BOTT økonomi og HR. Nettverk for administrative ledere 31. mai 2017

Transkript

1 BOTT økonomi og HR Nettverk for administrative ledere 31. mai 2017

2 BOTT økonomi og HR-programmet Universitetene Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT) Universitetenes kontrakter knyttet til økonomisystemene, lønns- og lønnsnære HRsystemer samt bestillings- og fakturahåndteringssystemer må fornyes (utløper ca 2018) ARKIV Gjennom forstudier (2015) ble konklusjonen at BOTT går sammen om en anskaffelse av felles løsninger driftet og forvaltet på tvers for å støtte felles arbeidsprosesser Det er også satt i gang andre BOTT-prosesser knyttet til bl.a. SAK/Arkiv og bibliotek BOTT felles ende-til-ende kjerneløsning innen økonomi og HR ( )

3 Ikke noe enkelt landskap

4 Forenkle, forbedre og fornye Effektive helhetlige tjenester og frigjorte ressurser gjennom digitalisering og automatisering

5 BOTT samarbeidet Gå sammen om å anskaffe, etablere og forvalte felles administrative tjenester som sikrer god støtte til primærvirksomheten for UH sektoren; Felles drift Felles forvaltning Felles løsninger Felles prosesser 1. HELHETLIG PROSESTILNÆRMING: Ivareta prosessområdene økonomi, lønn, HR og SakArkiv på en helhetlig måte 2. STANDARD & INNOVATIVT: Størst mulig grad består av moderne markedsledende standardkomponenter kjennetegnet av eiere og partnere med stor innovasjonskraft. 3. SKYLØSNINGER, AUTOMATISERT & BRUKERVENNLIG: Muliggjør skybaserte leveranseformer, automatisering generelt, og innovative brukeropplevelser spesielt. 4. BESTE PRAKSIS & GEVINSTREALISERING: Understøtter felles prosesser,- definert som sektorens beste praksis, på en slik måte at universitetene kan ta ut gevinster både mht ressursbruk og kvalitet 5. DIGITALT KOMPETANSELØFT: Løfter organisasjonenes digitale kompetanse

6 BOTT felles praksis Helhetlig prosesstilnærming Kvalitet i prosessene fra A-Å Størst mulig grad av datafangst nærmest mulig kilden, én gang og gjenbruk Standardisering som utgangspunkt System: Anskaffe standardløsning og minst mulig spesialtilpasninger Prosesser: Felles prosesser for alle brukerne, jf definerte prosesser i prosjektet Rutiner og praksis: Felles rutiner og praksis definerer hvordan prosessene skal utføres; dvs. like roller og arbeidsflyt Faglig utnyttelse av ressurser og kompetanse på tvers

7 Organisering av BOTT økonomi og HR-programmet Styrene Styrene Styrene Styrene Styringsgruppe UDIR- BOTT Programleder Programstøtte Anskaffelses prosjektet Innføringsprosjektet (Ikke startet ennå) OUprosjektet DFØavklaringsteam Består av SG-representanter fra hvert BOTT. Ledes av Cecilie Ohm(UiB)

8 Aktuelle avklaringer og status Departementsnivå o o Avklaring rundt DFØ som aktuell leverandør Egen prosess/team for å avklare dette BOTT-nivå; Vise til at vi får til felles løsninger (prosessbeskrivelser) o BOTT-samarbeid med ny samarbeidsavtale Beskrevet et felles målbilde Må beskrive felles forvaltning og innføring av felles kjerneløsninger Anskaffelsen Anskaffelsesgrunnlag foreligger o Predialog gjennomføres med leverandører (utsatt pga. avklaring DFØ)

9 Effekter og nytte for organisasjonen Smidige og mer brukervennlige løsninger Større grad av enkel selvbetjening Helhetlig systemstøtte for prosesser Bedre arbeidsflyt, mer løses i forkant, mindre feilretting i etterkant Bedre datafangst og integrasjon Større grad av automatisert datafangst, nærmest mulig kilden Data hentes én gang (gjenbruk av data) Enklere sammenstilling av data Sterkere BOTT-samarbeid Styrket forvaltning av nye IT-løsninger, større miljø Standardisering av prosesser Felles drift og økt kompetanse Sterkere mot leverandør Økt kvalitet i tjenester rettet mot sektoren

10 UiO-økonomi-HR lokal tidslinje Etablere struktur for forarbeid ved UiO Etablere UiO mottaksprosjekt Planlegge produksjonssetting sommer * Utlysning felles anskaffelse H2016 V2017 H2017 V2018 H2018 * kontraktsinngåelse Etablere struktur for oppfølging og kommunikasjon Etablere og forankre budskap kommunikasjon via prosjekt Prosess anskaffelsesgrunnlag Omfang mottak Oppstart mottaksprosjekt

11 Nettside