Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8.

Transkript

1 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Torsdag 18. februar 2010 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta rådhus - Kommunestyresalen NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Saksliste 001/10 Referatsaker 002/10 Orientering fra rådmannen om arbeidsmiljøet 003/10 Besøket ved Frosta skole * 004/10 Statusrapport for revisjonsarbeidet 005/10 Kontrollutvalgets budsjett for /10 Kontrollutvalgets årsrapport /10 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Innkjøp store investeringer - bestilling * Ettersendt sak Frosta/Steinkjer, Jens Hagerup leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 001/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 001/ Referat 1 Frosta kommune 2 KomSek Trøndelag IKS Kommunestyrets behandling av sak 002/10 Forvaltningsrevisjonsrapport - Gjennomgang av barneverntjenesten Oppsummering etter møte mellom KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS vedrørende revisjonsoppdraget Frosta kommune Ikke vedlagt Ikke vedlagt SAK 002/10 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN OM ARBEIDSMILJØET Kontrollutvalget Paul Stenstuen 002/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Ingen 1. Kontrollutvalget sak 010/09 2. Kontrollutvalget sak 022/08 3. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å være informert om viktige sider ved kommunens virksomhet, og ba i sak 10/09 om en ny orientering om arbeidsmiljøet våren Rådmannen vil som anmodet gi en orientering i møte.

3 SAK 003/10 BESØKET VED FROSTA SKOLE Kontrollutvalget Paul Stenstuen 003/ Saken legges fram uten forslag til vedtak. 1. Notat - Oppsummering etter besøket ved Frosta skole 2. Høringssvar 6. Kontrollutvalgets sak 020/09 7. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 8. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i sak 019/09 å avlegge Frosta skole et besøk i november. Besøket ble avlagt i forbindelse med kontrollutvalgets møte den Bakgrunnen for besøket var at kontrollutvalget ønsket å skaffe seg et inntrykk av driften ved skolen. I tillegg hadde kontrollutvalget ett spesielt fokusert på spesialundervisning og økonomi(styring). Kontrollutvalget ba sekretær om å skrive et notat som oppsummering av kontrollutvalgets inntrykk. Utkastet, som for øvrig ble sendt ut til medlemmene for godkjenning og korreksjon i forkant, er sendt på høring hos rådmannen og hos skolens ledelse. Både utkast og høringssvar følger vedlagt. Vurdering Kontrollutvalgets arbeids- og ansvarsområde er bredt. Utvalget har som ledd i sitt arbeid anledning til å avlegge utvalgte enheter et besøk en arbeidsform som gir kontrollutvalget en god mulighet til å skaffe seg et innblikk i enhetenes virksomhet. Det er imidlertid hensiktsmessig å skille mellom besøk og de mer formelle tilsynsbesøk. Formelle tilsynsbesøk har strengere krav mht. gjennomføring og rapportering mv. Formelle tilsynsbesøk vil således være mer ressurskrevende. Saken legges med dette fram for kontrollutvalget til diskusjon og avgjørelse. På denne måten får kontrollutvalget mulighet til å ta administrasjons høringssvar i betraktning.

4 SAK 004/10 STATUSRAPPORT FOR REVISJONSARBEIDET Kontrollutvalget Paul Stenstuen 004/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Ingen 10. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 11. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 12. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte.

5 SAK 005/10 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2010 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 005/ Kommunestyret Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for funksjon 110 (kontroll og tilsyn) for 2010: Art Beskrivelse Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Andre driftsutgifter Kursavgifter og oppholdsutgifter Reise og diettgodtgjørelse folkevalgte Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Sum ramme -funksjon 110 (kontroll og tilsyn) Forslag til spesifisert budsjett Funksjon 110 (kontroll og tilsyn) 2. Tildeling budsjettramme - Kontroll og tilsyn 13. Kommunestyrets sak 82/ Kontrollutvalgets sak 017/ Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 19. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)

6 Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for 2010 den 17/ under sak 017/09. Budsjettrammen omfatter kontrollutvalgets samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Budsjettforslaget fra kontrollutvalget hadde en netto ramme på kr kr. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget Kommunestyret vedtok følgende vedrørende kontroll og tilsyn ved budsjettbehandlingen sak 82/09, se vedlegg: 3.2 Budsjettramme for kontroll og revisjon settes til kr ,- i økonomiplanperioden, iht. utvalgets vedtatte forslag til driftsbudsjett. VURDERING En tilrår kontrollutvalget å vedta en spesifisering av det samlede budsjett for 2010 for kontroll og tilsyn iht. vedlagte oppstilling. SAK 006/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2009 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 006/ Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til kommunestyret vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til kommunestyret til orientering.

7 Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til kommunestyret. 20. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 21. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 22. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksfremstilling I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2009 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2009.

8 SAK 007/10 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Innkjøp store investeringer - BESTILLING kontrollutvalget Paul Stenstuen 007/ Kontrollutvalget ber sekretær foreta en bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet Innkjøp Store investeringer. Ingen 1. Kommunestyret sak 100/08 2. Kontrollutvalget sak 019/08 3. Kontrollutvalget sak 025/07 4. Forskrift om kontrollutvalg 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 6. Kommuneloven Saksopplysninger Ved behandlingen av sak 100/08 - Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon gjorde kommunestyret slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt , med følgende prioritering av prosjekter: Nr Prosjekt Gjennomføring 1 Barnevern Innkjøp Store investeringer Vedlikehold av kommunal eiendom Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Prosjektet vedrørende barnevern som hadde høyest prioritet er ferdig stilt og rapport /2009 Gjennomgang av barneverntjenesten ble behandlet av kontrollutvalget i møte den , sak 022/09. Rapporten ble behandlet av kommunestyret den , sak 002/10. Det neste prosjektet på prioriteringslisten er Innkjøp Store investeringer. Da prosjektet en hadde i mente da prioriteringene ble foretatt pågår, er det viktig at en nå kommer i gang med dette prosjektet.

9 Vurdering Kontrollutvalget har ansvaret for at prosjektet tilfredsstiller kommunestyrets forventninger og informasjonsbehov. Kontrollutvalgets eierskap til vedtatte prosjekter, sikres for øvrig normalt best ved at problemstillingene for det enkelte prosjekt er grundig drøftet i utvalget. Kontrollutvalget vil først og fremst kunne styre prosjektets retning gjennom å fastsette problemstillinger og avgrensninger for prosjektet. Ut fra de valgte problemstillinger og avgrensninger skal for øvrig revisor utlede revisjonskriterier for ethvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. En viser her til 7 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner som klargjør forvaltningsrevisjonens formål og innhold. I et slikt prosjekt er det spesielt viktig at revisor rapporterer fortløpende, slik at kontrollutvalget eventuelt kan rapportere videre til kommunestyret i tide. Det er imidlertid av avgjørende betydning at forvaltningsrevisjonsprosjektet ikke på noen som helst slags måte fremstår som en ansvarsovertakelse fra kontrollutvalgets side. Prosjektstyring og rapportering mht. investeringsprosjektet både er og må være rådmannens ansvar. Saken legges med dette fram for kontrollutvalget til drøfting og avgjørelse. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær