Møtedato: Mandag 15. februar 2010 Møtetid: Kl Møtested: Namsos Samfunnshus, Formannskapssalen 4. etg.

Transkript

1 NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Mandag 15. februar 2010 Møtetid: Kl Møtested: Namsos Samfunnshus, Formannskapssalen 4. etg. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/10 Referatsaker 002/10 Orientering fra administrasjonen 003/10 Orientering fra revisor 004/10 005/10 Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 Kontrollutvalgets budsjett for 2010 Tilleggssaker 006/10 007/10 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt Namsos kommune som arbeidsgiver Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt Seniorpolitikk som virkemiddel Eventuelt Steinkjer Jørgen Hoffmann Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Tel: Mobil: E-post: svein.myrvold@komsek.no

2 SAK 001/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 001/ De fremlagte referater tas til orientering. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Referatsaker 1. KRD-rapport tilrådningar for styrkt eiegenkontroll i kommunane. 2. Representantskapsmøte i Midtre Namdal Avfallsselskap SAK 002/10 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 002/ Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Andre saksdokumenter ikke vedlagt

3 SAK 003/10 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 003/ Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Brev fra KomRev Trøndelag IKS av vedr. regnskapsavslutningen for Revisor vil orientere om regnskapsavslutningen for 2010, jfr. ovennevnte brev. SAK 004/10 FORSLAG TIL KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2008 TIL KOMMUNESTYRET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 004/ Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til årsrapport for Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til orientering. Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til Namsos kommunestyre. Andre saksdokumenter I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne.

4 Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2009 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret. Oppdragsansvarlig revisor har hatt anledning til å kommentere de punkter i forslaget til årsrapport som angår revisjonen. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for SAK 005/10 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2010 Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 005/ Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2010: Art Beskrivelse Ledergodtgjørelse Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak av , sak 0020/05, Reglement for godtgjørelse til folkevalgte

5 Møtegodtgjørelse Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak av , Sak 0020/05, Reglement for godtgjørelse til folkevalgte, kr. 750,00 pr. medlem pr. møte, og er stipulert slik at det kan avvikles 6 møter Tapt arbeidsfortjeneste Har ikke vært behov de senere årene Arbeidsgiveravgift Det er regnet 11,8 % av postene for godtgjørelse Faglitteratur/tidsskrifter Abonnement på tidsskrift Bevertning 0 Har ikke vært aktuelt de senere årene Kursavgifter og oppholdsutgifter Det er foreslått et rundt beløp slik at de faste medlemmene kan aktuelle samlinger for kontrollutvalg Kjøregodtgjørelse (inkl. parkeringsavg. og bomavg.) Beløpet tar sikte på å dekke medlemmenes kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved møter/kurs, samt avgifter ved parkering og bompassering Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2009 i møte 7. mai Budsjettet er i 2009-kroner, og skal oppjusteres med den kommunale deflator når denne blir kjent Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2010 i møte den 7. mai Budsjettet er i 2010-kroner, og skal ikke korrigeres for prisstigning eller den kommunale deflator Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) Kontrollutvalget forutsetter at regnskapsføring og budsjettprosess innrettes slik at de samlede utgifter til kontroll og tilsyn klart fremgår. 1. Forslag til detaljbudsjett 2010 Kontroll og tilsyn i Namsos kommune. 2. E-post fra ass. rådmann med bekreftelse på vedtatt budsjettramme for Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak PS 82/09 Budsjett Saksprotokoll kontrollutvalgets sak 021/09, Forslag til driftsbudsjett 2010 for kontroll- og tilsyn i Namsos kommune 3. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)

6 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for 2010 den under sak 021/09. Budsjettrammen omfatter kontrollutvalgets samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Budsjettforslaget fra kontrollutvalget hadde en netto ramme på kr Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * Kontrollutvalget: Utgifter ifm. møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,5 % i 2009 er alle tall i 2010-kroner. Kommunestyrets budsjettvedtak er et rammebudsjett, vedtatt på gruppeansvarsnivå. Namsos kommune fører ikke regnskapet med noen egen avdeling for kontrollutvalget, men kontrollutvalget kan legge det foreslåtte budsjett til grunn for sitt arbeid. Kontroll og tilsyn inngår i funksjon i budsjettet for Namsos kommune. VURDERING Kontrollutvalget anbefales å vedta en spesifisering av det samlede budsjett for 2010 for kontroll og tilsyn iht. vedlagte oppstilling. Iht. KOSTRA-veilederen skal samtlige utgifter mht. kontroll og tilsyn føres mot funksjon 110. I tillegg skal kontrollutvalget tilkjennegi sin vurdering av eget resursbehov overfor kommunestyret. Hvilken ramme rådmannen foreslår for kontroll og tilsyn bør derfor klart fremgå av rådmannens budsjettforslag. Steinkjer

7 TILLEGGSSAKER SAK 006/10 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NAMSOS KOMMUNE SOM ARBEIDSGIVER Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 006/ Kontrollutvalget slutter seg til den fremlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Namsos kommune som arbeidsgiver. Prosjektplan for FR-prosjektet Namsos kommune som arbeidsgiver. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. KU-sak 017/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter Kommuneloven. 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon er utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS. Planen ble vedtatt av kontrollutvalget i møte den , Sak 017/08, og av kommunestyret den Sak PS 63/08. Planen er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalgets prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter er: Nr Prosjekt 1 Namsos kommune som arbeidsgiver 2 Tilpasset opplæring 3 Økonomistyring innen fagområdet helse og sosial 4 2-nivåmodellen Målet med forvaltningsrevisjon er å gi kommunestyret et bedre grunnlag for å fatte vedtak, evt. endre tidligere vedtak, og med dette medvirke til en bedre måloppnåelse, samt forsøke å nå målene med minst mulig ressursbruk.

8 Revisor har nå i tråd med kontrollutvalgets vedtak utarbeidet et forslag til prosjektplan for gjennomføring av prosjekt nr. 1. Vurdering Prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektet, herunder hvilken vinkling prosjektet vil få, og hva som ønskes oppnådd med prosjektet. Kontrollutvalget gis med dette mulighet til å spisse prosjektet nærmere dersom dette skulle være ønskelig. Det kan for eksempel være i forhold til problemstilling eller til revisjonskriteriene. Prosjektplanen vil bli gjennomgått av revisor i møtet. SAK 007/10 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SENIORPOLITIKK SOM VIRKEMIDDEL Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 007/ Kontrollutvalget slutter seg til den fremlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Seniorpolitikk som virkemiddel. Prosjektplan for FR-prosjektet Seniorpolitikk som virkemiddel. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. KU-sak 013/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter Kommuneloven. 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon er utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS. Planen ble vedtatt av kontrollutvalget i møte den , Sak 017/08, og av kommunestyret den Sak PS 63/08.

9 Planen er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalgets prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter er: Nr Prosjekt 1 Namsos kommune som arbeidsgiver 2 Tilpasset opplæring 3 Økonomistyring innen fagområdet helse og sosial 4 2-nivåmodellen Målet med forvaltningsrevisjon er å gi kommunestyret et bedre grunnlag for å fatte vedtak, evt. endre tidligere vedtak, og med dette medvirke til en bedre måloppnåelse, samt forsøke å nå målene med minst mulig ressursbruk. Prosjektet Seniorpolitikk som virkemiddel er ikke et prioritert prosjekt i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon, men i samtale med revisor fikk saksbehandler opplyst at prosjektet ses som en del 2 av prosjektet Namsos kommune som arbeidsgiver. Spesielt med fokus på tiltak mot sykefravær. Revisor har utarbeidet et forslag til prosjektplan for gjennomføring av prosjektet. Vurdering Prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektet, herunder hvilken vinkling prosjektet vil få, og hva som ønskes oppnådd med prosjektet. Kontrollutvalget gis med dette mulighet til å spisse prosjektet nærmere dersom dette skulle være ønskelig. Det kan for eksempel være i forhold til problemstilling eller til revisjonskriteriene. Prosjektplanen vil bli gjennomgått av revisor i møtet. Steinkjer