VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Fredag 9. mars 2012 Tid: Kl 09:00 Sted: Verdal rådhus Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE 001/12 Skifte av oppdragsansvarlig revisor 002/12 Referatsaker 003/12 Orientering fra rådmannen om Innherred samkommune 004/12 Orientering fra rådmannen vedrørende de private barnehager 005/12 Gjennomgang av utbyggingsprosessen av Vuku oppvekstsenter - bestilling 006/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 007/12 Plan for selskapskontroll 008/12 Kontrollutvalgets møter - åpen eller lukket dør 009/12 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår /12 Statusrapport for revisjonsarbeidet 011/12 Kontrollutvalgets årsrapport for /12 Kontrollutvalgets budsjett for 2012 Verdal/Steinkjer, Lars Gunnar Marken Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf / E-post: paul.stenstuen@komsek.no

2 SAK 001/12 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Kontrollutvalget Paul Stenstuen 001/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning. 1. Kopi av brev datert fra KomRev Trøndelag IKS 2. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Verdal kommune 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon En har mottatt kopi av brev datert fra KomRev Trøndelag IKS vedrørende endring mht. oppdragsansvarlig for revisjonsoppdraget Verdal kommune, se vedlegg. Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. SAK 002/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 002/ Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Kopi av rapport etter gjennomgang av beregning av vederlag for opphold i institusjon U.Off. jf. forv.l. 13 og off.l. 13 Ikke vedlagt Referatene tas til orientering.

3 SAK 003/12 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN OM INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Paul Stenstuen 003/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Ingen 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner I kontrollutvalgets møteplan for 2012 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen om de forskjellige virksomhetsområdene i de planlagte møtene. Til det første møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering om Innherred samkommunes betydning for Verdal kommune, målsetninger for samarbeidet og om status for Innherred samkommune. Rådmannen vil som anmodet gi en orientering i møte. Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. SAK 004/12 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE DE PRIVATE BARNEHAGER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 004/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering.

4 Brev datert fra Private Barnehagers Landsforbund 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Kontrollutvalget har mottatt en orientering fra rådmannen om de kommunale tilskudd til private barnehager tidligere, jf. sak 28/11. Kontrollutvalget har med bakgrunn i brev datert fra Private Barnehagers Landsforbund anmodet rådmannen om en ny orientering. Rådmannen vil som anmodet gi en orientering i møte. SAK 005/12 GJENNOMGANG AV UTBYGGINGSPROSESSEN AV VUKU OPPVEKSTSENTER - BESTILLING Kontrollutvalget Paul Stenstuen 005/ Kontrollutvalget ber revisor utarbeide et notat med en gjennomgang og vurdering av utbyggingsprosessen av Vuku oppvekstsenter, med spesiell fokus på budsjett og kostnadsstyring, organisering og kompetanse. Saksprotokoll 2/12 Utbygging Vuku oppvekstsenter - Sluttrapport Verdal kommunestyre 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyre gjorde slikt vedtak ved behandlingen av sak 2/12 Utbygging Vuku oppvekstsenter - Sluttrapport : 1. Sluttrapport utbygging Vuku oppvekstsenter tas til orientering. 2. Manglende finansiering på ca.1,4 mill.kr dekkes ved bruk av gjenstående lånemidler fra tiltak 5168 Mindre tiltak skoler og fra avsluttet utbygging av omsorgsboliger Vuku Bo og Helsetun. 3. Kommunestyret ber kontrollutvalget gjennomgå utbyggingsprosessen av Vuku oppvekstsenter med spesielt fokus på budsjett og kostnadsstyring, organisering og kompetanse.

5 Revisor arbeider for tiden med 2 forvaltningsrevisjonsprosjekter på oppdrag fra Verdal kontrollutvalg. Disse er fase 2 av prosjektet vedr. utbyggingen av Verdalsøra barne- og ungdomskole, flerbrukshall og svømmehall, samt et prosjekt vedrørende rusomsorgen. Se kontrollutvalget sakene 19/10 og 17/11. En antar at kommunestyre ønsker en rask avklaring på spørsmålene som er reist i vedtakets pkt. 3. Det anbefales derfor at en ber revisor prioritere arbeidet med denne bestillingen. SAK 006/12 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget Paul Stenstuen 006/ Kontrollutvalget drøftet saken og ga innspill til revisor om innhold i planen. KomRev Trøndelag IKS - Diskusjonsgrunnlag til kontrollutvalget i forbindelse med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets sak 25/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart Kontrollutvalget ba revisor i sak 25/11 igangsette arbeidet med overordnet analyse, og i første omgang utarbeide et diskusjonsgrunnlag til det første møte i Videre ble ordføreren og rådmannen invitert til en dialog vedrørende forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Den overordna analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med overordna analyse er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder. Den overordna analysen er bakgrunnsmaterialet i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon.

6 KomRev Trøndelag IKS har foreløpig utarbeidet et diskusjonsgrunnlag, se vedlegg. Liste over risikofaktorer i kommunal sektor er et vedlegg til dette dokumentet og gir en generell oversikt over temaet. Det legges opp til at kontrollutvalget diskutere aktuelle problemstillinger på bakgrunn av diskusjonsgrunnlaget som er utarbeidet og gir innspill til det videre arbeidet med den overordnede analysen og plan for forvaltningsrevisjon. SAK 007/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget Paul Stenstuen 007/ Kontrollutvalget drøftet saken og ga innspill til revisor om innhold i planen. KomRev Trøndelag IKS - Diskusjonsgrunnlag til kontrollutvalget i forbindelse med plan for selskapskontroll Kontrollutvalgets sak 26/11 Plan for selskapskontroll oppstart 2. Plan for selskapskontroll Viser til kontrollutvalgets sak 26/11, der kontrollutvalget bl.a. ba revisor igangsette arbeidet med plan for selskapskontroll. I forbindelse med dette ba kontrollutvalget revisor om å utarbeide et diskusjonsgrunnlag. Selv om det ikke er lov- eller forskriftsbestemt er det gitt anbefalinger om at det i tilknytning til plan for selskapskontroll også foretas en vesentlighet og risikovurdering for de enkelte selskap. Ut fra en generell betraktning kan det enkelte selskapets betydning for eier kan variere stort. Enkelte selskaper leverer samfunnskritiske tjenester til innbyggerne og andre leverer tjenester som betydning for kommunens egen drift. En har også sett eksempler på selskaper hvor økonomien i selskapet har vært så dårlig at ny kapital har vært nødvendig for fortsatt drift. Det er mange momenter å vurdere her. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) har utarbeidet et grunnlag for diskusjonen i kontrollutvalget, se vedlegg.

7 Det legges opp til at kontrollutvalget diskutere aktuelle problemstillinger på bakgrunn av diskusjonsgrunnlaget som er utarbeidet og gir innspill til det videre arbeidet med plan for selskapskontroll. SAK 008/12 KONTROLLUTVALGETS MØTER - ÅPEN ELLER LUKKET DØR Kontrollutvalget Paul Stenstuen 008/ Kontrollutvalget innfører åpne møter fra og med neste møte i Møtene vil fortsatt være lukket når det behandles saker eller orienteringer der lov- og regelverk tilsier taushetsplikt. Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Kommuneloven. Møtene i kontrollutvalget har til nå vært lukket, i medhold av 77 nr. 8 i kommuneloven: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr 3 siste punktum gjelder tilsvarende. 31 nr 3 siste punktum lyder: Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. I flere av de 22 eierkommunene i KomSek Trøndelag IKS har kontrollutvalget vedtatt å åpne sine møter. Det er ikke kjent at denne praksisen har skapt problemer for kontrollutvalgenes arbeid. Arbeidsgruppa som avga rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til Kommunal- og regionaldepartementet i desember 2009, hadde fått som tilleggsmandat å vurdere om åpne møter i kontrollutvalgene bør innføres ved lovendring. Alle partier på Stortinget har i utgangspunktet gått inn for åpne møter. Konklusjonen fra arbeidsgruppen er slik: Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk.

8 Det vil særlig være tre kriterier for når behandlingen i kontrollutvalget skal lukkes: - Personalsaker (jfr. 31 nr. 3 i kommuneloven) - Andre opplysninger som er underlagt taushetsplikt - Orienteringer til kontrollutvalget fra sekretær eller revisor Revisors taushetsplikt er regulert i kommunelovens 78 nr. 7: Med mindre det følger av revisjonens oppgaver etter denne lov eller forskrift gitt i medhold av nr 8, eller den opplysningene gjelder har samtykket til at taushetsplikten ikke skal gjelde, har revisor plikt til å bevare taushet om det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen. Innenfor en praksis med åpne møter vil det i tillegg til å lukke møtet i enkeltsaker, også kunne være aktuelt å lukke møtet bare under en del (for eksempel en orientering) om en sak. I et åpent, demokratisk samfunn er det en forutsetning at forhandlingene i folkevalgte organer prinsipielt skal være åpne for publikum. Både for å sikre tilliten og legitimiteten til styringsorganene og for å stimulere den enkelte innbygger til medvirkning, bør lukkede møter bare praktiseres når lov- og regelverk har definert et vern for den parten opplysningene gjelder. Et mål for kontroll og tilsyn er å gi innbyggerne tillit til at den offentlige forvaltningen fungerer best mulig. Som ledd i dette må kontrollutvalgenes virksomhet formidles. Det kan bl.a. gjøres ved å åpne møtene og ved å legge informasjon tilgjengelig på internett. Med åpne møter vil utfordringene for kontrollutvalgets arbeid være å opprettholde en fri og variert debatt, samtidig som kravet til formell korrekthet økes. SAK 009/12 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 009/ Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2011 til orientering. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår Ingen

9 Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i 2. halvår 2011 for kommunestyret, formannskapet og driftskomiteen. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har kommentarer til kommunestyrets sak 103/11, hvor enkelte budsjettskjemaer mangler. Se vedlegg. Revisor finner etter en helhetsvurdering at saksbehandlingen er meget bra, og at politikerne har tilstrekkelig grunnlag for å fatte sine beslutninger. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2011 kan tas til orientering. SAK 010/12 STATUSRAPPORT FOR REVISJONSARBEIDET Kontrollutvalget Paul Stenstuen 010/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Ingen 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte.

10 SAK 011/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 011/ Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering. Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til kommunestyret. Saksfremstilling I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2011 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2011.

11 SAK 012/12 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2012 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Kommunestyret Kontrollutvalget tar saken til orientering. Ingen 1. Kommunestyrets sak 103/11 2. Kontrollutvalgets sak 21/11 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Kommunestyrets sak 101/08 Plan for forvaltningsrevisjon 5. Kommunestyrets sak 133/08 Plan for selskapskontroll 6. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 7. Kommuneloven med forskrifter Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for 2012 den , sak 21/11. Budsjettrammen omfatter kontrollutvalgets samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Budsjettforslaget fra kontrollutvalget hadde en total ramme på kr , med slik bakenforliggende kalkyle: Art Beskrivelse Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Kursavgifter og oppholdsutgifter Kjøregodtgjørelse Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110)

12 En har innhentet utskrift for vedtatt budsjettramme for funksjon 110 kontrollutvalg og revisjon: Kontrollutvalget kan ta saken til orientering. Det anbefales imidlertid en gjennomgang av budsjettet mot forbruk i forbindelse med budsjettsalderingen. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær