SNÅSA KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. DATO: Onsdag 20. februar 2008 TID: Kl. 18:00 STED: Møterom Herredshuset

Transkript

1 SNÅSA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Onsdag 20. februar 2008 TID: Kl. 18:00 STED: Møterom Herredshuset Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Saksliste 001/08 Orientering fra rådmannen 002/08 Referatsaker 003/08 Orientering om de kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper 004/08 Statusrapport for revisjonsarbeidet 005/08 Kontrollutvalgets årsrapport for /08 Møteplan for /08 Orientering fra sekretær 008/08 Kontrollutvalgskonferansen - en oppsummering Snåsa/Steinkjer, Per Arne Løvhaugen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 001/08 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget Paul Ivar Stenstuen 01/08 Snåsa 08 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Rådmannen er bedt om å komme i møtet for å orientere om saker som kan være av spesiell interesse sett fra et kontrollperspektiv. SAK 002/08 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Ivar Stenstuen 02/08 Snåsa 08 Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutning Forum for kontroll og tilsyn (FKT) 3 KomSek Trøndelag IKS 4 KS 5 NKRF 6 NKRF Invitasjon til fagkonferanse og årsmøte i FKT Kommunane sine eigarinteresser i selskap - oppdatering Opplæring av kontrollutvalg e-info 01/08 Endringer i regnskapsforskriften avvikling av likviditetsreserven til orientering. e-info 02/08 Kravene til godkjenning som

3 7 NKRF registrert/statsautorisert revisor overgangsordning til orientering e-info 03/08 Endringer i momskompensasjonsloven Referatene tas til orientering. SAK 003/08 ORIENTERING OM DE KOMMUNALE ØKONOMI- OG REGNSKAPSPRINSIPPER Kontrollutvalget Paul Ivar Stenstuen 03/08 Snåsa 08 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Etter avtale med kontrollutvalgets leder har en lagt opp til å la revisor gi en kort innføring i de kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper. Hensikten med dette er å gi kontrollutvalget bedre forutsetninger for å avgi uttalelse til kommunens regnskaper, samt å vurdere kommunens økonomi. På grunn av at temaet er relativt omfattende har denne innføringen tidligere blitt delt opp i flere korte foredrag i ulike deler av temaet. Kontrollutvalget inviteres derfor til å gi uttrykk for hvorvidt ytterligere informasjon er ønskelig, og i så fall i hvilken form. SAK 004/08 STATUSRAPPORT FOR REVISJONSARBEIDET

4 Kontrollutvalget Paul Ivar Stenstuen 04/08 Snåsa 08 Kontrollutvalget tar statusrapporten til orientering. 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil legge frem statusrapport, samt gi en orientering for revisjonsarbeidet i møte. SAK 005/08 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2007 Kontrollutvalget Paul Ivar Stenstuen 05/08 Snåsa Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2007 til kommunestyret godkjennes. 2. Kontrollutvalgets årsrapport for 2007 til kommunestyret oversendes kommunestyret Saksbehandlers sitt forslag til innstilling Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2007 til kommunestyret til orientering. : Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2007 til kommunestyret 4. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)

5 5. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 6. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Ifølge kommunelovens 76 har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger kommunestyret et kontrollutvalg. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fra Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn kommunestyrets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til kommunestyret. I departementets merknader til 4 heter det bl.a: Kontrollutvalget fører etter første ledd kontroll og tilsyn med hele kommunens/fylkeskommunens virksomhet, men har prinsipielt ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret/fylkestinget selv, ettersom kontrollutvalget er underordnet kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens/fylkeskommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. Utvalget rapporterer til kommunestyret/fylkestinget når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalget er kommunestyrets/fylkestingets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret/fylkestinget selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret/fylkestinget for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret/fylkestinget, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret/fylkestinget eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. Etter annet ledd ligger det ikke til kontrollutvalget å vurdere den politiske hensiktsmessigheten av de vedtak som er truffet av politiske organer. Det samme gjelder vedtak truffet av administrasjonen, med hjemmel i delegert myndighet. Kontrollutvalgets formål og mandat er således svært vidt, og omfatter ethvert forhold ved den kommunale virksomhet. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret. Kontrollutvalgets årlige rapport til kommunestyret vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og vil således gi viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn utvalget har utøvd på kommunestyrets vegne.

6 KomSek Trøndelag IKS har som sekretær for kontrollutvalget utarbeidet utkast til Kontrollutvalgets årsrapport for 2007 til kommunestyret. Vurdering En har ved utarbeidelsen av utkastet til Kontrollutvalgets årsrapport for 2007 til kommunestyret søkt å gi en oppsummering av kontrollutvalgets arbeid i løpet av Rapporten anbefales godkjent og sendt kommunestyret til orientering. SAK 06/08 MØTEPLAN 2008 Kontrollutvalget Paul Ivar Stenstuen 06/08 Snåsa Kontrollutvalget vedtar e møteplan, med møter den 07.05, 25.06, og den Kontrollutvalgets leder har fullmakt til å omprioritere samt til å endre møtedatoer. Kontrollutvalgets møteplan for Kontrollutvalgets sak 018/07 2. Gjeldende plan for selskapskontroll Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget vedtok årsplan/møteplan for sin virksomhet i 2008 under behandlingen av sak 018/07. Årsplanen er utarbeidet på et overordnet nivå, og inneholder ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Vedlagte møteplan er noe omarbeidet i forhold til møteplan sak 018/07. I tillegg er det satt lagt opp til ytterligere 4 møter i 2008, med konkrete forslag til møtedatoer. Vurdering Kontrollutvalget bør alltid ha rom til å omprioritere, dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Vedlagte møteplan anbefales vedtatt.

7 SAK 007/08 ORIENTERING FRA SEKRETÆR Kontrollutvalget Paul Ivar Stenstuen 07/08 Snåsa 08 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Sekretær vil gi en orientering om aktuelle saker i møtet. SAK 08/08 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN - EN OPPSUMMERING Kontrollutvalget Paul Ivar Stenstuen 08/08 Snåsa 08 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering 7. Kontrollutvalgets sak 001/08 8. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 9. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Den årlige kontrollutvalgskonferansen i regi av NKRF ble avholdt på Gardermoen den 4. og 5. februar.

8 Det legges opp til informasjonsutveksling og diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær