fortsette innn i hovedprosjektet. 5. Erfaringer som samspillskommune Først og fremst viser vår erfaing at forprosjektet har hatt for snau tidsramme for å gjennomføre alle nødvendige endringer i organisasjonen. Dette til tross for at Skien kommune i mange år har hatt et pasient administrativt system med med EPJ og har hatt på plass et effektivt opplærings system. Vi har også innarbeidet mange rutiner for behandling av elektroniske data noe som har lettet arbeidet nå som vi skal behandle og sende meldinger med pasientopplysninger. 4

5 For øvrig kan er vi fornøyd med den veiledning vi har fått fra prosjektledelsen i sykepleierforbundet samtden hjelp vi har fått gjennom kontakt med pilot kommuner. Her har vi fått mange nye og nyttige innspill som vi har kunnet tilpasse vår organisasjon og vårt fagprogram. Dette har forhindret at vi har kastet bort for mye tid på løsninger som ikke duger. Etter det vi erfarer har også Alvara hatt stort utbytte av kontakt med andre firma for å få diskutert løsninger og for å oppklare uklaheter. 6. Andre viktige erfaringer Ting tar tid, vanskelig å få alle samarbeidspartnere å prioritere like høyt. Viktig ikke å ta snarveier men gjennomdiskutere problemområdene før igangsetting. Skjekke ut med andre om de har funnet andre/bedre løsninger. Men noen ganger blir ting vel mye detaljert og kan ta unødig lang tid. 7. Regnskap Forprosjektet har så langt gått greit. Utgiftene er lavere en hva vi hadde trodd da vi startet. Det vil si at vi har bra økonomi som kan overføres til hovedprosjektet og til bi prosjektet med STHF. Vårt total budsjett var på kr ,- inklusive midler fra Elin-k. på kr ,- Fra ALVARA har vi fått et estimat på forbruk av timer så langt, ca. 300 timer: Ved kontraktsinngåelse ble det i følge avtalen utbetalt 20 %. Kostnadsplan Skien kommune Aktiviteter Budsjett Forbruk Overført Hovedprosjekt Utviklingskostnader Skien kommune , , ,- Kompensasjon til legekontor ,- 0, ,- Prosjektkostnader Skien kommune , , ,- Opplæring, undervisning ,- 0, ,- Hardware , , ,- Helsenett , , ,- Eksterne konsulenter ,- 0, ,- Diverse, møter og reisekostnader , , ,- Sum , , ,- 5

6 Finansieringsplan Prosjektmidler Skien kommune ,- Prosjektmidler fra Elin-k ,- Sum ,- 8. Avsluttning: Forprosjektet er nå så godt som ferdig, men det gjenstår å få testet meldinger fra oss til legesenteret og mot STHF. Tester mot sykehuset vil bli gjort i uke 25 og 26. Vi har nå motatt meldinger fra STHF som Prosys håndterer men foreløpig ikke fra legesenteret. Årsaken til dette er at Legesenteret ikke har fått siste versjon av Winmed. Vi er nå kommet så langt at det i løpet av uke 26 og 27 vil bli kjørt tester mot KITH på noen meldinger for godkjenning. Dette vil bli fulgt opp i hovedprosjektet. 6