LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Lierne, kommune sal

Transkript

1 LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Lierne, kommune sal De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/13 Godkjenning av møteprotokoll 002/13 Referatsaker 003/13 Bruk av kommunelovens /13 Orientering fra revisor 005/13 Orientering fra rådmannen 006/13 Kontrollutvalgets årsrapport 2013 Orientering fra revisor - sak 003/14 vil bli behandlet i lukket møte jf. koml. 31.2, fvl. 13. Steinkjer, den Nils Olav Skjelbred (sign.) Leder Jorunn Sund Kontrollsekretær Dir.tlf Mob e-post: jorunn.sund@komsek.no

2 SAK 001/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Jorunn Sund 001/ ,3 Forslag til vedtak: Møteprotokoll fra møtet den 15.november 2013 godkjennes : Møteprotokoll fra den 15.november 2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): : Viser til brev av 29. november der det fremgår at det var blitt feil i møteprotokollen etter møte den 15. november Møteprotokoll fra møtet den 15.november 2013 legges med dette frem til godkjenning SAK 002/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget Jorunn Sund 002/ ,3 Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Ekspertutvalg skal se på oppgaveløsning i kommunen vedlegg 2 Kommunestyrerepresentantene i Namdal Samles 25. april. For å diskutere felles utfordringer og fremtidig samarbeid

3 SAK 003/14 BRUK AV KOMMUNELOVENS 13 Kontrollutvalget Jorunn Sund 003/ Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse fra revisor til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmann og ordfører merke seg revisors merknader og kommentarene knyttet til bruk av kommunelovens 13 (hasteparagraf). i brev datert Kontrollutvalget ber revisor om rapporter i den grad kommunelovens 13 (hasteparagraf) benyttes fremover, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 016/13. Brev fra KomRev Trøndelag IKS av Ikke trykte vedlegg Kommunelovens 13 Viser til kontrollutvalgs sak 0021 /13, der kontrollutvalget gjorde slike vedtak. 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 2. Revisor foretar en gjennomgang og utdyper bruken av hasteparagraf i Lierne kommune. Skriftlig orientering i neste møte. Revisor har i brev av (se vedlegg) foretatt en gjennomgang som viser at Lierne formannskapet i tidsrom 2010 til 2013 har benyttet kommunelovens 13 hasteparagrafen i 6 saker. Revisor har ikke klart å finne at sak 100/11 VEDR. DELTAGELSE OG FINANISERING AV SEKRETÆRIAT I NAMSEN VANNOMRÅDE er referert kommunestyret som forutsatt i loven. Sak 73/12 I GANGSETTINGS VEDTAK - NYE TOMTER I MEBYGDA. Der har kommunestyret i møte opphevet formannskapets vedtak. Videre presiserte kommunestyret igangsettingsvedtak. Basert på revisors gjennomgang kan det synes hensiktsmessig å presisere reglene for bruk av kommunelovens 13 (hasteparagraf). Paragrafen skal kun benyttes når det er nødvendig at

4 vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle kommunestyret. Melding om vedtak skal forelegges kommunestyret i neste møte. SAK 004/14 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Jorunn Sund 004/ Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Ikke trykte vedlegg Revisor vil orientere om det pågående revisjonsarbeidet. Da det vil bli gitt informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. SAK 005/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget Jorunn Sund 005/ Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering.

5 Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalget har bedt rådmannen orientere i 3 saker. Rådmannen orienterer om: 1. Beredskapserfaringene, tanker fremover. Kriseplanlegging og beredskapsplikt, stormene «Hilde og Ivar» «og branner i NT» ga kommunen et innblikk i om beredskapsrutiner fungerer. Krisehåndtering ved langvarig strømbrudd, eks: brann, lege, ambulanse, telefoni. Hvordan fungerte beredskapsplaner? Evaluering og forbedring. 2. Er det i kommunen diskusjoner og utredning mht. interkommunalt samarbeid og retningsvalg? Hva skjer på område og hva tenker kommunen? Kontrollutvalget ber om en orientering, status og prosessplan fremover rundt tem? 3. Hvordan er fremdriften i saker der det er lagt ned byggestopp. Hvordan løses disse? Dette gjelder spesielt der kommunen mener forskrifter er brutt. Det er viktig at kontrollutvalget og rådmannen har en god dialog. Kontrollutvalget vil be rådmannen orientere i enkelte saker etter behov. Det vil gi kontrollutvalget god innblikk i egen kommunen. SAK 006/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2013 Kontrollutvalget Jorunn Sund 006/ Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til kommunestyret vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til orientering Kontrollutvalgets årsrapport for 2013

6 Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallingene med saksdokumenter sendes for øvrig også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2013 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2013.