SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Tirsdag 27. september 2011 Møtetid: Kl Møtested: Namsos Samfunnshus, møterom Hudiksvall De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 009/11 Referatsaker 010/11 Orientering fra revisor 011/11 Kontrollutvalgets årsplan møteplan for /11 Oppdragsansvarlig revisor den årlige uavhengighetserklæringen 013/11 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i funksjonsperioden /11 Rapport Gjennomgang av saker behandlet av samkommunestyret 1. halvår /11 Forvaltningsrevisjon Bevilgning 016/11 Kontroll og tilsyn forslag til driftsbudsjett 2012 Eventuelt Steinkjer Jørgen Hoffmann Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon / E-post: svein.myrvold@komsek.no

2 SAK 009/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 009/ Referater Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KRD Rundskriv H-4/11 Val av formannskap/fylkesutval, kommuneråd/fylkesråd, ordførar/fylkesordførar, varaordførar, faste utval m.m. KUs faste medl. 2 KRD Veileder Habilitet i kommuner og fylkeskommuner De fremlagte referater tas til orientering. KUs faste medl. SAK 010/11 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 010/ Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Ingen. Orientering om Revisjonsstrategi for 2011, U.off. Offl. 13, fvl. 13 2

3 SAK 011/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2012 Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 011/ Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2012 for sin virksomhet i Kontrollutvalgets årsplan oversendes samkommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollutvalgets årsplan for Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kommuneloven. 2. Forskrift om kontrollutvalg. 3. Samkommuneforskriften (FOR nr. 1162). Saksopplysninger Forslag til kontrollutvalgets årsplan for 2012 følger vedlagt. Årsplanen for 2012 skal gi uttrykk for kontrollutvalgets virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av utvalgets virksomhet. Det legges opp til 4 møter i Antallet møter kan endres etter behov. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å ta inn saker som skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Da det foreløpig ikke skal gjennomføres verken forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll i samkommunen, er slike planer ikke med i grunnlaget for kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen skal ikke vedtas av samkommunestyret, men kan sendes samkommunestyret til orientering. Forslaget til årsplan er ikke ment å skulle være fullstendig, så den legges frem for diskusjon i utvalget. 3

4 SAK 012/11 OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETS- ERKLÆRINGEN Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 012/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering, og har ingen merknader til revisors vurdering av uavhengighet. Vedlegg (til kontrollutvalget) Fra KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig revisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Midtre Namdal Samkommune datert Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor vil gå gjennom sin årlige egenvurdering i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jfr. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av Finanstilsynet. 4

5 SAK 013/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS ARBEID I FUNKSJONSPERIODEN Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 013/ Saken legges frem for kontrollutvalget til drøfting uten forslag til vedtak. Vedlegg Oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget hittil i Andre saksdokumenter ikke vedlagt Saker behandlet av kontrollutvalget i funksjonsperioden Saksfremstilling Nå ved slutten av funksjonsperioden er det naturlig at kontrollutvalget evaluerer arbeidet sitt. En slik gjennomgang bør bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen skjer korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget til økt aktivitet? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering Med tanke på læringseffekten bør kontrollutvalget ta en bredest mulig drøfting av virksomheten, inkludert faktorer som intern arbeidsform, praktiske rammer mm. Utvalget vil også evt. kunne formulere en skriftlig oppsummering av evalueringen. 5

6 SAK 014/11 RAPPORT GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV SAMKOMMUNESTYRET 1. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 014/ Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes administrasjonssjefen og samkommunens ordfører for videre oppfølging. Vedlegg (til kontrollutvalget) Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av samkommunestyret 1. halvår Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Ingen. Saksfremstilling Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår i samkommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Det vises til rapporten i sin helhet, men spesielt til punktene og Funn og vurdering, og til hovedkonklusjoner og anbefalinger, punktene 4 og 5. Vurdering Rapporten anbefales oversendt administrasjonssjef og samkommuneordfører for videre oppfølging. 6

7 SAK 015/11 FORVALTNINGSREVISJON BEVILGNING Kontrollutvalget Liv Tronstad 015/ Kontrollutvalget er av den oppfatning at det er svært viktig å få gjennomført en forvaltningsrevisjon i tilknytning til miljø- og landbruk så snart som mulig. Kontrollutvalget ber derfor samkommunestyret om ekstra bevilgninger til dette. 2. Kontrollutvalget mener at det i starten på ny valgperiode må gjennomføres en overordnet analyse og utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon i forsøksperioden. Dette for de virksomheter som er organisert under Midtre Namdal Samkommune og at det på bakgrunn av dette årlig blir satt av ressurser til forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalget innstiller på at samkommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Samkommunestyret bevilger kr til gjennomføring av forvaltningsrevisjon i tilknytning til miljø og landbruk. 2. Samkommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets vurderinger om behov for forvaltningsrevisjon av virksomheter organisert under Midtre Namdal Samkommune og bevilger i forsøksperioden et årlig tilskudd på kr til dette. Beløpet inntas i budsjettet for kontroll og tilsyn. Vedlegg (til kontrollutvalget) Organisasjonskart Midtre Namdal samkommune Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Kontrollutvalgets saker 008/11, 006/11, 003/11 og 007/10 2. Kommuneloven Kap Forskrift om kontrollutvalg 4. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla 7

8 Saksfremstilling Kontrollutvalget har gjennom flere møter tatt opp tema i tilknytning til miljø- og landbruk i Midtre Namdal samkommune, sist i sitt møte den 24. juni Iht. sak 008/11 oversendte kontrollutvalget en orientering til samkommunestyret der de i siste avsnitt skrev slik: Kontrollutvalget har likevel funnet grunn til nærmere kvalitetssikring av og etterlevelse av rutiner knyttet til samdrift, og foreslått at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon om hvordan Miljø- og landbruksetaten i samkommunen håndterer slike saker. Kontrollutvalget vil i den forbindelse be om ekstraordinær bevilgning. Samkommunestyret har foreløpig ikke fått denne orienteringen, da de ikke har hatt møte etter 17. juni. Samkommunen skal iht. møteplan ha sitt neste møte den 3. oktober. Vanlig prosedyre ifm. igangsetting av forvaltningsrevisjon er at kontrollutvalget ber revisjonen utarbeider en prosjektplan for valgt prosjekt. Deretter godkjenner kontrollutvalget prosjektplanen med ev. tilføyelser. Prosjektplanen inneholder bl.a. beskrivelse av bakgrunnen for prosjektet, problemstilling, kilder til revisjonskriterier og hvordan prosjektet er avgrenset. Prosjektplanen redegjør videre for habilitet, metode, milepæler, tids- og ressursbruk. Den redegjør også for om det er planlagt bruk av ekstern bistand, estimert timeforbruk og når rapporten forventes levert. På bakgrunn av godkjent prosjektplan gjennomfører KomRev Trøndelag IKS forvaltningsrevisjon, som munner ut i en forvaltningsrevisjonsrapport. Denne forelegges kontrollutvalget til godkjennelse og normalt blir denne så rapportert videre til kommunestyret. For eierkommunene inngår dette i den ordinære årlige bevilgning til kontroll og tilsyn. Det er foreløpig ikke satt av ressurser til forvaltningsrevisjon for samkommunen, da det i utgangspunktet var tenkt at forvaltningsrevisjon ville bli bestilt av de ulike deltagerkommunenes kontrollutvalg. Flere funksjoner er organisert under Midtre Namdal samkommunestyre som bl.a. kommuneoverlege samfunnsmedisin legevakt samhandlingsreformen sosialtjenester i NAV barnevern miljø- og landbruk utvikling skatteoppkrever IT og kvalitetssikring. Flere av disse funksjonene er direkte tjenesteleverandører til innbyggerne i de 4 MNS kommunene. Det er derfor viktig at det gis rom for kontrollutvalget til å kunne utføre kontroll og tilsyn av disse funksjonene, og viser i den forbindelse til forskrift om kontrollutvalget 4, 5, 9 og 18, der det bl.a. heter: 8

9 4 Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.( ) 5 Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. (.) 9 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel.( ) I tillegg er det bestemmelser om budsjettbehandlingen for kontroll og tilsyn, 18: 18 Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. ( ) Vurdering For at kontrollutvalget skal kunne utføre sine oppgaver som er gitt i kommunelovens kapittel 12 og i forskrift om kontrollutvalg er det viktig at kontrollutvalget er gitt ressurser til dette. Kontrollutvalget er av den oppfatning at det er svært viktig å få gjennomført en forvaltningsrevisjon i tilknytning til miljø- og landbruk så snart som mulig. Kontrollutvalget ber derfor om ekstra bevilgninger til dette. KomRev Trøndelag IKS har anslått at en forvaltningsrevisjon på Miljø og landbruk vil beløpe seg til kr Kontrollutvalget mener at det i starten på ny valgperiode må gjennomføres en overordnet analyse og utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Dette for de virksomheter som er organisert under MNS og at det på bakgrunn av dette årlig blir satt av ressurser til forvaltningsrevisjon. 9

10 SAK 016/11 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2012 Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 016/ Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontrollutvalget med en total ramme på kr Forslaget oversendes administrasjonssjefen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Sak 003/11 i rep.skapet for KomSek Trøndelag IKS, 23. mai Sak 003/11 i rep.skapet for KomRev Trøndelag IKS, 23. mai Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 6. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla. (Godkjent 8/ av KRD) Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor samkommunestyret. Det vises til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. KomSek Trøndelag IKS er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. I likhet med revisjonsoppdraget i deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag, og utføres av KomRev Trøndelag IKS. 10

11 I 2011 var det kun lagt inn ressurser til regnskapsrevisjon. Kontrollutvalget har sett behov for også å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon i tilknytning til virksomheter som ligger under Midtre Namdal Samkommunes ansvarsområde, se kontrollutvalgets sak 015/11. Forvaltningsrevisjon er også en lovpålagt oppgave iht. kontrollutvalgsforskriften 9, og dette er lagt inn i budsjettet fra og med 2012, med ca kr De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. Disse var ikke synliggjort i kontrollutvalgets budsjett for 2011, men er tatt med fra og med Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. er fastsatt av samkommunestyret Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2012 som for Samkommuneforsøket er godkjent frem til 8. september 2013, men det er lagt inn en økonomiplan ut Dersom samkommuneforsøket ikke videreføres vil dette måtte tas hensyn til allerede i Forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden : Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Sum kjøp av tjenester fra IKS Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av samkommunestyret. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet samkommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor samkommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være som bestiller. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller samkommunens behov til enhver tid. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets budsjett, og anbefaling til samkommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. 11

12 Vedlegg 1 sak 016/11 Art Beskrivelse Godtgjørelse folkevalgte Leder 750,- pr møte og medlemmer 500,- pr møte. Beløpet er stipulert Erstatning tapt arbeidsfortjeneste 250,- pr time legitimert, 120,- pr time ulegitimert Arbeidsgiveravgift Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse Bevertning Bevertning i fbm. kontrollutvalgets møter Kjøregodtgjørelse Beløpet tar sikte på å dekke medlemmenes kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger Reiseutgifter Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved møter/kurs, samt avgifter ved parkering og bompassering Kjøp av tjenester fra IKS (Sekretariatstjenester fra KomSek Trøndelag IKS) Kjøp av tjenester fra IKS (Regnskaps- og forvaltningsrevisjon m.m fra KomRev Trøndelag IKS ) Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110)