Fra frisk BRIS til MOTVIND - Revisjon av en IT-anskaffelse i Trondheim kommune

Transkript

1 Trondheim kommunerevisjon Fra frisk BRIS til MOTVIND - Revisjon av en IT-anskaffelse i Trondheim kommune Foto: Carl-Erik Eriksson 1

2 Bakgrunn Anskaffelse og innføring av IT-system for ressurs- og virksomhetsstyring Lønn Personal Regnskap Økonomistyring Fakturering Innkjøp 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 Foto: Carl-Erik Eriksson 7

8 8

9 9 Problemstilling Hva var årsakene til at Trondheim kommune ikke lyktes med anskaffelse og innføring av en samlet løsning for økonomi, regnskap, lønn og personal?

10 10 Delproblemstillinger 1. Forberedelsen 2. Anskaffelsen 3. Innføring av løsningen 4. Resultatet

11 Revisjonskriterier Et internasjonalt rammeverk for gjennomføring av IT-revisjon: COBIT ISO 10006:2003 Kvalitetsstyring i prosjekter Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Arkivloven Kommuneloven Kommunens investeringsreglement 11

12 Forberedelse av anskaffelsen Tverrfaglig kompetanse Prosjektmetodikk Tydelige roller og ansvar Prøvde å ta hensyn til behov og forventninger Utlysingen var i tråd med regelverket 12

13 Forberedelser Forberedelsen var ikke tilstrekkelig Ikke tilstrekkelig utredning Ingen økonomisk forstudie Det skulle vært lagt frem sak i bystyret Det burde vært en juridisk gjennomgang av kontrakten 13

14 Forberedelser Så problemer som kunne oppstå Identifiserte risiko Men: Ikke tilstrekkelig analyse og oppfølging av risikoer Undervurderte risikoen 14

15 Praktisk gjennomføring av anskaffelsen Ikke tilstrekkelig dokumentert at løsningen var ferdig utviklet Burde gjort ytterligere undersøkelser om grad av ferdigstillelse Det ble ikke utarbeidet en fullstendig anskaffelsesprotokoll Arkiveringen var utilstrekkelig 15

16 Innføring av datasystemet Manglende ferdigstilling og kvalitet på datasystemet Tilstrekkelig kompetanse i kommunen Dokumentasjonen var utilstrekkelig Rådmannen satte inn tiltak Grundige tester Advokatbistand Måtte endre kontrakten Mangelfull arkivering Problemene skulle vært rapportert til politikerne 16

17 Resultatet Trondheim kommune fikk ikke et helhetlig system for ressurs- og virksomhetsstyring Dagens løsning er vesentlig redusert i forhold til opprinnelig avtale Kommunen fikk et økonomi- og regnskapssystem, men ikke et lønns- og personalsystem E-handelssystem anskaffet fra annen leverandør gjennom en ulovlig direkteanskaffelse Anslag over effektiviseringsgevinster utarbeidet men gevinstrealisering ble ikke fulgt opp 17

18 Årsaker til at kommunen ikke lyktes EDBs løsning var ikke ferdig utviklet Kommunen var tidlig ute og ambisiøs Det ble ikke gjennomført en utredning i forkant De tilbudte systemene ble ikke godt nok undersøkt Tilbakemeldinger om uferdig system ble oversett Stolte på forsikringer fra leverandøren Risikoforhold ble ikke tilstrekkelig vurdert Kravspesifikasjonen kunne vært mer presis 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 Dom i Oslo tingrett EVRY dømt til å gi prisavslag og betale erstatning til Ringerike, Modum, Tana, Båtsfjord og Berlevåg kommune Ski og Nesseby kommune trakk søksmålet 23

24 24 Viktige oppfølgingsområder for kontrollutvalgene

25 Oppfølgingsområder Tilstrekkelig utredning av muligheter/markedet Vurdere avtaletype Kjøp av ferdig løsning, tilpasning eller utvikling? Kompetanse IT, jus, prosjektledelse, offentlige anskaffelser Regelverket for offentlige anskaffelser Dokumentasjon og arkivering Organisering og prosjektstyring Medvirkning og involvering Referansegruppe Prosjektstyringsverktøy 25

26 Oppfølgingsområder Risikovurderinger Vurdering av ressursbruk Testing Kontraktsstyring Samarbeid med andre kommuner Juridisk kompetanse Fokus på gevinstrealisering Rammeverk kvalitetssikring 26

27 Rapporten 27

28 Takk for oppmerksomheten! 28