STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: Fredag 6. mars 2015 TID: Kl. 09:00-12:00 Besøk ved Stokkan ungdomsskole Kl. 12:00-12:30 Lunsj Kl. 12:30-14:30 Behandling av saker etter sakslisten STED: Stokkan ungdomsskole NB! MERK STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 001/15 Besøk ved Stokkan ungdomsskole 002/15 Orientering vedrørende PPT 003/15 Orientering vedrørende spesialundervisning 004/15 Referatsaker 005/15 Orientering fra revisor - status for arbeidet med regnskapsrevisjon 006/15 Orientering fra revisor - status for arbeidet med forvaltningsrevisjon 007/15 Forvaltningsrevisjon vedrørende barnevernstjenesten 008/15 Kontrollkomiteens budsjett for 2015 Eventuelt Orientering fra revisor, sak 5/15, gis for lukkede dører, jf. komm.l og forv.l. 13. Sak 7/15 vil bli ettersendt. Steinkjer, Alf Kaspersen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 001/15 BESØK VED STOKKAN UNGDOMSSKOLE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 001/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14 Saksopplysninger På bakgrunn av kontrollkomiteens vedtak i sak 38/14 har en valgt å besøke Stokkan ungdomsskole. Formålet med besøket vil først og fremst være å gi kontrollkomiteen et innblikk i hvilke muligheter og begrensninger skolen har mht. til å tilpasse undervisningen til den enkelte elev. Listen nedenfor er ikke uttømmende, og er eksempler på forhold det vil være naturlig å komme inn på i orienteringen: Organisering av skolen Antall vedtak om spesialundervisning Økonomi, herunder ressursbruk knyttet til spesialundervisning Viktige faktorer i læringsmiljøet Status og veien videre HMS, arbeidsmiljø og sykefravær Vurdering Kontrollkomiteens arbeids- og ansvarsområde er bredt. Komiteen kan som ledd i sitt arbeid avlegge utvalgte enheter et besøk en arbeidsform som gir kontrollkomiteen gode muligheter til å skaffe seg et godt innblikk i enhetenes virksomhet.

3 Det er imidlertid hensiktsmessig å skille mellom besøk og de mer formelle tilsynsbesøk. Formelle tilsynsbesøk har strengere krav mht. gjennomføring og rapportering mv. Formelle tilsynsbesøk vil således være mer ressurskrevende. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

4 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 002/15 ORIENTERING VEDRØRENDE PPT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 002/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14 Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering vedrørende PPT. Orienteringen sees i sammenheng med besøket ved Stokkan ungdomsskole hvor formålet med besøket vil være å gi kontrollkomiteen et innblikk i hvilke muligheter og begrensninger skolen har mht. til å tilpasse undervisningen til den enkelte elev. Listen nedenfor er ikke uttømmende, og er eksempler på forhold det vil være naturlig å komme inn på i orienteringen: Organisering av PPT Økonomi, herunder ressursbruk fordelt på individ rettet og system rettet arbeid arbeidsmetodikk og PPT s muligheter for å bistå skolene i det system rettede arbeid Status og veien videre Vurdering Orienteringer fra administrasjonen etter en på forhånd fastsatt plan gir administrasjonen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollkomiteen gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

5 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 034/14 ORIENTERING VEDRØRENDE SPESIALUNDERVISNING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 034/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14 Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering vedrørende spesialundervisning. Orienteringen sees i sammenheng med besøket ved Stokkan ungdomsskole hvor formålet med besøket vil være å gi kontrollkomiteen et innblikk i hvilke muligheter og begrensninger skolen har mht. til å tilpasse undervisningen til den enkelte elev. I opplæringslovens 5-1 «Rett til spesialundervisning» heter det bl.a: «Elevar som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære opplæringstilbodet, har rett til spesialundervisning. I vurderinga av kva for opplæringstilbod som skal givast, skal det særleg leggjast vekt på utviklingsutsiktene til eleven. Opplæringstilbodet skal ha eit slikt innhald at det samla tilbodet kan gi eleven eit forsvarleg utbytte av opplæringa i forhold til andre elevar og i forhold til dei opplæringsmåla som er realistiske for eleven.» Listen nedenfor er ikke uttømmende, og er eksempler på forhold det vil være naturlig å komme inn på i orienteringen: Handlingsrommet for den kommunale skjønnsutøvelse normer og verdier Delegasjonsstruktur Økonomi, herunder ressursbruk mht. spesialundervisning Status og veien videre

6 Vurdering Orienteringer fra administrasjonen etter en på forhånd fastsatt plan gir administrasjonen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollkomiteen gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

7 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 004/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomRev Trøndelag IKS Rapport Intern kontroll på enheter, Vedlagt salgs- og lønnsområdet Stjørdal kommune 2 Stjørdal Arbeiderparti Struktur omsorg og Hegra. Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

8

9

10

11

12

13 Fra: aspersen, Alf Sendt: 3. januar :26 Til: aul Ivar Stenstuen Emne: S: Struktur omsorg og Hegra. Vedlegg: W: Struktur omsorg og Hegra. Hei Viser til mail i fra Joar Håve gruppeleder AP. Vi må ta en prat om dette over helga, ring meg på mandag eller tirsdag om du har anledning. Alf Kaspersen Fra: Joar Håve [mailto:joar.have@ntebb.no] Sendt: 22. januar :15 Til: Kaspersen, Alf Emne: Fw: Struktur omsorg og Hegra. Hei Viser til vedlagte mailkorrespondanse mellom etatsjef Selvaag og leder og nestleder i komite Levekår. Arbeiderpartiet ønsker kontrollkomiteens syn på en slik framgangsmåte. Kan spørsmål om bemanning, investering og fullmaktsinnhenting foregå på en slik måte? Skal ikke rådmannen etter formannskapsloven innhente signaler og fullmakter fra et folkevalgt organ? Arbeiderpartigruppen ønsker også en vurdering av komiteleders aksept for en slik framgangsmetode. Mvh Joar Håve (Ap) Gruppeleder

14 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 005/15 ORIENTERING FRA REVISOR - STATUS FOR ARBEIDET MED REGNSKAPSREVISJON Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen skal påse at det føres betryggende revisjon av kommunens regnskaper. Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. Saksbehandlers vurdering Saken sees som et ledd i kontrollkomiteens oppfølging av med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollkomiteen ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

15 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 006/15 ORIENTERING FRA REVISOR - STATUS FOR ARBEIDET MED FORVALTNINGSREVISJON Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen skal påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for arbeidet med forvaltningsrevisjon i møte. Vurdering Saken sees som et ledd i kontrollkomiteens oppfølging av og med revisor. I den grad det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor eller annen taushetsbelagt informasjon vil kontrollkomiteen ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må isåfall gis for lukkede dører, jf. komm.l og forv.l. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

16 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 008/15 KONTROLLKOMITEENS BUDSJETT FOR 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 008/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2015: Art Beskrivelse Godtgjørelse folkevalgte Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Kursavgifter og oppholdsutgifter Kjøregodtgjørelse Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Kjøp av revisjonstjenester Medlemskap i foreninger mv Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) Kontrollkomiteen ber rådmannen om å foreta de nødvendige budsjettekniske registreringer. Vedlegg Utskrifter fra budsjettsystemet. Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 119/14 2. Kontrollkomiteens sak 26/14 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 6. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS Saksopplysninger Kontrollkomiteen behandlet forslag til budsjettramme for 2015 den 12/ under sak 026/14. Budsjettrammen omfatter kontrollkomiteens samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester.

17 Budsjettforslaget fra kontrollkomiteen hadde en total ramme på kr kr, se nedenstående tabell: Art Beskrivelse Godtgjørelse folkevalgte Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Kursavgifter og oppholdsutgifter Kjøregodtgjørelse Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Kjøp av revisjonstjenester Medlemskap i foreninger mv Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) Budsjettrammen for kontrollkomiteen går klart fram av rådmannens samlede budsjettforslag for Det ble ikke vedtatt endringer av kommunestyret ved kommunestyrets behandling av budsjett for 2015, jf. sak 119/14. Vurdering En tilrår kontrollkomiteen å vedta en spesifisering av det samlede budsjett for 2015 for kontroll og tilsyn som fremgår av forslaget til vedtak. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær