Møtedato: 15. september 2008 Møtetid: Kl Møtested: Høylandet kommune, møterom helsesenter.

Transkript

1 HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 15. september 2008 Møtetid: Kl Møtested: Høylandet kommune, møterom helsesenter. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE 014/08 Referatsaker 015/08 Oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjektet ressursbruk i pleie- og omsorgssektoren 016/08 Revisjon /08 Budsjett 2009 for kontroll og tilsynsarbeidet Steinkjer, 8. september 2008 Laura Sve Øie (sign.) Leder Paul Stenstuen Kontrollsekretær Tlf: mob: e-post:

2 SAK 014/08 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 014/08 Høylandet 08 Referat 1 NKRF 2 NKRF 3 NKRF 4 NKRF einfo 13/08 Sammensetningen av kontrollutvalg einfo 12/08 Endringer i regnskapsføring av momskompensasjon fra investeringer einfo 11/08 Organisering av sekretariatstjenesten for kontrollutvalg einfo 8/08 Viktig høyesterettsdom om kommunalt erstatningsansvar 5 NKRF einfo 5/08 Kommuneloven 50 og 54 6 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 25. juni KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 25. juni 2008 Vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 015/08 OPPSTART AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET RESSURSBRUK I PLEIE- OG OMSORGSSEKTOREN Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/08 Høylandet Revisor bes gjennomføre prosjektet så raskt som mulig. 2. Prosjektplanen avklares mellom revisor og kontrollutvalgets sekretær. Vedlegg Ingen trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 041/08 2. Kontrollutvalgets sak 009/08 3. Kontrollutvalgets sak 015/07 4. Forskrift om kontrollutvalg 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 6. Kommuneloven

3 Saksopplysninger Kommunestyret behandlet plan for forvaltningsrevisjon under sak 041/08 i møte den , og gjorde slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden 3. Prioriterte rekke til forvaltningsrevisjonsprosjekt Pleie og omsorg. Ressursbruk. Hjemmetjenester Spesialundervisning. Tilpasset opplæring. Saksbehandling i sentraladministrasjon Som det fremgår ble prosjekt vedr. pleie og omsorg, ressursbruk, og hjemmetjenester gitt 1. prioritet. I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RSK 001) skal revisor utarbeide en prosjektplan for prosjektet. Dette vil revisor gjøre etter å ha hatt de første samtalene med de oppnevnte kontaktpersoner i kommunen. Revisor har bedt om å få drøfte prosjektet med kontrollutvalget i møtet. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget for diskusjon. Saksbehandlers vurdering Prosjektplanen er et viktig styringsdokument som bl.a. angir prosjektets avgrensning og ressursbruk. Det synes hensiktsmessig at kontrollutvalget gir nærmere signaler i møte om hva som ønskes belyst, og at prosjektplanen avklares nærmere mellom revisor og kontrollutvalgets sekretær. SAK 016/08 REVISJON 2008 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 016/08 Høylandet Kontrollutvalget tar den gitte informasjon vedrørende revisjonsstrategien for 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. Vedlegg Revisors vurdering av egen uavhengighet (deles ut i møte)

4 trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2008 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil oppdragsansvarlig revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien. Avslutningsvis vil revisor gi en statusrapport og oppsummering for revisjonsarbeidet så langt. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. SAK 017/08 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2008 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget Paul Stenstuen 017/08 Høylandet 08 kommunestyret 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Høylandet kommune med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Høylandet kommune

5 trykte vedlegg - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Rådmannen skal utarbeide forslag til budsjett for kommunens samlede virksomhet. Da det primært er rådmannen som er gjenstand for kontrollutvalgets kontroll og tilsyn, skal utvalget årlig tilkjennegi sitt syn mht. ressursbehovet overfor kommunestyret. Saksbehandling og saksgang vedrørende budsjettet for kontroll og tilsynsarbeidet er for øvrig fastsatt i forskriftens 18 hvor det fremgår at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og tilsynet er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. Hvilke oppgaver som anses som revisjon og hvem som kan utføre revisjon i kommuner og for kommuner, er relativt grundig regulert i lov og forskrift. Likeså hva revisjonen skal omfatte (regnskaps- og forvaltningsrevisjon) og hvordan den skal utføres. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. Kontrollutvalget skal ha sekretærhjelp som skal ha ansvaret for saksutredning for og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget er med andre ord direkte underordnet kommunestyret. Til hjelp i sitt arbeid skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Kontrollutvalget har også ansvaret for å påse at revisjonen blir gjennomført innen de rammer som kommunestyret setter i medhold av bestemmelser gitt i kommuneloven med forskrifter. De vesentligste budsjettposter er kostnader med henholdsvis revisjon og sekretariat. Dernest kommer godtgjørelser og utgifter til kontrollutvalget selv møte og kursutgifter mv. Vurdering Forskriftsbestemmelsene innebærer et pålegg til kontrollutvalget om å utarbeide et forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter, foruten kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Av hensyn til KOSTRA rapporteringen skal regnskap for kontroll og tilsyn fra 2008 føres under funksjon 110. Dette vil lette tilgjengeligheten og gi en bedre oversikt over de totale kostnadene medgått til kontroll og tilsyn.

6 Strammere økonomiske rammer innebærer behov for klare prioriteringer, og normalt også et økt behov for etterkontroll. Slik sikres at tilgjengelige ressurser blir brukt etter intensjon, mest mulig effektivt og at publikums rettsikkerhet og krav på likebehandling blir ivaretatt på tilfredsstillende måte. Budsjettene for 2009 for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter i juni Beløpene er i 2008-kroner, og må justeres for prisstigning / kommunal deflator - med unntak av kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS, som er i 2009-kroner. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til det fremlagte forslag til budsjett for 2009, med en netto ramme på kr Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær