SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/10 Referatsaker 002/10 Orientering fra administrasjonen. Kontrollsekretær (sign) Tel:

Transkript

1 NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 17. februar 2010 Møtetid: Kl Møtested: Kommunehuset, møterom Alhusen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/10 Referatsaker 002/10 Orientering fra administrasjonen 003/10 Orientering fra revisor 004/10 Kontrollutvalgets årsrapport for /10 Kontrollutvalgets budsjett for /10 Rapport etter gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2009 Eventuelt Steinkjer Nils Kristian Lie Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær (sign) Tel: Mobil: E-post: svein.myrvold@komsek.no

2 SAK 001/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 005/ De fremlagte referatsaker tas til orientering. Vedlegg 1. KRD-rapport tilrådningar for styrkt eiegenkontroll i kommunane. 2. Høringsutkast Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2010. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Referater 3. KRD-rapport tilrådningar for styrkt eiegenkontroll i kommunane. 4. Representantskapsmøte i Midtre Namdal Avfallsselskap Høringsutkast Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2010. Rapporten kommer til behandling i kontrollutvalget når høringssvaret fra rådmannen foreligger. SAK 002/010 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 010/ Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Vedlegg Andre saksdokumenter ikke vedlagt

3 SAK 003/10 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 003/ Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Vedlegg Andre saksdokumenter ikke vedlagt SAK 004/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2009 Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 004/ Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til orientering. Vedlegg (til kontrollutvalget og revisor). Forslag til kontrollutvalgets årsrapport 2009 til Namdalseid kommunestyre. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Saksopplysninger I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer

4 til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren, da denne har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2009 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret. Oppdragsansvarlig revisor har hatt anledning til å kommentere de punkter i forslaget til årsrapport som angår revisjonen. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for SAK 005/10 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2010 Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 005/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2010: Art Beskrivelse Ledergodtgjørelse Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Beløpet er stipulert Arbeidsgiveravgift Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse Faglitteratur/tidsskrifter abonnement på tidsskrift Kursavgifter og oppholdsutgifter Det er foreslått et rundt beløp slik at de faste medlemmene kan aktuelle samlinger for kontrollutvalg

5 11600 Kjøregodtgjørelse Beløpet tar sikte på å dekke medlemmenes kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved møter/kurs, samt avgifter ved parkering og bompassering Bevertning Bevertning i fbm. kontrollutvalgets møter Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2009 i møte 7. mai Beløpet er oppjustert med antatt kommunale deflator Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2010 i møte den 7. mai Budsjettet er i 2010-kroner, og skal ikke korrigeres for prisstigning eller den kommunale deflator Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) Vedlegg Forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollutvalget. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Kontrollutvalgets sak 011/09. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110.

6 Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Fordelte administrasjonsutgifter Total ramme kontrollutvalget * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,5 % i 2009 er alle tall i 2010 kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser etc. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt noe faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2010 som for tidligere år. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,5 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) vedtok den 7. mai budsjett 2010 og økonomiplan Budsjettet for kjøp av sekretariatstjenester er redusert i forhold til tidligere år eter at selskapskontrollen er overført til revisjonen jfr. vedtak i representantskapet 7. mai KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I forbindelse med forskriftsendringene i 2004 ble revisors revisjonsansvar mht. kommunens internkontroll i utgangspunktet betydelig redusert. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til.) Selskapskontroll er overført til KomRev fra og med 7. mai og budsjett for kjøp av revisjonstjenester har derfor økt, jfr. vedtak i representantskapet 7. mai Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene.

7 Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Ønsker en derimot å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må en anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken ble behandlet av kontrollutvalget den , sak 011/09 med følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner det fremlagte forslag til vedtak for driftsbudsjett 2010 for kontrollutvalget med en total ramme på kr Budsjettet tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Det ble i saken lagt opp til at kontrollutvalget selv skulle fordele rammebeløpet etter at dette ble fastsatt av kommunestyret. Den foreslåtte budsjettramme for kontroll og tilsyn ble vedtatt av kommunestyret i møtet den , sak 85/09.

8 NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget Spesifikasjon av forslaget til budsjettramme Art Beskrivelse Ledergodtgjørelse Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Beløpet er stipulert Arbeidsgiveravgift Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse Faglitteratur/tidsskrifter abonnement på tidsskrift Kursavgifter og oppholdsutgifter Det er foreslått et rundt beløp slik at de faste medlemmene kan aktuelle samlinger for kontrollutvalg Kjøregodtgjørelse Beløpet tar sikte på å dekke medlemmenes kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved møter/kurs, samt avgifter ved parkering og bompassering Bevertning Bevertning i fbm. kontrollutvalgets møter Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2009 i møte 7. mai Beløpet er oppjustert med antatt kommunale deflator Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2010 i møte den 7. mai Budsjettet er i 2010-kroner, og skal ikke korrigeres for prisstigning eller den kommunale deflator Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110)

9 SAK 006/10 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2009 Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 006/ Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmannen og ordfører for videre oppfølging. Vedlegg (til kontrollutvalget) Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2009 Saksfremstilling Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Det vises til rapporten i sin helhet, men spesielt til pkt og Funn, hhv. Formannskapet og Kommunestyret, og til hovedkonklusjoner i pkt. 4. Vurdering Rapporten anbefales oversendt rådmannen og ordfører for videre oppfølging. Steinkjer