Lørenskog kommune. Prosjektbeskrivelse Forprosjekt

Transkript

1 Lørenskog kommune Prosjektbeskrivelse Forprosjekt

2 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning Bakgrunn Forankring i strategier/planer Forprosjektets mål og ramme Hovedmål Delmål Avgrensing i prosjektet Gjennomføring Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektansvarlig Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppen Budsjett og finansieringsplan Timerapportering Milepælsplan Planlegging, oppfølging og statusrapportering Rettigheter og taushetserklæringer Signatur Referanser... 8

3 1.0 Innledning Forprosjektbeskrivelsen er en gjennomgang av de oppgaver som må gjøres som forberedelse til elektronisk samhandling mellom pleie- og omsorgstjenesten i Lørenskog kommune og fastleger. Vi regner med at forberedelsene også vil ivareta mye av det som er nødvendig for etter hvert å gå videre med elektronisk samhandling med andre aktuelle samarbeidspartnere. Lørenskog kommune bruker fagsystemet Visma Unique-Profil. For å kunne kommunisere med standardiserte meldinger med andre fagsystemer, må Profil tilfredsstille samme funksjonskrav som de andre. I forprosjektet skal vi gjennomføre de tilpasninger og aktiviteter som er nødvendig for å ta Norsk Helsenett og elektronisk samhandling i bruk. Alle fastleger i Lørenskog kommune er tilknyttet Norsk Helsenett og mottar prøvesvar fra Ahus. 1.1 Bakgrunn Prosjektet er etablert på bakgrunn av invitasjon fra Elin-k om å delta som en av 30 samspillkommuner. Lørenskog kommune tok initiativ for å bli invitert til å delta. Ønske om å komme i gang, kunnskap om prosjektet, og muligheten til å ta del i erfaringer og kompetanse var viktig for oss. Lørenskog kommune er ikke tilknyttet Norsk Helsenett. Lørenskog kommunes fagsystem, Profil er forberedt for elektronisk samhandling. 1.2 Forankring i strategier/planer Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren følger opp S@mspill Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid ligger til grunn. Strategien er basert på videreføring av eksisterende og påbegynt arbeid. Satsning på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning videreføres. Samspill 2.0 er forankret i Nasjonal helseplan ( ) NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankret i NSF sin ehelsestrategi Overordnet mål i strategien er at ehelse understøtter et helhetlig pasientforløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanse- og kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handler om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesten, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengelig for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlige elektroniske samhandlingsløsninger er utviklet og implementert i hele helsetjenesten. KS ekommune 2012 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der et av tiltakene er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2012 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. Statlig strategi , S@mspill 2007

4 2.0 Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Hovedmålet for forprosjektet er å beskrive og gjennomføre de aktiviteter av administrativ, teknisk, personalmessig og organisatorisk art som skal til for at vi skal komme i gang med elektronisk samhandling mellom fastleger,ahus og Lørenskog kommune, og gjennom dette effektivisere informasjonsflyt og øke kvaliteten på utvekslet informasjon. Elektronisk samhandling mellom fastleger,ahus og Lørenskog kommune skal innføres i hovedprosjektet som starter når forprosjektet er ferdig. Å ta i bruk Norsk Helsenett og starte elektronisk samhandling, er en av oppgavene i hovedprosjektet. 2.2 Delmål Prosjektet har definert følgende delmål: Etablere nødvendig infrastruktur for meldingsutveksling mellom pleie- og omsorgstjenesten og fastleger. Etablere avtaleverk om meldingsutveksling med fastlegene i kommunen. Bidra til at fastlegene i kommunen samhandler elektronisk med pleie- og omsorgstjenesten. Etablere nødvendig infrastruktur for meldingsutveksling mellom Lørenskog kommune og Ahus Etablere avtaleverk om meldingsutveksling med Ahus. Bidra til at Ahus samhandler elektronisk med Lørenskog kommune. Definere nødvendig tilgang og rettigheter til de ulike yrkesgruppene for hver enkelt melding. Spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen. 2.3 Avgrensing i prosjektet Vi skal legge til rette for formidling av et begrenset antall meldinger. Forprosjektet omfatter ikke tilknytning til Norsk Helsenett eller anskaffelse av PKI. Vi vil bare gjøre tilretteleggelser og forberedelser for hovedprosjektet hvor gjennomføring vil skje. 3.0 Gjennomføring Nedenfor listes kort de oppgavene som skal gjennomføres i prosjektet. Disse deles i 4 kategorier. Administrative Utarbeide innledende statusrapport Skrive plan for gjennomføring av forprosjekt Utarbeide månedlige statusrapporter (framdrift og timeforbruk) og gjennomføre telefonmøter med ElinK- prosjektet sentralt. Vurdere gjeldende retningslinjer for tilgangsstyring Lage plan for testpilot Skrive prosjektplan for hovedprosjekt (framdrift, risikovurdering, økonomisk plan)

5 Skrive sluttrapport Møter med styringsgruppen Tekniske Anskaffelse av ElinK- løsningen til systemleverandør. Inngå avtale om installasjon av løsningen Vurdere adresseringsnivå i kommunen.(en adresse eller flere) Anskaffelse av PKI Kartlegge status teknisk løsning hos aktuelle fastleger (piloter) Klargjøre for test av løsningen Personellmessige Planlegge omfang av opplæring for de ansatte og utarbeide opplæringsplan (opplæring fra leverandør, internopplæring) Organisatoriske Forankring av prosjektet i egen organisasjon Utarbeidelse av rutiner for avvikshåndtering for bruk av meldingene internt i kommunen. Beskrivelse av ansvar og roller mellom de ulike samhandlingsaktørene Etablere samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med minimum 2 samhandlingsaktører Utarbeide retningslinjer for bruk av løsningen med samhandlingsaktørene. 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Forprosjektet vil ha følgende organisering: Styringsgruppe: Idar H. Simonsen, pleie- og omsorgssjef. Prosjektgruppe: Kaj Elkjær Kristensen, leder Karin Fogstad, systemansvarlig Visma Unique-Profil Kristian Kolmannskog, fastlege/sykehjemslege Kitt B. Iversen, leder av mottak- og utredningskontoret Mohammad Sanati, nestleder IT-seksjonen May Britt Øyen, avdelingsleder i hjemmetjenesten Emilia Kouneva, sykepleier Rolvsrudhjemmet 4.1 Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig er pleie- og omsorgssjef Idar H. Simonsen. Prosjektansvarlig har ansvar for at prosjektdirektiv følges, og at avvik blir rapportert. 4.2 Styringsgruppe Styringsgruppen består av Idar H. Simonsen, pleie- og omsorgssjef. Styringsgruppen skal ta beslutninger utenfor prosjektgruppens myndighet, og kvalitetssikre forslag til løsninger før endelig beslutning. 5.3 Prosjektleder Kaj Elkjær Kristensen

6 Prosjektleders ansvar i prosessen er: Sørge for gjennomføring og måloppnåelse Ledelse av prosjektet og prosjektgruppen Utarbeide prosjektplan i samarbeid med prosjektansvarlig Utarbeide budsjett sammen med prosjektansvarlig Prosjektets løpende styring og fremdrift inkludert statusrapportering til styringsgruppen, rapportering til prosjektleder Elin-k og månedlige telefonmøter med Elin-k koordineringsansvar i forhold til samhandlingsaktører sørge for informasjon til tjenesten 5.4 Prosjektgruppen Prosjektgruppen består av prosjektleder og 6 prosjektmedarbeidere. Prosjektgruppen har ansvar for i samarbeid med prosjektleder å planlegge og gjennomføre de ulike aktiviteter som ligger i prosjektet, og å bidra med faglige vurderinger. 6.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Medgått tid skal dokumenteres og sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no sammen med den månedlige fremdriftsrapporteringen. 7.0 Milepælsplan Aktivitet 1. Prosjektplan utarbeidet og godkjent. Utnevne og etablere prosjektgruppe. Fremskaffe bakgrunnsmateriale. Første møte i prosjektgruppen. Utarbeide statusrapport ved oppstart. Etablere arbeidsgrupper. Dato November Utarbeide rutiner og ansvar i forhold til elektronisk meldingsutveksling a. Vurdere gjeldende retningslinjer for tilgangsstyring b. Kartlegge hvilke meldinger som finnes/utarbeides, bestemme hvilke vi skal bruke, vurdere til hvem, i hvilke tilfeller og med hvilket innhold. Utarbeide retningslinjer for bruk av de ulike meldingstypene vi tar i bruk. c. Vurdere adresseringsnivå for kommunen hvor mange avdelingsadresser og hvordan adressere i forhold til hvilken avdeling brukeren hører til. Hvordan skal merking skje i fagsystemet? d. Tydeliggjøre rutiner rundt ansvar i meldingsutveksling knyttet til fastlege, tjenesteleder, avdelingsleder, primærsykepleier og ansvarlig sykepleier på vakt. e. d. Utarbeide retningslinjer for avvikshandtering i forbindelse med meldingsutveksling. (melding sendt til feil mottaker, melding med feil innhold, brukt feil meldingstype, avtalte felt ikke utfylt eller feil utfylt.) 3. Utarbeide gjennomføringsplan for installasjon og konfigurasjon av programvare mot Profil som må være på plass i EPJ-systemet og kommunikasjonssystemet a. Inngå avtale med Visma-Unique om nødvendige tilpasninger i Profil b. Lage brukerveiledning for elektronisk samhandling i Profil håndbok c. Installasjon av Unique Link d. Installasjon av Unique Profilkom e. Installasjon av kommunikasjonsmodul f. Klargjøring av valgte meldingstyper g. Legge inn kommunikasjonspartnere h. Få på plass virksomhetssertifikat i. Test av kommunikasjon og meldingstyper

7 4. Sikre at fastleger har installert og gjort de endringene som skal til i EPJ-systemet og kommunikasjonssystemet for kommunikasjon mot Lørenskog kommune a. Avtale om bistand i forbindelse med nye meldingstyper. b. Konfigurere og eventuelt legge inn ny funksjonalitet for nye meldingstyper c. Legge inn ny kommunikasjonspartner og klargjøre i forhold til virksomhetssertifikat. 5. Planlegge opplæring av involvert personell a. Opplæring av personell som skal overvåke logg i kommunikasjonsprogram b. Opplæring av personell som skal ta imot og sende elektroniske meldinger, med fokus på rutine rundt utsjekking og håndtering av innkomne meldinger. Bruke retningslinjer for bruk av elektroniske meldinger, som er utarbeidet i punkt 4. Opplæringa skal være tilpasset rollen den enkelte har i meldingsutvekslingen. c. Avvikshåndtering 6. Inngå avtale om oppkopling mot Norsk Helsenett a. Kartlegge grunnlag for oppkopling mot Norsk Helsenett b. Lage dokumentasjon i henhold til norm for informasjonssikkerhet. c. Dokumentere sikkerhet i egen kommune vha ROS analyse som innlemmes i kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap. d. Intern brannmur klargjøres for kommunikasjon. e. Ruter fra Norsk Helsenett skal settes opp og konfigureres f. Inngå avtale om oppkobling av Norsk Helsenett mot Profil/Lørenskog kommune 7. Evaluering av forprosjektet a. Oppsummere forprosjektet; nådde vi målene våre? Hvorfor/hvorfor ikke? b. Gjøre eventuelle endringer / forbedringer. c. Lage sluttrapport inkludert disse oppsummeringene 8. Utarbeide prosjektplan for hovedprosjekt a. Framdrift b. Risikovurdering c. Økonomisk plan 9. Etablere avtale om elektronisk samhandling med fastlege/legesenter 10. Etablere avtale om elektronisk samhandling med Ahus 11. Etablere avtale om elektronisk samhandling med interkommunal legevakt Per desember 2008 er det noe usikkert om dette lar seg gjøre! 12. Skrive sluttrapport Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest og hovedprosjektbeskrivelse senest Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon.

8 Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.6 Signatur Prosjektdirektivet er gjennomgått og godkjent av pleie- og omsorgssjef Idar H. Simonsen. 9. Referanser

9 Statusrapport ved prosjektstart Beskrivelse av kommunens status i forhold til hovedoppgaver knyttet til samspillprosjektet før oppstart av eget forprosjekt. Kommune: Lørenskog Bakgrunnen for ønske om deltakelse i Samspillprosjektet. - Forventninger til eget forprosjekt Status for bruk av elektronisk pasientjournal. - Fullelektronisk/ papir/ o (Hvilke deler av EPJ er i o bruk, Ev planer for å ta i bruk øvrige deler) - Hvilke helsepersonellgrupper som benytter EPJ - organisering av opplæring - erfaring med meldingsformidling internt i journalssystemet Beskrivelse av kommunens retningslinjer samt erfaring knyttet til avvikshåndtering. - Er rutinene godt kjent for helsepersonellet i kommunen? - Blir avvik fulgt opp av systematisk av ledelsen? Beskrivelse av erfaring knyttet til utarbeidelse og bruk/oppfølging av samarbeidsavtaler med legekontor/sykehus. For kommuner som har etablert kommunesamarbeid innen iktområdet: Er det vurdert å trekke med nabokommuner i forprosjektet? - Hvis ja: hvilke - Hvis nei: årsak Beskrivelse av kommunens status vedr tilknytning/planer om tilknytning til Norsk Helsenett. Hvilket EPJ -system benyttes? Status vedr nødvendig og hensiktsmessig tilgang til datautstyr Har kommunen utarbeidet en IT- Prosjektleder: Kaj Elkjær Kristensen Dato: Pleie- og omsorgstjenesten ønsker med forprosjektet å kartlegge og utarbeide grunnlag for mulig implementering av elektronisk samhandling og meldingsutveksling med samarbeidspartnere i andre deler av helsetjenesten, kommunal, statlig og privat. - Lørenskog kommune benytter fagprogrammet PROFIL - fra Visma Unique. - Elektronisk pasientjournal benyttes av alle som yter helsehjelp i hjemmetjenesten, på institusjonene og boligene. (Det benyttes ikke papirkardex). Foreløpig benyttes ikke elektronisk dokumentasjon av medisinhåndtering og kun programmet utnyttes kun delvis når det gjelder dokumentasjon av legetjenester. - Helsepersonellgrupper: Sykepleiere, hjelpepleiere, omsorgsarbeidere, assistenter, noen hjemmehjelpere (alle som yter helsehjelp) og noen leger. - Hver avd. / team har sin superbruker som lærer opp nyansatte. - Kurs utover det holdes av IKT-konsulent etter behov. - Hver avd./ team har en arbeidsperm for Profil med rutinebeskrivelse for rapportering. - Melding Huskelapp sendes elektronisk via Profil fra vedtakskontoret ( Mottak- og utredningskontoret) til hjemmetjenesten/institusjonene angående nye vedtak og forlengelse av vedtak. Maler for: - Avvik legemiddelhåndtering, - Avviksmelding Ahus og - Situasjonsrapport ligger i Profil Pleie- og omsorgstjenesten har et eget Kvalitetsutvalg (pleie- og omsorgssjefens lederteam) som i kvartalsvise møter behandler innkomne rapporter om avvik i pleie, behandling, medisinering, samarbeid med Ahus og klager/mishagsytringer fra så vel brukere som pårørende. Kommunen har en egen samarbeidsavtale med Ahus som bl.a. omhandler håndtering av avvik. God erfaring med dette. Ikke aktuelt Alle fastlegekontorene i Lørenskog har etablert tilknytning til Norsk helsenett. Det er kommunens mål å etablere tilknytning til Norsk helsenett når et tilstrekkelig antall samarbeidspartnere, inkludert Ahus, har mulighet for å utveksle pasientdata elektronisk via Norsk helsenett PROFIL fra Visma Unique Alle avdelinger i hjemmetjenesten, institusjonene og boligene har en eller flere PC/Wyse-terminaler tilgjengelig for dokumentasjon. Databaser er plassert sentralt i kommunen og det kommuniseres via kommunens interne nettverk. Det utarbeides ad hoc strategiplan ved ulike prosjekter har ikke en

10 Kommune: Lørenskog strategi? Spesielle utfordringer som antas vil kunne ha innvirkning på prosjektet? Prosjektleder: Kaj Elkjær Kristensen Dato: samlet strategisk IT-plan Det er en relativ stor oppgave å få implementert bruk av alle nødvendige funksjoner i fagprogrammet for å få full effekt av elektronisk samhandling. Kommunen opplever det som spesielt utfordrende at Ahus, som vår hovedsamarbeidspartner i 2 linjetjenesten, tilsynelatende ikke har programfestet når de vil kunne ta i bruk elektronisk samhandling med kommunens pleie- og omsorgstjenester. Det kan se ut som sykehuset primært prioriterer etablering og utvikling av elektronisk samhandling med fastlegene i sykehusets nedslagsfelt. Det betyr at kommunen ønsker å vurdere kost-/nytte effekten og dermed tidspunkt for tilknytning til Norsk helsenett.